Plan för intern kontroll Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken

Transkript

1 Plan för intern kontroll Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Medborgarperspektivet P U P - Plan, U - Uppföljning 1. Nöjda medborgare NKI - röd, Resandeutveckling - gul Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Punktlighet - orange, Kris- och kontinuitetshantering - grön Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Fossilfria drivmedel - grön Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Dynamiskt fokustal - grön, Friskare medarbetare - orange Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Faktor ledarskap i Springlife - gul, Kompetensförsörjning - grön Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Ekonomi i balans - grön, Biljettintäkter - grön, Intäktsredovisning - orange Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut Avvikelse - moms vissa serviceresor Avvikelse - rutiner för budget-/resultatprognos

2 Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Förtroendet Den upplevda tillgängligheten Den jämlika och jämställda hälsan Medborganas makt Medborgarnas kännedom om Region Skåne Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Förtroendet Kontroll moment/ NKI Nöjd Kund. Nöjd Kundindex. = RISK 4*3=12 Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Ansvar/Risk-ägare Rapportering Uppföljning T1 Kolbar - Kollektivtrafikbarometern Marknadsanalytiker Chef Affär och Marknad rapportering Det ackumulerade tertialet är 61 % (jmf 62 % 2015). gs område Resultat och fördjupad analys är redovisad för verksamheten att ta fram åtgärder för Förändringen är inte trafik och statistiskt kommunikation som säkerställd. förväntas ge effekt. Allmänhetens NKI för tertialet är 52 % (jmf 54 % 2015). Det ackumulerade perioden majaugusti är 59 % (jmf 62 % 2015). Det ackumulerade perioden januariaugusti är 60 % (jmf 62 % 2015). gs område Arbete pågår att förstärka gulvästfunktionen - personal med gula västar som finns på stationerna vid störningar. Utveckling av information till kunderna på hemsidan, skyltning ute och i sociala medier. Uppföljning T3/År Det ackumulerade Inväntar åtgärder perioden septembernovember är 58% (jmf 60% 2015). Det ackumulerade perioden januarinovember är 59% (jmf 61% 2015). Den upplevda Resandeutvecklingen. tillgängligheten ska Resandet 3-6 % öka 4*3=12 Biljettsystem och resanderäkning Controllers rapportering Det ackumulerande resandet ökar med 3,7 % april Det ackumulerande resandet ökar med 3,8% augusti Det prel. ackumulerade åtgärd resandet är 3 % januari-december Den jämlika och jämställda hälsan. Medborganas makt Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Moment/ Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Uppföljning Åtgärd

3 Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt Kunskapsstyrningen Produktiviteten Tillgängligheten Patientsäkerheten ska vara hög Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt Kunskapsstyrningen Produktiviteten ska öka Kontroll moment/ Ökar punktligheten Tillgängligheten ska för samtliga öka trafikslag? =RISK Kontrollmetod Kontroll-frekvens Kontroll-utförare Ansvar/Ri Rapportering skägare 4*3=12 Planerad avgång/verklig avgång Affärsutvecklare Affärsområ deschefern a Uppföljning T1 Punktligheten ökar inte för samtliga trafikslag. Punktligheten för Serviceresor ligger konstant och Pågatåg ökar. Punktligheten för stadsbuss, regionbuss och Öresundstg ökar inte. Brister i signalpriorteringar i städerna Helsingborg, Kristianstad och Malmö har bidragit till sämre punktlighet under årets första månader. Helsingborg är nu åtgärdat, men det är fortfarande problem med avvikelser i Malmö och Kristianstad. Punktligheten ökar inte för samtliga trafikslag. Punktligheten för Serviceresor ökar och Pågatåg ökar. Punktligheten för Regionbuss ligger konstant. Punktligheten på Stadsbuss och Öresundståg ökar inte. gso mråde Gränskontrollerna har påverkat tidtabeller och service av Öresundstågen. Tidtabellerna är justerade sedan i maj månad och de senaste två månaderna har punktligheten ökat. För stadsbusstrafiken pågår arbete tillsammans med städerna och trafikföretagen med att bl a se över signalprioriteringen och förbättra planeringen av vägarbete. Uppföljning T3/År Punktligheten har inte ökat samtliga trafikslag. Åtgärd/Förbä ttrin Inväntar åtgärder. Patientsäkerheten Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Kontinuitets- och krishantering Genomförs utbildningar/övning ar enligt plan (4 ggr år)? =RISK Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Ansvar/Ri Rapportering Uppföljning T1 Åtgärd Åtgärd skägare 3*3=9 Aktiviteterna loggas Risk- och Säkerhetsansvarig Kvalitetsch ef Ja utbildning/övning är genomförd med Skånetrafikens ledningsgrupp i mars. Aktiviteten är loggad. Övningar planerade, utrymningsövning, secenarioövning (Bl a Polis, Räddningstjänst, kommun)och krisövning tillsammans med entreprenör. Instruktion framtagen för Poliskontakt, anmälan och begäran. Upp-följning Åtgärd T3/År Ja, övningar genomförda enligt plan. Genomförda övningar: Planering och Ytterligare samverkan kring er och Påvebesöket, övningar är samverkansövnin planerade för g med Blåljusmyndighet er, kommuner, AKSM etc.

4 Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhetsområden Fritt från fossila bränslen 2020 riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Kontrollmetod Kontrolflrekvens Kontrollutförare Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 gso mråde Upp-följning T3/ÅR Åtgärd/För bättringso mråde Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhets områden Fritt från fossila bränslen 2020 Är andelen fossilfria drivmedel på buss och tåg som verksamhetsmålet (kollektivtrafiknäm ndens mål)? 3*3=9 Miljörevisioner samt beräkning andelar 3 ggr år Miljö- och hållbarhetsstrateg Chef Affär och Marknad Verksamheten lever upp till verksamhetens mål om fossilfri kollektivtrafik Regionfullmäktiges och nämndens mål vad gäller fossilfri allmän kollektivtrafik kommer sannolikt att uppnås redan under åtgärd Regionfullmäkti ges och nämndens mål vad gäller fossilfri allmän kollektivtrafik kommer sannolikt att uppnås redan under riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Moment/ Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Uppföljning Åtgärd

5 Medarbetarperspektivet För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare samlad riskbedömning göras för det obligatoriska Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare =RISK Kontrollmetod Kontrollfrek vens Kontrollutförar e Ansvar/R iskägare Rapportering Uppföljning T1 Uppföljning T3/År Region Skåne ska vara en attraktiv Det dynamiska och fokustalet ska vara konkurrenskraftig minst 70 arbetsgivare 3*2=6 Medarbetarenkät Springlife Årligen HR-specialist HR-Chef Årligen för 2016 är 71,6 i dynamiskt fokustal vilket är över riktvärdet och en liten förbättring från föregående års resultat på 71,5 Fortsatt arbete med Springliferesultatet på avdelning/enhetsnivå med konkreta förbättringsplaner.up pföljning sker vid chefsdialogerna. Friskare medarbetare Minskar sjukfrånvaron jämfört med 2015? =RISK Kontrollmetod Ansvar/R iskägare Rapportering 3*3=9 Personaldata HR-specialist HR-chef Uppföljning T1 Sjukfrånvaron sjunker stadigvarande vad beträffar långtidssjukskrivni ngar, som förvaltningen haft som fokusområde.sjukfr ånvaron totalt har i snitt sjunkit från 1,75 snittdagar i mars 2015 till 1,71 snittdagar i mars Ackumulerat för perioden janmars 2015 (5,13) har sjukfrånvaron sjunkit till (4,75) i jan-mars I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsproc essen. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Sjukfrånvaron sjunker stadigvarande, vad beträffar långtidssjukskri vningar men ökat något i de övriga sjukfrånvarointe rvallerna. Ackumulerat för perioden janjuli 2015 (10,16) har sjukfrånvaron ökat till (10,22) i jan-juli I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsp rocessen. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Uppföljning T3/År Sjukfrånvaron har ökat jämfört med Vad beträffar långtidssjukskrivningar ( mer än 180 dagar) har sjuktalet minskat från 4, till 4, vilket är en minskning med 0,69. Ackumulerat för perioden jan-november 2015 (16,95) har sjukfrånvaron ökat till (17,42) i jan-november I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsprocessen. Kontrollfrekvens Kontrollutförare HR informerar ansvariga fortlöpande om den statistiska utvecklingen. Det sker diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, presentation av månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå.

6 Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Kontrollmetod Kontrollfrkvens Kontrollutförare Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 Åtgärd/Förbättr in Åtgärd/Förbättri Uppföljning T3/År n gso mråde Ledarskapet ska vara gott och chefer Värdet på faktorn ska utveckla ledarskap ska minst vara verksamheten i föregående års nivå dialog med medarbetarna 2*3=6 Medarbetarenkät Springlife Årligen HR-specialist HR-chef Årligen för faktorn Fortsatt arbete med ledarskap blev 73,8 Springliferesultatet på vilket är över avdelning/enhetsnivå riktvärdet (70), med konkreta däremot når vi inte förbättringsplaner. Det föregående års resultat kommer att ske på 75,4 ledningsgruppsutvecklin g på avdelningsnivå under Vid ledarforum lyfts ledarskapsfrågor 4 gg årligen. Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner 7 av 9 Affärsområden/avdelningar ska kunna redovisa hur de arbetar med kompetensförsörjning 2*3=6 Chefsdialoger 2 ggr år HR-specialist HR-chef Årligen Dialog om kompetensförsörjnings planen och dess er samt respektive avdelning/enhets ansvar och möjlighet att jobba med kompetensförsning vid chefsdialogerna 2 åtgärd gg/året. Görs med samtliga chefer. Moment/ Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Uppföljning Åtgärd

7 Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Region Skånes resultat ska över en femårsperiod uppgå till minst två procent av de samlade intäkterna från skatt, kommunalekonomisk utjämning och generella statliga bidrag. ska årligen utgöra minst en procent av de samlade intäkterna. Investeringar i utrustning ska självfinansieras till 100 procent. Investeringar i fastigheter ska självfinansieras till minst 50 procent. Investeringar i tåg och bussar ska självfinansieras till minst 40 procent. riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. =RIS K Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 Åtgärd Åtgärd Uppföljning T3/År Åtgärd/Förbättr in Resultatmål enligt ovan Ekonomin ska vara i balans 3*3=9 Förvaltningens resultatuppföljning AO/Avd.chef samt enhetschef Ekonomi Ekonomin är i Balans. Ekonomin är i Balans. Ekonomin är i Balans. Finansieringsmål enligt ovan riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Försäljning - Biljettintäkter Moment/ Biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 Biljettintäkterna har följts upp månadsvis. Inga negativa avvikelser från budget. Totalt för T1 ligger intäkterna 30 miljoner kr över 3*3=9 Resultatuppföljning Pris- och Försäljningschef budget. Intäktsflöde Affärsansvarig i säljkanalerna följs åtgärd upp varje månad på "Säljforum". Åtgärd/Förbättri n Biljettintäkterna har följts upp månadsvis. Inga negativa avvikelser från budget. Totalt för T2 ligger intäkterna 30 miljoner kr över budget. Intäktsflöde i säljkanalerna följs upp varje månad på åtgärd "Säljforum". Upp-följning T3/År Inga negativa avvikelser från budget totalt, men under budget på intäkter rörande resor över bron. Detta vägs dock upp av stärkta intäkter på andra områden. Biljettintäkterna för 2016 blev 13 Mkr bättre än budget. Åtgärd/Förbättr in åtgärd Intäktsredovisning Att intäkter från sålda biljetter redovisas och betalas in. 4*3=12 Löpande kontroll uppföljning Enhetschef Ekonomi Chef Administration Inga avvikelser t o m april Inga avvikelser t o m juni Serviceombud i Höör har inte betalat in biljettintäkter enligt avtal, vilket har inneburit stängning av Serviceombudet och vidare utredning. Samråd sker med region-juristerna

8 Administrativa kontrollområden För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för respektive obligatoriska kontollområde. Kontrollutförare =RISK Kontrollmetod Kontroll-frekvens Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 Upp-följning T3/År g sområde Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot (inkluderar bl.a. behörigheter) Kontroll av attestbehörighet 3*2=6 Kontroll av förteckning över registrerade attestbehörigheter Enhetschef Ekonomi Årligen Uppföljning och inventering av attesträtter i Raindance sker i samband med GSF's årliga genomgång av dessa, vilken vanligtvis sker under T2. GSF kommer under slutet av augusti, början av september att skicka ut inventeringsunderla gen. Därefter görs Inväntar inventeringen. inventeringslistorna. Något senare i år än tidigare år. Inventering av attesträtter är slutförd och inskickad till GSF. Ingen avvikelse som kräver särskild föranleder ingen Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot Följs skattelagstiftningens krav? 3*3=9 Löpande kontroll uppföljning Enhetschef Ekonomi Inga fel har upptäckts Inga fel har upptäckts. Vi tittar dock på hur momsen ska hanteras i samband med viten tillsammans med Västtrafik och SL. åtgärd såhär långt, mer än den undersökning som pågår avseende momsen på viten. Ingående moms avseende sjukresor från tidigare år har upptäckts och ska åtgärdas. Dialog har förts med Finansavdelningen och rättning sker retroaktivt i början av Detta har ingen påverkan på resultatet. Vad gäller moms på viten har vi inte kommit längre än vid T2, pga svårihget att få kontakt med SL. föranleder avdrag av ingående moms i efterhand. Undersökningen om momsens vara eller icke vara på viten fortsätter. Fakturering följsamhet mot Är fakturor attesterade enligt Region Skånes regelverk? 3*2=6 Stickprov fakturor Enhetschef Ekonomi Alla fakturor går via Raindance, inga fakturor attesteras manuellt. Alla fakturor går via Raindance, inga fakturor attesteras manuellt. Alla fakturor går via Raindance, inga fakturor attesteras manuellt. föranleder ingen Månatliga möten med alla avdelningar där resultatet och prognosen gås igenom. Uppföljning av Finns och används fastställd budget/plan rutiner för analys, rutiner för analys prognos och åtgärder och åtgärder vid vid eventuella avvikelser avvikelser? 3*3=9 vid resultatuppföljning AO/Avd.chefer samt enhetschef Ekonomi Månatliga möten med alla avdelningar där resultatet gås igenom. Månatliga möten med alla avdelningar där resultatet gås igenom. Öresundståg AB meddelade efter prognosen i november ytterligare kostnader. Rutinerna för hantering av kostnader, resultat och prognos mellan leverantör och Öresundståg måste ses över. föranleder möte med Öresundståg AB och framöver förväntas rutinerna kunna justeras. Bisysslor följsamhet mot Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med Skånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Årlig uppföljning HR-specialist HR-chef Årligen Information och fråga Under året har 7 ställs under ansökningar gällande anställningsprocess, bisysslor inkommit. 5 samt vid introduktion av har beviljats och 2 har nyanställda. Frågan finns avslagits pga. att med som obligatorisk verksamhet/aktieinne fråga i årligt hav kan vara medarbetarsamtal. förtroendeskadlig. Kontrolleras via chefsdialog med HR som hålls 2 ggr/år. Kompetensförsörjning tillse att kompetensförsörjningsp Efterlevs aktuella planer finns lan för Skånetrafiken? 2*3=6 Kontinuerlig kontroll Årlig uppföljning HR-specialist HR-chef Årligen Ja, kompetensförsörjningspl anen efterlevs. åtgärd Upphandling följsamhet mot Följs upphandlingsregelverke t för varor och tjänster? Chef Affär och 4*2=8 Kontinuerlig kontroll Årlig uppföljning Upphandlingschef Marknad Årligen Vissa inköp för hållplatser som behöver förnyade avtal har inte inrymts i upphandlingsplanen tidsmässigt. Detta kommer handlas upp under Behov av upphandlingar för hållplatser läggs in Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? 3*2=6 Kontroll av att aktuella dokument finns diariet Årlig uppföljning Intern Service Nämnd-sekreterare Årligen Ja, KTN beslutade om delagtionsordning senast Vidaredelegation finns. Delegationsbeslut återrappporteras varje nämnd. Kontroll hantering kundcenterkassor Hanteras kundcenterkassorna enligt instruktioner och riktlinjer? =RISK Kontrollmetod Kontroll-frekvens Kontrollutöfrare Ansvar/Riskägare Rapportering Uppföljning T1 3*3=9 Revision schef Kundcenter/enhet Försäljnings-chef schef Ekonomi Revision genomförd. Inga avvikelser gällande kassa och kassahantering under revisionen. Inga ytterligare åtgärder. Protokoll upprättas per revision per tertial. Revision genomförd i Kristianstad i slutet av juni. Inga ytterligare åtgärder. Protokoll upprättas per revision per tertial. Uppföljning T3/År Revision genomförd i Malmö i mitten av december. Inga avvikelser gällande kassa och kassahantering upptäcktes under revisionen. g sområde Inga ytterligare åtgärder. Protokoll upprättas per revision per tertial.

9 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna : Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk). Riskanalys kartläggningsprocess med uppskattning/prioritering av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskanalysen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontroller identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen, (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer. Uppföljning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen.