Bilaga 1. Reviderad Gäller tills vidare. Årlig genomgång. Ansvarig tjänsteman: Magnus Olsson

Transkript

1 Bilaga 1 Reviderad Gäller tills vidare. Årlig genomgång Ansvarig tjänsteman: Magnus Olsson

2 2(5) Bakgrund Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås. Vidare ska den interna kontrollen ge medarbetare och politiker trygghet genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. Detta ska göras genom: att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten ges, att lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. efterlevs. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunen och att en övergripande organisation för detta upprättas. Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Förvaltningschefen har ansvaret för: att konkreta regler och anvisningar utformas, att förslag till internkontrollplan upprättas samt att löpande rapportering om hur den interna kontrollen fungerar lämnas till nämnden. Verksamhetsansvarig är skyldig att följa reglerna och anvisningarna om intern kontroll, att informera övriga anställda om reglernas innebörd, att verka för att arbetet sker i enlighet med regelverket samt att tillse att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Uppföljning av intern kontroll Internkontrollplan ska årligen antas av varje nämnd. Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden. Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer. Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana.

3 3(5) Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Från och med 2015 används verktyget Stratsys för upplägg och uppföljning av intern kontrollplan. Inom ekonomi, personal och politik finns gemensamma uppföljningspunkter för hela kommunen, medan verksamhet är specifik för respektive förvaltning. Uppföljningen av de gemensamma punkterna görs av kommunstyrelseförvaltningen, medan punkterna inom verksamhet följs upp av respektive förvaltning. bensinkort 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov på fakturaunderlaget. Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. I rapporten ska det alltid framgå totala antalet fakturor, antalet slumpmässigt utvalda fakturor och antalet avvikelser. Mätmetod Slumpmässigt utvalda fakturor kontrolleras. Utfall = avvikelser Målvärde = antalet slumpmässigt utvalda Målvärdet = avvikelsen betalkort 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov och granskning av fakturaunderlaget. Representation 3. Stor 2. Måttlig 6 Granskning av representation. Inköp utan giltigt avtal Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. Mätmetod Alla fakturor över kr granskas, dessutom stickprov på övriga fakturor, Beskrivning Att underlagen uppfyller Nybro kommuns policy och Skatteverkets regler. Mätmetod Stickprov. 3. Stor 3. Betydande 9 Att inköpen görs hos leverantörer som det finns ramavtal eller avtal med. Mätmetod Alla inköp kontrolleras mot giltiga avtal. Ju högre utfall desto bättre. Uppföljning av politiska beslut 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av beslut och verkställighet Beskrivning Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut ska följas upp så att verkställighet skett. Mätmetod Stickprov av verkställighet på fattade beslut.

4 4(5) Researvoden till förtroendevalda 2. Liten 1. Mindre 2 Researvoden för förtroendevalda Beskrivning Avstånd mellan bostad och möte ska vara korrekt. Mätmetod Kontroll av hemadress gentemot reseräkning. Rapportering av arbetstid Veckovila i samband med beredskap Kontroll av arvoden för förtroendevalda. 3. Stor 2. Måttlig 6 Rapportering av arbetstid Beskrivning Kontroll av att rätt arbetstid/ledighet är rapporterad i befintliga system. Mätmetod Stickprovskontroll hos cheferna av flexrapporter, samt ledigheter i självservice. 3. Stor 3. Betydande 9 Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Beskrivning Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Mätmetod Stickprov av tidrapporter. Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Beskrivning Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Mätmetod Stickprov av närvarolista mot utbetalda arvoden. Kontroll av att beställning görs av behörig person - Mark och Service Kontroll att delegationsordning följs Uppföljning av överklagade beslut 2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll av att beställning görs av behörig person - Mark och Service 2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll att delegationsordning följs Beskrivning Kontroll av att beställning görs av behörig person. Förrådsrutiner Mark och Service Mätmetod Stickprov av gjorda beställningar mot lista behöriga personer. Beskrivning Kontroll att delegationsordning följs Mätmetod Stickprov att tagna beslut följer delegationsordning 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av överklagade beslut - Förvaltningsledning

5 5(5) - Förvaltningsledni ng kontanter specialkost Kontroll av struktur och innehåll G:katalog Beskrivning Uppföljning av samtliga överklagade myndighetsbeslut Mätmetod Kontroll att samtliga överklagade myndighetsbeslut hanterats korrekt. 2. Liten 2. Måttlig 4 kontanter Beskrivning kontanter Mätmetod Stickprov, kontrollera att kvitto på överlämning av pengar från köken överensstämmer med bankens insättning. 2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll av specialkoster gentemot gällande läkarintyg Beskrivning Kontroll av specialkoster gentemot gällande läkarintyg. 3. Stor 2. Måttlig 6 Kontroll av struktur och innehåll G:katalog Mätmetod Stickprov, kontroll av gällande läkarintyg gentemot specialkosterna köken tillagar. Beskrivning Kontroll av struktur och innehåll G:katalog Mätmetod Genomgång av G:katalog för att kontrollera att strukturen upprätthålls och att inga dublettdokument förekommer Samhällsbyggnad Magnus Olsson Administrativ chef