INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE

Transkript

1 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt) 3. IK Riskmatris 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styres planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styres uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).

2 Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag : Sjukvårdsnämnd Sund 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.

3 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet : Reducera riskerna! Åtgärda : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

4 Nämnd/Förvaltning/Bolag: Sjukvårdsnämnd Sund För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Minskat förtroende för sjukvården i Skånevård Sund Befolkningen väljer annan vårdgivare 3 2 Arbeta med värderingar enligt planer Respektive ledningsgrupp arbetar med värderingar genom utbildningar Uppföljning genom NPE, följsamhet till planerna Verksamhetsnä ra stöd CVU Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Drivande utvecklingsaktör Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden (Miljö) Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Ett ökat beroende av hyrpersonal Låg tillgänglighet och brist på vårdplatser Minskad effektivitet genom låg patientsäkerhet Skånevård Sund strävar mot att vara fritt från fossila bränslen 2020 Färre medarbetare under utbildning får handledning Hälso- och sjukvården förmår inte leva upp till medborgarnas förväntningar på tillgänglighet via digitala tjänster Med allt för stora medarbetargrupper alternativt minskade stödresurser riskerar chefer att arbeta med fel saker Chefer har inte förutsättningar att arbeta med arbetsmiljö och hälsosamma arbetstider Riskerar minska bl a kontinuitet, patientsäkerhet och låg delaktighet i förändringsarbete. Patienter får längre vårdtider, vänta på behandling i ökad utsträckning. Ineffektivt patientflöde - s k kvalitetsbristkostnader Utsläppen påverkar klimatet, ger upphov till försurning av skog och mark och orsakar hälsoproblem. Det påverka den långsiktiga utbildningsplaneringen och kompetensförsörjningen Otillräckliga möjligheter till delaktighet för patienter och brukare, sviktande tilltro till offentlig hälso- och sjukvård, ineffektivitet Medarbetare tappar motivation och lust om de känner inte att de är delaktiga eller kan påverka. Frustration och i värsta fall uppsägningar hos både medarbetare och chefer 3 4 Minska beroendet inom primärvård och psykiatri 4 3 Utveckla vårdprocesser 4 2 Resor Utbildningsfrågor ska inetgreras i hälso- och sjukvårdsutvecklingen i samband med årligt uppdrag Öka medvetenheten hos chefer, verktyg, utbildning Se över antalet medarbetare och adminstrativt stöd per chef ohälsosam arbetstidsförläggning. Bättre kompetens hos chefer Anställa fasta läkare inom primärvården och genomföra utfasning (hyrstopp) i psykiatrin Införa SVF, separera akuta och planerade flöden daglig styrning, arbeta enligt ledningssystem för patientsäkerhet Information och utbildningar Handledarutbildning och handledarkompetens säkras för alla yrkeskategorier Respektive verksamhet ska ta fram handlingsplan, baserat på befintliga e- tjänster "springlife"-resultat + riktad uppföljningsenkät till chefer Hälsosam arbetstidsförläggning Chefsutbildningar, arbetsmiljöutbildningar/projekt beslut Uppföljning av arbetet enligt ledningssystem patientsäkerhet, medelvårdtid och antalet vårdplatser Månatligen Månatligen Divisionschef i primärvården och psykiatrin Stabsfunktion och medicinsk kompetensgrup p inom förvaltningsled ningen Enligt ISO Miljönätverket CVU strategisk utbildingsplan Samtliga verksamheter följer handlingsplaner med mätbara mål för ökat nyttjandet av befintliga e-tjänster upprättade handlingsplaner Granska scheman som används och Genomföra "arbetsmiljöronder"rikt ade till chefer. Divisionschef primärvården och psykiatrin Divisionschef specialiserad somatik Utb-chef Divisionschefer 1gång/vart annat år + 1ggr/år Stickprov minst 2g/år minst 1ggr/år Verksamhetsnä ra stöd HR-chef HR-chef CVU Förvaltninsgschef En strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Brist på adekvat kompetens och svårigheter att rekrytera vilket kan leda till otillfredställande arbetsmiljö och kompetensflykt Bruttokostnadsutvecklingen ökar mer än planerad uppräkning Gamla arbetssätt avvecklas inte och införande av nya arbetssätt går för långsamt, ostrukturerat Frustration och i värsta fall ev uppsägningar hos både medarbetare och chefer. Svårigheter att utföra uppdraget 4 4 Sämre resultat 3 3 Sämre resultat 4 4 Strukturerad kompetensplanering med kompetensstegar, rätt använd kompetens och kompetensmix Bryta ner utvecklingen på organisationsnivå Processutveckling och strukturella förändringar Workshop med chefer kring kompetensmix. Framtagna mallar för stegar och kompetensplan Dialog med de enheter som har oönskad utveckling. Resurssätta verksamhetsutveckling planer Ekonomiuppföljning Uppföljningsmöten Sommaren 2017 månatligen månatligen HR-chef /Ekstab/GSF /Ekstab/CVU

5 Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Byggkostnader ökar, större underskott Medel till investeringar tas från vården, tex försämrad tillgänglighet 4 1 Bättre följsamhet till reglementet Kontrollera ekonomisk konsekvens i varje beslut reglementet löpande /Ekstab Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Felaktiga beslut Försämrade ekonomiska förutsättningar som påverkar möjligheten att bedriva god vård 4 3 Värdeskapande nyckeltal Matcha uppgifter i systemen Kontrollera adm system Löpande Ekonomer/ekon omi-staben Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Dålig kontroll på ekonomiskt flöde. Verksamheten belastas med felaktiga kostnader. 3 4 Fokus på uppdraget som attestant Återkommande utb Inventering av register i redovisningssystemet. GSF/Ekonomistaben lse Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Anställd med eget företag anlitas av Region Skåne Brott mot skattelagstiftningen om huvudarbetsgivare 4 2 Samordna HRfunktionens genomlysning av bisysslor med upplägg i Leverantörsreskontror Passivsätta ev lev-id med anställda som ägare Kontrollera HR s lista över anställdas företag mot Lev-reskontran i redovisningssystemet GSF/Ekonomistaben HR- och EK-chef lse Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Förlorade intäkter Sämre resultat 3 3 utomlänsfakturering Granskning av utomlänsfakturering Följsamhet mot regler och riktlinjer Löpande GSF Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Sämre resultat - kan påverka verksamheten/utbudet Konskekvensen kan innebära bl. a. försämrad tillgänglighet 4 4 Utbildning/information för ett öka kompetensen inom detta område er med fokus på åtgärder beslutade åtgärder Månatlig Förvaltningsledning Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Medarbetarna har bisysslor som inte är förenligt med anställningen se beskrivning under Attraktiv arbetsgivare Felaktiga ej kvalitetssäkrade varor/tjänster inköps Risk att projekt inkräktar på ordinarie uppdrag Utmattad personal, förtroende för regionen rubbas, medarbetarern arbetar för konkurrerande verksamhet,. Avtalsbrott som leder till ersättningskrav från leverantörer Varken projektägaren eller ordinarie uppdragsgivare får det resultat som förväntats från början Utbildninginsatser för chefer Fokus på resor, kontorsmaterial, tryckeritjänster och bemanningsföretag Dokumentation och förankring av beslut Vid avslag återkopplar respektive chef Direktkontakt med de attestanter som inte följer avtal Konsekvenser ska belysas innan beslut om projekt regler och riktlinjer Kontroll av verkligt utfall samt underlag till verifikationer inom resp. område Följer projektens riktlinjer samt att enskilda projekt hanteras korrekt Medarbetar samtalet, vid nytrekryteri ng och årligen Löpande/sti ckprov HR-stab Ekonomer/ekon omi-staben GSF/Ekonomist aben lse

6 Riskkarta Sjukvårdsnämnd Sund 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET