INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE

Transkript

1 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt) 3. IK Riskmatris 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).

2 Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag : HSN Hälsostaden 9-: Reducera riskerna - åtgärdas! 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 8 2. Drivande utvecklingsaktör 9 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. a) Attesthantering inkl. behörigheter 9 3 Av sju utförda stickprov har endast en avvikelse påträffats, då blankett saknades, dock oklart från vår sida om personen tillhör vår organisation. b) Skattelagstiftning 9 13 Handlingsplan håller på att tas fram c) Fakturering 9 4 Försenad fakturering av vårdtillfällen via GSF d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor 4 f) Kompetensförsörjning Kompetensförsörjningsplan redovisades januari Plan för 2017 och avstämning 2016 g) Upphandling 9 b) Verkställighet beslut

3 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna : Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna Konsekvens / 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

4 Nämnd/Förvaltning/BolaHSN Hälsostaden För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av Risk (beskrivning) fullmäktige angivna målen av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll Kontrollu frekvens tförare Rapportering/ Riskägare Uppföljning (roll) (status) Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Drivande utvecklingsaktör Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Värdegrundsarb etet riskeras att nedprioriteras Ett värdefullt verktyg för att påverka kulturen går förlorad Nya tekniska lösningar för att möta patienten Ej ökning av den upplevda riskerar att tillgängligheten försenas pga brist på tid och pengar. förbättringar inte görs med Svårigheter att lära av systematik i en misstag och svårare att sprida lärande spiral goda lösningar till andra pågrund av brist enheter. på sturkturerad uppföljning. Hälsostadens bidrag till hållbar utveckling Sämre möjligheter att bygga riskeras om gräsnlös vård för de patienter samarbetet med med komplexa behov. kommunerna försämras Hälsostadens resultat och erfarenheter riskerar att gå förlorade om arbetet inte dokumenteras och publiceras. Viktiga erfarenheter förloras Försiktighet och rädsla för förändring och nya arbetssätt Hälsostaden riskerar att inte riskerar att kunna möta medborgarnas försena förväntningar på en modern införandet av ny samhällsaktör. teknik och digital kommunikation. vardagens utmaningar vad gäller bemanning och Sämre effektivitet och schemaläggning kvalitet. minskar chefernas möjlighet till närvaro. dålig ekonomi hindrar viktiga Personalflykt arbetsmiljöåtgä rder upplevelsen av Region Skånes varumärke försämras. Svårigheter att rekrytera och behålla personal. ansträngningar att klara Minskade resurser till ekonomin på sjukvård. kort sikt skapar sämre långsiktig ekonomi. beslut på Ohållbar ekonomisk alla nivåer inte är utveckling. finansierade. systemen inte stödjer denna uppföljning av prestation och resultat. Data finns ej tillgängligt för uppföljning. Följsamhet till vår gemensamma värdegrund. Förbättrad tillgänglighet på telefon och digitala lösningar. Vård på rätt nivå. Öka tillgängligheten. Samordnad vård för de mest sjuka patienterna. Hälsofrämjande arbete tillsammans kommunen. kommunerna behövs för att kunna möta de utmaningar den demografiska utvecklingen medför. akademin. Förankring hos medarbetarna avseende Hälsostadens utvecklingsuppdrag. Tydligt fokus på e-hälsa under Öka upplevelsen hos medarbetarna av en närvarande chef. Systemematiskt arbetsmiljöarbete med OSA AFSen. Bidra till att stärka Region Skånes varumärke som arbetsgivare. Långsiktig effektivisering av vården med fokus på vård på rätt vårdnivå. Vid större förändringar och introduktionen av ny teknik eller arbetssätt skall ett buissnes-case tas fram. Få tillgång tilll produktivitetsmått, KPIer och KPP via uppföljningssytem. Värdegrunden görs levande genom att den lyfts kontinuerligt i alla fora. Patienterna informeras om värdegrunden. Visuell presentation av vad värdegrunden betyder för såväl medarbetare och patienter. Tas upp i medarbetaralet. Självincheckning, avoch ombokning via nätet, nytt telefonisystem. Regelbunden uppföljning av kvalitativa och kvantitiva mål. NPE, AVIC, Medarbetarenkäte n. frågar. EC rapporterat efterlevnad till värdegrunden. Patientfokusgrupp tillfrågas. Utvärdring i ledningsg. Nytt avtal med Ängelholms kommun som ligger inom ramen för det nya hälso-och sjukvårdsavtalet. Under Rapport från 2017 måste minst två till ytterligare kommuner kontaktas för att bygga liknande relationer som de Hälsostaden har med Ängelholm. kvartal Kvartal Kontakt tas med Malmö högskola, Kristianstad högskola, Lunds universitet. Presentera minst en poster på internationell konferens. Fortsatt arbete med ICTsamordnare och regional kompetens inom ITområdet. Omvärldsspaning. Analys av vad som behövs för att få acceptans för ny teknik som påverkar arbetssätt. Ge cheferna förutsättningar för att Personalchef vara närvarande med rätt stödinsattser. ledningsgrupp Reducera antalet möten. Systemematiskt arbetsmiljöarbete med OSA AFSen. /VC ICT-samordnare och VC Veckovis. Personalchef ledningsgrupp Öka kunskapen om hur våra verksamheter och Region Skåne fungerar. Visa på goda exempel. Var goda ambassadörer VC VC för våra arbetsplatser. Öka kunskapen om vilka möjligheter för utveckling och kommuner. Integrerad vård implemeteras. Vid större förändringar och introduktionen av ny teknik eller arbetssätt Ekonomichef skall ett buissnes-case tas fram. Lyft frågan om bra stödsystem centralt. Förvaltningen måste efterfråga. Varannan månad. När aktuellt.. Personalch ef Personalch ef Ekonomic hef Jenny och Carina får i uppdrag att visulaisera en presentation av vad värdegrunderna byter för såväl patienter som medarbetare. Anders kontaktar Kryh för att förhöra sig kring hur lång arbetet kommit med med mall för medarbetaral där värdegrunden ska ingå Införandet av Call guide är senarelagt men på gång.arbeta mot verksamheten för hur vi framöver ska arbeta med scheman och patienternas möjligheter att själv av- och omboka tider via Samtal har förts med Klippan och Örkelljunga. Mer konkret tidsplan måste till. Inget klart att notera, lösa diskusson med högskolan (CIA,,SIA???) Införandet av slutenvårdsdos, DOKIT kan räknas som testbädd. Vågar och Zenicor Hur mäter vi detta? Via medarbetaral? Egna enkäter? Teamledare? Chefstöd? Avdelningarna har klinisk omvårdnads ssk. Titta på personalenkäten, vilka frågor - stark/svag. Ställa om frågorna kopplat till insatser. Inne i en process just nu. Finns grupper där enhetschefer ingår. Inte glömma bort att våga profilera oss i media Något måste bort. Svårt att mäta. Avtal med Örkelljunga? Buissnes case - måste bli väldigt noga med detta. Hur komuniceras detta ut i verksamheten? Carl-Johan och enhetscheferna KPP-för 2015 är klart därefter kommer vi snart att få reslutatet för 2016 därefter möjligen kvartalsvis eller månadsvis på sikt. Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av Risk (beskrivning) fullmäktige angivna målen av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Risk Att registrerade Felaktiga kostnader. beslutsattestbehörigh eter i ekonomisystemet ej följer beslutsunderlag. Att skattereglerna inte efterlevs och att Bryter mot skatteregler. rätt moms redovisas. Att det inte finns ett skriftligt och attesterat underlag Felaktiga intäkter och som styrker kostnader. fakturering, och att rätt moms redovisas. följsamhet om ej uppföljning sker kontinuerligt. anställda innehar otillåtna bisysslor. Sämre ekonomi. Skadar verksamhetens produktion eller anseende styrning och Verksamhet kan inte bedrivas framförhållning om p g a brist på personal planer inte finns eller inte följs. Region Skåne har en risk för skadestånd om ej följsamhet mot beslut. Försämrar ekonomin. Dyrare att hantera fler fakturor. Ineffektivitet, bristande styrning, brist i arbetsmiljön, kostnadsgenererande patientsäkerhet 4 Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärder utöver årlig genomgång i samband med medarbetaral Arbeta aktivt för att stärka arbetsmiljön, lönedifferentiering verksamhetsutveckling för att skapa attraktionskraft för befintliga och kommande medarbetare 9 Uppföljning. Uppföljning. Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll Kontrollu frekvens tförare Stickprov.. GSF Stickprov.. GSF Stickprov.. GSF Ekonomichef ledningsgrupp Månatlige Ekonomic n. hef Rapportering/ Riskägare Uppföljning (roll) (status) systematisk genomlysning av främst HR-chef. HR-chef Bisysslor läkares bisysslesituation Utveckla det systematiska arbetsmijöarbetet, skapa incitament och Chefer på alla engagemang hos nivåer personal att ta initiativ för förbättring av verksamheten, stärka löneprocessen Bättre rutiner för uppföljning av fattade beslut på alla nivåer Stickprov GSF. Chefer på alla nivåer administrativa funktioner Chefer på alla nivåer GSF. Chefer på alla nivåer administrat iva funktioner Kompetensförsörjningsplan kommer att redovisas vid möte 23 januari. Plan för 2017 och avstämning 2016.

5 Riskkarta HSN Hälsostaden 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET