VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (22)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (22) Socialnämndens arbetsutskott Intern socialnämnden 2016 (SN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att genomföra intern för 2016 inom nedanstående områden: - Att löneutbetalning sker till rätt personer. - Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. - Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. - Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten. - Allvarliga anmälningar om tillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket. - En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter. - Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen. Ärendebeskrivning Socialnämnden fastställer årligen vilka områden som skall granskas vid årets intern. Inom socialförvaltningen har som förarbete utarbetats en förteckning över tänkbara processer och rutiner som skulle kunna omfattas av internen. Dessa har sedan värderats varefter ett antal valts ut som förslag på aktiviteter som skall vara moment i 2016 års intern. Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att genomföra intern för 2016 inom nedanstående områden: - Att löneutbetalning sker till rätt personer. - Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. - Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. - Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten. - Allvarliga anmälningar om tillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket. - En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter. - Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (22) Socialnämndens arbetsutskott Beslutsunderlag Internplan Tjänsteskrivelse, Intern socialnämnden 2016 Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN URBAN JONSSON SID 1/2 KVALITETSUTVECKLARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internplan 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att genomföra intern för 2016 inom nedanstående områden: - Förvaring av sekretessbelagt material. - Att inköp görs inom befintliga ramavtal. - Att löneutbetalning sker till rätt personer. - Att lönesättande chefer följer kommunens övergripande riktlinje för löneprocessen. - Informationen på förvaltningens hemsida är aktuell/uppdaterad - Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. - Genomförandeplaner finns för samtliga kunder - Uppföljning av individuella beslut - Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten Ärendet i korthet Socialnämnden fastställer årligen vilka områden som skall granskas vid årets intern. Inom socialförvaltningen har som förarbete utarbetats en förteckning över tänkbara processer och rutiner som skulle kunna omfattas av internen. Dessa har sedan värderats varefter ett antal valts ut som förslag på aktiviteter som skall vara moment i 2016 års intern. Bakgrund Här kan du skriva in text SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN SID 2/2 Handlingar Internplan 2016 Gunilla Åhlander Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till: Akten

5 Planering intern (Socialnämnden) Kommungemens amma områden Administration Ekonomi, inköp Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Arkivering och gallring Sekretess Fakturahanterin g Upphandling Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumnethanteringsplan Aktuell dokumenthanteringsplan finns Utarbetade rutiner för arkivering och gallring finns Medarbetare har gett sektretesslöfte Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) En uppdaterad attestförteckning finns Utarbetade rutiner för sakgranskning och attestering finns Behörigheterna i ekonomisystemet överensstämmer med aktuell attestförteckning Utarbetade rutiner för arkivering av fakturor finns Rutiner för sakgranskning och attestering följs Återsökning av momsersättning sker för vårdfakturor När direktupphandling görs, tas minst tre anbud in. Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / 2014 O O O O Konsekv ens Riskvär de Ställningstag ande 2. Lindrig 2 Acceptera Möjlig O 2014 O O 9 Hantera 2. Lindrig 2 Acceptera Möjlig 2. Lindrig

6 Kommungemens amma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Avtal Uppföljning av utförare enligt LOV Kundfakturaund erlag Ersättningar Återsökning av statsbidrag från Migrationsverke t Avstämning av balanskonto Inköp görs inom befintliga ramavtal. Rutiner för avtalshantering är uppdaterade och tillämpas. En förteckning över samtliga avtal finns Alla avtal är tidsbegränsade Upphandling sker enligt kommunens rutiner Företag som underlåter att betala arbetsgivaravgifter eller har skulder hos kronofogdemyndigheten upptäcks tidigt genom löpande. Debiteringen är korrekt Debiteringen sker snabbt efter att tjänsten levererats Utbetalda ersättningar är korrekta Statsbidragsansökningar görs i alla delar avseende ensamkommande flyktingbarn Statsbidragsansökningar görs i de delar som ingår i socialnämndens ansvarsområde avseende nyanlända. Bokföring överensstämmer med redovisad avstämning Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / Konsekv ens 2014 Möjlig Vildan a Zorlak David Gyllenstr åle O O O O Riskvär de Ställningstag ande 9 Hantera

7 Kommungemens amma områden HR Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Personalkostna der Arbetsmiljö Personalrekryte ring De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. Chefer med befogenhet att sätta lön följer kommunens övergripande riktlinje för löneprocessen En årlig sammanställning sjukfrånvaro görs av alla enheter Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Allvarliga anmälningar om tillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan som har sin grund i utvecklingssamtalet Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen En årlig sammanställning av personalomsättning upprättas. Rekryteringar görs utifrån en dokumenterad behovsanalys och kravprofil Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / Konsekv ens Möjlig Möjlig Försumb ar Möjlig Riskvär de Ställningstag ande 6 Hantera 9 Hantera 9 Acceptera 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Acceptera 2015 O Möjlig 2. Lindrig 2 9 Acceptera

8 Kommungemens amma områden IT Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Bisysslor Systemsäkerhet splan Information på nätet Information i datasystem Alla anställda har fått skriftlig anställningsinformation/anställ ningsavtal innan påbörjad anställning Alla medarbetares bisysslor är kända för chefen Systemsäkerhetsplaner för samtliga socialförvaltningens datasystem är uppdaterade och tillämpas. Informationen är aktuell/uppdaterad Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Kund Dokumentation Genomförandeplaner finns för samtliga kunder. Ärendehanterin g Social journal skrivs för samtliga kunder. Journalanteckningar innehåller relevant och tillräcklig information Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Överklagade beslut hanteras skyndsamt Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / Konsekv ens Riskvär de Ställningstag ande Möjlig 4. Sannolik 4. Allvarlig Möjlig Möjlig 9 Hantera 12 Hantera 6 Hantera 8 Acceptera 9 Acceptera 9 Hantera

9 Kommungemens amma områden Miljö Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Privata medel Skriftliga uppdrag finns Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i gruppbostäder finns Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i ordinärt boende finns Överenskommelse mellan kund eller dennes legala företrädare och utförare gällande privata medel finns Säkerhet Trygghetslarm Personalens mobiltelefoner har installerad programvara för att ta emot larm Verksamhet Personlarm Delegationsord ning Ledningssyste m för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Aktuella rutiner finns och är kända av berörda medarbetare Genomförs återkommande uppföljningar/utvärderingar av behov vad gäller personlarm i verksamheterna. Beslut fattas i enlighet med fastställd delegationsordning. Kvalitetsledningssystemet är utarbetat enligt SOSFS 2011:9 Tillämpning av riktlinjen för synpunkter och klagomål. Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / Konsekv ens Riskvär de Ställningstag ande 4. Allvarlig 4. Allvarlig 8 Acceptera 8 Acceptera 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Hantera

10 Kommungemens amma områden Process/rutin Kontrollmoment Beslu tat år Sena ste kontro ll Ansva rig chef Ansvarig för Sannolikhet / Konsekv ens Riskvär de Ställningstag ande Temporär placering förslag nya moment Anmälningar av er, tillbud och inträffade arbetsskador följs upp med bland annat analys och ev. åtgärder i KIA. Från föregående år Från föregående år Åtgärder från föregående år Acceptera

11 Internplan (Socialnämnden) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Ansvarig för Sekretess Upphandling Personalkostnader Information på nätet Information i datasystem Dokumentation Ärendehantering Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) Inköp görs inom befintliga ramavtal. De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. Chefer med befogenhet att sätta lön följer kommunens övergripande riktlinje för löneprocessen Informationen är aktuell/uppdaterad Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Genomförandeplaner finns för samtliga kunder. Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Metod Frekvens Sannolikhet/ Konsekvens Riskvärde Stickprov 1 ggr/år Möjlig 9 Stickprov 1 ggr/år Möjlig 9 Stickprov 1 ggr/år 6 Stickprov 1 ggr/år Möjlig 9 Stickprov 1 ggr/år Möjlig 9 Stickprov 1 ggr/år 4. Sannolik 12 Stickprov 1 ggr/år 6 Stickprov 1 ggr/år Möjlig 9

12 Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Ansvarig för Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. Metod Frekvens Sannolikhet/ Konsekvens Riskvärde Stickprov 1 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8