Uppföljning tertial 1 och 2 Plan för God hushållning och intern kontroll 2013 Bilaga 1 Kollektivtrafiknämnden / Skånetrafiken

Transkript

1 Uppföljning tertial 1 och 2 Plan för God hushållning och intern kontroll 2013 Bilaga 1 Kollektivtrafiknämnden / Skånetrafiken 1 (5) Grått fält=obligatoriskt Kontrollansvarig: Förvaltningschef eller av den utsedd Återrapportering: Ansvarig för intern kontroll Process/rutin/ EKONOMIPERSPEKTIVET 1 Att projektmedel används enligt finansiärens Används externa projektmedel anvisningar. enligt finansiärens anvisningar? Ekonomichef Löpande kontroll. De projektmedel som Skånetrafiken har är statsbidrag i olika former. Ekonomiavd kontrollerar användningen vid bokföring av nya statsbidrag. Inga avvikelser har noterats. Inga Se beskrivning tertial 1. Inga avvikelser noterats för tertial 2. Inga 6 (Kännbar/mindre sannolik) 2 Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå ifrån delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag. Ekonomichef 2 ggr år I samband med mindre omorganisation 1 april behöver en del behörigheter ändras. Behörigheterna behöver göras mer kända inom Skånetrafiken. För övrigt ok. Attestinstruktionerna uppdateras och kommuniceras inom Skånetrafiken Se tertial 1 - en kontroll genomförd i maj, andra kontrollen ej genomförd. Kontroll genomföras tertial 3. 6 (Lindrig/möjlig) 3 Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i ekonomisystemets leverantörsfakturaportal. Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system Ekonomichef Stickprov Årsskifte 2 (Lindrig/osannolik) 4 Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. Hanteras kontantkassor enligt Ekonomichef Stickprov 2 ggr år Vi har inte gjort några av Region Skånes anvisningar? Hanteras kundcenterkassorna enligt Skånetrafikens anvisningar? årets stickprov ännu. Stickprov utföras till kommande tertialuppföljning Vi har inte gjort några av årets stickprov ännu. Två stickprov ska genomföras under tertial 3. 5 Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Ekonomichef Löpande kontroll Inga avvikelser har Avstämning sker varje noterats månad. Kvalitetsavdelningen: En avvikelse noterades vid uppföljning av I februari genomfördes åtgärd som innebär att momsinformation på kvitto nu är korrekt. Avstämning sker varje månad. Inga avvikelser noterade. Inga MEDBORGARPERSPEKTIVET (KUND) 6 Den upplevda tillgängligheten skall öka. Ökar kollektivtrafikens marknadsandel, mätt som andelar av samtliga motorburna resor? Ledningsstrateg Årlig kontroll

2 2 (5) VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 7 Tillgängligheten ska öka. Ökar kollektivtrafikens tillgänglighet mätt som 10 dagliga resmöjligheter till Malmö, Lund, Helsingborg och Kristianstad med högst en timmes restid. Ledningsstrateg Årlig kontroll 8 Patientsäkerheten ska öka. Ökar Nöjd kund index (NKI) för Sjukresor/Serviceresor? Affärsområdeschef Serviceresor månadsvis NKI ökar för Serviceresor. December - april december 77%, januari 85%,februari 86%,mars 87%, april 87%. Målet för 2013 är 90 %. Målet för 2012 var 93 % och resultatet 89 %. Många olika aktiviteter har genomförts som förbättrar punktlighet, telefonköer, kundärendehantering, dialogen med trafikbolag, intern styrning och ledning. Insatserna har successivt gett effekt på NKI. NKI för serviceresor majaugusti. Maj 86 %, Juni 81%, Juli 85 %, Augusti 87 %. Målet för 2013 är 90% och det ackumulerat resultat hittills för året är 85%. Det krävs en kontinuerligt god leverans gentemot kund för att NKI ska förbättras. Förbättringsarbetet kring hela resandekedjan fortsätter för att uppnå tidigare höga nivåer över 90 %. Målet är att NKI Serviceresor ska ligga på 90 % Q4. MEDARBETARPERSPEKTIVET 9 Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka Kontroll av att det dynamiska fokustalet ökar. Finns handlingsplaner? Genomförs åtgärderna? Följs åtgärderna upp? Personalchef Årlig Springlifeundersöknin g. Handlingsplaner halvårsvis Samtliga verksamheter har upprättat handlingsplaner och har pågående aktiviteter som skall redovisas i avdelningarnas aktivitetsplaner kring arbete med Springlife. Ingen ytterligare åtgärd Samtliga verksamheter har upprättat handlingsplaner och har pågående aktiviteter som fortlöpande redovisas i avdelningarnas aktivitetsplaner bl a kring området medarbetare och med arbetet med Springlife. Inga ytterligare åtgärder 10 Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Har anställda kunskap om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen? Ska implementeras i Skånetrafikens introduktionsprogram. Personalchef Årlig kontroll Aktuellt när policyn är beslutad Aktuellt när policyn är beslutad 6 (Kännbar/mindre sannolikhet) EKONOMIPERSPEKTIVET 11 Personalredovisning Kontrollera att lön / lönerelaterad ersättning utbetalas med rätt belopp till rätt person. Kontroll av rätt schema inkl sysselsättningsgrad. Kontroll av att medarbetare med oreglerad arbetstid inte skapar övertidssaldo. Personalchef Stickprov 2 ggr år Kontinuerlig kontroll av schema och utbetalda belopp. Rättelse görs omedelbart. Månatlig genomgång av oattesterade poster 49 rättningar insända till GSF support för handläggning under perioden Genomfört stickprov under HR samlar på 9 (Kännbar/ möjlig) tertial 2 visar inte på några avvikelser som lämnas avvikelser. in från verksamheterna. 21 (tertial 1 49) rättningar har sänts till GSF support för handläggning under perioden

3 3 (5) Försäljningschef 2 ggr år 1. Ja, delvis vad gäller 1. Uppföljning av 1. Ja, delvis vad gäller 1. Uppföljning av 9 (Kännbar/ möjlig) försäljnings-omkostnader per kanal. 2. Enligt våra månatliga mätningar ser vi en negativ trend d v s att fuskåkning dessvärre har ökat. För mars månad ser det ut enligt följande: Tåg (0,7%) 0,77% Malmöstadsbuss (1,19%) 1,21% Helsingborgstadsbuss(0,8 9%) 1,11% SMS-biljett (6%) 7% 12 Försäljningsredovisning Följs försäljningsomkostnader upp för respektive försäljningskanal? Minskar fuskåkning i kollektivtrafiken? försäljningsomkostnader/ säljkanal sker idag endast för Serviceombud och Kundcenter. Fr o m 1 juni startar vi uppföljningen för alla kanaler. Uppföljningen kommer tas fram bakåt för hela Kontinuerliga storkontroller/punktinsats er av G4S, för att stävja fusk främst sker dessa på korta tågsträckor in mot Malmö samt på stadsbuss i storstad minskar i försäljning som är den biljett som är minst säker/svårast att kontrollera. I stället kommer den nya mobila biljetten som är något säkrare att visera/kontrollera. försäljnings-omkostnader per kanal. 2. Kontinuerliga storkontroller/ punktinsatser av G4S görs, för att stävja fusk. Främst på korta tågsträckor in mot Malmö och över bron till Kastrup. Fokus är Lund-Kastrup. Samt stadsbuss i storstad minskar dock i försäljning för varje månad och står för knappa 2 % av den totala försäljningen. SMS är den biljett som är minst säker/svårast att kontrollera för bussförare.när kontroller görs av G4S gör de så kallad fördjupad kontroll av alla SMS-biljetter. Under juli månad lanserades den nya mobila biljetten som har högre säkerhet och är lättare att kontrollera. Vi gör kontinuerlig uppföljning av kontrollanternas leverans (mål och utfall) samt månatliga uppföljningsmöten kring arbetssätt. försäljningsomkostnader/ säljkanal sker för Serviceombud och Kundcenter. Mål att komma igång med en uppföljning av samtliga försäljningskanalers transaktionskostnader. Men då det är svårt att urskilja försäljningsomkostnade r och andra kostnader och investeringar. Vi arbetar på detta. 2. Kontinuerliga storkontroller/ punktinsatser av G4S görs, för att stävja fusk. Främst på korta tågsträckor in mot Malmö och över bron till Kastrup. Fokus är Lund- Kastrup. Samt stadsbuss i storstad minskar dock i försäljning för varje månad och står för knappa 2 % av den totala försäljningen. SMS är den biljett som är minst säker/svårast att kontrollera för bussförare.när kontroller görs av G4S gör de så kallad fördjupad kontroll av alla SMS-biljetter. Under juli månad lanserades den nya mobila biljetten som har högre säkerhet och är lättare att kontrollera. Vi gör kontinuerlig uppföljning av kontrollanternas leverans (mål och utfall) samt månatliga uppföljningsmöten kring arbetssätt.

4 13 Intäktsredovisning Att intäkter från försålda biljetter redovisas och betalas in. Inga avvikeleser, men Avstämning sker varje Inga arbete pågår för månad. Inga väsentliga smidigare hantering av avvikelser noterade. intäkter från TVMer (biljettautomater) och kontokortshantering Ekonomichef Stickprov Löpande Avstämning sker varje månad. Inga väsentliga avvikelser noterade. 4 (5) MEDBORGARPERSPEKTIVET (KUND) 14 Nöjdare kunder Ökar nöjd kund index (NKI) i den takt som målsättningen anger? Ledningsstrateg månadsvis Uppföljning sker enligt fastställd rutin och avrapporteras i angivna forum- ledning, nämnd, regionledning och personal/ veckomöten. Utveckling av NKI hittills lägre än förväntad Avvikelse - Åtgärdas enligt BEST genom att arbetet med hygienfaktorer såsom punktlighet för alla produktslag fortsätter. Kvalitetsmätningen ombord granskas och analyseras noga. Samverkan med Trafikverket för att öka tågens punktlighet och samverkan med entreprenörerna för att förbättra särskilt regionbussarnas punktlighet. Utveckling av NKI hittills lägre än förväntat. Målet: 70 Resultat januariaugusti:63 (juli 67).Trenden hittills för 2013 är uppåtgående. Se tertia 1- Härutöver speciellt fokus på väghållningen / framkomlighet och samverkan med kommuner och Trafikverk. VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 15 Beslutsprocessen Minskar antalet återremitterade ärenden? Har beslut upphävts efter överklagande? Nämndsamordnare Årlig kontroll Inga återremitterade ärenden från regionstyrelsen/regionfull mäktige och inga överklaganden httills i år. Inga återremitterade ärenden och inga beslut har upphävts efter överklagande Inga åtgärder 16 Beslut på tjänstemannanivå, delegation, verkställighet mm Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? Efterlevs förvaltningens "Instruktion för avtalsundertecknande"? Nämndsamordnare Stickprov 2 ggr år Delegationskedjan ej komplett i nuläget. Samtliga beslut fattade på delegation återrapporteras ej, däribland beslut tagna av nämndens verkställande utskott. Se över delegationsordning, chefsinstruktion och reglemente. Identifiera samtliga delegationsbeslut och därefter ändra rutiner för återrapprtering Delegationskedjan ej komplett. Samtliga delegationsbeslut återrapporteras troligen ej, däribland beslut tagna av nämndens verkställande utskott. Inga avvikelser upptäckta vad gäller instruktionen för avtalsundertecknande Se över delegationsordning, chefsinstruktion och reglemente. Identifiera samtliga delegationsbeslut och därefter ändra rutiner för återrapportering. Tydligare markering av delegationsbeslut i ärendehanteringssystemet. 17 Budgetprocessen Är budgetprocessen förankrad i verksamheten så att verksamhetscheferna tar fullt ansvar för budgeten? Ekonomichef Årlig uppföljning 6 (Mindre sannolik/kännbar)

5 18 Uppföljningsprocess Följs resultatet upp på Ekonomichef verksamhetsnivå efter varje månadsbokslut och ger grund för en genomarbetad prognos? månadsvis. Uppföljningsmötena har ägt rum och prognoserna har varit genomarbetade dock finns utrymme för kvalitetshöjande förbättringar. Vi arbetar med ständiga förbättringar för att få bättre uppföljning av resultatet och säkrare prognoser. Uppföljningsmötena har ägt rum och prognoserna har varit genomarbetade dock finns utrymme för kvalitetshöjande förbättringar. Vi arbetar med ständiga förbättringar för att få bättre uppföljning av resultatet och säkrare prognoser. 5 (5) 19 Upphandling Kontroll av att upphandlingsstrategin följs Upphandlingschef Stickprov Region Skånes upphandlingspolicy följs med ett undantag: vi kräver inte meddelarfrihet för trafikföretagens Kravet har diskuterats tidgare, beslutades att inte införa krav på meddelarfrihet för trafikföertagesn Region Skånes upphandlingspolicy följs med ett undantag: vi kräver inte meddelarfrihet för trafikföretagens Kravet har diskuterats tidgare, beslutades att inte införa krav på meddelarfrihet för trafikföertagesn 20 Avtalsuppföljning Finns rutiner för avtalsuppföljning? Följs rutinerna? Respektive Avdelningschef Stickprov 2 ggr år Se separat bilaga Se separat bilaga Se separat bilaga Se separat bilaga 21 Avtalsuppföljning Genomförs avtalsrevisioner? Chef Kvalitet Årlig uppföljning 6 (Lindrig/möjlig) 22 IT-Driftsäkerhet Kontroll av störningar. Görs åtgärdsplaner på återkommande störningar? 23 Kriskommunikationsplan Finns en fastställd kriskommunikationsplan och följs den vid behov? 24 Krishanteringsplan Finns en fastställd krishanteringsplan och följs den vid behov? 25 Miljöarbete Kontroll av att vi upprätthåller miljöcertifieringen. Uppnår vi våra miljömål? Chef IT Halvårsvis Loggbok över incidenter och åtgärder, tidigare störningsinfo per objekt. Saknas övergripande Kartläggning sker av SLA nivåerna samt leveransförmåga. Problem med sammanställning av SLA:n återkommande och deras respektive uppfyllese. störningar eskaleras för beslut och ev. handlingsplan i avdelningens ledningsgrupp. Presschef Årlig uppföljning Chef Kvalitet Årlig uppföljning Chef Affär Marknad Årlig avstämning 6 (Mindre sannolik/kännbar)