INTERN KONTROLLGRANSKNING 2015 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION PRIMÄRVÅRDEN

Transkript

1 För kännedom Primärvårdsnämnden Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Samlad redovisning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson Divisionschef Aina Nilsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2015 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION PRIMÄRVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattester. Vi har också bedömt, leverantörsfakturans formalia och avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal samt tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet Kontoplan Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har förbättrats jämfört med föregående år. Tillämpning av kontoplanen bedömer vi som tillfredsställande och möjlig att förbättra. Rutiner för hantering av avdragsgill moms vid representation behöver stärkas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)

2 lämnar följande rekommendation utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationen Rutinen för hantering av avdragsgill moms vid representation behöver stärkas. IAKTTAGELSER Rutiner att ange syfte, deltagare samt attest/kontraattestera För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat primärvårdens löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar 1, Redovisningsrutiner 2, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 3 samt landstinget kod- och kontoplan. Enligt anvisningarna ska fakturor bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Föregående års värden redovisas inom parantes. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Kurs- och konferensavgift Kontot består av 261 transaktioner på tillsammans tkr (1 146 tkr). Vi har granskat 27 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter framgår mycket tydligt om vem och vad utbildningskostnaden avser samt kontraattest återfinns där denna varit nödvändig. 3 verifikat avser inte kurs- och konferensavgifter och borde ha bokförts på annat konto. 4 verifikat avser 1 Insidan, HoS/ 2 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 2(6)

3 både kurs- och logikostnader. Logikostnaderna ska bokföras på konto för hotell och logikostnader enligt anvisningarna. Interna kurser Kontot består av 5 transaktioner på tillsammans 10 tkr (12 tkr). Vår granskning visar att 3 verifikat avser intern utbildning som fakturerats från landstingets IT-enhet, D-data och 2 verifikat avser lunch och förtäring vid interna utbildningstillfällen. Uppgifter om syfte och deltagare samt kontraattest framgår av underlag. Övriga kostnader utbildning Kontot består av 2 fakturor på tillsammans 28 tkr (19 tkr). Vi har granskat 1 verifikat. Av underlaget framgår tydligt deltagare och syfte men fakturan avser extern föreläsare och borde ha konterats på konto för extern föreläsare. Uppvaktning av gåvor till personal Kontot består av 41 transaktioner på tillsammans 27 tkr. Vi har granskat 5 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter om syfte och mottagare framgår mycket tydligt och att hälso- och sjukvårdens anvisningar för uppvaktningar följs. Informationsmöten, personalfester Kontot består av 4 fakturor på tillsammans 17 tkr (7 tkr). Vi har granskat 2 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter om syfte, deltagare och kontraattest framgår mycket tydligt men för mycket moms har dragits av. Avdragsgill moms vid representation begränsas till 90 kr per person. Detta innebär max 10,80 kr per person vid 12 % momssats. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 207 transaktioner på tillsammans 391 tkr (399 tkr). Vi har granskat urval på 10 verifikat. Cirka hälften av leverantörsfakturor som bokförts på kontot avser kaffe till kaffeautomater. Därför har vi granskat fakturor från andra leverantörer. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring av trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Granskningen visar att i stort tillämpas kontot enligt anvisningar. I ett verifikat saknades uppgifter som syfte, deltagare och eventuell kontraattest, i ett verifikat borde fakturan konterats på annat konto och i ett verifikat var underlaget bristfälligt. SID 3(6)

4 Resekostnader och biljetter Kontot består av 158 transaktioner på tillsammans 175 tkr (144 tkr). Vi har granskat 17 verifikat. Vår granskning visar att det är god ordning i räkenskaperna där uppgifter om syfte, deltagare och kontraattester framgår. Hotell- och logikostnader Kontot består av 74 transaktioner på tillsammans 241 tkr (128 tkr). Vi har granskat 8 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter som syfte och resenär saknades vid 2 verifikat. På grund av att underlaget saknar uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest har varit nödvändig i detta fall. Förtäring, konferenslokal vid möten och sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer samt arbetsmåltider vid t.ex. interna planeringskonferenser. Kontot består av 62 transaktioner på tillsammans 365 tkr (502 tkr). Vi har granskat 7 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter som syfte och deltagare framgår mycket tydligt men kontraattest saknades vid ett verifikat. Vid ett verifikat har intern representation bokförts på kontot och för mycket moms har dragits av. Dessa kostnader ska bokföras till konto för intern representation enligt anvisningarna. Det finns begränsningar för avdragsgill moms. Det är viktigt att avdragsgill moms hanteras på ett korrekt sätt. Extern representation Kontot består av 3 fakturor på tillsammans 3 tkr. Vi har granskat en faktura. Av underlaget framgår tydligt syfte, deltagare och kontraattest men avdragsgill moms har bokförts felaktigt på momskontot. Avtalstrohet Vi har gjort en översiktlig granskning av konton för resekostnader vid verifikationsgranskningen via genomgång av fakturor. Vi bedömer att avtalstroheten/leverantörstrohet mot landstingets ingångna avtal är god avseende inköp av kontorsvaror och resor. Leverantörsfakturans formalia Vi har granskat ett urval av leverantörsfakturor på konton som avser olika konsulttjänster för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. SID 4(6)

5 Artistarvode Kontot består av en faktura på 3 tkr (0 kr) och vi har inget att anmärka på. Extern föredragshållare Kontot består av en faktura på 19 tkr (16 tkr). Fakturan uppfyller kraven på en fullständig faktura och kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. Inhyrd personal, läkare Kontot består av 800 transaktioner på tillsammans 33 mnkr (21 mnkr). Vi har granskat 62 verifikat. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. Vi bedömer avtalstroheten/leverantörstroheten som god. Inhyrd personal, sjuksköterskor Kontot består av 33 transaktioner på tillsammans 300 tkr. Vi har granskat fakturor från alla leverantörer. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. Fakturorna kommer från leverantörer som landstinget har avtal med och vi har inget att anmärka på. Konsultarvode Kontot består av 12 transaktioner på tillsammans 515 tkr (62 tkr). Vi har granskat fakturor från alla leverantörer. Granskningen visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. Vi har noterat att kontot har används för konsultarvoden för personalrekrytering. Dessa borde redovisas under personalkostnader. Enligt kontoplanen redovisas på detta konto konsultarvoden för speciella konsultationer och utredningar över tekniska, administrativa, ekonomiska och skattefrågor med mera. Kontot används inte för konsultarvoden som avser personalrekrytering på kontogrupp 464 och verksamhetsanknutna tjänster redovisas i kontogrupp 55. Extern handledning Kontot består av 74 transaktioner på tillsammans 509 tkr (416 tkr). Vi har granskat 10 verifikat. Granskningen visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. SID 5(6)

6