INTERN KONTROLL BASPROCESSER

Transkript

1 INTERN KONTROLL BASPROCESSER 1. IK Information 3. IK Riskmatris 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).

2 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna : Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna Konsekvens / Sannolikhet 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

3 Enhet: Region Skånes kulturförvaltning För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet (inkluderar bl.a. behörigheter) Att registrerade beslutsattestbehörigheter i HRsystemet inte följer beslutsunderlag Konsekvens (beskrivning) HR bör säkerställa att det finns en bra rutin för efterkontroll och granskning av upplagda beslutsattestbehörigheter. Viktigt att verifiera att behörigheter är korrekt upplagda för att undvika felaktiga betalningar. Att reglerna för representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktigt Att det inte finns skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Att krediteringar inte utfärdas och beviljas i enlighet med region Skånes riktlinjer. Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Attestanter måste informeras om Skatteverkets och Region Skånes regelverk kring representation och gåvor. Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll Rapportering/ Uppföljning Kontrollutförare Riskägare (roll) frekvens (status) Att registrerade beslutsattestbehörighet er i HR-systemet följer beslutsunderlag Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Inga avvikelser identifierade, blankett fanns på alla de som var uttagna för stickprov. Granskningen har identifierat olika avvikelser. Mer info se granskningsprogrammet. Inga avvikelser identifierade. Fyra registrerade kreditfakturor under granskningsperioden. Samtliga har underlag som styrker kreditering. Att det inte finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering inte sker till förvaltning. Att anstånd inte beviljas utifrån Region Skånes fastställda riktlinjer, med en risk för ekonomiskt bortfall som påverkan Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. Finns inga beviljade anstånd under granskningsperioden. Att utomlänsfakturering inte sker in om 6 månader. Att utomlänsfakturering inte sker utifrån Region Skånes riktlinjer, vilket medför en ekonomisk påverkan som följd. Att utomlänsfakturering sker in om 6 månader. Kontrollmomentet kundfakturering utomlän gäller ej i Region Skånes kulturförvalning. Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Kontantkassor - följsamhet mot Region Skånes anvisningar Kontantkassor - följsamhet mot Region Skånes anvisningar Kontrollera att all utförd vård, som finns registrerad i PASIS i en angiven period och där patienten inte har betalt vid vårdtillfället, inte faktureras rätt patientavgifter i saldoreskontran. Att hanteringen av makuleringar i PASIS inte sker på ett korrekt sätt. Att hantering av kontanta medel inte sker enligt centrala anvisningar. Att reseräkningar inte har rätt avdragen moms. Att inte Veckofiler från Tieto baserade på faktureringen läses in korrekt i Raindance. Att inte Tieto tar med allt från pasis vid utläsning som skall faktureras enligt regelverket för patientavgifter. Risk att inte alla intäkter redovisas. Risk att inte alla intäkter redovisas. Förvaras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst? Bättre rutiner för att säkra upp att alla underlag tas till vara och arkiveras på ett överskådligt och säkert vis. Kontrollera att all utförd vård, som finns registrerad i PASIS i en angiven period och där patienten inte har betalt vid vårdtillfället, 2 ggr/år GSF Ekonomichef faktureras rätt patientavgifter i saldoreskontran. Gäller Region Skåne patienter. Kontrollera hanteringen av makuleringar i Pasis Kassahantering - kontrollera hanteringen av dagskassor (gäller Regionservice och FTVSAB) Reseräkningar - kontrollera avdragsrätt på moms Kontrollmomentet PASIS gäller ej i förvaltningen. Kontrollmoment Makuleringar PASIS gäller ej i förvaltningen. Kontrollmoment Kontantkassor gäller ej i förvaltningen. Nästan hälften av underlagen saknas i Löneservice arkiv. Momsen är i flertalet fall korrekt. Mer info se granskningsprogrammet.

4 Köp av Tjänster - följsamhet mot avtal Att priset i leverantörsfaktura inte överensstämmer med tecknat avtal. Att upplägget momskod inte stämmer överens med EU-faktura och att moms inte bli inskannad i Raindance. Att ramavtalen inte efterlevs och att direktavtal tecknas till högre summor i de fall det inte finns något upphandlat regioninternt avtal via koncerninköp, då verksamheten själv ansvarar för de direktavtal som undertecknas. Information och utbildning i regelverket för EU moms. Genomgång av leverantörsupplägget av Ekonomiservice i Kristianstad på de leverantörer som har påvisat avvikelse i granskningen och ändra felaktigt inlagd momskod. Vid nyupplägg av nya leverantörer ska det säkerställas att korrekt momskod registreras. Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överenstämmer med tecknat avtal EU moms - kontrollera att upplägget moms kod stämmer överens med EU fakturan samt moms vid inskanning Granskning av kontrollmomentet visar att det ej förekommer avrop från bemannings-företag inom förvaltningen för granskningsperioden. Cirka hälften av granskade fakturor visar på avvikelse. De granskade fakturorna avser i princip det totala antalet fakturor för gransknings-perioden. Ingen moms har blivit inskannad i raindance, vilket är korrekt. Mer info se granskningsprogrammet.

5 Riskkarta #REFERENS! 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET