SÄRSKILD UPPFÖLJNING AV VISSA OMRÅDEN (för sammanställning till Region Skånes delårsrapport) Medarbetarperspektivet

Transkript

1 SÄRSKILD UPPFÖLJNING AV VISSA OMRÅDEN (för sammanställning till Region Skånes delårsrapport) Hälsofrämjande arbete Sjukfrånvaron sjunker stadigvarande vad gäller långtidssjukskrivningar (som förvaltningen haft som fokusområde), men har ökat i de övriga sjukfrånvarointervallerna. Sjukfrånvaron totalt har i snitt ökat från 1,00 snittdagar i juli 2015 till 1,47 snittdagar i juli Ackumulerat för perioden jan-juli har sjukfrånvaron ökat från 10,16 år 2015 till 10,22 år Sjukfrånvaron i timmar har ökat från ,5 till ,4, total ökning 1897,9. Vad gäller sjukfrånvaro räknat i årsarbetare har således en ökning skett från till ,8, total ökning 1,8. I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsprocessen. För 2016 har vi fortsatt stödja våra chefer att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser, ex genom friskvårdsaktiviteter. Vi arbetar fortsatt enligt Regionens rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkohol- och drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk med fokus på friskvård. Under året har förvaltningen genomfört en hälso- och arbetsmiljöprofilsundersökning som stod öppen för samtliga medarbetare att genomgå. Härigenom har den enskilde medarbetaren och verksamheten erhållit underlag till aktiviteter och därigenom kunnat göra handlingsplaner. Hälsooch arbetsmiljöprofilsundersökningen visade överlag på positiva resultat för deltagande medarbetare inom Skånetrafiken och återkoppling om förslag på åtgärd gavs till enskilda medarbetare där behov förelåg kring vikt, hälsa, stress, kost, dryck och motion. På vissa verksamhetsområden visade undersökningen på att det vore bra att arbeta vidare inom områdena vikt, kost, motion och då främst stärka nacke, rygg och axlar. HR har haft dialogmöten med ansvariga verksamhetschefer där sjukfrånvaron på individnivå gåtts igenom i form av status och aktivitet. Skånetrafiken fokuserar löpande arbete på att lösa enskilda rehabiliteringsärenden. Målet för 2016 är att minska sjukfrånvaron med 1 kalenderdagar/medarbetare, målet för 2016 blir då 17,6 kalenderdagar/medarbetare. Kompetensförsörjning Arbetet med att ta fram Skånetrafikens kompetensförsörjningsplan för är i full gång. I arbetet med att ta fram planen hämtas information från Region Skånes kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan samt från de dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer där fokus legat på kompetensförsörjning. De strategiska och förvaltningsgemensamma problemområden som har identifierats kommer att beskrivas i planen som olika kompetensförsörjningsaktiviteter. I planen lyfts insatser för att Skånetrafiken ska kunna Attrahera, Rekrytera, Introducera, Utveckla och Motivera samt Avsluta kompetens. Under hösten 2015 startades ett regionalt projekt upp vars projektmål är att Region Skåne ska ha ett samlat stöd (IT-stöd och metodik) för kompetensförsörjning och medarbetarutveckling. Projektet är uppdelat i tre faser: 1. Övergripande design och upphandling 1

2 2. Implementering, piloter 3. Implementering, breddinförande Arbetet är igång och i den regionala arbetsgruppen finns Skånetrafiken representerade av en HRrepresentant och en verksamhetsrepresentant. Upphandlingsunderlaget för ett IT-stöd är klart och publicerades i början på maj 2016, men då inget av de inkomna anbuden var rena och giltiga publicerades underlagen på nytt i slutet på juni Projektet beräknas således gå in i fas 2 under hösten Parallellt med ovan kommer HR-enheten fortsatt att arbeta aktivt med cheferna i kompetensförsörjningsfrågor, både i det dagliga arbetet, men också i samband med de halvårsvisa chefsdialogerna. Då vi vill bli mer synliga för presumtiva anställda, men också vara en attraktiv arbetsgivare för redan befintliga medarbetare, kommer fokus under hösten 2016 att ligga på att ta fram en enhetlig och tydlig strategi för hur vi blir en attraktiv arbetsgivare. Processen beräknas vara klar i december Region Skåne har tagit fram en strategi för kompetensmixplanering som vi har börjat jobba med på vissa av våra avdelningar/enheter. Ett exempel är vår kundtjänstenhet där det finns en kompetensmix inom enheten där medarbetarna kan täcka för varandra mellan linje 1 och linje 2. På linje 1 besvarar man kundfrågor via telefon, chatt, Twitter och Facebook samt registrerar kundärenden i SeKund medan man på linje 2 arbetar mer administrativt och handlägger förseningsersättningar. Vidare har de tillgång till ett antal medarbetare från våra kundcentra, som kan komma in och stötta i arbetet. På vårt affärsområde buss har vi vidare anställt en junior trafikutvecklare som har lärt upp sig på olika områden inom de två affärsområdena buss norra och buss södra. Tanken finns att utvidga detta till att även omfatta affärsområde tåg och vår planeringsenhet och enheten för kommunikation. Genom att arbeta vidare med ovan upplägg så gör vi oss mindre sårbara eftersom det finns medarbetare som kan röra sig mellan olika affärsområden/avdelningar, enheter och funktioner, både tillfälligt och över längre tid. Användning av bemanningsföretag Utnyttjandet av bemanningsföretag har minskat under perioden januari - augusti 2016, som uppgick till 518 tkr, jämfört med motsvarande period 2015 som uppgick till 588 tkr. Minskningen är framförallt kopplad till att vår reception och växel vid huvudkontoret i Hässleholm sedan slutet av 2015 är bemannad enbart med egna anställda och endast i undantagsfall (vid sjukdom och ledigheter) bemannas via bemanningsföretag. I övrigt används bemanningsföretag som tillfällig extraresurs på vår Färdtjänstenhet i Hässleholm (sedan juli 2016) för att få ner de långa handläggningstiderna. Vidare vid vår Kundtjänstenhet i Malmö för att därigenom undvika alltför långa handläggningstider i samband med att det uppstått anhopning av kundärenden efter omfattande trafikstörningar. Slutligen som extraresurs vid vår Kommunikationsenhet i Hässleholm under tiden det tar för rekrytering av ny varumärkesstrateg. 2

3 Antalet anställda och arbetad tid Antal anställda Anställda AOH* Använda AOH* Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Huvudgrupp AID 2016 Antal % 2016 Antal % 2016 Antal % Ledning/Administration ,08 372,7 27 1,08 303,1 22 1,08 Läkare Medicinsk sekreterare Sjuksköterska Tandvårdsarbete Undersköterska/Skötare Övrig personal ,0 0,03-1 0,26 0,1-0,6 0,21 - Övrig Vård/Rehab/Social ,3 4 1,16 20,2 2 1,09 Totalt ,09 403,5 30 1,08 323,5 23 1,08 * Använda AOH: Använd tid för anställda omräknat till heltid (=anställda+mertid-frånvaro) Antalet anställda juli 2016 är 374 vilket skall jämföras med motsvarande period 2015 då antalet anställda var 343. En ökning under perioden har skett med 31 anställda vilket har sin förklaring i: Anställningar till tjänster inom områdena utveckling, försäljning och kundtjänst Under perioden har det skett en utökning med 12 tjänster som har tillsvidareanställts. Av dessa tjänster är 6 nya tjänster och resterande 6 tjänster är ersättningsrekryteringar. Därutöver 1 tjänst AVA (Allmän Visstidsanställning) och resterande del är ersättningsrekryteringar i form av vikariat. Matchning är svår att göra då det blir en eftersläpning i statistiken i förhållande till mätvärde då vakans uppstår och rekrytering är genomförd. Arbetad tid för juli 2016 är 223 vilket skall jämföras med motsvarande period 2015 då arbetad tid var 224,5. Minskningen har skett i förhållande till en ökning av antal anställda. Detta beror på minskning av nyttjande av komptid (-0, mot 0,5-2015) och återkommande visstidsanställda (16, mot 18,3-2015), ökad sjukfrånvaro (-19, mot -18,0-2015) och minskat semesteruttag (-41, mot -44,3-2015) och ökat uttag av mertid/övertid (1, mot 1,3-2015). Ackumulerat under perioden januari juli har det dock skett en ökning från (300, till 323,5-2016). Uppföljning av investeringar Trafikinvesteringar Två begagnade Öresundståg har köpts av SJ med leverans i slutet av En tilläggsbeställning av ytterligare 30 Pågatåg är gjord och leverans av de 4 första tågen blir i slutet av Under 2017 levereras 7 tåg och under 2018 planeras leverans av 18 tåg. Sista tåget levereras i början av

4 Utrustningsinvesteringar En investering i nya betalsystem i kollektivtrafiken har påbörjats. Den första delen, en egenutvecklad Applikation för köp av biljetter och periodkort i mobilen, kommer att tas i drift i december i år. Under 2016 och 2017 kommer tåg och ett antal bussar att utrustas med system för automatisk passagerarräkning (APC). Samtliga Pågatåg och Skånetrafikens Öresundståg kommer att utrustas med APC. Uppföljning av arbetet med intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs fr.o.m i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska här (i nedan tabell) beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits hittills under 2016 och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. P - Plan U - Uppföljning Plan/Uppföljning (P/U) Intern Kontroll P U Nämnd/Styrelse För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör NKI Nöjd Kund ökar inte. Punktlighet för samtliga trafikslag ökar inte. Mål fossilfritt uppnås. 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! (andel redovisade kontrollaktiviteter) 4

5 4. Kompetenta, stolta & motiverade medarbetare 5. Verksamhet & resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut Kontrollfrekvens ej enligt plan Särskild momsutredning 5