Barnhälsodataprojektet. Inventering av nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård. Skåne län

Transkript

1 Barnhälsodataprojektet Inventering av nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård Skåne län Postadress: Box 13, Klippan. Besöksadress: Storgatan 33, Klippan. Telefon: Telefax: Postadress: Box 53, Lund. Besöksadress: Baravägen 1, Lund. Telefon Telefax: Plusgiro: Bankgiro: Organisationsnummer: E-post: Webb:

2 Innehållsförteckning Barnhälsodataprojektet 1 Innehållsförteckning 2 1 Dokumenthistorik Versioner 3 2 Förkortningar/förtydliganden 3 3 Projektbeskrivning Bakgrund Målsättning 5 4 Syfte 6 5 Sammanfattning - Resultat Barnhälsovård - enkäter Skolhälsovård - enkäter BHV SHV slutsatser av enkäter 9 6 Bilagor Enkätsvar BVC offentlig Enkätsvar BVC privat Enkätsvar SHV kommun Enkätsvar SHV friskola 20 2

3 1 Dokumenthistorik 1.1 Versioner Version Datum Beskrivning Upprättad av 0.9 Grundversion skapad Bo NIlsson 2 Förkortningar/förtydliganden Förkortning BHV BVC KFSK RS SHV SKL Beskrivning Barnhälsovård Barnavårdcentral Kommunförbundet Skåne Region Skåne Skolhälsovård Sveriges Kommuner och Landsting 3

4 3 Projektbeskrivning 3.1 Bakgrund Sveriges Kommuner och Landsting avsatte år 2005 medel för Barnhälsodataprojektet, med uppdrag att utveckla en nationellt överenskommen modell för elektronisk journalföring och informationsutbyte inom och mellan regionernas/landstingens och kommunernas verksamheter. Nästan alla principiella frågeställningar och problem som måste hanteras för att åstadkomma en samordnad informationshantering mellan region/landsting och kommuner liksom grundläggande infrastrukturella IT-funktioner för en förvaltningsövergripande e-förvaltning ryms inom barnhälsodataprojektets ram. Det nationella projektet har formulerat verksamhetsprocesser, identifierat verksamhetens behov av information och informationsutbyte, samt tagit fram en informationsmodell som är tänkt att fungera som en nationell standard för offentliga huvudmäns kravspecifikationer vid utformning av ett samlat IT-stöd för elektronisk journalföring inom och informationsöverföring mellan barnhälsovården och skolhälsovården. Inom ramen för det centrala projektet har Skåne Region Skåne och Skånes kommuner/kommunförbundet Skåne ansökt och beviljats medel för ett regionalt pilotprojekt Samordnat informationsutbyte för barnhälsohälsodata i Skåne Projektet har syftat till att ta fram konkreta lösningsförslag/specifikationer för en effektiv och säker överföring av barnhälsodata mellan den regionala barnhälsovården och kommunernas och friskolornas skolhälsovård. Projektet har baserats på de grundläggande målsättningarna i den nationella ITstrategin för vård och omsorg och att anpassa nationella infrastrukturkoncept till regionala och kommunala förutsättningar. Grundläggande ansatser i projektet har varit att informationsutbyte mellan olika huvudmän ska kunna ske över Internet och att pröva förutsättningarna för att etablera ett gemensamt informationssystem. 4

5 3.2 Målsättning Identifiera och definiera hur nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård fungerar, tekniskt och processmässigt Kartlägga nuvarande identitetshantering och beskriva processer för att kvalitetssäkra identitetsdata, beskriva överföring av identitetsdata från lokala kataloger till regional HSA-katalog samt beskriva behovet av gemensamma IT-infrastrukturtjänster för ett säkert utbyte av information över Internet mellan vårdgivare/huvudmän Analysera förutsättningar för ett länsgemensamt system för tillgång till och utbyte av barnhälsodata, identifiera problemställningar och möjliga lösningsalternativ med hänsyn till gällande och nya regelverk inom området Formulera förslag till realisering av en ny effektiv modell för säkert informationsutbyte Arbetet har bedrivits i nära samverkan mellan Region Skåne (RS), de skånska kommunerna och Kommunförbundet Skåne (KFSK). Projektorganisationen har omfattat såväl verksamhetspersonal inom skol- och barnhälsovård, IT-ansvariga, personalansvariga och personer med juridisk kompetens. Informations- och erfarenhetsutbyte har skett med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och med övriga regionala pilotprojekt inom ramen för det nationella Barnhälsodataprojektet 5

6 4 Syfte Arbetet i delprojektet Inventering av nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård har genomförts via ett antal enkäter och har syftat till att kartlägga och definiera hur nuvarande informationsutbyte mellan Barnhälsovård och Skolhälsovård fungerar, tekniskt och processmässigt. Målsättningen har varit att kartlägga i hur stor utsträckning visionen om att kunna utbyta, dela och nyttja information mellan olika huvudmän uppfylls med nuvarande rutiner. Målsättningen har också varit att kartlägga hur informationen om barnet/eleven följer med vid byte från BHV till SHV, samt vid flyttning/byte av skola, dessutom hur samtycke, skyddad identitet/adress mm hanteras. Barnhälsovården drivs av Region Skåne och utförare finns i offentlig regi (Region Skåne) och utförare i privat regi. Ansvaret för skolhälsovården följer huvudmannaskapet för respektive skola och utförare finns i kommunal regi samt i respektive friskola. 6

7 5 Sammanfattning - Resultat Enkäter har skickats till alla enheter inom följande kategorier - BVC offentlig - BVC privat - SHV kommunal - SHV friskola Antalet inkomna svar - BVC 158 svar - SHV 61 svar 5.1 Barnhälsovård - enkäter Summering från BHV offentlig och privat Svarsfrekvens: 39% (158 ssk svarat av ca 400 ssk) Trots tydliga rutiner och riktlinjer råder det en osäkerhet kring: - Hantering och arkivering av journal - Överföring till andra vårdgivare ex Skolhälsovård privat som offentlig - Sekretesskydd - Svårigheter för de privata vårdgivarna att få tillgång till samma information - som offentlig (Intranätet) Behov finns att fortlöpande informera och utbilda i: - Journaldokumentation - Lagar och förordningar Övriga behov: - Gemensamma rutiner/ riktlinjer (BHV SHV offentlig som privat) Viktigt att beakta inför införandet av IT- journal: - Alla ska ha tillgång till samma journal (Privat som offentlig vård). - Hög säkerhet behörighetsnivåer t ex behörighet för de delar av journalen som är av vikt för barnets hälsovård (BHV > SHV). - Den som tillfälligt vikarierar på en annan enhet måste ha egen tillgång till inloggning i journalen. - Vid behov bör barnkliniker samt VC i hela Skåne ha tillgång till tillväxtkurva och vaccinationslista. 7

8 IT- teknik - Journalen måste vara lättöverskådlig och lätt att använda. - Journalen ska vara uppbyggd ned relevanta sökord baserad på nuvarande pappersjournal. - Basprogrammet ska vara grunden men vid eventuella uppföljningar måste det gå att dokumentera och få överskådlighet vid respektive ålder. - Registrering utanför angiven ålder i basprogrammet måste kunna göras men en flaggning måste komma upp som uppmärksammar avvikelsen. Dokumentation måste kunna göras i löpande text. - Kvalitetssäkring/Statistik måste lätt kunna plockas ut. - Möjlighet måste finnas att lägga till och ta bort statistikvariabler. Intresse för gemensam IT- journal - 80% Övrigt - Nationellt vaccinationsregister - Överföring av BHV journal elektroniskt till BHV i hela landet 5.2 Skolhälsovård - enkäter Summering från SHV offentlig och friskolor Svarsfrekvens: 22 av 33 kommuner, 39 friskolor Överföring av handlingar/journal - Stort behov av tydlig information ut till alla brukare om vad som gäller vid hantering av journaler inom och mellan verksamheter. - Rutiner finns men är inte kända. - Stor förvirring råden angående hur journalkopior skall hanteras/arkiveras. - Det finns ett stort utbildningsbehov och då är det viktigt att friskolorna inte glöms bort. Skyddad identitet/adress - Det finnas många hemmasnickrade modeller vilket leder till osäkerhet kring skyddet. - Gemensamma och tydliga rutiner bör skapas och då är det viktigt att terminologin för skyddad identitet och adresskydd ses över så att information kan föras över mellan myndigheter i elektronisk form. - Samarbete med skatteverket är nödvändig. - Det är viktigt att elever har 10 siffror i de elektroniska journalerna annars ökar risken för dubbla journaler. 8

9 - På stora skolor där två eller fler elever kan ha samma namn o födelsedag finns även risk att man för anteckningar i fel journal. - Utbildningsbehovet kring dessa frågor är också stort. Dokumentation av samtycke - Ordning behöver skapas runt rutiner för samtycke - Det är avlämnande skolsköterska som skall skaffa samtycket och det skall dokumenteras i journalen. - Skriftligt eller muntligt samtycke gäller. - Skriftligt kan skannas in i datorjournalen. - Förälder/vårdnadshavare kan enligt nya Patientdatalagen inte spärra uppgifter om sitt barn, innebär det att samtycke inte längre behövs?? Intresse för gemensam IT- journal - Det finns i princip 100% stöd för gemensam datorbaserad journal - Kostnaden för egna system är ett problem för friskolor och små kommuner. Övrigt - Arkiveringsfrågan för datorjournaler måste lösas. - Det finns frågor runt säkerheten vid elektronisk överföring av uppgifter. - Med gemensam databas följer informationen barnet vilket gör att man slipper leta efter BVC/SHV-journaler. - Vem skall äga och förvalta databasen. 5.3 BHV SHV slutsatser av enkäter Stor förvirring/osäkerhet hur journalkopior skall hanteras Rutiner finns men är ej kända i organisationerna Osäkerhet kring äganderätt till journalinformation Stor osäkerhet hur skyddad identitet/adresskydd skall hanteras Stort utbildningsbehov kring rutiner Oklarheter kring rutiner för samtycke Osäkerhet om tolkning av nya patientdatalagen för samtycke Osäkerhet om hur arkivering ska hanteras Mycket stort intresse för gemensamt informationssystem där informationen följer barnet/eleven 9

10 6 Bilagor Bilagor med fördelning av svar på respektive fråga/alternativ 6.1 Enkätsvar BVC offentlig Totalt antal svar ( ): Vid överföring till annan enhet används: Skriftligt samtycke 81 Muntligt samtycke 84 2a När jag skickar/överför handlingar till offentlig BVC inom regionen skickar jag: originalhandlingar 123 journalkopia 0 annat 0 2b När jag skickar/överför handlingar till privat BVC skickar jag: originalhandlingar 3 journalkopia 120 annat 0 2c När jag skickar/överför handlingar till BVC utanför regionen skickar jag: originalhandlingar 12 journalkopia 114 annat 0 2d När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV inom regionen skickar jag: originalhandlingar 88 journalkopia 31 annat 15 10

11 2e När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV inom regionen skickar jag: originalhandlingar 12 journalkopia 107 annat 15 2f När jag skickar/överför handlingar till SHV utanför regionen skickar jag: originalhandlingar 8 journalkopia 110 annat 14 3 Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med skyddad adress? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med skyddad identitet? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med icke fullständiga födelsedata? 4 Använder ni på enheten IT-/datorjournal för dokumentation av hälsojournal för BVC? Ja 29 Nej 93 Om nej gå vidare till fråga 8 11

12 5 Hur dokumenterar ni samtycke i datorjournal? 6 Hur många BVC-sköterskor finns i BVC-mottagningen? Hur många av dessa dokumenterar enbart i BVC-IT- /datorjournal? 7 Hur många BVC-läkare finns i BVC-mottagningen? Hur många dokumenterar enbart i BVC-IT-/datorjournal? Gå vidare till fråga 9 8 Finns det aktuella planer inom din förvaltning att införa BVC-IT- /datoriserade journalsystem? Ja 28 Nej 9 Vet ej 53 12

13 9 Skulle det vara av intresse för din verksamhet om det hade funnits möjlighet till ett gemensamt IT-baserat journalföringssystem för kommuner/friskolor/skolhälsovård och för BVC-mottagningar i hela Skåne som underlättat informationsutbyte i digitaliserad form? (Under förutsättning att integrationen med andra IT-baserade informationskällor som eventuellt finns består och journaltillgång löses med behörighetssystem för olika sekretessområden) ) Ja 93 Nej 3 Vet ej Är det någon annan uppgift eller fråga som Du bedömer som viktig och som bör beaktas i enkäten och sammanställningen? 13

14 6.2 Enkätsvar BVC privat Totalt antal svar ( ): 33 1 Vid överföring till annan enhet används: Skriftligt samtycke 19 Skriftligt samtycke 19 2a 2b 2c 2d 2e 2f När jag skickar/överför handlingar till offentlig BVC inom regionen skickar jag: originalhandlingar 15 journalkopia 17 annat 1 När jag skickar/överför handlingar till privat BVC skickar jag: originalhandlingar 9 journalkopia 22 annat 2 När jag skickar/överför handlingar till BVC utanför regionen skickar jag: originalhandlingar 8 journalkopia 24 annat 1 När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV inom regionen skickar jag: originalhandlingar 6 journalkopia 23 annat 6 När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV inom regionen skickar jag: originalhandlingar 5 journalkopia 24 annat 6 När jag skickar/överför handlingar till SHV utanför regionen skickar jag: originalhandlingar 4 journalkopia 25 annat 6 14

15 3 Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med skyddad adress? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med skyddad identitet? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn med icke fullständiga födelsedata? 4 Använder ni på enheten IT-/datorjournal för dokumentation av hälsojournal för BVC? Ja 9 Nej 24 Om nej gå vidare till fråga 8 5 Hur dokumenterar ni samtycke i datorjournal? 6 Hur många BVC-sköterskor finns i BVC-mottagningen? Hur många av dessa dokumenterar enbart i BVC-IT- /datorjournal? 15

16 7 Hur många BVC-läkare finns i BVC-mottagningen? Hur många dokumenterar enbart i BVC-IT-/datorjournal? Gå vidare till fråga 9 8 Finns det aktuella planer inom din förvaltning att införa BVC-IT- /datoriserade journalsystem? Ja 9 Nej 5 Vet ej 8 9 Skulle det vara av intresse för din verksamhet om det hade funnits möjlighet till ett gemensamt IT-baserat journalföringssystem för kommuner/friskolor/skolhälsovård och för BVC-mottagningar i hela Skåne som underlättat informationsutbyte i digitaliserad form? (Under förutsättning att integrationen med andra IT-baserade informationskällor som eventuellt finns består och journaltillgång löses med behörighetssystem för olika sekretessområden) ) Ja 31 Nej 0 Vet ej 2 11 Är det någon annan uppgift eller fråga som Du bedömer som viktig och som bör beaktas i enkäten och sammanställningen? 16

17 6.3 Enkätsvar SHV kommun Totalt antal svar ( ): 22 (+14 duppletter) 1 Vid överföring till annan vårdgivare/enhet används: Skriftligt samtycke 21 Muntligt samtycke 1 2a När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV i egen kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 22 journalkopia 0 annat 0 2b När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV i egen kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 4 journalkopia 19 annat 3 2c När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV i annan kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 16 journalkopia 8 annat 2 2d När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV i annan kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 0 journalkopia 22 annat 2 17

18 3 Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med skyddad adress? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med skyddad identitet? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med icke fullständiga födelsedata? 4 Använder ni på enheten IT-/datorjournal? Ja 20 Nej 2 Om nej gå vidare till fråga 8 5 Hur dokumenterar ni samtycke i datorjournal? 6 Hur många skolsköterskor finns i Kommunen/Friskolan? Hur många av dessa dokumenterar enbart i IT-/datorjournal? 18

19 7 Hur många skolläkare finns i Kommunen/Friskolan? Hur många dokumenterar enbart i IT-/datorjournal? Gå vidare till fråga 9 8 Finns det aktuella planer inom din förvaltning att införa IT- /datoriserade journalsystem? Ja 1 Nej 0 Vet ej 1 9 Skulle det vara av intresse för din verksamhet om det hade funnits möjlighet till ett gemensamt IT-baserat journalföringssystem för kommuner/friskolor/skolhälsovård och för BVC-mottagningar i hela Skåne som underlättat informationsutbyte i digitaliserad form? (Under förutsättning att integrationen med andra IT-baserade informationskällor som eventuellt finns består och journaltillgång löses med behörighetssystem för olika sekretessområden) ) Ja 21 Nej 0 Vet ej 1 12 Är det någon annan uppgift eller fråga som Du bedömer som viktig och som bör beaktas i enkäten och sammanställningen? 19

20 6.4 Enkätsvar SHV friskola Totalt antal svar ( ): 39 1 Vid överföring till annan vårdgivare/enhet används: Skriftligt samtycke 36 Skriftligt samtycke 3 2a När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV i egen kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 21 journalkopia 17 annat 3 2b När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV i egen kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 16 journalkopia 22 annat 3 2c När jag skickar/överför handlingar till kommunal SHV i annan kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 14 journalkopia 23 annat 4 2d När jag skickar/överför handlingar till friskolas SHV i annan kommun/stad skickar jag: originalhandlingar 11 journalkopia 25 annat 4 20

21 3 Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med skyddad adress? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med skyddad identitet? Hur dokumenteras journaluppgifter för barn/elever med icke fullständiga födelsedata? 4 Använder ni på enheten IT-/datorjournal? Ja 4 Nej 35 Om nej gå vidare till fråga 8 5 Hur dokumenterar ni samtycke i datorjournal? 6 Hur många skolsköterskor finns i Kommunen/Friskolan? Hur många av dessa dokumenterar enbart i IT-/datorjournal? 21

22 7 Hur många skolläkare finns i Kommunen/Friskolan? Hur många dokumenterar enbart i IT-/datorjournal? Gå vidare till fråga 9 8 Finns det aktuella planer inom din förvaltning att införa IT- /datoriserade journalsystem? Ja 12 Nej 11 Vet ej 10 9 Skulle det vara av intresse för din verksamhet om det hade funnits möjlighet till ett gemensamt IT-baserat journalföringssystem för kommuner/friskolor/skolhälsovård och för BVC-mottagningar i hela Skåne som underlättat informationsutbyte i digitaliserad form? (Under förutsättning att integrationen med andra IT-baserade informationskällor som eventuellt finns består och journaltillgång löses med behörighetssystem för olika sekretessområden) ) Ja 32 Nej 0 Vet ej 7 13 Är det någon annan uppgift eller fråga som Du bedömer som viktig och som bör beaktas i enkäten och sammanställningen? 22