Uppföljning kommunstyrelsens interna kontroll 2014 och internkontrollplan 2015

Transkript

1 VÄRMDÖ KOMMUN Handläggare Madeleine Dovrén Diarienummer Uppföljning kommunstyrelsens interna kontroll 2014 och internkontrollplan 2015 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens internkontrollrapport 2014 godkärms. 2. Förvaltningen ges i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder i internkontrollrapporten. 3. Kommunstyrelsens internkontrollplan 2015 antas. Besl utsn ivå Kommunstyrelsen Sammanfattning 1 ärendet redovisas uppföljning av kommunstyrelsens intern kontroll 2014 och ett förslag till internkontrollplan för 2015 presenteras. Ärendebeskrivning Nämnderna och styrelserna har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Enligt policy för intern kontroll i Värmdö kommun antagen av Kommunfullmäktige år 2011 ska nämnder och styrelser i inledningen av varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen, intemkontrollplan. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden eller styrelsen. 1 det här fallet är det resultatet av kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2014 som följs upp i internkontrollrapporten. Vidare föreslås en intern kontrollplan för Ekonomiska konsekvenser Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Detta gäller inte minst den ekonomiska förvaltningen. Konsekvenser för miljön Ärendet anses inte få några konsekvenser för miljön. Konsekvenser för medborgarna En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert med medborgarnas bästa för ögonen. Besöksadress: Skogsbovägen 9il, Gustavsberg Postadress: Värmdö kommun, Gustavsberg Växel varmdo.kommun@varmdo.se Org.nr

2 VÄRMDÖ KOMMUN Diarienummer Sid 2(2) Bedömning Bifogad rapport redovisar resultatet av den granskning som utförts under året med ut gångspunkt från styrelsens internkontrollplan för Årets granskning indikerar att i det stora hela är den interna kontrollen tillfredsställande. Det finns dock betydande brister när det gäller kontering av fakturor som har en avvi kande momshantering såsom representation och billeasing. Detta kunde noteras redan i föregående års granskning och fokus under 2014 har följaktligen varit en utökad gransk ning. Den granskning som rapporteras här inkluderar endast kommunstyrelsens repre sentation och leasingfakturor. Bristerna är att betrakta som relativt allvarliga då de med för fel i momsredovisningen. Förslag till förbättring av kommungemensamma rutiner Utbildningsinsatser krävs till personer som har att hantera/kontera representationsfaktu ror samt billeasingfakturor, konteringsmallar behöver utformas. Berörda chefer behöver sannolikt också kontaktas för att framhålla vikten av att personal som tilldelats dessa uppgifter måste få adekvat utbildning eller att någon annan med erforderlig kunskap ska utföra arbetsuppgiften. Internkontrollplan för 2015 Förslaget till internkontrollplan för kommunstyrelsen 2015 tar sin utgångspunkt bl a i den nya organisationen, exempelvis genom att fokusera risken för att uppdrag hamnar mellan stolarna eller att avsikten med den nya förvaltningsorganisationen inte förverkli gas. Vidare, uppföljningen av representationsfakturor påvisar brister, som motiverar att kontrollmomenten utvidgas till att omfatta mer än momsfrågan. Handlingar i ärendet Nr Handling Biläggs/Biläggs ej 1 Kommunstyrelsens Internkont 9lkappo,t 2014 Biläggs 2 Kommunstyrelsens Internkontr llhin :2015 Biläggs Kommundirektör anivn Sektorschef ekonomi och uppföljning

3 2 Övergripande bedömning av den interna kontrollen allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. nämndens/styrelsens internkontrollplan för Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå Denna rapport redovisar resultatet av den granskning som utförts under året med utgångspunkt från med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Nämnderna och styrelserna har det 1 Inledning Värmdö kommun, Rapport - Internkontroll 3(3) förbättringspotential har identifierats. Nedan redovisas resultat av granskning som utförts 2014 tillsammans med eventuella förslag till följd av det arbete som utförts under året. Atgärder föreslås i de fall brister har upptäckts eller åtgärder. Risk och kontrollmoment är hämtade ur internkontrollplanen medan övriga kolumner är en 3 Sammanfattande resultat personal som har att kontera moms. Idag finns en fungerade instruktion med tillhörande mall, både granskningsattestantcuna också få hjälp att skapa redovisningsmallar i ekonomisystemet för att ytterligare förenkla konteringen. Berörda chefer behöver sannolikt också kontaktas för att framhålla vikten av att personal som tilldelat dessa uppgifter måste få adekvat utbildning eller ersättas av någon heller någon möjlighet att automatiskt cirkulera fakturan för kontroll hos ekonom/controller. annan som har kompetens att utföra arbetsuppgiften. 1 nuvarande ekonomisystem finns tyvärr inte för skattepliktig verksamhet, icke skattepliktig verksamhet och blandverksamhet. Eventuellt behöver Utbildningsinsatser krävs till personer som har att hanteralkontera representationsfakturor samt billeasingfakturor. Ansvariga controllers/ekonomer måste skapa konteringsmallar hos samtlig 2.1 Förslag till förbättring av kommungemensamma rutiner att betrakta som relativt allvarliga då de medför fel i momsredovisningen. granskning och fokus under 2014 har följaktligen varit en utökad granskning. Den granskning som momshantering som representation och billeasing. Detta kunde noteras redan i föregående års rapporteras här är inkluderar endast kommunstyrelsens representation och leasingfakturor. Detta resultat bör alltså sättas i relation till det som redovisas i övriga nämnders rapporter. Bristerna är dock dock betydande brister, framför allt när det gäller kontering av fakturor som har en avvikande Årets granskning indikerar att i det stora hela är den interna kontrollen tillfredsställande. Det finns Rapport intern kontroll 2014 (Kommunstyrelsen)

4 ändamålsenliga eller ej genomföras i pålitliga Heroma och MS plan. Avslutade anställningar Den planerade 0 Inkludera IT-system är ej 3.2 IT är borttagna i katalog integrationen mellan planerad att plats i 2015 års IK Arvoden är korrekt Stickprov genomfört Felaktiga löner uppföljning av att betalas ut uträknade och korrekt utan anmärkning. utbetalade katalogtjänst är integration finns på Kommunstyrelse och Krisledningsnämnd, Rapport - Intemkontroll 4(5) när det gäller brister förekommer vid skapas och berörda relevant personal skapas och berörda brister förekommer ljtbildningsinsatser konteringsmallar chefer bör informeras konteringsmallar hanterad vid endast på KS representation transaktioner. Stora redovisningen av krävs, samt bör Momsen är korrekt Granskning utförd 0 Utbildningsinsatser utbildning. måste få rätt mo ms. av vikten av att bil leasing fakturor transaktioner. Vissa regstrerad moms krävs, samt bör omförd vid kontering av endast på KS Momsen är korrekt Granskning utförd Ej korrekt är korrekt redovisade Pågående investeringar Stickprov granskat U/A Felaktigheter i investeringar anläggningsregistret Nyupplagda Stickprov granskat U/A följer kriterier för direktinvesteringar korrekta villkor och avtalen innehåller följer de avtal vi har Inköp och fakturor Stickprov granskat U/A. upphandlade sker Felaktiga inköp Nyupplagda Stickprov granskat U/A. balanskonton som utsetts som leda till ej korrekt och eftersom bokföringsordrar. registreras vilket kan leverantörer är korrekt saknar krav på att på dubbla attestera, granskade manuella fortsättningsvis att dessa boksföringsorder. attesterade majoriteten av attestera samtliga Felaktiga också bokas på objekt, Bokföringsordrar är rätt Beslutsattest saknas i 0 För att uppnå redovisning redovisningschef har bokföringsordrar kommer redovisningschefen attestreglementets krav beslutsattestant för alla 3.3 Ekonomi och upphandling IT har informerats. Personalavdelning och avregistrerats. Granskat stickprov där personer ej inledningen av visar på ett fåtal brister 3.1 Löner

5 miljopaverkan fakturor gällande utbildning. extern representation upphandlingar innehåller samtliga Onodig... Miljökrav ställs vid Av granskat urval allvarliga. fr anses vara deltagare, syfte eller information t ex majoriteten av granskade fakturor saknas ngon var momsen felaktig, 1 organisation. Bristerna. 1 hälften av granskade måste f rätt representationsfakturor relevant personal av av vikten av att Kommunstyrelse och Krisledningsnämnd, Rapport - Internkontroll 5(5) Nämnden eller styrelsen ska i samband med årsbokslutet rapportera resultatet från granskningen till kommunstyrelsen. Rapportering sker också samtidigt till kommunens revisorer. 4 Vidare rapportering genomförs förvaltningen uppdragsuppföljningen. uppdrag och följs upp ordinarie inom ramen för den brister eller revisionsrapport i därmed som övriga hanteras inte åtaganden behandlas revisionsrapporter uppdrag som ges till &aganden som görs Stratsys. Dessa utifrån en forbattringspotentialer registreras de av den ansvarige för kommenteras särskilt plan ska detta avvikelse gentemot förklaring eller konstaterad tillfredsställande Stratsys. Vid befarad uppdraget. inte effektiv eller vid avvikelse finns ges registreras i Var styrmodell ar.. Uppdrag är enligt plan Samtliga uppdrag som. i Åtagande Liksom de politiska Identifierade 3.4 Styrning anmärkning. miljökrav. Granskning utförd utan upphandlingar fortfarande i hantering chefer bör informeras

6 är ej Heroma och katalog är ggr/år IT IT-system 1 Integration mellan Stickprov löner betalas ut korrekt uträknade och korrekt utbetalade uppföljningen interna är felaktig i den och rätt nämndskod Anställdas löner är Stickprov Lönekostnaden kopplade till rätt objekt Löner Felaktiga Politiska arvoden är Sickprov Styrning ling upphand och Ekonomi Planering - lnternkontroll (Kommunstyrelsen) Avsikten Medarbetare arbetar Intervjuer Beslut Attestordningar/delegatio Madel personer efterlevs n stolarna pga tillfredsställande Stratsys i Dovré fattas av ej nsordningar är eine behöriga uppdaterade och Dovré tare med ny med sina nya med ggr/år nisation del av organisationen och förverkligas inte medarbe förvaltningsorga arbetsuppgifter i sin nya chefer hamnar mellan eller vid avvikelse finns ång av eine delår ändring med organisationsför förklaring samband n Uppdrag Uppdrag är enligt plan Genomg Madel uppföljning intern 1 missvisande nämnd vilket tur är kopplat till rätt leder till en nämnd belastar fel på rätt objekt som i sin Kostnader Fakturor är registrerade Stickprov framgår representation momsen är korrekt leasing och på representationskonto, ggr/år avseende Representation ärbokad fakturor bil leasing fakturor och deltagarlistor hantering av omförd vid kontering av ggr/år hanterad och att syfte Ej korrekt Momsen är korrekt till ej korrekt vilket kan leda registreras bokföringsordra attesterade ggr/år Felaktiga Bokföringsordrar är rätt Stickprov redovisning eller ej pålitliga fungerar ändamålsenliga implementerad och tal lut metod ens ig Rik Risk Bes Kontrollmornent Kontroll Frekv Slutda Ansvar