Rapport - Internkontroll. Utskriftsdatum: 6 februari 2014

Transkript

1 Rapport - Internkontroll 2013 Utskriftsdatum: 6 februari 2014

2 Socialnämnden, Rapport - Internkontroll 2(5)

3 1 Inledning Syftet med intern kontroll i Värmdö kommun är säkra en effektiv valtning och undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till ändamålsenligheten stärks och verksamheten med medborgarnas bästa ögonen bedrivs effektivt och säkert. Nämnderna och styrelserna har det yttersta ansvaret utforma en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Denna rapport redovisar resultatet av den granskning som utts under året med utgångspunkt från nämndens/styrelsens internkontrollplanen Övergripande bedömning av den interna kontrollen Resultatet av årets interkontrollrapport är övervägande positivt. Det fokus på medarbetare, som framkommer i rapporten, speglar väl den inriktning ledningen har haft under det gångna året. Omfande långsiktiga satsningar på personalen kommer vara ett återkommande tema socialkontorets ledning även under Sammanfande resultat Nedan redovisas resultat av granskning som utts 2012 tillsammans med eventuella slag till åtgärder. och kontrollmoment är hämtade ur internkontrollplanen medan övriga kolumner är en följd av det arbete som utts under året. eslås i de fall brister har upptäckts eller bättringspotential har identifierats. 3.1 Organisation Missnöjda medarbetare Personalenkät Årets medarbetarenkät gav ett MI, medarbetarindex, socialkontoret på 68. Det betyder 68% av enkätens 66 frågor besvarades positivt (4 eller 5 på en 5-gradig skala). Svarsfrekvensen på socialkontoret var hela 86%, något som stärker trovärdigheten i de svar som lämnats. Viktiga slutsatser av enkäten är : a känner ett stort engagemang sina arbetsuppgif ter. arbetet är meningsfullt och viktigt. a tycker bristerna fram allt hänger ihop med bristande målbilder verksamhete Värdegrund & DISC-profil Under våren erbjuds samtliga medarbetare göra en sk DISCprofil, ett slags webbaserat verktyg tänkt underlätta ståelsen våra individuella styrkor och svagheter, men även det faktum våra olikheter faktiskt behövs en arbetsgrupp ska fungera tillfredställande. En mycket uppskad workshop, där alla medarbetare var inbjudna, hölls senare under ledning av konsultbolaget Mindset. Arbetet med värdegrunden inleds med samtliga medarbetare bjuds in ge sin egen bild av styrkor och svagheter i dagens socialkontor. Mycket stor uppslutning och tydligt engagemang. Resultatet av diskussionerna utgjorde grunden det som ledningsgruppen senare presenterade som det slutliga Socialnämnden, Rapport - Internkontroll 3(5)

4 n medarbetar n samarbetet mellan enheter och avdelningar kan bättras avsevärt. a har lågt troende kommunledn ingen. Det slutliga omdömet är resultatet av enkäten är godkänt, men det fins en tydlig bättringspotential. dokumentet - "Socialkontorets värdegrund". 3.2 Ekonomi Brister i den ekonomiska analysen Uppföljning av ekonomin månadsvis Kontroll över de ekonomiska utsättningarna är ett viktigt och svårt område. De planerade månadsmötena med verksamhetscheferna har inte ägt rum som det var tänkt. Ett antal oklarheter kring utsättningarna den ekonomiska analysen finns. Till exempel har det saknats ett fungerande analysverktyg och dessutom saknas en modell analysen. Vilka frågor ska besvaras analysen kan sägas vara genomd? Nytt analysverktyg och ny analysmodell. Socialkontoret har under 2013 arbetat fram en ny modell ekonomisk uppföljning som kommer tas i bruk from Den innebär, lite enklat, vi har skapat ett enhetligt sätt klara avvikelser. Vi har enats kring ett antal begrepp som får utgöra grunden analysen. Fokus ligger på det ska gå snabbt och alla enheter ska stå varandras och hela kontorets analyser, men också det ska vara enkelt hålla analysen på olika detaljnivåer utan den skull tappa kontrollen. Under slutet av året lanserade också ekonomiavdelningen ett nytt verktyg ekonomisk analys, ett verktyg som är tänkt användas av hela kommunen. Verktyget kommer tas i bruk under sta kvartalet 2014 och den analysmodell som beskrivs ovan kommer då kunna användas via detta nya verktyg. Socialnämnden, Rapport - Internkontroll 4(5)

5 3.3 Mål och verksamhesstyrning Brist på tydlighet i styrningen av verksamheterna. Personalenkäten Årets medarbetarenkät gav ett MI, medarbetarindex, socialkontoret på 68. Det betyder 68% av enkätens 66 frågor besvarades positivt (4 eller 5 på en 5-gradig skala). Svarsfrekvensen på socialkontoret var hela 86%, något som stärker trovärdigheten i de svar som lämnats. Viktiga slutsatser av enkäten är : a känner ett stort engagemang sina arbetsuppgif ter. arbetet är meningsfullt och viktigt. medarbetar na tycker bristerna fram allt hänger ihop med bristande målbilder verksamhet en samarbetet mellan enheter och avdelningar kan bättras avsevärt. a har lågt troende kommunledn ingen. Det slutliga omdömet är resultatet av enkäten är godkänt, men det fins en tydlig bättringspotential. Information om socialkontorets mål Måluppföljning Samtliga enhetschefer har informerat a om socialkontorets mål 2013, både de politiska och kontorets egna mål. Informationen har givits på gruppmöten och på arbetsplatsträffar, sk APT. Inga närvarolistor har ts vid dessa möten, men det finns anledning anta samtliga medarbetare blivit informerade vid något av dessa tillfällen. Socialkontorets mål, både de politiska och kontorsmålen, har följts upp vid två tillfällen. Arbetet har anlett ett visst mått av handarbete då vi fortfarande saknar ett komplett systemstöd flera av de uppgifter som vi avser mäta. Ledningsgruppen ser det som mycket viktigt kunna föjla upp verksamheterna med utgångspunkt i målen och avser där fortsätta arbetet med bättra denna process. 4 Vidare rapportering Nämnden eller styrelsen ska i samband med årsbokslutet rappotera resultatet från granskningen till kommunstyrelsen. Rapportering sker också samtidigt till kommunens revisorer. Socialnämnden, Rapport - Internkontroll 5(5)