Plan för intern kontroll P T1 T2 Nämnd/Förvaltning/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken

Transkript

1 Plan för intern kontroll P T1 T2 ämnd/förvaltning/bolag : ollektivtrafiknämnden/kånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 1. erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. I-öjd undindex, Resandeutveckling och Punktlighet. ontinuitets- och krishantering öjda medborgare 2. Drivande utvecklingsaktör Fossilfritt - energieffektivitet 3. Attraktiv arbetsgivare Prestationsnivå, sjukfrånvaro, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi konomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter ontroll av attestbehörigheter b) kattelagstiftning kattelagstiftningens krav c) Fakturering Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan Resultat - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor 4 ÅR ÅR ontroll av bisysslor f) ompetensförsörjning 4 ÅR ÅR fterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling 8 ÅR ÅR Upphandlingsregelverk för varor och tjänster h) Verkställighet beslut 6 ÅR ÅR Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering

2 ämnd/förvaltning/bolag: ollektivtrafiknämnden/kånetrafiken För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) onsekvens (beskrivning) onsekvens annolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) ontrollmoment (metod) ontroll frekvens ontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning T1 (status) Åtgärd Rapportering/ Uppföljning T2 Åtgärd erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål gällande kundnöjdhet, punktlighet, resandeutveckling och marknadsandel är övergripande mål för service och trafikleverans gällande kollektivtrafiken. Det finns en risk att dessa inte uppnås 2017.Målen bedöms vara relativt högt satt vad gäller samtliga mål för kommande år, men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. Bristande måluppfyllelse bedöms kunna vara besvärande för kånetrafiken och sannolikheten är mycket trolig att det blir fel *4=12 I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Hur kunderna upplever bemötandet och om kundservicen lever upp till värderingarna i kundmötet mäts bl a genom ollektivtrafikbarometern. Målet gällande I öjd und nåddes inte för 2016 och kommer inte nås för *4=12 Uppföljning genom ollektivtrafikbarometern visar vikande trend I öjd und. ollektivtrafikbarometern I öjd ud. öjd undindex ska öka. Månadsvis Marknadsanalytiker valitetschef öjd und Index öjd und har inte ökat. Ackumulerade resultatet t o m april 54% (mål 65%) visar en lägre nivå än föregående år. törningarna i tågtrafiken har påverkat många kunder och ger ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken. Från och med 2017 mäts I med ny metod och detta påverkar resultatet något. Fokus bör läggas på att öjd und Index öjd Fokus bör läggas på hantera störningar i infrastrukturen bättre und har inte ökat. Det att hantera störningar ackumulerade resultatet i infrastrukturen, då då de i nuläget t o m augusti är 52% de i nuläget påverkar påverkar våra kunder. (mål 65%) visar en nabbare information lägre nivå än våra kunder. nabb, korrekt information och bättre föregående år. och bättre ersättningstrafik samt törningarna i ersättningstrafik samt bättre samarbete med tågtrafiken har påverkat bättre samarbete med Trafikverket. många kunder och ger Trafikverket. ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken bland medborgarna. Även den ändrade förseningsersättningen påverkar nöjdheten. Från och med 2017 mäts I med ny metod och detta påverkar resultatet något. n god servicenivå ska genomsyra alla Region kånes verksamheter. Resandet i kollektivtrafiken har under perioden ökat med 54 %. Resandeutveckling behöver ligga högre än regionfullmäktigemålet, om fördubbling av resandet ska kunna uppnås till *4=16 Delårsredovisningen janauriaugusti 2016 visar att målet om resandeutveckling 3-6% förväntas uppnås, men sannolikt inte innevarande års riktmål på 5 %. Biljettsystem och resanderäkning ås regionfullmäktigemålet med resandeutveckling 3-6 %? Månadsvis Business Controllers amtliga Affärsområdeschefer Resultatet ligger under målet på 3-6%. Resultatet första tertialen 2017 var 0,8 %. Buss når inte målen för regionbuss eller tadsbuss Resultatet ligger under målet på 3-6 %. Resultatet andra tertialen 2017 är 1,8 %.Resandeutveckling på tåg ligger dock på 3,5% efter T2., men kan bli tufft att nå målet för Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser ut att nås för pågatåg, men inte för öresundståg, stadsbuss, regionbuss eller serviceresor Resultaten för samtliga trafikslag, utöver pågatåg och serviceresor, ser ut att bli sämre 2016 än 2015.Punktligheten påverkas av framkomlighetsproblem och kvalitetsbrister väg och järnväg *3=9 Resultat och - redovisning. Planerad avgång/verklig avgång ås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Månadsvis Business Controllers amtliga Affärsområdeschefer ej, punktlighetsmålen nås ej samtliga trafikslag. Punktlighetsmålet nås ej för regionbuss, stadsbuss och öresundståg. Punktlighetsmålen nås för pågatåg och serviceresor. Dialog med trafikföretagen. Omläggning av vissa tidtabeller i bl a stadsbusstrafiken. ej, punktlighetsmålet nås ej samtliga trafikslag.punktlighets målet nås för erviceresor.för Öresundstågen kommer troligtvis målet nås.mycket pekar på att vi inte når punktlighetsmålet för Pågatågen. Punktlighetsmålet för stadsbuss nås ej.vi har stora utmaningar med infrastrukturen och ombyggnationer att hantera..

3 3 3 3*3=9 ontinuitets- och krishantering Genomförs utbildningar/övningar enligt plan (4 ggr år)? Risk- och säkerhetsansvarig valitetschef Ja, utbildning/övning har genomförts. om ett led i kontinuitets- och krishanteringsarbeten har brandskyddsutbildn. genomförts på olika arbetsplatser inom kånetrafiken. Chefer har fått utb i BA. kånetrafiken har deltagit krisbederskapsövningar som Länsstyrelsen anordat. Under hösten planeras krisledningsutbildning och övning för Verksamhets- och pressjour. Brandskyddsutbildning arna anordnas för de som inte har haft möjlighet att gå under första halvåret. amarbetsytan Verksamhetsjour har skapats och krisledningsövning har planerats. Verksamhetsjouren har fått ett eget larmnummer. Verksamhetsjoursupplä gget har ändrats. Verksamhetsjoursansva ret innebär jour dygnet runt. Detta kommer att säkerställa att någon beslutsfattare finns även under dagtid om en krissituation uppstår. Under T3 planeras utbildning i Verksamhetsjourens arbetsyta och krisövning med tema terrorhot. Det kommer att ske ändringar i Verksamhetsjoursupp lägget chefer slutat. riskommunikations plan kommer att revideras pga. ändringar i organisationen. kåne livskvalitet i världsklass öjda medborgare Drivande utvecklingsaktör e nedan *3=9 Region kåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden kåne ska bli ledande i uropa på forskning, innovation och utbildning. ffektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. kånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss förväntas uppnås, däremot utmaning med serviceresor. Bedöms som avgörande att det sker och kontroll av drivmedlen *3=9 Uppföljning av drivmedel och trafik genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelsleverantörer samt genom fordonssystemet FRIDA. Uppföljning och kontroll Lever trafiken upp till mål fossilbränslefri och energieffektiv gällande fossilfritt och kollektivtrafik energieffektivt? Miljö- och hållbarhetsstrateg Chef Affär- och Marknad Ja, kollektivtrafiken lever upp till mål om fossilfritt för trafiken (ännu så länge tåg och stadsbuss). nergieffektiviteten mäts endast för helår. ammanlagt uppgick Miljörevisioner av andelen trafikavtal genomförs fossilbränslefritt i i syfte att säkerställa allmän trafik till 82% att samtliga I december 2018 regionbussar är ska hela fossilfria till regionbusstrafiken vara december fossilbränslefri, det kvarstår några avtal som måste justeras inför detta: imrishamn, Österlen, öderslätt och Ven. Attraktiv arbetsgivare Betygen i pringlife har genomgående varit höga i jämförelse med andra arbetsgivare och jämfört med Region kåne i övrigt. Betyget för frågan om medarbetaren rekommenderar sin arbetsplats har legat mycket högt: 2015 på 84,7 %. ämre utveckling attraktiv arbetsgivare skulle kunna innebära besvärande konsekvenser, men risken för fel upplevs liten *2=6 Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen pringlife anger också övergripande hur ledarskapet fungerar på arbetsplatsen och hur detta påverkar medarbetarna. Utvecklingen har varit positiv de senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar *2=4 resultat och -redovisning gällande pringlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Medarbetarenkät pringlife Uppnås målet för Prestationsnivå i pringlife 2017? en HR-specialist HR-chef Region kåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18,6 dagar jukfrånvaron för 2016 ligger i nivå med utvecklingen för sjukvåren *3=9 Årsredovisning 2016, delårsredovisningar och månadsvisa resultatar ontroll sjukfrånvaro genom resultat Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört med genomsnittlig sjukfrånvaro HR-specialist HR-chef 2016? jukfrånvaron totalt har i snitt ökat från 1,50 snittdagar i april 2016 till 1,74 snittdagar i april Ackumulerat för perioden jan-april 2016 (6,22) har sjukfrånvaron ökat till (7,58) tertial , dvs en ökning med 1,36. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Under hösten kommer förvaltningen att via information och utbildning till chefer och pilotverksamheter intensifiera arbetet med tidiga insatser. jukfrånvaron totalt har i snitt ökat från 1,48 snittdagar i juli 2016 till 1,50 snittdagar i juli Ackumulerat för perioden jan-juli 2016 (10,26) har sjukfrånvaron ökat till (12,02) delår 2017, dvs en ökning med 1,76. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Under hösten kommer förvaltningen att via information och utbildning till chefer och pilotverksamheter intensifiera arbetet med tidiga insatser.

4 n genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. kånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.kånetrafiken har kompetensförsörjningsplan för som baseras på Region kånes kompetensförsörjningsplan, kånetrafikens verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och kånetrafikens chefer *2=4 Årsredovisning 2015 och Granskning av ompetensförsörjning - (rapport nr ) visar att kånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. ompetens-försörjningsplan amtliga Affärsområden/avdelningar ska en arbeta med HR-specialist HR-chef kompetensförsörjning Långsiktigt stark ekonomi kånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans även Viss höjd bör dock tas för stramare budgetvillkor och osäkerhet gällande intäkter till följd av bl a förändringar i prisstruktur och betalsystem. Målet i Region kånes verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi måste på sikt innebära leverans av överskott *2=6 Region kåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. ollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har varit ekonomi i balans.kånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för Detta trots oväntade kostnader i form av bl a gränskontroller och ett resande under riktmålet på 5 % *2=6 Årsredovisning/Bokslut, Resultat och - redovisning Resultat Är ekonomin i balans? Månadsvis nhetschef ekonomi tabschef ej - Prognosen efter T1 är 80 Mkr sämre än budget, d v s inte i balans. Mestadels beoende på IDkontrollernas påverkan på intäkterna. parpaket på 40,7 Mkr har tagits fram och håller på att genomföras och kvalitetssäkras. Genomfört sparpaketet medför prognosen 80 Mkr sämre än budget på helår Resultatet ackumulerat augusti är 72 Mkr, vilket är 51 Mkr bättre än budget. vilket innebär att ekonomin såhär långt är i balans. Prognosen däremot är ett resultat som är 20 Mkr sämre än budget och åtgärder diskuteras för att få ett utfall i balans på helår. Besparingsåtgärder på ca 40 Mkr togs fram under våren då prognosen var betydligt sämre pga ID-kontrollerna. Då vissa av åtgärderna inte kunde genomföras fullt ut, diskuteras nu ytterligare åtgärder för att få ett utfall i balans på helår Region kånes alla beslut ska vara finansierade. ambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt *2=6 Intäktsutveckling Biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Månadsvis Pris- och Affärsansvarig Försäljningschef ej. Avvikelse från budget när det gäller intäkter. Biljettintäkterna ligger på 914 mkr vilket är 38 mkr (4%) under budget. ej.liten avvikelse i Bättre trafik och en intäkter från budget (- kampanj för att vinna 0,27 %). Avvikelsen är tillbaka förlorade identifierad och består i minskat resande över sundet under pendlare kommer att genomföras under hösten *2=6 Fusk och bedrägerier Minskar fusket som mäts genom kontroller? Pris- och Affärsansvarig Försäljningschef Fusket ligger relativt konstant vid en jämförelse historiskt. Vi noterar en avvikelse av utfärdade kontrollavgifter över bron. Detta beror på att inga kontroller gjordes på bron i början på förra året. Jämförelse med 2015 visar ett i princip oförändrat utfall. Andel resor med giltig Fortsatt arbete, biljett ökar något på tillsammans med tadsbuss, medan Avarn andelen på tåg minskar (kontrollanterna), för något och framförallt på att ringa in de Öresundståg. Dock områden där vi ser utfördes kontroller på utmaningar i Öresundståg i intäktssäkringen. begränsad omfattning Bl.a. resor över bron 2016 på grund av IDkontrollerna. Andel alla dörrar. och vid påstigning i utan giltig biljett ökar något även på regionbuss, men det är så få kontroller att det inte är möjligt att dra någon egentlig slutsats av detta. Område (För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) onsekvens (beskrivning) onsekvens annolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) ontrollmoment (metod) ontroll frekvens ontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Åtgärd

5 Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 ontroll av förteckning över registrerade attestbehörigheter ontroll av attestbehörighet nhetschef ekonomi tabschef Ingen kontroll gjord - Ingen åtgärd kånetrafiken gör av behörigheter och attester enligt GFs tidplan en gång om året. Inga egna ar görs, men vid organisationsförändring ar som påverkar beslutsattesterna görs översyn. Inventering av attestregistret är utskickad av GF och håller på att gås igenom. Ingen åtgärd kattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Löpande kontroll Följs skattelagstiftningens krav? Månadsvis nhetschef ekonomi tabschef Ingående moms avseende sjukresor från tidigare år har åtgärdats, nya momsdeklararationer har skickats in. Detta har inte haft någon påverkan på resultatet. Resultatet föranledde avdrag av ingående moms i efterhand. Undersökningen om momsens vara eller icke vara på viten fortsätter. Frågan om moms på amarbete med L viten är fotfarande inte och Västtrafik krävs utredd. för att se ifall avtalen är utformade på liknande sätt. Vad gäller moms på viten har vi inte kommit längre än vid T Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 tickprov fakturor Är fakturor attesterade enligt Region kånes regelverk och kånetrafikens instruktioner? nhetschef ekonomi tabschef Inga stickprov har gjorts Resultatet föranleder - Raindance håller reda ingen åtgärd. på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Inga stickprov har gjorts - Raindance håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Resultatet föranleder ingen åtgärd. Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3=6 Månadsvis vid resultat Finns och används rutiner för analys, prognos och åtgärder vid Månadsvis nhetschef ekonomi tabschef eventuella avvikelser? Ja - Rutiner för analys Resultatet föranleder finns i ingen åtgärd. bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. ej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 2017, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Ja - Rutiner för analys Resultatet föranleder finns i ingen åtgärd. bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. ej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 2017, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 ontinuerlig kontroll äkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med kånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer. HR-chef Förvaltningschef ompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*3=4 ontinuerlig kontroll fterlevs kompetensförsörjningsplan för kånetrafiken? HR-chef Förvaltningschef Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 4 2 4*2=8 ontinuerlig kontroll Följs upphandlingsregelverket för varor och tjänster? Upphandlingschef Chef Affär- och Marknad Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 Finns delegationsordning och ontroll av att aktuella dokument vidaredelegation, hela kedjan? finns i diariet Återrapporteras delegationsbesluten? ämndsekreterare Förvaltningschef

6 Riskkarta Obl./lokalt 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa ollektivtrafiknämnden/kånetrafiken erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Resandeutveckling. O V 3 ännbar - besvärande för / Region kåne 2 Lindrig - liten av Region kåne erviceinriktad verksamhet 6 med hög kvalitet. Attraktiv Punktlighet. ontinuitetsarbetsgivare. och krishantering Långsiktigt stark n drivande ekonomi. utvecklingsaktör. Fossilfritt - Intäktsutveckling, Fuskoch bedrägerier energieffektivitet. Attraktiv arbetsgivare. Friskare medarbetare 4 Attraktiv arbetsgivare. Prestationsnivå pringlife. ompetensförsörjningsplan. 12 erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. I - öjd undindex Försumbarär obetydlig för Region kåne Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå AOLIHT 4 annolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

7 Riskkarta Obl. Admin. 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 ollektivtrafiknämnden/kånetrafiken 8 Upphandling O V 3 ännbar - besvärande för / Region kåne 2 Lindrig - liten av Region kåne 1 Försumbarär obetydlig för Region kåne Attesterig inkl. behörigheter, Fakturering, Verkställighet Beslut 4 Bisysslor, ompetensförsörjning 9 kattelagstiftning 6 Uppföljning av fastställd budget/plan Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå AOLIHT 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 annolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå