Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken

Transkript

1 Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! År 2018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-1: Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet NKI-Nöjd Kundindex, Resandeutveckling och punktlighet 2. Drivande utvecklingsaktör Fossilfritt - energieffektivitet, IT, Dataskyddsförordningen/Personuppgiftsbehandling 3. Attraktiv arbetsgivare Prestationsnivå, sjukfrånvaro, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi Ekonomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter Kontroll av attestbehörigheter b) Skattelagstiftning Skattelagstiftningens krav c) Fakturahantering Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan Resultat - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor Kontroll av bisysslor f) Kompetensförsörjning Efterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling och inköp Upphandling och inköp av varor och tjänster h) Verkställighet beslut Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering Nämndernas, förvaltningarnas och bolagens rapporter ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Kontrollmiljö bedömning er bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Kontrollaktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Info/Kommunikation analysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Uppföljning/utvärdering Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet?

2 Nämnd/Förvaltning/Bolag: Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Sannolikhet Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) Kontrollmoment Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare Rapportering/ Uppföljning Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål för kundnöjdhet, punktlighet och resandeutveckling är övergripande mål för service och trafikleverans gällande kollektivtrafiken. Målen bedöms vara relativt högt satta för kommande år, men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. Bristande måluppfyllelse bedöms kunna vara besvärande för Skånetrafiken och sannolikheten är mycket hög att det blir fel. ORA NGE Hur kunderna upplever bemötande och kundservice, attityder och resvanor mäts bl a genom Kollektivtrafikbarometern. Målet gällande NKI Nöjd Kund nåddes inte för 2015 och 201 och kommer sannolikt inte nås för Det finns en fortsatt risk att NKI - Nöjd Kund ligger under målet Nöjd Kundindex - Nöjd Kund långt under målet kan innebära förtroendeskada samt påverka resenärernas vilja att resa med Skånetrafiken *4=1 Uppföljning genom Kollektivtrafikbarometern visar vikande trend NKI Nöjd Kund. Kollektivtrafikbarometern NKI Nöjd Kund. Nöjd Kundindex ska öka. Månadsvis Marknadsanalytiker Planeringschef» I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt.» En god servicenivå ska prägla alla s verksamheter.» Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras. Resandet i kollektivtrafiken ökade under perioden Bristande måluppfyllelse gällande med 54 %. Resandeutveckling behöver resandeutvecklingen innevarande år ligga högre än regionfullmäktigemålet och det påverkar andra mål gällande miljö föreslagna inriktningsmålet på 3 % 2018, om (effektiv kolletkivtrafik), marknadsandel fördubbling av resandet ska kunna uppnås till och fördubbling *4=1 2 Resultatrapportering för janauri-september 2017 visar att målet resandeutveckling 3- % eventuellt nås, men sannolikt inte 2018 års riktmål på 3%. Biljettsystem och resanderäkning (APC och manuella räkningar) Nås regionfullmäktigemålet med resandeutveckling 3- %? Månadsvis Business Controllers Samtliga Affärsområdeschefer Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser inte ut att nås för pågatåg, öresundståg, stadsbuss, Punktlighet under målen kan komma att regionbuss eller serviceresor Punktligheten påverka såväl kundernas nöjdhet som påverkas av framkomlighetsproblem och resandeutvecklingen. kvalitetsbrister väg och järnväg *4=1 2 Resultat och - redovisning under 2017 visar att målet inte uppnås. Planerad avgång/verklig avgång Nås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Månadsvis Business Controllers Samtliga Affärsområdeschefer Drivande utvecklingsaktör RÖD» ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden.» Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning.» IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna. Skånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss 2018 förväntas uppnås, men vissa utmaningar kvarstår. Utmaning med serviceresefordon och fossilfritt med målår Under 2018 blir det kritiskt att gör och kontroller av drivmedlen och förväntad drivmedelstillgång. Det kvarstår en del överenskommelser med trafikföretag för att fossilfrimålen ska kunna uppnås. Under 2017 har Skånetrafiken drabbats av ett antal IT-incidenter och det har påverkat digitala leveranser med intäktsbortfall och avbrott i samhällskritisk trafikleverans. På global nivå ökar antalet brott kopplade till IT ökat. Skånetrafiken har en omfattande egen IT-infrastruktur och såväl samhällskritiska som kundkritiska verksamhetssystem som levererar dygnet runt. Högre miljöbelastning än förväntat/planerat kan resultera i missade mål gällande fossilfritt/energieffektivt samt förtroendeskada. IT-incidenter och IT-leveransavbrott kan leda till leveransavbrott i flera delar av verksamheten samt intäktsbortfall och förtroendeskada 3 3 3*3= *4=1 Uppföljning av drivmedel och fordon genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelsleverantörer samt genom fordonssystemet FRIDA. Granskning av Region Skånes arbete med ITsäkerhet samt omvärldsanalys och inträffade incidenter under Uppföljning och kontroll fossilbränslefri och energieffektiv kollektivtrafik Lever trafiken upp till mål gällande fossilfritt och energieffektivt? Tertialvis Miljö- och hållbarhetsstrateg Planeringschef Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga ass

3 Skåne livskvalitet i världskla Nöjda medborgare Under 2018 träder Dataskyddsförordningen i kraft. Denna innebär tydligare sanktionsmöjligheter för främst Datainspektionen i form av höga Avvikelser från den nya lagstiftningen bötesbelopp vid avvikelser i genom Dataskyddsförordningen kan personuppgiftsbehandling. Skånetrafikens innebära såväl faktiska kostnader som medarbetare och kunder kommer att ha möjlighet förtroendeskada. att begära skadestånd vid felaktig hantering av personuppgifter och särskilt felaktig hantering av känsliga personuppgifter *4=1 Ny lagstiftning med högre krav på personuppgiftsbearbetning Personuppgifts-behandling som är lagenlig genom bl a interna revisioner. Finns det avvikelser i personuppgiftsbehandlingen? Har avvikelserna rapporterats korrekt? Tertialvis Personuppgifts-ombud AO-chef Serviceresor samt Försäljningschef Attraktiv arbetsgivare GUL Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen Springlife anger också övergripande hur Sämre resultat prestationsnivå kan ha ledarskapet fungerar på arbetsplatsen och hur detta påverkan på effektivitet och påverkar medarbetarna. Utvecklingen har varit förändringskraft. positiv de senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar *2=4 Årlig resultat och -redovisning gällande Springlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Mäts genom Medarbetarenkäten Springlife Uppnås målet för Prestationsnivå i Springlife 2018? Årligen HR-specialist HR-chef» Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet.» ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.» En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18, dagar 2015 och 19,11 dagar 201. Målet för sjukfrånvaron nåddes inte 2015 och har målet varit 18 dagar och risk finns att sjukfrånvaron ligger över målet. en är att de åtgärder som genomförts inte har varit tillräckliga. Skånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.skånetrafiken har kompetensförsörjningsplan för som baseras på s kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer. En sjukfrånvaro som ökar ytterligare kan innebära att verksamhetens medarbetare inte hinner lösa arbetsuppgifter i tid och kan dessutom behöva rekrytera in nya medarbetare på vissitd eller tillsvidare. Kompetensbrister kan bidra till sämre kvalitet i utförande av arbetsuppgifter och verksamhet *3= *2=4 Årsredovisning, delårsredovisningar och månadsvisa resultatar Årsredovisning och Granskning av Kompetensförsörjning - (rapport nr ) visar att Skånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. Kontroll sjukfrånvaro genom resultat Kontrollera att Kompetensförsörjningsplan finns och att verksamheten använder planen Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört med genomsnittlig sjukfrånvaro 2017? Samtliga Affärsområden/avdelningar ska arbeta med kompetensförsörjning Tertialvis HR-specialist HR-chef Årligen HR-specialist HR-chef Långsiktigt stark ekonomi Målet i s verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi innebär leverans av överskott på total 2 % Skånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans Viss höjd bör dock tas för stramare intäkts- och budgetvillkor. Målet i s verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi och ekonomi i balans 2018 kan innebära sämre möjligheter att hantera ev. oväntade kostnader och avvikelser i intäktsutvecklingen. GUL» ska planera med framförhållning och handlingsberedskap.» s alla beslut ska vara finansierade.» Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Kollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har under flera år varit ekonomi i balans.skånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för 2017, trots prognosticerat underskott under året. En ekonomi som inte är i balans påverkar handlingsutrymme och kan orsaka förtroendeskada 3 2 3*2= Årsredovisning/Bokslut, Resultat och - redovisning under året. Analys av det ekonomiska resultatet 3 2 3*2= Analys av intäktsutvecklingen Är ekonomin i balans? Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Är biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Månadsvis Pris- och Affärsansvarig Försäljningschef 3 3 3*3=9 Mätning av fusk och bedrägerier genom kontrollantverksamheten Minskar fusket som mäts genom kontroller? Tertialvis Enhetschef Företag&Partners Försäljningschef Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Sannolikhet Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (rapport/mätning/rutiner) Kontrollmoment Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare Rapportering/ Uppföljning (status)

4 Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3= Kontroll av förteckning över Årlig Kontroll av attestbehörighet registrerade attestbehörigheter Enhetschef ekonomi Stabschef Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Kontinuerlig kontroll Följs skattelagstiftningens krav? Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3= Stickprov fakturor Är fakturor attesterade enligt s regelverk och Skånetrafikens instruktioner? Tertialvis Enhetschef ekonomi Stabschef Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 2*3= Månadsvis vid resultat Finns och används rutiner för analys, prognos och åtgärder vid eventuella avvikelser? Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Kontinuerlig kontroll Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med Skånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer. Efterlevs kompetensförsörjningsplan för Skånetrafiken? Följs regelverket för upphandling och inköp av varor och tjänster? Årlig Årlig Årlig HR-chef HR-chef Upphandlingschef Förvaltningschef Förvaltningschef Chef Affär- och Marknad Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3= Kontroll av att aktuella dokument finns i diariet Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Årlig Återrapporteras delegationsbesluten? Nämndsekreterare Förvaltningschef

5 karta Obl./lokalt 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Nöjd Kund Index - Nöjd Kund Drivande utvecklingsaktör IT. Dataskyddsförordningen och personuppgiftsbehandling 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för K intressenter/ O N S E K V E N S 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller 1 Försumbarär obetydlig för intressenter och/eller 3 2 Attraktiv arbetsgivare. Långsiktigt stark ekonomi. Intäktsutveckling. Fuskoch bedrägerier 4 Attraktiv arbetsgivare Prestationsnivå Springlife. Kompetensförsörjningsplan 9 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Punktlighet. En drivande utvecklingsaktör. Fossilfritt - energieffektivitet. Attraktiv arbetsgivare. Friskare medarbetare Långsiktigt start ekonomi Fusk- och bedrägerier 12 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Resandeutvecklingen Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå SANNOLIKHET

6 karta Obl. Admin. 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken K O N S E K V E N S 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller 3 2 Attesterig inkl. behörigheter, Fakturering, Verkställighet Beslut 4 Bisysslor, Kompetensförsörjning 9 Skattelagstiftning, Upphandling och inköp Uppföljning av fastställd budget/plan Försumbarär obetydlig för intressenter och/eller Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå SANNOLIKHET 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

7 NÖJDA MEDBORGARE INTERN KONTROLL Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare Långsiktigt stark ekonomi 43 Kollektivtrafiknämnden (KTN) ORANGE RÖD GUL GUL 40 Kulturnämnden (KN) 79 Regionala utvecklingsnämnden (RUN) 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) 1 Sjukvårdsnämnd SUS 14 Sjukvårdsnämnd SUND 12 Sjukvårdsnämnd KRYH 7 Habilitering och hjälpmedelsnämnden (HHN) 71 Regionstyrelsen (RS) inkl. beredningar 77 Personalnämnden (PN) Servicenämnden (SN) 82 Patientnämnden (PN) 13-1: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Ingen rapportering INTERN KONTROLL Attesthantering inkl. behörigheter Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Skattelagstiftning Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut 43 Kollektivtrafiknämnden (KTN) GUL ORANGE GUL GUL GUL GUL ORANGE GUL 40 Kulturnämnden (KN) 79 Regionala utvecklingsnämnden (RUN) 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) 1 Sjukvårdsnämnd SUS 14 Sjukvårdsnämnd SUND 12 Sjukvårdsnämnd KRYH 7 Habilitering och hjälpmedelsnämnden (HHN) 71 Regionstyrelsen (RS) inkl. beredningar 77 Personalnämnden (PN) Servicenämnden (SN) 82 Patientnämnden (PN)

8 s ekonomiadminstrativa kontroller utförda av GSF För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. De administrativa kontrollerna utförda av GSF är kopplade till funktionsdirektörernas uppdrag till GSF baserat på att styrelsen har ansvar för att utfärda riktlinjer för de gemensamma stöd- och servicefunktionerna. Kontrollerna ska utgå från en koncerngemensam bedömning och även beslutas av och rapporteras till styrelsen (samt för kännedom även till nämnderna). Ekonomiutskottet (KSEK) har ansvar för bedömning och fastställande av plan avseende administrativa kontroller utförda av GSF inom ekonomiområdet. Därutöver tillkommer eventuell nämndspecifika kontroller, där dialog med föreslagen kontrollutförare måste ske före beslut. Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) (beskrivning) Sannolikhet Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Relevant för Kollektivtrafiknämnde n/skånetrafiken Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter). Läkemedelsförsörjning - följsamhet mot regler och riktlinjer Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll av utlägg via reseräkningar Att attester och behörigheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift inte hanteras enligt centrala anvisningar. Att utlägg via reseräkningar inte följer regelverket, att rätt moms inte är avdragen. Att beställningar av läkemedel och attest av läkemedelsfakturor inte görs av behöriga beställare. Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm Att registrerade beslutsattestbehörigheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift följer beslutsunderlag och reglemente och att upplagda behörigheter är aktuella. Kontrollera utlägg via reseräkningar, att rätt moms är avdragen. Sticprov Efter riskbedömnin GSF g Ekonomichef Relevant för Kollektivtrafiknämnde n/skånetrafiken Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll kring representation Att interna regler och legala regler för representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktigt. Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, utomlänsfakturering Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, fakturerad utförd vård Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer, kontroll av kontantkassor Att utomlänsfakturering inte sker in om månader. Kontrollera att all utförd vård, som finns registrerad i PASIS i en angiven period och där patienten inte har betalt vid vårdtillfället, blir fakturerade rätt patientavgift i enligt med faktureringsriktlinjerna och regler för patientavgifter. Därtill kontrollera i vilken utsträckning de fakturerade vårdtillfällena blir betalda av patienterna i tid. I tid menas innan inkasso körning. Att hantering av kontanta medel inte sker enligt centrala anvisningar. Att utomlänsfakturering inte sker utifrån s riktlinjer, vilket medför en ekonomisk påverkan som följd. Att inte Veckofiler från Tieto baserade på faktureringen läses in korrekt i Raindance. Att inte Tieto tar med allt från pasis vid utläsning som skall faktureras enligt regelverket för patientavgifter. Undersök vilka slags vårdtillfällen som det finns störst risk med att inte få betalt av patienterna. Undersök om det finns någon skillnad i risk mellan skåne och utomlänspatienter. att inte alla intäkter redovisas och att kontanter förvaras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst. Fakturor blir kvittade mot en kreditnota, utan att förvaltningarna samtidigt blir kompenserade genom uppbokning av statsbidrag Att utomlänsfakturering sker inom månader. Att fakturering sker i enlighet med riktlinjerna och identifiera vilka risker region Skåne har med betalning av patientavgifterna. Kassahantering - kontrollera hanteringen av dagskassor / centralkassor Kontrollera fakturor som blir kvittade att förvaltningarna samtidigt får en uppbokning i form av statsbidrag. Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer. Asyl/papperslösa följsamhet mot de arbetsrutinerna och anvisningarna som arbetats fram av koncernen, Hälso- Sjukvårdsnämnden och GSF. Att förvaltningarna går miste om intäkter i det rapporterade resultatet, på grund av att rutinerna inte fullt ut fungerar för de papperslösa Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser

9 Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning etcetera). Redovisningsanvisningar - följsamhet mot instruktioner för redovisning av materiella anläggningstillgångar Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning etcetera). Redovisningsanvisningar - följsamhet mot periodiseringsrutiner av leverantörsfakturor Verkställighet av beslut (enligt policy, reglemente, riktlinje, anvisning etcetera). Uppföljning av Ekonomidirektörens beslut Tillämpning av ekonomiska rutiner avseende e-handel m.m. i samband med omställning till ny leverantör för läkemedelsförsörjning i , vilket bygger på RD- beslut om delegering av attestreglementets tillämpning. Att anläggningar blir felaktigt redovisade. Att externa leverantörsfakturor inte belastar den/de perioder kostnaden avser. Att det inte finns upprättade rutiner och rutinbeskrivningar som följer centrala anvisningar och beslut. Att arbetsmetoder inte följer rutinbeskrivningar och centrala anvisningar. Stora värden som blir felaktigt redovisade i balansräkningen Leder till felaktigt resultat Att arbetsmetoder inte är dokumenterade och att arbetsätt inte följer Ekonomidirektörens beslut Kompletteras med mer konkreta kontroller och kontinuerlig riskbedömning Kontrollera aktivering av anläggningar. Att leverantörsfakturor belastar den/de perioder kostnaden avser. Följa upp att det finns dokumenterade rutinbeskrivningar och att dessa följer centrala anvisningar. Efter riskbedömning Efter riskbedömnin GSF g Ekonomichef