INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen, Regionala Tillväxtnämnden och Näringsliv Skåne) RAPPORT 2012

Transkript

1 Region Skåne Ekonomiservice Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi INTERN KONTROLL AV (, och ) RAPPORT

2 Inledning Inom ramen för Gemensam Servicefunktion ligger kunduppdraget intern kontroll av den kamerala delen som utföres av KC Ekonomi. Den interna kontrollen av har utgått från den standardmall som KC Ekonomi/GSF har skapat för sina kunduppdrag, utifrån den centralt fastställda kontrollplanen med obligatoriska kontrollmoment. Granskningsrapportens inledning beskriver den interna kontrollens betydelse, vilket syfte granskningen ska uppnå samt en definition av riskbedömningens olika faktorer. Rapporten avslutas med en sammanfattande analys av granskningsutlåtande med rekommendation av förbättringsåtgärder. Intern kontroll Vid intern kontroll är det av stor vikt att säkerställa att kontrollmomenten, fastställda av, ligger till grund för granskningen. Intern kontroll är inte enbart ett verktyg som granskar ekonomiska och administrativa rutiner utan även hur verksamheten bedrivs. Kontrollen är viktig för säkerhet och förtroende i offentliga organisationer. Det är av relevans att betrakta intern kontroll som en del i god ekonomisk hushållning. Den interna kontrollen ska säkerställa att en tillfredsställande god hushållning upprätthålls inom alla områden. Enligt reglementet för God hushållning och intern kontroll ska en kontrollplan årligen fastställas och där det ska följas upp hur den interna kontrollen fungerar i sin verksamhet. Som grund ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras och dokumenteras. Ett antal områden väljs ut för att särskilt bearbetas under verksamhetsåret i syfte att verifiera att fastställda mål och verksamhetsplan uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls och genomförs. Den interna kontrollplanen ska innehålla information om vilka processer och kontrollmoment som ska följas upp, metod, genomförd riskbedömning samt till vem resultatet rapporteras. KC Ekonomi har under 2012 enbart inriktat sig på ekonomiska kontroller för. De interna kontrollerna har följt den plan som tagits fram för kunduppdrag inom KC Ekonomi. Syfte Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi utför på uppdrag en granskning av intern kontroll avseende. Syftet med granskningen är att inhämta och dokumentera information om hur det ekonomiska arbetet bedrivs. Definition av riskbedömningens olika faktorer (sannolikhet x konsekvens) Sannolikhet: 1 osannolik = risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå 2 mindre sannolik = risken är mycket lite för att fel ska uppstå 3 möjlig = det finns en möjlig risk att fel ska uppstå 4 sannolik = det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens: 1 försumbar = obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 lindrig = uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 kännbar = uppfattas som besvärande för intressenter och Region Skåne 4 allvarlig = så stor att fel inte får inträffa Riskbedömning: 4-8 = uppmärksamhet krävs 9-12 = reducera riskerna, åtgärder bör vidtas = eliminera riskerna, direkt åtgärd ska vidtas

3 av granskningen Indelningen följer den plan som redovisas i separat bilaga Intern kontrollplan för Uppdrag inom KC ekonomi avseende redovisning och löpande ekonomiska kontroller. Planen visar de moment vi valt att granska år s intern kontrollplan innehåller även tre kontrollmoment utöver ovanstående på koncernnivå som är utförda. Attestförteckning : Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. : Stickprov på att attestbehörighet i RD överensstämmer med upprättat beslutsunderlag (Lev). : Ekonomisystemets behörigheter överensstämmer med de originalhandlingar som är upprättade, med undantag av några fall som sedan har åtgärdats. Dock kvarstår ett fall inom som inte har korrigerats. Ekonomisystemets behörigheter överensstämmer med de originalhandlingar som är upprättade, med undantag av något fall som sedan har åtgärdats. Ekonomisystemets behörigheter överensstämmer med de originalhandlingar som är upprättade, med undantag av några fall som sedan har åtgärdats. Ekonomiadministration (Leverantörsfakturor) : Om redovisningen av underlag till leverantörsfakturor utförs tillfredställande : Stickprov på leverantörsfakturor att underlag finns bifogade och med tillräcklig information. Informationskrav såsom syfte, datum, namn, företag, samt funktion. : Riktlinjer för redovisning av representation tillämpas inte fullt ut då granskningen visat avvikelser på att en del information uteslutits såsom syfte och deltagarförteckning. Riktlinjer för redovisning av representation tillämpas inte fullt ut då granskningen visat avvikelser på att en del information uteslutits såsom syfte och deltagarförteckning. Riktlinjer för redovisning av representation tillämpas inte fullt ut då granskningen visat avvikelser på att en del information uteslutits såsom syfte och deltagarförteckning. Skattelagstiftning (momsbokning och momsunderlag) : Om momsbokning och momsunderlag på leverantörsfakturor sker på ett korrekt sätt

4 : Stickprov på kund-/leverantörsfakturor att momslagstiftningen följs. Särskild kontroll görs av; att rätt momssats använts, intern representation och leasing av bilar. : Ett flertal exempel på att ingående moms har dragits på ej avdragsgill del av representation. På de externa fakturorna avseende leasing av bilar, har ett fall visat sig vara fel moms. Ett flertal exempel på att ingående moms har dragits på ej avdragsgill del av representation. På de externa fakturorna avseende leasing av bilar, har ett fall visat sig vara fel moms. Ett flertal exempel på att ingående moms har dragits på ej avdragsgill del av representation. På de externa fakturorna avseende leasing av bilar, är en faktura felkonterad. Skattelagsstiftningen (Källskatten och sociala avgifter) Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt. Stickprov på personalskulder och kontot för källskatt. Inga avvikelser har framkommit vad gäller källskatt och uppbokning av sociala avgifter på den del av personalskulder som är uppbokade för. Däremot har det vid intern kontroll framkommit att det inte har gjorts någon uppbokning av retroaktiva löner under perioden april - september för. Inga avvikelser har framkommit vad gäller källskatt och uppbokning av sociala avgifter på den del av personalskulder som är uppbokade för. Däremot har det vid intern kontroll framkommit att det inte har gjorts någon uppbokning av retroaktiva löner under perioden april - september för. Inga avvikelser har framkommit vad gäller källskatt och uppbokning av sociala avgifter på den del av personalskulder som är uppbokade för. Däremot har det vid intern kontroll framkommit att det inte har gjorts någon uppbokning av retroaktiva löner under perioden april - september för. Skattelagsstiftningen (Manuella kundfakturor) Att momskod är rätt på manuella kundfakturor. Kontrollera manuella kundfakturor har rätt momskod. Momskod efterföljs avseende manuella kundfakturor, med undantag av en mindre avvikelse.

5 Momskod efterföljs i det stora hela avseende kundfakturor, någon avvikelse förekommer dock. Momskod efterföljs i det stora hela avseende kundfakturor, ett par avvikelser förekommer dock. Projektmedel Kontroll om projekt följer Region Skånes riktlinjer för redovisning av projekt med regelbunden balansering. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar och enligt projektplanen. Stickprov på projekt och undersöka om dessa följer riktlinjer/anvisningar. Vid årets intern kontroll inom, framkom det samma som vid föregående års granskning, att det upprättats projekt som saknar projektplaner. Enligt riktlinjer för projektmedel avseende både riktade externa och interna bidrag ska projektplaner upprättas med de kriterier som ligger till grund för upplägg av projekt. Förmodligen har en del projektupplägg gjorts för att särskilja intäkter/kostnader från övrig verksamhet, vilket då inte är att betrakta som ett projekt, utan en aktivitet. Däremot framkom det vid stickprov att det fanns ett projekt med projektplan samt intyg, vilka ej var undertecknade av behörig chef. Vid granskning har det även framkommit projekt som inte har haft några bokförda poster sedan , vilka förmodligen borde vara avslutade och projekten passivsatta i systemet. De avvikelser som framkom vid föregående års kontroll kvarstår vid årets interna kontroll, det vill säga om det är att betrakta som ett projekt eller en aktivitet Granskningen visade inga avvikelser för externa projekt avseende balansering samt användning enligt finansiärens anvisningar. Däremot framkom det vid stickprov att det fanns ett projekt där projektplan ej var undertecknad av behörig chef. Granskningen visade inga avvikelser för externa projekt avseende balansering samt användning enligt finansiärens anvisningar Gåvor och donationer : Sker utdelning från gåvor och donationer enligt föreskrifter för respektive gåva och donation? : Stickprov : Gåvor förekommer ej inom. Gåvor förekommer ej inom.

6 Gåvor förekommer ej inom Manuella leverantörsfakturor som ej går via portalen Vid manuell hantering av leverantörsfakturor ska hela fakturaprocessen granskas och eventuella riskmoment ska belysas. Stickprov på fakturor om attestreglemente följs och undersöka om det finns riskmoment i processen. Det finns inga manuella leverantörsfakturor under Verifikationstyperna för manuella leverantörsfakturor är passivsatta. Det finns inga manuella leverantörsfakturor under Verifikationstyperna för manuella leverantörsfakturor är passivsatta. Det finns inga manuella leverantörsfakturor under Verifikationstyperna för manuella leverantörsfakturor är passivsatta. Kontantkassor Kontroll att hantering av kontantkassor sker enligt Region Skånes centrala anvisningar. Kontroll av att inventering av kassor görs och att de följer anvisningar. Att avstämningsrutiner sköts enligt anvisningar. Kvitton och verifikat finns bifogade och att de följer gällande momslagstiftning. Inom finns det två handkassor varav kontroll är utförd på en kassa utifrån de riktlinjer som finns. Det framkom att förvaring av kassan sköts på ett korrekt sätt. Vid kontrollen av handkassan fanns det ett överskott noterat. Inom Regionala Utvecklingsnämnden förekommer inga kontantkassor Inom förekommer inga kontantkassor. Reseräkningar Att behörig har attesterat reseräkningen och att den är rätt uträknad med relevanta bilagor. Stickprov på reseräkningar i löneavdelningens arkiv. Granskningen visade inga avvikelser då reseräkningarna är rätt uträknade med relevanta bilagor, attesterade av behörig attestant samt rätt utbetalda via lön. Iakttagelse utöver kontrollmoment inom är återkommande taxiresor på små distanser samt dricks, vilket ifrågasätter s hushållande med resurser.

7 Rapporter Koncernföretaget Är koncernkonton rätt kopplade till rätt kontogrupper? Genomgång av rapporter med nya och ändrade konton. Granskningen visade inga avvikelser avseende rapporten i koncernföretaget jämfört med den lokala förvaltningens kontogrupper och rapport. Ingående balanser/koncernföretaget Överensstämmer utgående balanser med ingående balanser på koncernkontonivå och motpart 2 och 3 nivå? Kontroll av UB och IB för årsskiftet Granskning av UB 2011 till IB 2012 visade inga avvikelser Skattedeklaration/Koncernnivå Är underlaget för arbetsgivaravgifter och avdragen skatt korrekt? Stickprov av skattedeklarationer och underlag utdragna från HR-fönster och Prima Granskning av skattedeklarationer och underlag visade inga avvikelser. Gemensam Servicefunktion Processen Lön Det finns ingen uttalad rutin inom processen lön för avstämning av sociala avgifter. Iakttagelse - underlag ur nya HR-fönster avseende uppgifter för skattedeklaration är ej fullständigt, då man manuellt måste upprätta excelblad som inkluderar även Rad 56, 58 och 60 till skattedeklarationen, före inlämnande till koncernen. Kontroll utföres av att dessa värden är rätt uträknade. Analys Den interna kontrollen av (, och ) visade att förvaltningarna i stort har väl fungerande rutiner för de olika ekonomiska delarna i organisationen. De avvikelser som framkommit vid årets interna kontroll avser huvudsakligen områdena behörigheter, skattelagstiftningen och projekt. De avvikelser som upptäcktes i behörigheter har åtgärdats i efterhand, dock kvarstår ett fall inom. Inom Skattelagstiftningen är det främst moms på representationskostnader, där det gäller begränsad avdragsmöjlighet enligt representationsregler. Granskningen visade även avvikelser då information uteslutits såsom syfte och deltagare. Även på leasing av bilar, har något fall visat sig vara fel moms. Momskod på manuella kundfakturor efterföljs i det stora hela.

8 Uppbokning av retroaktiva löner har inte gjorts under perioden april - september för (, och ), vilket innebär att riktlinjer för periodisering ej beaktats. Det finns ingen uttalad rutin inom processen lön för avstämning av sociala avgifter, vilket bör ses över så att det upprättas en rutin för att säkerställa att de uppgifter som erhålles är kvalitetssäkrade. Vid årets intern kontroll inom, framkom det samma som vid föregående års granskning, att det upprättas projekt som saknar projektplaner. Enligt riktlinjer för projektmedel avseende både riktade externa och interna bidrag ska projektplaner upprättas med de kriterier som ligger till grund för upplägg av projekt En del projektupplägg har gjorts för att särskilja intäkter/kostnader från övrig verksamhet, vilket då inte är att betrakta som ett projekt, utan en aktivitet. Det har även framkommit projekt som inte har haft några bokförda poster sedan , vilka förmodligen borde vara avslutade och projekten passivsatta i systemet. De avvikelser som framkom vid föregående års kontroll kvarstår även vid årets interna kontroll. Dokumentation i form av Inventeringsunderlag 2011 för de två kontantkassorna inom finns med i år. Vid granskning av den ena kassan framkom att förvaringen av kassan sköts på ett korrekt sätt, dock fanns det ett överskott noterat. Rekommendationer av förbättringsåtgärder Vår rekommendation är att samtliga interna projekt ses över som ligger öppna i systemet för att få en uppfattning om de är att betrakta som projekt eller aktivitet och för att få fullständig kontroll över vilka projekt som ingår i. De projektupplägg som inte uppfyller riktlinjer för projekt är att betrakta som aktivitet och bör då ombokas från projekt till aktivitet. De projekt som betraktas som projekt ska kompletteras med projektplaner. Riktlinjerna för vad som är ett internt projekt bör förtydligas, då det lagts upp projekt som saknar projektplaner eller är att betrakta som aktivitet. Det finns ingen uttalad rutin inom processen lön för avstämning av sociala avgifter, varför vi rekommenderar att det upprättas en rutin för stickprov i Prima och HR-fönster för kvalitetssäkring av utdata.