Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning

Transkript

1 Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning Chatarina Blohmé Verksamhetscontroller Tfn Sms Bilaga IK årsredovisning 2018 Datum Version 1.0 Dnr 1 (13) Intern kontroll 2018 rapportering av uppföljning ÅR Nämnders och styrelsers planer för intern kontroll fastställs i samband med verksamhetsplan och budget och ska följas upp i samband med delårsrapport och årsredovisning. Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera s samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska rapporteras till regionfullmäktige. Regionstyrelsens uppsiktsplikt och intern kontroll Regionstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av s angelägenheter och övervaka övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i s bolag och därvid uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på s utveckling och ekonomiska ställning. Uppsiktsplikten fullgörs bland annat genom att begära in uppföljningar och prognoser från olika nämnder, styrelser och bolag. I uppsiktsplikten ingår också att säkerställa att har en väl fungerande intern kontroll. Intern kontroll ingår som en del i regionstyrelsens uppsiktsplikt och ska säkerställa ändamålsenlig och effektiv verksamhet tillförlitlig rapportering efterlevnad av gällande lagar och förordningar Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den är inte begränsad till uppföljning av ekonomi utan ingår som en del av systemet för styrning och ledning. Intern kontroll Nämnder och styrelser genomför kontroller i enlighet med de av regionstyrelsen godkända interna kontrollplanerna för 2018 och har lämnat rapporter utifrån det Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

2 2 (13) genomförda arbetet. Dessa rapporter, inkluderande gjorda riskbedömningar, visar att det krävs fortsatta åtgärder inom de aktuella kontrollområdena för att förbättra måluppfyllelsen rörande både verksamhet och ekonomi. För vidare informationen om rapporteringen se bilaga. Nämnderna rapporterar resultatet avseende uppföljningen av plan för intern kontroll till regionstyrelsen genom en samlad bedömning 1 per kontrollområde. Den samlade bedömningen har som syfte att ge indikation på statusen för arbetet med den interna kontrollen. Däremot innehåller rapporteringen till respektive nämnd samtliga kontrollområden enligt plan. Regionstyrelsens utvärdering Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera s samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. Utvärderingen av det samlade systemet för intern kontroll sker löpande som en del av uppsiktsplikten, som redovisas i samband med s delårsrapportering samt årsredovisning. Där framgår den samlade uppföljningen av intern kontroll för regionen, vilka eventuella problemområden som noterats och hur detta har hanterats. För det fall styrelsen har vidtagit särskilda åtgärder eller föreslagit förändringar av systemet för intern kontroll anges detta i särskild ordning. Aktuell rapportering visar att arbetet med intern kontroll integrerats med den övriga styrningen och utgått från respektive verksamhets uppdrag. Dock visar rapporterna på avvikelser och det krävs fortsatta åtgärder inom de aktuella kontrollområdena för att förbättra måluppfyllelsen rörande både verksamhet och ekonomi. Utfallet av rapporterna under året har inte föranlett korrigerande eller andra åtgärder från regionstyrelsens sida annat än vad som görs inom det löpande styr- och ledningssystemet. När regionstyrelsen, med utgångspunkt från nämndernas rapportering, utvärderar det samlade systemet för intern kontroll framgår att själva infrastrukturen med formaliadelar som framtagande, fastställande, uppföljning och rapportering av planer mm, i allt väsentligt, fungerar på ett acceptabelt sätt. Nämndernas interna kontroll I enlighet med reglementet för god hushållning och intern kontroll ska nämnderna rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen och detta ska ske i samband med delårs- och årsredovisning. 1 Den aggregerade nivån i rapporteringen avseende uppsikt kan jämföras med att resultaträkningen rapporteras med en summering av intäkter respektive kostnader och där inte saldo för varje enskilt resultatkonto särredovisas.

3 3 (13) I föreliggande uppföljning rapporteras från arbetet under Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena är målen desamma som regionfullmäktiges övergripande mål, och för de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Det bör också noteras att de övergripande målen avseende verksamheten bryts ner till ett eller flera mer konkreta mål för respektive nämnd, varför bedömningarna inte är direkt jämförbara dem emellan. I föreliggande sammanställning redovisas nämndernas samlade bedömning per område. Syftet är att ge en översiktlig och förenklad bild, och för mera detaljer och jämförelser hänvisas till respektive nämnds och styrelses uppföljning. Ev. länk till dokument med samtliga nämnders uppföljningar av planerna för intern kontroll 2018 Med avvikelse avses diskrepans mot antingen övergripande mål (verksamhetsmässiga kontrollområden) eller ändamålsenlig hantering (administrativa kontrollområden). I planerna har risken för att aktuella mål inte ska uppnås sedan tidigare bedömts på färgskalan grön (obetydlig risk för avvikelse), gul (risk för mindre avvikelse), orange (risk för avvikelse) och röd (risk för större avvikelse). I rapporteringen har händelseutvecklingen under året inom respektive område beaktats. Nämnderna har därvid bedömt utfall i relation till mål samt effekten av internkontrollarbetet inom de olika områdena på en färgskala från grön (acceptabel nivå) till gul (mindre brister) till orange (brister) till röd (större brister). Bedömningen (färgsättningen) är alltså en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som internkontrollarbetet har haft.

4 4 (13) Obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområde De obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i s verksamhetsplan och budget. Det ankommer på nämnder och styrelser att utifrån dessa mål utarbeta egna interna kontrollplaner med mål och aktiviteter som är anpassade till genomförda riskanalyser. Inom de verksamhetsrelaterade kontrollområdena är målen desamma som fullmäktiges övergripande mål. Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena rapporteras om avvikelser för samtliga målområden avseende intern kontroll, vilket också stämmer väl med rapportering av måluppfyllelse i månads- och delårsrapportering under året. Det återstår en del arbete för att den interna kontroller ännu bättre ska kunna bidra till styrningen och måluppfyllelsen i dessa delar. Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll Kollektivtrafiknämnd Kulturnämnd Regional utvecklingsnämnd Hälso- och sjukvårdsnämnd Sjukvårdsnämnd Sus Sjukvårdsnämnd Sund Sjukvårdsnämnd Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd Regionstyrelse Personalnämnd Servicenämnd Patientnämnd 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi Respektive nämnd har ansvar för en eller flera verksamheter i enlighet med fullmäktiges beslut och respektive nämnd ska var och en inom sitt område varje år anta en 2 särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Detta i syfte att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt i förhållande till uppdrag och mål från fullmäktige och bestämmelser i lag och annat. En riskanalys utgör en del i arbetet med den interna kontrollen och ger också underlag för prioritering av åtgärder för att nå nämndens mål från fullmäktige. 2 Servicenämnden har inte antagit en plan för nämndens uppföljning av den interna kontrollen utifrån nämndens uppdrag och mål från fullmäktige. Nämnden har endast fastställt planerna för uppföljning av intern kontroll för respektive förvaltning inom nämndens verksamhetsområde.

5 5 (13) Obligatoriska administrativa kontrollområde De administrativa kontrollområdena är främst rutinorienterade med tydlig koppling mellan den faktiska kontrollen och de arbetsmoment eller åtgärder som ska genomföras. De säkerställer att olika system och rutiner fungerar på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt. Urval av områdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är återkommande beroende på exempelvis hög inneboende risk till följd av komplexa regler. För de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Vad avser de administrativa kontrollområdena visar rapporteringen på avvikelser inom samtliga områdena, med variation beroende på verksamhet och omfattning. Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll Kollektivtrafiknämnd Kulturnämnd Regional utvecklingsnämnd Hälso- och sjukvårdsnämnd Sjukvårdsnämnd Sus Sjukvårdsnämnd Sund Sjukvårdsnämnd Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd Regionstyrelse Personalnämnd Servicenämnd Patientnämnd a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut De majoritetsägda bolagens interna kontroll Regionstyrelsen ska också informera sig om arbetet med den interna kontrollen för de majoritetsägda bolagen. De majoritetsägda bolagen har bedrivit sitt arbete med intern kontroll enligt beslutade planer, vilka också varit föremål för information till regionstyrelsen. Regionstyrelsens övergripande ansvar avseende intern kontroll Regionstyrelsen godkänner rapporteringen för intern kontroll för nämnderna 2018 samt lägger informationen om s majoritetsägda bolags uppföljning av intern kontroll 2018 till handlingarna.

6 6 (13) Nämnderna och dess förvaltningars interna kontroll För de nämnder som omfattar mer än en förvaltning/verksamhet/område har nämnd också beslutat om uppföljningen för respektive förvaltning alternativt verksamhet/område. Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll Kollektivtrafiknämnd 43 Skånetrafiken Kulturnämnd 40 s kulturförvaltning Regional utvecklingsnämnd 79 Regionala utvecklingsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnd 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm Sjukvårdsnämnd Sus 16 Skånes universitetssjukvård Sjukvårdsnämnd Sund 14 Skånevård Sund Sjukvårdsnämnd Kryh 12 Skånevård Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd 76 Habilitering och Hjälpmedel Regionstyrelse 71 Regionstyrelsen Personalnämnd 77 Personalnämnden Servicenämnd 68 Regionfastigheter 63 Regionservice Patientnämnd 81 Patientnämndens kansli 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll Kollektivtrafiknämnd 43 Skånetrafiken Kulturnämnd 40 s kulturförvaltning Regional utvecklingsnämnd 79 Regionala utvecklingsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnd 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm Sjukvårdsnämnd Sus 16 Skånes universitetssjukvård Sjukvårdsnämnd Sund 14 Skånevård Sund Sjukvårdsnämnd Kryh 12 Skånevård Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd 76 Habilitering och Hjälpmedel Regionstyrelse 71 Regionstyrelsen Personalnämnd 77 Personalnämnden Servicenämnd 68 Regionfastigheter 63 Regionservice Patientnämnd 81 Patientnämndens kansli a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut

7 7 (13) Förvaltningarnas interna kontroll Regiondirektören rapporterar till regionstyrelsen som är slutlig adressat för merparten av den information som härrör från förvaltningarnas uppföljningsarbete avseende den interna kontrollen. Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll och statusen på den interna kontrollen avrapporteras senast i samband med årsredovisningen. Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll 43 Skånetrafiken 40 s kulturförvaltning 79 Regionala utvecklingsnämnden 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm 16 Skånes universitetssjukvård 14 Skånevård Sund 12 Skånevård Kryh 76 Habilitering och Hjälpmedel 71 Regionstyrelsen 77 Personalnämnden 68 Regionfastigheter 63 Regionservice 81 Patientnämndens kansli 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll 43 Skånetrafiken 40 s kulturförvaltning 79 Regionala utvecklingsnämnden 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm 16 Skånes universitetssjukvård 14 Skånevård Sund 12 Skånevård Kryh 76 Habilitering och Hjälpmedel 71 Regionstyrelsen 77 Personalnämnden 68 Regionfastigheter 63 Regionservice 81 Patientnämndens kansli a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut

8 8 (13) Gemensamma stöd- och servicefunktioner Styrelsen ska utfärda riktlinjer för s gemensamma stöd- och servicefunktioner. De administrativa kontrollerna kopplade till funktionsdirektörernas uppdrag till GSF utgår från en koncerngemensam bedömning och beslutas av och rapporteras till regionstyrelsen ( kundplan ), samt för kännedom även till nämnderna oh styrelserna. För de nämnder och styrelser som i sin plan för intern kontroll har med kontrollåtgärder enligt "kundplan" rapporteras dessa också till aktuell nämnd och styrelse. Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll Bilaga Sammanställning IK-rapport administrativa områden GSF* Gemensamma stöd- och servicefunktioner Styrelsen ska utfärda riktlinjer för s gemensamma stöd- och servicefunktioner. De administrativa kontrollerna kopplade till funktionsdirektörernas uppdrag till GSF utgår från en koncerngemensam bedömning och beslutas av och rapporteras till styrelsen ( kundplan ) (samt för kännedom även till nämnderna). För de nämnder/styrelser som i sin IK-plan har med kontrollåtgärder enligt "kundplan" rapparteras dessa också till aktuell nämnd/styrelse : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse * * * * * * * * * * * * * * * * * * a) Attesthantering inkl. behörigheter Behörigheter beställare läkemedel b) Skattelagstiftning Representation 43 Skånetrafiken 40 s kulturförvaltning 79 Regionala utvecklingsnämndens förvaltning 78 Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm 16 Skånes universitetssjukvård 14 Skånevård Sund 12 Skånevård Kryh 76 Habilitering och Hjälpmedel 71 Regionstyrelsens förvaltning (Förtroendemannaorg. och Ko 90 Finansförvaltningen 95 Transaktionsföretag 75 Södra regionsvårdsnämndens kansli 77 Personalnämndens förvaltning 68 Regionfastigheter 63 Regionservice 81 Patientnämndens kansli 82 Revisionskontor Reseräkningar c) Fakturahantering Kundfakturering utomlänsvård Kundfakturering patientavgifter Kudfakturering asyl Kundfakturering avstämning kassa Kundfakturering centralkassor h) Verkställighet beslut Aktivering av anläggningar Leverantörsfaktura periodisering Användare rutiner läkemedel Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas, stoppas eller uppmärksammas. Fel eller brister som noteras ska bli föremål för utredning och dokumenteras. Syftet med rapporteringen är att man ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats och vara underlag för kontinuerliga förbättringar.

9 9 (13) Attesthantering: Skattelagstiftning representation: Behörighet beställare läkemedel Med undantag för Södra Regionvårdsnämndens kansli så efterlevs inte reglerna för representation samt s interna anvisningar gällande gåvor. Det innebär i förlängningen att det ofta lyfts felaktig moms. Diverse utbildningar och informationsträffar gällande skatteverkets regelverk har hållits under året Bolagen: För Folktandvården AB redovisas avvikelse (orange) medan det för Business AB inte redovisas avvikelse (grön). Åtgärd: Diverse utbildningar och informationsträffar gällande skatteverkets regelverk har hållits under året och kommer utföras kontinuerligt även framöver. Reseräkningar: Granskningen visar på att hantering av reseräkningar fortfarande är bristfällig. Det saknas ofta kvitton och många gånger hela underlag för reseräkningar. Det är attestantens ansvar att se till att reseräkningen uppfyller kraven och att kvitton i original är bifogade. Då reseräkningen saknas i arkivet eller kvitton inte bifogats reseräkning har vi kontaktat förvaltningen/bolaget. Vid några tillfällen har detta genererat en komplett reseräkning. Det går inte att utesluta att reseräkningar försvinner under postgången från enheten till GSF. Vidare kan det förekomma att insortering av reseräkningar på GSF inte fungerar. Vi kan inte med säkerhet uttala oss om hur vanligt detta är men med tanke på att några förvaltningar har få avvikelser eller inga alls så torde det i huvudsakligen bero på bristande hantering på enheten. Bolagen: För Folktandvården AB redovisas avvikelse (orange) medan det för Business AB redovisas mindre avvikelse (gul). Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör. Fakturahantering kund utomlän: Granskningen visar att det har skett systematiska fel i utomlänsfaktureringen på framför allt vårdvalen på SUS, där några enheter överhuvudtaget inte har fakturerats fram till och med denna granskning slutfördes i år. Vidare har granskningen sett att utomlänspatienter på kvälls-och helgmottagningarna inom primärvården heller inte har fakturerats. Granskningen pekar också på att vissa kontakttyper inom öppenvården medvetet har utelämnats i utomlänsfakturering trots att kontakttyperna är definierade i prislistan för Södra Regionvårdsnämnden även på sjukhus andra än SUS. Det handlar om kvalificerad telefonrådgivning och brev. Ej rapporterad avvikelse i GSF kundplan avser utomlänsfakturering i samband med ändrade rutiner för hantering av speciallivsmedel inom läkemedelsförmånerna. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör. Fakturerahantering kund patientavgift: Granskningen visar att komplexiteten i patientavgiftsregelverket emellanåt resulterar i att felaktiga patientavgifter faktureras. Däremot är antalet ofakturerade patientavgifter få till antalet, d.v.s. låg risk. Den absolut största risken och konsekvensen med fakturerade patientavgifter är utebliven betalning. Det är höga belopp som förs över till inkasso och särskilt då från patienter med adress i utlandet samt från Skåne patienter som fakturerats avgift för uteblivet besök (sent återbud). Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör. Fakturahantering kund asyl: Granskning av fakturerade vårdtillfällen är utförd för perioden juni 2017 genom stickprov jämfört fakturerade vårdtillfällen med faktisk vårdproduktion registrerad i Pasis. Granskning visar att flera patienter saknas i fakturering, uteblivna DRG registreringar tillsammans med att vissa kontakttyper inom öppenvården utelämnats helt i faktureringen, vilket

10 10 (13) motiverar den samlade orange färgen. Vid beräkning av ersättning tillämpas det beslut som s samverkansgrupp för Södra Regionvårdsnämnden tidigare tagit vad gäller olika kontakttyper avseende Asyl. Bolagen: För Folktandvården AB redovisas mindre avvikelse (gul). Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör. Fakturahantering dagskassor: Regionservice: Granskningen har avsett tre olika restaurangkassor. I ett fall har alla intäkter inte bokförts senast påföljande arbetsdag. Detta tillsammans med oklar redovisning av intäkter gör att oredovisade intäkter inte helt kan uteslutas. Kassabehållningen förvaras inte enligt s anvisningar på enheten. Kassaapparaterna är olika och uttag av dagböcker sker ej. Avstämning mellan dagbok och redovisad försäljning har ej skett. Analys av dagboken saknas. Tekniken för uttag av dagbok är oprövad. Leverantörerna har hjälpt till eftersom personalen endast kan hantera den löpande kassahanteringen. Den framtida granskningen bör inriktas på korrekt hantering av kassaapparater i avvaktan på att Regionservice skaffar nya och enhetliga kassaapparater. Hantering av kontanta medel ger alltid en hög riskbedömning därför ska alltid detta kontrollmoment ligga fast i IK-planen. Bolagen: För Folktandvården AB visar stickprovsgranskningen av dagskassor att förvaring och hantering sker enligt centrala anvisningar. Överskott och kassabrister förekommer men rättas upp genom att kliniker skickar in kassarapportavvikelser till huvudkontoret för rättning enligt rutiner för kassadifferenser. Fyra centralkassor har granskats. Resultatet visar inte på några allvarliga avvikelser avseende personalens hantering av kontanta medel. Hela kedjan från centralkassorna till Patientservice ser ut att fungera bra utan några synbara risker. Faran för oegentligheter från personalens sida förefaller låg. Vid något tillfälle saknas dagsavslut och räkenskapsmaterial har inte sorterats i kronologisk ordning. En av enheterna har inte redovisat via serviceportalen. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör. Verkställighet av beslut användare rutiner läkemedel: Det saknas beslutade processbeskrivningar. Risk finns att fakturor betalas utan dubbelattest, dubbelfakturering vid reservrutin, attesträtter som borde vara avslutade ligger kvar och attesterar abonnemang. Sak- och beslutsattestant på GSF sakar utan kunskap om leverans. Hänvisning till granskningsprogram för ytterligare information. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående och ska återrapporteras till respektive funktionsdirektör.

11 11 (13) De majoritetsägda bolagens interna kontroll Reglementet för god hushållning och intern kontroll inom fastslår att de majoritetsägda bolagens styrelser, på samma sätt som regionstyrelsen och nämnderna, ska upprätthålla en god hushållning och intern kontroll. Därutöver finns särskild reglering av den interna kontrollen i aktiebolagslagen och andra ramverk för bolag. Aktiebolag är egna juridiska personer avskilda från s övriga organisation. Holding AB är moderbolag i den koncern som omfattar huvuddelen av majoritetsägda bolag och ska bland annat ansvara för en aktiv ägarstyrning, uppföljning och kontroll. De majoritetsägda bolagen har bedrivit sitt arbete med intern kontroll enligt beslutade planer, vilka också varit föremål för information till regionstyrelsen. Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll Holding AB (100%) Folktandvården Skåne AB (100%) Skåne Care AB (100%) Innovation Skåne AB (100%) Malmö Opera och Musikteater AB (90%) Skånes Dansteater AB (90%) Business AB (85%) Event in Skåne (100%) Film i Skåne (100%) Invest in Skåne (100%) Tourism in Skåne (100%) Skåne European Office (Belgien) (100%) Depå Hässleholm AB (100%) 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut

12 12 (13) COSO:s ramverk för Internal Control Ramverket utgör en norm för att utforma och upprätthålla effektiv intern styrning och kontroll. De 17 principerna är fördelade över fem komponenter: kontrollmiljö (egentligen styr- och kontrollmiljö), riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation och övervakning/uppföljning. Dessa komponenter är ömsesidiga och måste alltså utformas och fungera ihop, både inom organisationens olika delar och inom organisationen som helhet. Rapporteringen av den interna kontrollen ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Aktörer är bland annat regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder och förvaltningar respektive styrelser och bolag och dess roller kan beskrivas enligt följande: Riskbedömning Regionfullmäktige beslutar om reglementen för regionstyrelse och nämnder, intern kontroll och fastställer verksamhetsplan och budget samt delårsrapport och årsredovisning. Regionstyrelsen beslutar om förvaltningsövergripande anvisningar, mallar och kontrollområden (inkl. riskbedömning). Vidare beslutar styrelsen om relevanta åtgärder avseende förbättringar och avvikelser. Styrelsen har uppsikt över nämndernas arbete med intern kontroll och rapporterar vidare till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning samt vid behov. Nämnder/styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och med riskbedömningar som grund beslutar nämnd/styrelse om plan och uppföljning. Nämnd/styrelse rapporterar den interna kontrollen till styrelsen i samband med delårsrapport och årsredovisning samt fastställer planen i samband med beslut om verksamhetsplan och budget. Förvaltning/bolag omsätter beslut och regelverk och integrerar det interna kontrollarbetet i styrning och linjearbete bland annat genom att kommunicera med chefer och medarbetare. Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Koncernkontoret har i uppdrag att ta fram anvisningar och mallar för arbetet med den interna kontrollen samt underlag för bedömning av risker som grund för styrelsens beslut om kontrollområden.

13 13 (13) Bland annat görs en riskbedömning av respektive nämnd/styrelse i yttrandet avseende planeringsdirektivet. Bedömning av aktuella områden utgår också från granskningsrapporter, uppföljningar och omvärldsanalys. Förvaltningschef eller motsvarande har i uppdrag att säkerställa att förslag till intern kontrollplan, inklusive risk- och konsekvensbedömning, tas fram till nämnd/styrelse. Ett regionalt nätverk med representanter från förvaltningar och bolag syftar till att utveckla den interna kontrollen utifrån organisationens behov. Kontrollaktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Det interna kontrollarbetet bidrar genom sin årliga plan, kontinuerlig uppföljning och rapportering under året med beslutsunderlag och åtgärder/aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelse. Arbetet med planen och rapporteringar av det interna kontrollarbetet utgör en återkommande del i styrningen och påtalar vikten av att hålla ordning och reda och åtgärda avvikelser. Fokus på avvikelser och åtgärder i den månadsvisa uppföljningen är en del i den interna kontrollen. Info/Kommunikation Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Planer, uppföljningar och rapporteringen av den interna kontrollen bereds och publiceras som övriga handlingar och protokoll för respektive politiskt organ på skane.se. Publicering av regelverk, anvisningar och malla sker också på Region Skånes intranät. Vidare ingår den interna kontrollen i den löpande uppföljningen samt rapporteringen avseende regionstyrelsens uppsikt som görs på SharePoint. Uppföljning/utvärdering Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet? Den kontinuerliga uppföljningen och rapporteringen inkluderar avvikelser och åtgärder, som har till syfte att bidra till måluppfyllelse och efterlevnad av regelverk.