Väsentlighetsoch. riskbedömning

Transkript

1 1 (7) Uppföljning tertial 3 (ÅR) - Plan för intern kontroll 2015 med obligatoriska och lokala kontrollområn Verksamhet: Kollektivtrafiknämnn/Skånetrafiken Gult fält=obligatoriskt Bilaga Kontrollansvarig: Återrapportering: Gunilla Blad, Chef avlning Kvalitet Therese Kropp, Intern kontrollansvarig avlning Kvalitet 1 Nöjda medborgare Förtroent ska öka Ökar Nöjd kund inx Nöjd kund? uppföljing Vi ligger övergripan 1% efter NKI % mot 63 % första kvartalet, efter en nedgång unr andra halvåret Vi ser dock i enskilda värn en svag positiv trend antagligen driven av n förbättra punktligheten. Vi genomför en översyn av kontrollmeton då resulatet kan variera utan grund i marknan Resultatet för januari-augusti ligger på förra årets nivå så NKI har inte ökat. Omarbetning och utvärring pågår av Kollektivtrafikbarometern som levererar NKI Nöjd Kund Inx för Nöjd kund. Nöjd kundinx NKI. Resultatet för 2015 är 61% jämfört med 2014 som var 62% vilket innebär en minskning. Punktligheten bå n reella och n upplevda har stor betylse för NKI. Informera om n reella punktligheten, för att öka n upplevda punktligheten och stärka tilltron och varumärket Skånetrafiken. 2 En effektiv verksamhet med hög kvalitet Tillgängligheten ska öka Ökar punktligheten för samtliga trafikslag? Vi har unr första Att ännu bättre kvartalet en positiv förstå orsaken till utveckling av resultaten och punktligheten som agera på m. Att ett resultat av ett få ännu bättre och bredare arbete över jämnare kvalitet på avlnings och mätemetor och enhetsgränserna. värn. Uppföljning och information har varit en nyckelfaktor. Punktligheten förbättras på samtliga trafikprodukter utom stadsbuss som ligger still på samma nivå som förra året januariaugusti. Punktligheten ökar samtliga trafikslag utom på Stadbuss och Öresundståg som är oförändra jämfört med fg år. Kontinuerligt arbete med framkomlighet tillsammans med visionstärna. Arbete tillsammans med Trafikverket för att öka kvaliteten på tågtrafiken. 3 En drivan utvecklingsaktör Fritt från fossila bränslen 2020 Är anlen fossilfria drivmel på buss och tåg som verksamhetsmålet? Kvartalsvis Ett omfattan arbete har genomförts unr kvartalet för att säkerställa mätmetod och inrapporteringarna av värn. Efter genomlysning kvarstår nu tre avtal till fossilfrimålet 100% i stadsbusstrafik. Bättre kvalitet på inleverera värn och av avtal och avtalsefterlevnad. Mätpunkter från energileverantörer. Aktiviteter är igång så att fossilfrimålet för stadsbusstrafiken ska kunna uppnås till årsskiftet. Åtgärr har vidtagits för att byta bränsle i bl a stadsbusstrafik i Lund. Målet fossilfri stadstrafik 2015 är uppfyllt sedan 1 cember Nästa mål på vägen är fossilbränslefri regiontrafik ytterligare åtgärr

2 2 (7) 4 Kompetenta, stolta och motivera medarbetare. Kontroll av t dynamiska fokustalet i medarbetarenkäten Det dynamiska fokustalet ska öka till 70 HR-chef Medarbetarenkät/Å rlig Samtliga ytterligare verksamhetsområn har åtgärr upprättat handlingsplaner och har pågåen aktiviteter som fortlöpan redovisas i avlningarnas aktivitetsplaner. Ej aktuellt Ej aktuellt Skånetrafiken uppnår ett ytterligare dynamiskt fokustal på åtgärr 71,5 i årets medarbetarunrsökning och befinner sig därmed i zonen för förändringskraft. 5 Verksamhet och resultat i fokus. Kontroll av faktorn ledarskap i medarbetarenkäten Värt på faktorn ledarskap ska minst vara föregåen års nivå HR-chef Medarbetarenkät/Å rlig 2*3=6 Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Skånetrafiken uppnår ett ytterligare resultat på 75,4 på åtgärr faktorn ledarskap i årets medarbetarunrsökning. Det är en ökning gentemot föregåen års resultat där vi hamna på 72,2. 6 Långsiktigt stark ekonomi Kontroll av resultatmål Ekonomin ska vara i balans Chef avlning Årlig Ekonomin är i balans Ekonomin är i balans Ekonomin är i balans 7a Attesthantering koppla till ekonomiska transaktioner Kontroll av attest- och fakturahantering Är fakturor attestera enligt Region Skånes regelverk? Chef avlning Stickprov fakturor/halvårsvis Samtliga manuella fakturor läggs in och hanteras i ekonomiet och följer där ekonomiets regelverk Samtliga manuella fakturor läggs in och hanteras i ekonomiet och följer där ekonomi-ets regelverk Samtliga manuella fakturor läggs in och hanteras i ekonomiet och följer där ekonomiets regelverk

3 3 (7) 7b Behörigheter i ekonomi-en Kontroll av attestbehörigheter Kontroll av förteckning över registrera attestbehörigheter. Är förteckningen aktuell? Chef avlning Kontroll av attestförteckning/h alvårsvis 3*2=6 Kontrollen görs inom kort och rapporteras i nästa. Kontrollen senarelas 2015 och ska lämnas in till GSF senast n 25:e september. Dock gjors en mindre genomgång unr semestern. Felaktiga attesträtter tas bort/ändras. Behörigheter till Raindance kontrolleras och justeras. Inkorgar till personer som avslutat sina anställningar hos Skånetrafiken tas bort. Genomgångna attesträtter (bå sakoch beslut) skickas till GSF för ändring/avslut n 24:e september. 7c Att skattelagstiftninge ns krav följs Kontroll av att skattelagstiftningen följs Följs skattelagstiftningens krav? Chef avlning Löpan fel har upptäckts fel har upptäckts fel har upptäckts 8a Bisysslor - följsamhet mot regler och riktlinjer Kontroll av att regler och riktlinjer för bisysslor följs Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med Skånetrafikens verksamhetschefer och ras enhetschefer HR-chef Kontinuerlig kontroll/årlig 2*2=4 Uppföljning via kontroll vid chefsmöten som sker 2 ggr/år och ingen avvikelse har intifierats. Se tertial 1 Se tertial 1 fel har upptäckts 8b Att kompetensförsörjningsplaner finns Kontroll av att kompetensförsöjningsplan för Skånetrafiken tas fram Är kompetensförsörjningsp lan för Skånetrafiken framtagen? HR-chef Årlig kontroll 2*2=4 Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Skånetrafiken har tagit Kompetensförsörjnin fram en gsplanen kommer att kompetensförsörjningspla reviras och n som gäller för uppdateras unr utifrån ändringar som görs i Region Skånes samt utefter vad som framkommit i dialogmötena.

4 4 (7) 9a Upphandling - följsamhet mot regler och riktlinjer Kontroll av upphandlingsregelverk för varor och tjänster Följs upphandlingsregelverke t för varor och tjänster? Årlig Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Genomgång har genomförts utifrån Winess avtalssammanställning där avtal som ska avslutas inom två år förts in på n samla Upphandlingsplanen. Upphandingsplan för samtliga trafikavtal finns på en separat plan fram tom Utgång av avtal följs upp årligen för att säkerställa att alla upphandlingar har förutsättningar att följa upphandlingslagstiftning och reglverk. 9b Verkställighet av beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Kontroll av legation och återkoppling Finns legationsordning och Nämndsekreterar vidarelegation, hela e kedjan? Återrapporteras legationsbesluten? Årlig Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ja, legationsordning och vidarelegation finns på plats och återrapporteras. ytterligare åtgärr 10 Försäljning Kontroll hantering kundcenterkassor Hanteras kundcenterkassorna enligt anvisningarna? Chef avlning Tertialvisa /Ch Revisioner/Tertialvi ef Försäljning s 3*4=9 Kontroll har gjorts av kassahanteringen i Kristianstad senaste tertialet. Kontrollen påvisa inga avvikelser. avvikelser vid revision. Dock kassaavvikelse i linjen som inrapporterats. Ändring i växelkasserutin införd på Kundcenter. Kassarevision genomförd på KC unr tertialen. brister/avvikelser rapportera. ytterligare åtgärr

5 5 (7) 11 Försäljning Kontroll av fusk och svinn Fuskåkant i kollektivtrafiken ska ligga stabilt Chef Försäljning Löpan Uppföljning finns för första tertialet. Svagt nedåtgåen trend för fusk (nedgång med 0,06 procentenheter). Fusk på tåg oförändrad, medan fusket minskar på regionoch stadsbuss. Malmö stadsbuss visar fortfaran på högt fusk, trots nedgång mot föregåen år. Eftersom smsbiljetter är unr avveckling minskar fusket på stadsbuss. Avtalet för kontrollanter har utökats kraftigt från och med årsskiftet för att skapa mer och bredare synlighet för kontrollerna. Fusket på tågen ligger stabilt unr andra tertialet. När t gäller fusket som upptäckts vid kontroll av bussresor går t kraftigt nedåt. Framförallt beroen på att fuskåkant på stadsbuss, framförallt i Malmö och på Malmöexpressen i synnerhet visar betydligt lägre siffror för T än motsvaran period föregåen år. Avtalet för kontrollanter har utökats kraftigt för att skapa mer och bredare synlighet för kontrollerna. Handlingsplan för att säkra att vi uppnår beställd nivå unr året tas fram. Fuskåkant i tågtrafiken har legat stabilt. Däremot visar fusket för Stadsbuss i Malmö en uppåtgåen trend för tredje tertialet. Internt arbete påbörjat för att skapa strategi för visering/valiring vid påstigning i alla dörrar. Fortsatt fokus på kontroll av G4S. Internt arbete påbörjat för att skapa strategi för visering/valiring vid påstigning i alla dörrar 12 Intäktsredovisning Kontroll av intäktsredovisning Att intäkter från sålda biljetter redovisas och betalas in. Chef avlning kontroll/halvårsvis Ett ombud har Ombut krävs på beställt kort, men fakturan och är inte betalat fakturan. stoppat från vidare köp. Vid övergången till SeKund uppstod ett fel i kundregistret över Jojo Företag Flexkort/-kunr, vilket medför att inga kunr fakturerats sedan april för sina Jojo Företag Flexresor. Fakturering ska enligt uppgift ske unr vecka 36 så att fakturor går ut till alla kunr för perion Maj t o m Juli. 1. Fakturering av Företag/Flex uppvisar fortfaran vissa avvikelser. Försäljning (Mariell) är på n frågan gentemot leverantören. 2. Försäljning vid event föj inte redovisningsrutiner som ska gälla för event. 1. Handpåläggning av fakturering företag Flex för korrekt fakturering. 2. Rutiner för event/-försäljning skall följas.

6 6 (7) 13 Personalredovisning Kontrollera sjukfrånvaron. Minskar sjukfrånvaron? HR-chef Sjukfrånvaron tycks vara oförändrad, men sjunker stadigvaran vad beträffar långtidssjukskrivnin gar, som förvaltningen haft som fokusområ. I fall som är aktiva genomförs åtgärr enligt rehabiliteringsproce ssen. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpan om n statistiska utvecklingen för ras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärr såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenn på enhetsnivå. Sjukfrånvaron har minskat något jämfört med föregåen år. I samtliga fall som är pågåen genomförs åtgärr enligt rehabiliteringsproce ssen. HR informerar ansvariga i verksamheten fortlöpan om n statistiska utvecklingen för ras verksamheter och för diskussion om åtgärr vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenn. Sjukfrånvaron har minskat 2015 jämfört Fakturering Serviceresor Kontrollera faktureringen av Serviceresor. Minskar antalet avvikelser i faktureringsunrlaget? AO-chef Serviceresor Uppföljning krediteringar fakturor/ Årlig 3*2=6 Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Unr 2015 skickas Fortsatt fakturor ut, en sarbete ökning med ca 2,6% mot med 2014 då fakturor beställningsmottagni skickas ut. Unr 2015 ng, samt tydligare var antalet fakturor med information kring fel st mot år skillnan på 2014, en minskning med färdtjänst och 9,6%. Sammantaget sjukresor så inte minskar antalet sammanblandning felfakturera fakturor sker. Bättre samtidigt som antalet samarbete med fakturor ökar. Serviceresor Malmö för att minimera felkällorna där. Ett förbättrat arbetssätt med kontroller innan fakturor skickas till kund för att minimera eventuella fel. 15 Avtals Kontroll av Avtals Följs avtalsleveransen upp? Respektive Affärsområsch ef / Avlningschef Löpan Merparten av verksamheten har etablerat rutiner och använr ssa för avtals. Stickprov på avtals i handläggarled sked unr ytterligare åtgärr Se tertial 1 Se tertial 1 Merparten av verksamheten har etablera rutiner. Därtill genomförs fördjupa avtalsar i form av revisioner unr året. Avtals är ett av förvaltningens fokusområn för Detta för att säkerställa att t som utlovats levereras.

7 7 (7) 16 IT-Driftsäkerhet Kontroll av IT-driften Registreras driftstörningar? Görs åtgärr för driftsstörningar? Genomförs förbättringsåtgärrna? IT-chef Kontroll av driftstörningar/halv årsvis 1. Driftstörningar dokumenteras och sammanställs i dokument ITIncinter.xls. 2. Incinterna åtgärdas löpan Som förbätttring för att hantera uppgift 3 i fg kolumn kommer Objektägare för IKT att sammankalla representant från varje objekt var 4:e Se tertial 1 Se tertial 1 Se tertial 1 Se tertial1 beroen på allvar - månad för en åtgärd dokumenteras i samma dokument som själva störningen. 3. Förbättringsåtgär r görs genom i direkt anslutning till genomgång av dokumenterad incinter och en analys av eventuella beroenn och rotorsak. Detta kommer att leda till genomförd åtgärd, t att aktivieter skrivs ex genom öka minnestilllning in i antingen IKT:s aktivitetsplan eller eller processorkraft. respektive Objekt. Däremot saknas en Åtgärrna atisk och dokumenterad konsolira skall redovisas 3 gånger översyn av lessons per år för LGIT. learned och rotorsaker. 17 Kontinuitets- och krishantering Kontroll av kontinuitets- och krishantering Är krishanteringsplanen fastställd? Har nyckelpersoner i krisledningen övat planen? Risk- och säkerhetsansvarig Årlig Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Ej aktuellt Enligt riktlinjer från Region Skånes krishanteringsplan som faställs i november har Lokal Krishanteringsplan framtagits för Skånetrafiken. Krishanteringsplanen föredrogs ledningsgruppen i november. Krishanteringsplanen med tillhöran mallar är testa i samband med vår hantering av flyktingströmmarna. Annan övning är ej genomförd. Utbildning/övning i krishantering och reflektion över krishanteringsförmåg an ska enl plan för 2016 genomföras 4ggr/år.