God ekonomisk hushållning och intern kontroll

Transkript

1 God ekonomisk hushållning och intern kontroll Enligt kommunallagen ska mål och riktlinjer av betydelse för god ekonomisk hushållning anges. För Region Skåne gäller att de övergripande målen som fullmäktige beslutar om i verksamhetsplan och budget ska leda till god ekonomisk hushållning. Det interna kontrollarbetet är integrerat med de ordinarie processerna för planering, genomförande och uppföljning. De obligatoriska verksamhetsmässiga kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i verksamhetsplan och budget. Därtill kommer ett antal obligatoriska administrativa kontrollområden som beskrivs inom ramen för planeringsoch budgetprocessen och annan verksamhetsstyrning. Intern kontroll ingår som en del i regionstyrelsens uppsiktplikt och ska säkerställa: Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Tillförlitlig (ekonomisk) rapportering Efterlevnad av gällande lagar och förordningar Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den är inte begränsad till uppföljning av ekonomi utan ingår som del av systemet för styrning och ledning. Process för intern kontroll Regionstyrelsen har utifrån sin uppsiktsplikt ett övergripande ansvar att säkerställa att en intern kontrollorganisation upprättas och utvecklas utifrån behov samt besluta om anvisningar. I planeringsdirektivet, som innehåller förutsättningar som vision, strategiska mål och preliminära ekonomiska förutsättningarna inklusive riskbedömning, integreras också de obligatoriska kontrollområdena. Nämnd/styrelse ska utifrån direktivet inkomma med yttranden till styrelsen. Processen för (och arbetet med) den interna kontrollen i Region Skåne är integrerad med processerna för planering, budget och uppföljning. Logiken i det utvecklade systemet för intern kontroll är att para ihop mål med risker och risker med kontroller baserat på en kartläggning och bedömning av riskerna. Mål och måluppfyllnad utgör viktiga kriterier för vad som innefattas i intern kontroll och styrning. De obligatoriska kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i Region Skånes verksamhetsplan och budget. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa mål utarbeta egna interna kontrollplaner med mål och aktiviteter som är anpassade till genomförda riskanalyser. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare Långsiktigt stark ekonomi Regionfullmäktiges och budgetens övergripande mål är styrande och omfattar all verksamhet. I verksamhetsplan och budget anges, utifrån dessa mål, inriktning och mer specifika uppdrag som verksamheten har att förhålla sig till under respektive avsnitt. Efter att fullmäktige beslutat om verksamhetsplan och budget ansvarar regionstyrelsen för att utarbeta en uppföljningsplan för nästkommande år. Denna uppföljningsplan omfattar den fördjupade uppföljning som görs i samband med nämndernas verksamhetsberättelser och Region Skånes samlade delårsrapport per augusti och årsredovisningen. Planen beskriver vad respektive nämnd förväntas redovisa och analysera för att ge en samlad bild av måluppfyllelsen för respektive nämnd men också för Region Skåne som helhet. De administrativa kontrollområdena är främst rutinorienterade med tydlig koppling mellan den faktiska kontrollen och de arbetsmoment eller åtgärder som ska genomföras. De säkerställer att olika system och rutiner fungerar på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt. Urval av områdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är återkommande beroende på exempelvis hög inneboende risk till följd av komplexa regler eller att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling). Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Planen för intern kontroll förutsätter också att respektive verksamhet fattar beslut om specifika kontrollområden utifrån sina förvaltningsuppdrag eller verksamhetsplaner och riskanalyser. Om det finns behov kan regiondirektören fatta beslut om kompletteringar av planen efter samråd med berörd verksamhet.

2 Plan för intern kontroll De obligatoriska kontrollområdena avseende Region Skånes interna kontroll beslutas av regionstyrelsen i samband med planeringsdirektivet och fastställs i samband med verksamhetsplan och budget. Plan för uppföljning av den interna kontrollen beslutas av styrelse, nämnd, förvaltning och bolag i samband med respektives verksamhetsplan och budget. Som grund för styrningen ska en riskbedömning göras för verksamheten. Förslag till beslut: Nämnd/styrelse fastställer verksamhetsplan, uppdrag och internbudget inklusive plan för intern kontroll i enlighet med av regionfullmäktige fastställd verksamhetsplan och budget. Regionstyrelsen godkänner planer för intern kontroll för för Region Skånes nämnder och dess förvaltningar samt lägger informationen om Region Skånes majoritetsägda bolags planer för intern kontroll till handlingarna. (RS uppsiktsplikt) Uppföljning av intern kontroll Styrelse, nämnd, förvaltning och bolag ska försäkra sig om att den interna kontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Uppföljning ska ske i den omfattning och vid de tidpunkter som fastställts i planen, dock vid minst två tillfällen per år, i samband med delårsrapport samt årsredovisning. Förslag till beslut: Nämnd/styrelse fastställer uppföljning av plan för intern kontroll. Nämnd/styrelse beslutar om åtgärd med anledning av resultat av uppföljning av plan för intern kontroll. Rapportering av intern kontroll Styrelse, nämnd, förvaltning och bolag ska senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde till Regionstyrelsen. Vidare ska rapportering i enlighet med regionstyrelsens övergripande ansvar även ske i samband med delårsrapportering. Förslag till beslut: Nämnd/styrelse fastställer verksamhetsberättelse inklusive rapportering av intern kontroll och överlämnar densamma till regionstyrelsen samt lägger rapporten med godkännande till handlingarna. Regionstyrelsen godkänner återrapporteringen av intern kontroll för Region Skånes nämnder och dess förvaltningar samt lägger informationen om Region Skånes majoritetsägda bolags återrapportering av intern kontroll till handlingarna. (RS uppsiktsplikt) Nämnd/styrelse beslutar om åtgärd med anledning av rapporteringen av plan för intern kontroll.

3 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information (instruktion och anvisning) 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt) 3. IK Riskmatris inkl vägledning och exempel 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) 6. IK RS uppsiktsplikt Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).

4 Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Regionstyrelsen 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! År Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering Utvalda kontrollmomentet ej aktuellt. d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut Nämndernas, förvaltningarnas och bolagens rapporter ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Riskbedömning Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Kontrollaktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Info/Kommunikation Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Uppföljning/utvärdering Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet?

5 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet : Reducera riskerna! Åtgärda : Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Vad är en risk? Vad är ett riskvärde? En risk är en oönskad händelse som, om den inträffar, kan hindra att mål nås och att strategier genomförs. Ett riskvärde är sannolikheten för att den oönskade händelsen inträffar, i kombination med konsekvenserna av denna händelse. Riskanalysen svarar på tre frågor: Vad kan hända? Hur troligt är det? Vad blir konsekvensen? Riskanalysen läggs upp i olika steg: Identifiera risker. Beskriva risker vad beror de på och vilka konsekvenser kan de få? Värdera sannolikheten att risken inträffar och hur allvarliga konsekvenserna skulle bli. Räkna ut riskvärde för att kunna prioritera de viktigaste riskerna. Identifiera tänkbara åtgärder för att hindra att risken inträffar. EXEMPEL Område/aktivitet (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Området är av central betydelse och har en viktig koppling till delegation. Felaktigheter kan medföra betydande förtroendeskada REV NR 26/2015 Granskning av sakattest vid inköp

6 Nämnd/Förvaltning/Bolag: Regionstyrelsen För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Skåne livsk Nöjda medbo Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) inkl sannolikhet Konsekvens (beskrivning) av risk Sannolikhet Konsekvens Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet» I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt. Om vi som organisation inte lever våra värderingar riskerar vi vår arbetsmiljö Risk för högre sjukskrivningstal Det genomsnittliga antalet sjukfrånvarodagar per anställd har under 2018 minskat från 12,55 till 11,36 (per november). Frisknärvaron och den procentuella sjukfrånvaron är i princip oförändrade. Frisknärvaron 2017 var 72,3 % och låg i november 2018 på Den procentuella sjukfrånvaron har ökat från 3,3 % till 3,36 % per november Uppföljning av sjuktal Uppföljning av sjuktal 3 ggr per år HR-chef Förvaltningschef» En god servicenivå ska prägla alla Region Skånes verksamheter. Koncernkontorets uppgift är att leda, styra och samordna regionens verksamheter samt för de politiska organen. Om Koncernkontoret inte har en hög servicenivå riskeras fördröjningar. Risk för ett ineffektivt ledningssystem Avstämning görs löpande under året Genomföra mätning av kundnöjdhet Genomföra mätning av kundnöjdhet Löpande Avdelnings- chef Förvaltningschef» Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras. Koncernkontoret driver utvecklingen av Om vi inte välkomnar förbättringsidéer från de regiongemensamma processerna för att våra medarbetare finns det risk för att vi säkerställa ett effektivt resursutnyttjande. avstannar vår utveckling Avstämning görs löpande under året På enhets- och APTmöte diskutera verksamhets, ekonomi och personalfrågor frågor för att utveckla verksamheten På enhets- och APTmöte diskutera verksamhets, ekonomi och personalfrågor frågor för att utveckla verksamheten Löpande under året Avdelnings- chef Förvaltningschef Drivande utvecklingsaktör» Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden. Implementeringen av RUS fortsätter enligt antagen Plan för genomförande. Det finns dock behov av att stärka samverkan för genomförandet inom Region Skåne och med externa aktörer. Enligt den nya förordningen om regionalt tillväxtarbete (2017:583) ska den regionala utvecklingsstrategin ses över mellan varje val till regionfullmäktige. Region Skåne tittar på hur detta arbete kan läggas upp med målet att förstärka RUS:ens genomförande och ägarskap. Arbetet med att nå en långsiktigt hållbar utveckling kan gynnas av att Agenda 2030 integreras i RUS:en Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område Genomförandet av utvecklings strategin är en ständigt pågående dialog kring Skånes regionala utveckling. Implementeringen genomförs i nära samverkan med de skånska aktörerna: kommuner, näringsliv, akademi och idéburen sektor. Det sker främst genom framtagandet av strategier som konkretiserar och prioriterar utifrån den regionala utvecklingsstrategin, aktiviteter i gemensamma sam verkans plattformar samt aktiviteter i den egna organisationen. Uppföljningen sammanställs årligen via en rapport och ett seminarium anordnas för aktörerna. Under 2018 har den regionala utvecklingsstrategin setts över genom en utvärdering och olika analyser. Syftet är att undersöka om strategin behöver revideras. Ett annat syfte är att förstärka och fördjupa genomförandet. Under hösten har Region Skåne träffat olika aktörer i en icke politisk dialog för att diskutera resultatet och samtala om det finns ett behov av en revidering. Resultat av översyn och dialog överlämnas till politiken för beslut under Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen Utvecklingsdirektör Regiondirektör

7 » Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning. Implementeringen av RUS fortsätter enligt antagen Plan för genomförande. Det finns dock behov av att stärka samverkan för genomförandet inom Region Skåne och med externa aktörer. Enligt den nya förordningen om regionalt tillväxtarbete (2017:583) ska den regionala utvecklingsstrategin ses över mellan varje val till regionfullmäktige. Region Skåne tittar på hur detta arbete kan läggas upp med målet att förstärka RUS:ens genomförande och ägarskap. Arbetet med att nå en långsiktigt hållbar utveckling kan gynnas av att Agenda 2030 integreras i RUS:en Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område Genomförandet av utvecklings strategin är en ständigt pågående dialog kring Skånes regionala utveckling. Implementeringen genomförs i nära samverkan med de skånska aktörerna: kommuner, näringsliv, akademi och idéburen sektor. Det sker främst genom framtagandet av strategier som konkretiserar och prioriterar utifrån den regionala utvecklingsstrategin, aktiviteter i gemensamma sam verkans plattformar samt aktiviteter i den egna organisationen. Uppföljningen sammanställs årligen via en rapport och ett seminarium anordnas för aktörerna. Under 2018 har den regionala utvecklingsstrategin setts över genom en utvärdering och olika analyser. Syftet är att undersöka om strategin behöver revideras. Ett annat syfte är att förstärka och fördjupa genomförandet. Under hösten har Region Skåne träffat olika aktörer i en icke politisk dialog för att diskutera resultatet och samtala om det finns ett behov av en revidering. Resultat av översyn och dialog överlämnas till politiken för beslut under Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen Utvecklingsdirektör Regiondirektör» IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna. Fortsatt implementering av e-hälsostrategi Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område EHälsostrategin med sina sex insatsområden: implementering och vidareutveckling på nationella e-tjänster, utveckling av vårdens processer - vårdens omställning, skapa tekniska förutsättningar, medarbetarskap och ledarskap samt styrning och ledning har under 2018 gett effekt på ökad användning av 1177 Va rdguidens e- tjänster med en ökning av antalet invånarkonto med 50% sedan Vårdförvaltningarnas regionala handlingsplaner för skrivs nu om och anpassas efter den nationella målen 2019 där nyttjandet av 1177 Va rdguidens e- tjänster ska öka med 15% och tjänsten tidbok ska öka andelen av- och ombokningar med 50% liksom tjänsten Stöd och behandling ska tredubbla antalet påbörjade behandlingar. De regionala e- tjänsterna digital kallelse med sms-påminnelse och patientens egen provtagning är nu satta i produktion och marknadsförs under Apparna Vård & råd samt app och automater för självincheckning med betalning och frikort kommer bli publika etappvis under Idag finns 30-talet automater ute i verksamheterna och ytterligare 20 är på väg ut.projektet Skånegemensam Digitalisering område Hälsa (Region Skåne, Kommunförbundet Skåne och dess 33 kommuner) arbetar nu med etapp 2 i sex olika fokusområden för gemensamt vårdinformationsutbyte inom vård och omsorg för Skånes invånare. Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen IT-direktör Regiondirektör Attraktiv arbetsgivare» Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet. Nya chefer på Koncernkontoret går den regionalt anordnade BAS-utbildningen för chefer samt en kompletterande chefsintroduktion på Koncernkontoret. Risk för att chefer inte fullföljer sitt trebenta uppdrag Under 2018 har samtliuga nya chefer uppmanats att gå BAS-utbildningen. Samtliga nya chefer har gått den kompletterande chefsintroduktionen på Koncernkontoret. Uppföljning av deltagande görs kontinuerligt. Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef

8 » Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet. Alla medarbetare skall ha ett medarbetarsamtal om året och detta för att möjliggöra en fördjupad dialog mellan chef och medarbetare i frågor som är väsentliga för verksamheten samt egen kompetensutveckling. Det skall genomföras på ett planerat och systematiskt sätt. Risk för att chefer inte fullföljer sitt trebenta uppdrag I medarbetarundersökningen 2018 uppger 96,2 % att de under den senaste tolvmånadersperioden har haft medarbetarsamtal med sin närmsta chef. Medarbetarundersökni ngen Medarbetarundersökninge n Årligen Respektive avdelningschef HR-chef» Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Arbetsgivaren erbjuder årligen Arbetsmiljöutbildning anordnad av företagshälsovården samt kompletterande chefsintroduktion på förvaltningen Risk för att chefer inte fullföljer sitt trebenta uppdrag Under 2018 har arbetsivaren erbjudit arbetsmiljöutbildning anordnad av Previa. Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef» En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Löpande arbete i enlighet med Risk för att inte ha kompetent personal för förvaltningens kompetensförsörjningsplan uppdraget Arbete med kompetensförsörjningsplaner har skett på enhets- och avdelningsnivå under året enligt fastställd process. Sju avdelningar har inkommit med sina kompetensförsörjningsplaner till förvaltningen för analys och sammanställning. Dialog mellan chefen och HR-enheten Dialog mellan chefen och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef Långsiktigt stark ekonomi» Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Regionstyrelsens budget ska vara i balans. Obalans kan riskera genomförandet av beslutad drift/utveckling Minskar möjlighet för genomförande av beslutad drift/utveckling» Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Ofinansierade beslut Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag Regionstyrelsen har uppnått ett positivt resultat i årsbokslut Inget område identifierat vid stickprovskontroll. I beslut framgår från vilket anslag/ansvarsområde medel för finansiering skall ske. Löpande uppföljning av ekonomi. Genomarbetade beslutsunderlag. Löpande uppföljning av ekonomi. Genomarbetade beslutsunderlag. Månadssam mandrag/ Verksamhet sberättelse delår/år Chefer/Controller Förvaltningschef Löpande. Ansvarig chef Ekonomidirektör» Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Ej uppnådd effektivitet Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag Bedömning görs vid varje enskilt beslut Genomarbetade beslutsunderlag. Genomarbetade beslutsunderlag. Löpande. Ansvarig chef Ekonomidirektör Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Sannolikhet Konsekvens Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter). Läkemedelsförsörjning - följsamhet mot regler och riktlinjer Att attester och behörigheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift inte hanteras enligt centrala anvisningar. Att beställningar av läkemedel och attest av läkemedelsfakturor inte görs av behöriga beställare Inga avvikelser funna. När en person inte ska vara behörig beställare längre ska denne även plockas bort från de förråd den är registrerad på. Att registrerade Sticprov beslutsattestbehörighet er i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift följer beslutsunderlag och reglemente och att upplagda behörigheter är aktuella. Efter riskbedömning GSF Ekonomichef Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll av utlägg via reseräkningar Att utlägg via reseräkningar inte följer regelverket, att rätt moms inte är avdragen. Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm I urvalet av 9 stickprov har 5 avvikelser påträffats. Det behövs bättre rutiner för att säkerställa att hanteringen av reseräkningar sker på att korrekt vis. Hanteringen av momsen behöver förbättras, alla underlag ska bifogas reseräkningen. Kontrollera utlägg via reseräkningar, att rätt moms är avdragen. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll kring representation Att interna regler och legala regler för representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktigt. Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm stickprov har granskats och 36 stickprov har anmärkning/avvikelse. När det kommer till deltagarlistor samt syfte så måste Regionstyrelsen bli bättre på att bifoga underlag om vilka som är med och vad fakturan avser. Vidare så måste Regionstyrelsen bli bättre på att följa anvisningarna gällande gåvor. Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, utomlänsfakturering Att utomlänsfakturering inte sker in om 6 månader. Att utomlänsfakturering inte sker utifrån Region Skånes riktlinjer, vilket medför en ekonomisk påverkan som följd Kontrollmomentet är ej aktuellt. Att utomlänsfakturering sker inom 6 månader. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef

9 Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, fakturerad utförd vård Kontrollera att all utförd vård, som finns registrerad i PASIS i en angiven period och där patienten inte har betalt vid vårdtillfället, blir fakturerade rätt patientavgift i enligt med faktureringsriktlinjerna och regler för patientavgifter. Därtill kontrollera i vilken utsträckning de fakturerade vårdtillfällena blir betalda av patienterna i tid. I tid menas innan inkasso körning. Att inte Veckofiler från Tieto baserade på faktureringen läses in korrekt i Raindance. Att inte Tieto tar med allt från pasis vid utläsning som skall faktureras enligt regelverket för patientavgifter. Undersök vilka slags vårdtillfällen som det finns störst risk med att inte få betalt av patienterna. Undersök om det finns någon skillnad i risk mellan skåne och utomlänspatienter Kontrollmomentet är ej aktuellt. Att fakturering sker i enlighet med riktlinjerna och identifiera vilka risker region Skåne har med betalning av patientavgifterna. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll av kontantkassor Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer. Asyl/papperslösa följsamhet mot de arbetsrutinerna och anvisningarna som arbetats fram av koncernen, Hälso- Sjukvårdsnämnden och GSF. Att hantering av kontanta medel inte sker enligt centrala anvisningar. Att förvaltningarna går miste om intäkter i det rapporterade resultatet, på grund av att rutinerna inte fullt ut fungerar för de papperslösa. Risk att inte alla intäkter redovisas och att kontanter förvaras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst. Fakturor blir kvittade mot en kreditnota, utan att förvaltningarna samtidigt blir kompenserade genom uppbokning av statsbidrag Kontrollmomentet är ej aktuellt. Kassahantering - kontrollera hanteringen av dagskassor / centralkassor Kontrollmomentet är ej aktuellt. Kontrollera fakturor som blir kvittade att förvaltningarna samtidigt får en uppbokning i form av statsbidrag. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Bristfälliga rutiner för analys Risk att medarbetare lägger sin tid och kraft på annan verksamhet Minskar möjlighet för genomförande av beslutad drift/utveckling. Arbetsbelastning för den enskilde och enheten Regionstyrelsen har uppnått ett positivt resultat i årsbokslut Under 2018 har det inkommit uppgifter om 11 bisysslor, varav ingen har avslagits. Löpande uppföljning av ekonomi. Följsamhet mot regler och riktlinjer Löpande uppföljning av ekonomi. Vid rekryteringtillfället samt vid medarbetarsamtalet Månatligen Chefer/Controller Förvaltningschef Årligen Respektive linjechef Förvaltningschef Månadssamman drag/verksamhe tsberättelse delår/år Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Aktuella planer ej uppdaterade Risk för att inte ha rätt personal med rätt kompetens Arbete med kompetensförsörjningsplaner har skett på enhets- och avdelningsnivå under året enligt fastställd process. Sju avdelningar har inkommit med sina kompetensförsörjningsplaner till förvaltningen för analys och sammanställning. Löpande arbete i enlighet med förvaltningens kompetensförsörjnings plan, chefsansvar i linjen i nära samarbete med HRenheten. Löpande Löpande Enhet för HR och verksamhetsnära stöd Förvaltningschef Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer. Kunskap om och efterlevnad av lagar och regelverk som avser upphandling och inköp (inkl beslutsrätt) - Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad - Risk för upphandlingsskadeavgift - Rsk för skadestånd från avtalad leverantör - Risk att leverantörer tappar förtroende för RS som kund. Koncerninköp har gjort stickprov på fem avslutade upphandlingar De rena LOU-kraven är uppfyllda. Sammanvägd bedöming är att upphandlingsförfarandet gällande lagar och policies för upphandlingar följs. Mindre sannolikt att det skulle inträffa. Bristande följsamhet avseende LOU kan resultera i upphandlingsskadeavgift, vilket kan bli kännbart. Bristande följsamhet mot regler och riktlinjer kan resultera i ökade kostnader för köpta varor och tjänster. Konsekvensen kan bli kännbar Klargöra vilka dokument som ska arkiveras i rutin för arkivering. Koncerninköp har gjort stickprov på fem avslutade upphandlingar mellan 1 juli 2017 till 30 juni Sammanvägd bedöming är att upphandlingsförfarand et gällande lagar, policies och rutiner för upphandlingar följs. Rutiner för arkivering ska förtydligas om vilka dokument som ska arkiveras. Stickprover 1-2 ggr/år Koncerninköp Inköpsdirektör

10 Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer. Uppföljning av avtal och avtalstrohet (inkl utvärdering och åtgärder) Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer. Att särskilt beakta risk för oegentligheter vid upphandling och inköp - Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till högre kostnad - Risk för upphandlingsskadeavgift - Rsk för skadestånd från avtalad leverantör - Risk att leverantörer tappar förtroende för RS som kund. Uppföljning av avtal och avtalstrohet sker löpande inom alla kategorier på Koncerninköp. Idag finns dock inget systemstöd för att göra uppföljning och utvärdering effektiv. Ett systemstöd skulle öka möjligheten att följa upp efterlevnaden. Möjlig risk. Region Skåne är en skattefinansierad verksamhet och förtroendet från allmänheten är mycket viktig. För att minimera risken för korruption är det viktigt med tydlighet och ha en etisk hållning vid företagskontakter. I samband med att Riktlinje Etik vid företagskontakter finns antagen, är det mindre sannolikt att det ska inträffa. Bristande följsamhet avseende LOU kan resultera i upphandlingsskadeavgift, vilket kan bli kännbart. Bristande följsamhet mot regler och riktlinjer kan resultera i ökade kostnader för köpta varor och tjänster. Konsekvensen kan bli kännbar. Oklarheter hur man ska agera vid upphandling och inköp kan leda till korruption. Korruption snedvrider konkurrensen, leder till högre kostnader och förstör förtroende hos såväl medarbetare och medborgare. Konsekvensen kan bli kännbar Överväger inköpsriktlinjer. - Koncerninköp har gjort stickprov på inköp av kontorsmaterial och konstaterat att det förekommit otillåtna köp. Berörda har kontakts och fått information om hur man går tillväga för att beställa kontorsmaterial. En enkät skickades ut för att följa upp. - En utredning/analys för att identifiera Region Skånes behov av ett inköpsanalysverktyg (spendanalys) har skett under året. En första test version ska nu tas fram under En workshop och utbildning hölls med samtliga medarbetare på Koncerinköp av SKL. Beslut om riktlinje Etik vid företagskontakter beslutades av Koncerninköps ledningsgrupp Beslutet syftar till att ge medarbetaren vägledning vid företagskontakter och göra dem uppmärksam på risker. Implementeringa av riktlinjer: Nya medarbetares informeras av sin respektive kategori. Återkommande årlig information varje vår för samtliga medarbetare. Stickprover 1-2 ggr/år Koncerninköp Inköpsdirektör Enkät utskick till nya medarbetare för att kontrollera om att de fått information om riktlinjerna. 1 ggr/år Koncerninköp Inköpsdirektör Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente,riktlinje, anvisning mm). Redovisningsanvisningar - följsamhet mot instruktioner för redovisning av materiella anläggningstillgångar Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning mm). Redovisningsanvisningar - följsamhet mot periodiseringsrutiner av leverantörsfakturor Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning mm). Uppföljning av Ekonomidirektörens beslut Tillämpning av ekonomiska rutiner avseende e-handel m.m. i samband med omställning till ny leverantör för läkemedelsförsörjning i Region Ska ne , vilket bygger på RD- beslut om delegering av attestreglementets tillämpning. Att anläggningar blir felaktigt redovisade. Att externa leverantörsfakturor inte belastar den/de perioder kostnaden avser. Att det inte finns upprättade rutiner och rutinbeskrivningar som följer centrala anvisningar och beslut. Att arbetsmetoder inte följer rutinbeskrivningar och centrala anvisningar. Stora värden som blir felaktigt redovisade i balansräkningen Finns inga aktiveringar under denna period. Kontrollera aktivering av anläggningar. Leder till felaktigt resultat I urvalet av 25 stickprov har 4 avvikelser påträffats. Vid tveksamhet angående periodisering bör attestanten kontakta förvaltningens ekonomifunktion. Att arbetsmetoder inte är dokumenterade och att arbetsätt inte följer Ekonomidirektörens beslut Anvisningar/rutiner läkemedel. Det saknas beslutade processbeskrivningar. Risk finns att fakturor betalas utan dubbelattest, dubbelfakturering vid reservrutin. Att leverantörsfakturor belastar den/de perioder kostnaden avser. Följa upp att det finns dokumenterade rutinbeskrivningar och att dessa följer centrala anvisningar. Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Stickprov 1 ggr/år GSF Ekonomichef Efter riskbedömning Efter riskbedömning GSF Ekonomichef

11 Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning mm). Instruktioner avseende den finansiella verksamheten. Instruktionerna beskriver i detalj behörigheterna för namngivna personer att göra affärsavslut och ingå olika typer av finansiella avtal för Region Skånes räkning. Konsekvenserna av att instruktionen inte uppdateras eller följs skulle kunna få allvarliga ekonomiska konsekvenser Granskning genomförd av KPMG. Fullmakterna hos Handelsbanken var inte fullt ut uppdaterade och aktuella. Vi rekommenderar regelbunden översyn av fullmakterna så att eventuella förändringar fångas och åtgärdas omgående. I övrigt granskat utan anmärkning. Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? Extern konsult avgör metod 1 ggr/år Extern konsult Ekonomidirektör Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente,riktlinje, anvisning mm). Finanspolicy Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente,riktlinje, anvisning mm). Lämnade bidrag till organisationer och föreningar Region Skånes finansiella avtal avseende bl.a. upplåning, placeringar och derivatinstrument, vilka hanteras inom finansenheten, ger upphov till bl.a. ränterisk, valutakursrisk och motpartsrisk. Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys Konsekvenserna av en bristfällig riskkontroll eller att felaktiga beslut avseende finansiella avtal fattas skulle kunna bli allvarliga, då avtalen som hanteras uppgår till mycket väsentliga belopp Granskning genomförd av KPMG inga avvikelser har iakttagits. Regelverk och policys efterlevs inte Utbetalning av bidrag till organisationer/föreningar har skett i enlighet med beslutade policys enligt bokföringen till och med Utbetalningar avseende vissa bidrag saknas delvis eller helt. Följs Region Skånes finanspolicy? Kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. Extern konsult avgör metod 1 ggr/år Extern konsult Ekonomidirektör Stickprov 1 ggr/år GSF Förvaltningschef Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente,riktlinje, anvisning mm). Riktlinjer för de regiongemensamma stöd- och servicefunktionerna Säkerställande av övergripande stödprocesser för ekonomi och HR Felaktig process i förhållande till mål Se bilagd rapportering från GSF. Bilaga 2 Genomgång av stödprocesser Metod avgörs vid kontrolltillfälle Ekonomidirektör/ Hr-direktör Ekonomidirektör/ Hr-direktör

12 Riskkarta Regionstyrelsen 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET