Uppföljning kommunstyrelsens intern kontroll 2013 och. internkontrollplan 2014 VÄRMDÖ KOMMUN. Förslag till beslut. BesI utsn ivå.

Transkript

1 Madeleine Dovrén 1-lanciläggare Diarenummer Växel Org.nr Besöksadress: Skogsbovägen 9 11, Gustavsberg Postadress: Värmdö kommun, Gustavsberg undgå allvarliga fel. Detta gäller inte minst den ekonomiska förvaltningen. Ärendet anses inte få några konsekvenser för miljön. Konsekvenser för miljön Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är att säkra en effektiv förvaltning och att Ekonomiska konsekvenser inledningen av varje år anta en särkskild plan för den interna kontrollen, Enligt policy för intern kontroll i Värmdö kommun ska nämnder och styrelser i internkontrollplan. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden eller styrelsen. 1 det här fallet internkontrollrapporten. Vidare föreslås en intern kontrollpian för KS för är det resultatet av 2013 års internkontrollplan för kommunstyrelsen som följs upp i Ärendebeskrivning förslag till internkontrollplan för 2014 presenteras. 1 ärendet redovisas uppföljning av kommunstyrelsens interna kontroll 2013 och ett Sammanfattning Kommunstyrelsen BesI utsn ivå 4. Samtliga nämnder/styrelser ges i uppdrag att inkludera granskningssteg 3. Kommunstyrelsens internkontrollplan 2014 antas. internkontrollrapporten. internkontrollplaner för avseende momshantering vid billeasing och representation i sina 2. Förvaltningen ges i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder i 1. Kommunstyrelsens internkontrollrapport 2013 godkänns. Förslag till beslut internkontrollplan 2014 Uppföljning kommunstyrelsens intern kontroll 2013 och VÄRMDÖ KOMMUN

2 En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten Av internkontrollrapporten för 2013 framgår att på flera kontrollområden har inte några ser upptäckts. bedrivs effektivt och säkert med medborgarnas bästa för ögonen. avvikelser mot riktlinjer och rutiner kunnat konstateras. 1 några fall har ett fåtal avvikel Bedömning Konsekvenser för medborgarna Kommundirektör Ekonomichef Stellan Folkesson Hands Ivarsson i; 2 Kommunstyrelsens Internkontrollplan 2014 Biläggs 1 Kommunstyrelsens Internkontrollrapport 2013 Biläggs Nr Handling Biläggs/Biläggs ej Handlingar i ärendet stem för avslutade anställningar. Denna rutin skulle automatiserats under 2013 men det arbetet är ej avslutat utan förväntas vara klart tidigast sommaren Det är av största vikt att denna funktion implementeras så att den mänskliga faktorn kan minimeras. En brist som kvarstår från föregående år gäller borttagande av behörigheter till IT-sy Granskningen bör ske enligt en av centrala ekonomifunktionen framtagen checklista och rapporteras i respektive nämnds IK-rapport tant. Därför föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen ger samtliga nämnder/styrelser i sing samt dokumentation av representation. Det beror troligen främst på kunskapsiuckor Emellertid visar granskningen av fakturahanteringen att det råder brister när det gäller kontering av vissa specifika transaktioner t ex den specifika momshanteringen för billea (ibland i kombination med att medarbetare gör momenten relativt sällan), notabelt är att hanteringen är ganska långt decentraliserad. 1 undantagsfall har momsen varit felaktigt medför dock en viss risk ur ett internkontrollperspektiv att kunskapen om hur dessa fak beräknad, ingenting tyder dock på att representationen i sig skulle vara felaktig. Det turor ska hanteras förefaller vara ganska låg hos granskningsattestant och beslutsattes uppdrag att inkludera representation i deras respektive internkontrollplaner för Sid 2(2) VÄRMDÖ KOMMUN Diarienummer

3 allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Denna rapport redovisar resultatet av den granskning som utförts under året med utgångspunkt från nämndens/styrelsens internkontrollplan för med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Nämnderna och styrelserna har det Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå 1.1 Inledning förbättringspotential har identifierats. Nedan redovisas resultat av granskning som utförts 2012 tillsammans med eventuella förslag till åtgärder. Risk och kontrollmoment är hämtade ur internkontrollplanen medan övriga kolumner är en följd av det arbete som utförts under året. Atgärder föreslås i de fall brister har upptäckts eller 1.3 Sammanfattande resultat Utifrån de resultat som respektive nämnd redovisar av de granskningssteg som beskrivs ovan, föreslås att en bedömning görs huruvida det är önskvärt och lämpligt att kontering av vissa specifika transaktioner, som t ex representation och leasing, utförs centralt på respektive kontor av exempelvis kontorsekonomer Förslag till förbättring av kommungemensamma rutiner som beslutsattestant. Därför föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen ger samtliga En brist som kvarstår från föregående år gäller borttagning av behörigheter till IT-system för att kunskapen om hur dessa fakturor ska hanteras förefaller vara låg hos såväl granskningsattestant Risk: Ej korrekt registrerad inoins Granskning av fakturahanteringen visar att det råder brister när det gäller kontering av vissa specifika transaktioner t ex den specifika momshantering som uppstår vid billeasing samt dokumentation av representation. Detta beror troligen framför allt på brist på kunskap då hanteringen är relativt decentraliserad. 1 undantagsfall har momsen varit felaktigt beräknad, ingenting tyder dock på att representationen i sig skulle vara felaktig. Det medför dock en viss risk ur ett internkontrollperspektiv nämnder/styrelser i uppdrag att inkludera följande granskningssteg i sina internkontrollplaner för Kontrollmoment 1: Momsen är korrekt omförd vid kontering av billeasingfakturor Kontrollinoment 2: Momsen är korrekt hanterad vid representation Granskningen bör ske enligt en av centrala ekonomifunktionen framtagen checklista och rapporteras i respektive nämnds IK-rapport 2014 avslutade anställningar. Denna rutin skulle automatiserats under 2013 men arbetet med detta är ej avslutat utan förväntas vara klart tidigast sommaren Det är av största vikt att denna funktion implementeras så att den mänskliga faktorn kan minimeras. 1.2 Övergripande bedömning av den interna kontrollen 1 Kommunstyrelsen

4 uträknade och korrekt anmärkning. utbetalade Arvoden är korrekt Stickprov genomfört utan genom olika centrala säkerställa att de kontroller som till exempel är uppdaterade. utfört regelbundet av olika typer av registeranalys 1-leroma, avvikelselistor samt en risk. Detta vägs upp igenom för att internkontrollperspektiv decentraliserad vilket medför ningar bör gs ut av löneprocessen ur ett Kommun är relativt inbyggda kontroller i Processbeskriv Felaktiga löner betalas En djupare belysning Löneprocessen i Värmdö 0 Resultat löneavdelningen. ÅVer Rapport - Internkontroll 2(4) bokföringsordrar attesterade brister vid filinlästa ekonomiavdelningen i under året vilket Felaktiga Bokföringsordrar är rätt Fortfarande förekommer som kan direktupphandlas. att det ofta rör sig om belopp fortsättningen ej kommer att implementeras papperskopia erhållits. upphandlade leverantörer läggs upp, och Nyupplagda Inyett kontrollerar att ingen läsa in bokföringsordrar Felaktiga inköp sker Nyupplagda Stickprov genomfört. Det kan Ø En e leverantörer är leverantör kan registreras registrerade med rätt med felaktigt bank-/plusgiro. registreras vilket kan bokföringsordrar. Kontorens leverantörer är korrekt noteras att ett stort antal nya förrän en attesterad handelsmodul kommer redovisning informerade om att leda till ej korrekt ekonomer har blivit BG el PG moms, betalningsdag, kontering avseende p belopp, sker rätt registrerade med avvikelser identifierade. Felaktiga utbetalningar Leverantörsfakturor är Stickprov genomfört. Inga Ekonomi och upphandling stickprovet var detta ej gjort. beräknas bli klart till närvarande är det IT piloternas/chefernas ansvar borttagningsblankett skickas inaktivera kontot. Detta ett val att aktivera eller att säkerställa att en rs intern kvarstk granskningssteget att integrationen kommer en varning skickas pgr s att när ett konto i är ännu ej klara. Arbete sommaren För följs upp. men alla regler för automatik Heroma blir avaktiverat s föresls att respektive meddelats. Vidare har rättats till och MS katalogtjänst är i drift till ansvarig chef som d fr till IT. 1 cirka 10% av är borttagna i katalog planerats mellan Heroma och som upptäckts De brister Avslutade anställningar Den integration som chef/it-pilot har kontrollplan samt pålitliga ändamlsenhiga eller ej finns tillgänglig kommunfullmäktige 12/6 tt-system ar ej Ny aktuell IT-policy En ny IKT-policy antogs av IT Löner

5 anläggningsregistret i kommunens ägo 1141 Fastigheter och Felaktigheter i Anläggningar i AR finns Konton 1111 Markreserver, följer avtal och avtalen korrekta villkor utan betalningsvillkor, detta följs ekonom lavdeln ingen. villkor enstaka fall fel upp och rättas av Inköp och fakturor Avtal i stickprov innehåller avtalsdatabasen. in samtliga avtal i fokusera på att få upp. Arbetet framöver vilket gör det svårt att följa nya leverantörer. bör därför kommunens avtalsdatabas minska antalet innehåller korrekta avvikelse. Fakturor har i Rapport- Internkontroll 3(4) representation intern och extern representation vilket i vissa följer kriterier för per styck inte är så pass istället, information och utbildning i inkludera redovisning bör checklista och hanterad. Det är framför allt representationen i sig är om momsen är korrekt framtagen rapporteras i representation i framtagen. central ekonomi listor på deltagare samt syfte som tyder på att felaktig beräknad det hnns dock inget Ej korrekt registrerad Momsen är korrekt Mindre avvikelser 0 Samtliga fel upptäcks rättas de. ett mindre ekonomiavdelningen. 1 de fall organisationen. för investeringar och därför direktinvesteringar identifierade där beloppen investeringar stora att de uppnår kriteriet Pågående investeringar Översiktlig kontroll utförs fl Fördjupad är korrekt redovisade kontinuerligt av saknas. 1 undantagsfall har med representationen som billeasing i sina ske enligt en av om hur hanteras felaktigt. billeasingfakturor vissa poster på fakturan granskning i IK fortsatt plan Samt plan 2014, med granskning i IK granskning av internkontrollplan Granskningen bör central ekonomi er 2014 i syfte att fall gör det svårt att bedöma nämnds IK respektive granskning av internkontrollplan hanterad vid dokumentationen av både Momsen är korrekt Brister förekommer i sina Nyupplagda Ett fåtal avvikelser är 0 Fortsatt borde bokförts som drift moms omförd vid kontering av förekommer där momsen nämnder bör er 2014 i syfte att rapport 2014 nämnder bör stickprov inkludera sprida kunskap redovisning bör ske. checklista och Samtliga sprida kunskap ske. ske enligt en av momsen varit felaktigt Granskningen bör om hur Inga avvikelser identifierade. Kommun är lagfaren ägare. fastighetsregister för att stickprovsvis avstämda mot Exploateringsfastigheter, är länsstyrelsens säkerställa att Värmdö (AR) anläggningar samt 1471 Dessa hamnar dä inte i kommer att

6 stallts Styrning Onödig miljöpverkan Miljökrav ställs vid Endast en avvikelse 0 Fortsatt plan upphandlingar identifierad, där miljokrav ej granskning IK rapport 2014 respektive nämnds IK rapporteras Rapport - Nämnden eller styrelsen ska i samband med årsbokslutet rapportera resultatet från granskningen till kommunstyrelsen. Rapportering sker också samtidigt till kommunens revisorer. 1.4 Vidare rapportering organisation. Just nu budgetuppföljningarna. sjukfrnvaro samma sätt som inom finns ska sjukfrnvaron följas Sjukfrnvaron för kommunen applikationen i Qlikview. utvärderas möjligheterna att cheferna i ledningsgruppen Sjukfrånvaro överklagande till domstol. innebär att samtliga kommunstyrelsen och följs försenats genom förbättringspotentialer genomförs revisionsrapporter förs in i hanteras inte åtaganden registreras som andra aktörer. Det avser byggande av bostäder och uppdragsuppföljningen. bokslutet noterat risk för där kommunen i utförandet Identifierade brister Åtagande i De åtaganden som görs i kommunstyrelsens ordinarie uppdragsprocess. Detta uppdrag hade vid tid för uppdrag för Värmdö kommuns Uppdrag är enligt plan Under 2013 gavs 68 styrmodell inte uppdrag sr eller vid avvikelse finns till kommunstyrelsen, vilka effektiv följts tillfredsställande har upp inom förklaring verksamhetssystemet. Huvuddelen av uppdragen är slutförda eller pgende enligt plan. Fem uppdrag har dock avslutats med avvikelse. Ytterligare fyra avvikelse. Dessa nio uppdrag är av komplicerad karaktär av uppdraget är beroende av bland annat ett antal uppdrag kopplade till kommunal service, vilka eller revisionsrapporter samband med upp inom ramen för den ordinarie Kraftig okning av Uppföljning sker p Enligt de instruktioner som provarmdo för hela upp p samma sätt i hela kommunen organisationen. Kvartalsvis skickar HR statistik till som i sin tur ska skicka detta vidare till cheferna i deras utveckla personal i helhet kommer fr o m 2014 följas upp kvartalsvis i Intern kontroll 4(4)

7 1.2 Rapportering av resultat allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Nämnderna och styrelserna har det 1.1 Inledning hanteras inte förbättringspotentialer Identifierade brister eller Åtagande i revisionsrapporter genomförs styrmodell är inte effektiv Värmdö kommuns Uppdrag är enligt plan eller vid avvikelse finns tillfredsställande förklaring Styrning Onödig miljöpverkan Miljökrav ställs vid upphandlingar Momsen är korrekt hanterad vid representation Ej korrekt registrerad moms Momsen är korrekt omförd vid kontering av bil leasing fakturor Felaktigheter i Nyupplagda direktinvesteringar följer kriterier för investeringar Pagaende investeringar är korrekt redovisade anläggningsregistret (AR) Inköp och fakturor följer de avtal vi har och avtalen innehåller korrekta villkor Felaktiga inköp sker Nyupplagda leverantörer är korrekt upphandlade ej korrekt redovisning registreras vilket kan leda till Felaktiga bokföringsordrar Bokföringsordrar är rätt attesterade Ekonomi och upphandling plitliga ändamålsenliga eller ej IT-system är ej Avslutade anställningar är borttagna katalog IT Felaktiga löner betalas ut Arvoden är korrekt uträknade och korrekt utbetalade Löner Resultatet av ovanstående granskning ska med utgångspunkt från denna plan rapporteras till nämnden eller styrelsen, Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra processen. Nämnden eller styrelsen ska i samband med årsbokslutet rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapportering sker också samtidigt till kommunens revisorer. Utöver resultat av granskningen ska rapporten vid behov innehålla förslag för förbättring av kommungemensamma rutiner. Allvarligare brister i den interna kontrollen ska omedelbart vid upptäckt rapporteras till kommunstyrelsen. 1 Kommunstyrelsen