Plan för god hushållning och intern kontroll 2014 för Habilitering & Hjälpmedel

Transkript

1 Plan för god hushållning och intern kontroll 2014 för Habilitering & Hjälpmedel Divisionschef är ansvarig för samtliga kontrollområden utom de som anges under ekonomiperspektivet där Divisionsekonom är ansvarig. Återrapportering till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i anslutning till tertialrapporterna och , samt i årsredovisning 2014, då samtliga kontrolloment återrapporteras. Obligatoriska kontrollområden Ekonomiperspektivet 1. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Sker slutredovisning enligt Region Skånes riktlinjer? Divisionsekonom Oblligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. Ekonomienheten och projektledare kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. Inga avvikelser har rapporterats. Arbetet bidrar till god redovisning av projekten i enlighet med projektfinansiärens anvisningar. 2. Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomiet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå från delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag. GSF/Divisionsekonom Obligatoriskt kontrollområde Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag har gjorts och löpande kontroller utfördes av divisionen och av den gemensamma servicefunktionen. Inga avvikelser har rapporterats. 3. Kontroll av manuella fakturor, dvs. fakturor som inte finns i eknomiets leverantörsfakturaportal. Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt GSF/Divisionsekonom Oblligatoriskt kontrollområde. Antalet manuella leverantörsfakturor har upphört. Fr o m 1 juni 2010 hanteras handkassor i fakturaportalerna och fakturor till Kronofogden, som kräver sekretess, hanteras numera via HR-lön. Inga avvikelser har rapporterats. 4. Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? GSF/Divisionsekonom Oblligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information och stickprov/ revision sker kontinuerligt varje år. Gemensamma rutiner för kassahantering finns. Nytt för 2014 är att chefsstöden gör en extra granskning av underlagen innan redovisning sker till GSF. Inga avvikelser har rapporterats. 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt avseende representation och arbetsmåltider? GSF/Divisionsekonom Obligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. Alla enheter samt chefsstöd är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om riktlinjer. Information och stickprov/ revision sker kontinuerligt varje år. Medborgarperspektivet 6. Den upplevda tillgängligheten ska öka. Frågor om upplevd tillgänglighet ställs vid brukarundersökning avseende upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering. Enhetschef Fou Obligatoriskt kontrollområde. Utifrån medborgarperspektivet är divisionens målgrupp de brukare som får insatser från Habilitering & Hjälpmedel. Under 2014 kommer brukarundersökning avseende upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering att genomföras. I undersökningen ingår frågor om tillgänglighet. R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att frågor ska ställas vid brukarundersökning enligt nationell modell (nedbrutet mål). Brukarundersökning är genomförd avseende upplevelsen av habiliterings-/ rehabiliteringsplanering. När det gäller frågan Är det lätt att komma i kontakt med oss svarade 2013, 84 % av brukarna och 86 % av vårdnadshavarna ja på detta. Motsvarande siffror för 2014 var 93 % respektive 87 %. Målet är uppnått. När det gäller frågorna Är det lätt att ta sig in i våra lokaler och Är det lätt att hitta i våra lokaler var svaren 2014, 93 respektive 91 % för brukare och 95 respektive 94 % för vårdnadshavare. Motsvarande frågor fanns ej i brukarundersökning Sida 1 av 5

2 Verksamhetsperspektivet 7. Tillgängligheten ska öka Försök med mer varierade öppettider är genomfört. Bou, Vux, SHD Obligatoriskt kontrollområde. Som ett led i arbetet med ökad tillgänglighet ska brukarna erbjudas mer varierade öppettider. Under 2013 ska försök genomföras inom tre av divisionens verksamheter. På samtliga enheter i Vuxenhabiliteringen erbjuds möjlighet att få insatser både i grupp och individuellt på kvällstid. Samtliga enheter inom Barn- och ungdomshabiliteringen har kvällsöppet en dag/vecka för att möta behovet av sena tider. Olika aktiviteter har genomförts inom Syn-, hörsel- och dövverksamheten. På några enheter har kvällstider för individuella besök införts, andra enheter har provat att erbjuda tid utifrån brukarnas önskemål eller att förlägga gruppverksamhet på kvällstid. Medarbetarperspektivet 8. Patientsäkerheten ska öka. 9. Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka. Införande av arbetskläder vid patientnära arbete sker enligt plan. Divisionen arbetar atiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet. Patientsäkerhetssamordnare Stabschefer Obligatoriskt kontrollområde. Införande av arbetskläder vid patientnära arbete är en viktig del i divisionens patientsäkerhetsarbete. En plan för införandet har tagits fram för Obligatoriskt kontrollområde. Aktiviteter ska genomföras inom de förbättringsområden som identifierats vid QWC-undersökning hösten R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att arbeta atiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet (nedbrutet mål). Arbetet har gått enligt plan. Arbetet fortgår enligt plan inom Barn-, och ungdomshabiliteringen, Vuxenhabiliteringen, Syn-, hörsel- och dövverksamheten samt Hjälpmedelsverksamheten. Dialog med olika yrkesgrupper har genomförts på divisionsnivå, för fördjupning inom området arbetsrelaterad utmattning. Divisionens hållning till handledning för medarbetare har utarbetats och har implementerats i verksamheterna under hösten. I Vuxenhabiliteringen har, utöver divisionsövergripande aktiviteter, även särskilda aktiviteter genomförts för att öka målkvalitet samt återkoppling. Båda dessa områden har ökat. Olika aktiviteter har genomförts inom Syn-, hörsel- och dövverksamheten, bl a chefshandledning för att påverka områdena återkoppling och ledarskap. Barn-, och ungdomshabiliteringen har bland annat genomfört aktiviteter inom områdena ledarskap, återkoppling och målkvalitet, dessa områden har också ökat något jmf med Ledarskap och återkoppling uppnår riktvärdet. APTmötena ses som en central möteplats där medarbetarna förutsätts utnyttja möjligheten att vara delaktig. Hjälpmedelsverksamheten har i likhet med övriga fortsatt arbetet med chefshandledning och utvecklat APT vidare kring delaktighet under året. Oegentlig-heter inklusive bedrägerier 10. Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Medarbetarna får information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Förvaltningsuppdrag, Målfokus 2012 Habilitering & hjälpmedel Tillgänglighet 11. Vi uppfyller minst vårdgarantin 70 % av brukarna har fått en första kontakt inom 60 dagar. Stabschefer Obligatoriskt kontrollområde. Risken för oegentligheter och bedrägerier ska minimeras. Region Skåne ska uppdatera policys inom området och anställda ska känna till dessa. Tillgängligheten inom vårdgarantin bedöms inom Region Skåne utifrån kravet på att garantera vård inom 60 dagar. Divisionen har ännu inte fått någon information ang. policy för etik och moral. Tillgängligheten är excellent enligt Region Skånes mått och når 81 % för verksamheterna barn- och ungdomshabilitering, vuxenhabilitering samt syn-, hörsel- och dövverksamhet. Sida 2 av 5

3 Kvalitet 12. Vi använder metoder som ger god effekt. Nationella modellen för prioriteringar är Bou, Prioriteringsarbetet utgår från nationella implementerad och används i divisionens Vux, SHD modellen för öppna prioriteringar, som är kvalitets- och utvecklingsarbete. en atisk metod för att omsätta riksdagens riktlinjer för prioriteringar inom hälso- och sjukvård. Modellen är framtagen av Prioriteringscentrum och Socialstyrelsen i samarbete med flertalet stora vårdaktörer inom svensk hälso- och sjukvård. Prioriteringsarbetet handlar om att säkerställa att befintliga resurser används på rätt sätt - att vi gör rätt saker med de resurser vi har. Arbetet gick enligt plan inom Barn- och ungdomshabiliteringen, Vuxenhabiliteringen samt Syn-, hörsel- och dövverksamheten. Sida 3 av 5

4 13. Vi möter brukaren med respekt och arbetar för att denne tar aktiv del i sin habilitering/ rehabilitering. För brukare med habiliterande/- rehabiliterande insatser, och som fått sin första insats under 2013, används arbetssätttet habiliterings/rehabiliteringsplanering. Andelen i procent anges på verksamhetsnivå. Bou, Vux, SHD Ett led i kvalitetsarbetet inom området "Effektiv hälso- och sjukvård" är att brukarna ska ha habiliterings- /rehabiliteringsplanering i enlighet med divisionsgemensamma riktlinjer. I planeringen ingår att brukaren ska mötas med respekt och vara delaktig i habiliterings-/rehabiliteringsprocessen. Måltal för habiliterings-/rehabiliteringsplanering finns inom berörda verksamheter, Barn- och ungdomshabiliteringen, Vuxenhabiliteringen samt Syn-, hörsel och dövverksamheten. Inom Syn-, hörsel och dövverksamheten har måltal funnits på enhetsnivå. Måltalen har inte uppnåtts fullt ut där anledningen bl a var kunskapsbrist hos chefer när måltalen sattes och att kunskap om arbetssättet inte fått genomslag hos medarbetarna förrän senare under året. Även om måltalen inte uppfyllts så har arbetssättet använts på samtliga enheter och implementeringsarbetet har pågått under hela året. Barn- och ungdomshabiliteringens måltal är uppfyllt. För 82 % av barn/unga som fått sin första insats under används arbetssättet habiliteringsplanering. 95 % av barn/unga har inom tre månader från första kontakt en förstaplanering. Vuxenhabiliteringens måltal är ej uppfyllt. För 63 % av de brukare som fått sin första insats under 2013 har man genomgått samtliga steg i arbetssättet habiliteringsplanering. Dock har 98% genomgått steg 1 och 95 % steg 2. 89% har genomgått steg 3. Det är därmed tydligt att bristerna finns vad gäller uppföljning - steg 4. Även om måltalen inte uppfyllts så har arbetssättet använts på samtliga enheter och implementeringsarbetet och kunskapsutvecklingen har pågått enligt plan under hela året. Effektiva processer 14.Vi bedriver vår verksamhet på ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt. Sjukfrånvaron har minskat. Det långsiktiga målet för sjukfrånvaro i Region Skåne är 14 dagar per medarbetare och år. För att nå målet måste sjukfrånvaron inom HoH minska. I divisionen har sjukfrånvaron, under 2014, ökat med 4,25 dagar jämfört med Aktiviteter sker för att minska sjukfrånvaron där det är möjligt. Det har skett en ökning av sjukfrånvaron inom alla verksamheter med undantag av Hjälpmedelsverksamheten. Inom Barn- och ungdomshabiliteringen ligger sjuktalen något under Region Skånes nivå. Inom Vuxenhabiliteringen har det skett en ökning, trots mer intensiva rehaboch preventiva insatser med hjälp av Previa. Inom Syn-, hörsel och dövverksamheten har långtidssjukfrånvaron ökat, de flesta gäller fysiska sjukdomar. Aktiviteter har genomförts för att minska sjukfrånvaron där det är möjligt. Aktiviteter för att minska korttidssjukfrånvaron har haft effekt. Sida 4 av 5

5 Produktionsplanering sker enligt framtagen strategi., Planerings- och utredningssekreterare En viktig del i arbetet med effektiva processer är att planera produktionen så att medarbetarnas direkta brukartid maximeras. Arbetet inom verksamheterna och inom Produktionsplaneringsgruppen går enligt plan, bortsett från framtagandet av verktyg för schemaläggning och fördelning av resurser. Produktionsplaneringsgruppen har tagit fram en modell utifrån behovsbedömning för målgruppen Vuxna med tinnitus som kommer att prövas i verksamheten i början av Dessutom har en modell för kapacitetsplanering för målgruppen Förskolebarn med AST tagits fram. Arbetet med att införa öppen kalender pågår inom alla verksamheterna. Införande av Web-PASiS är planerat till början av Antalet vårdkontakter per årsarbetare har ökat på divisionsnivå t o m nov Inom Vux har antalet brukare/ medarbetare liksom produktiviteten ökat under Samtliga yrkesgrupper utom logopederna når produktionsförväntan. Hjälpmedelsverksamheten har fortsatt tillsammans med BOU att se över processen kring hjälpmedel i syfte att korta ned tiden för brukaren att få ett hjälpmedel. Övergripande riskanalys 15.Hörselrehabiliteringar Ekonomin är i balans för området hörselrehabiliteringar. Divisionsekonom År 2014 förväntas antalet utprovningar av hörhjälpmedel öka med anledning av fyraårsintervallet och toppnoteringen 2009 vid införandet av det fria vårdvalet. Andelen brukare som väljer rekvisition hörapparat har ökat sedan införandet 2011, och under 2014 kommer en ny upphandling av hörapparater att göras med nya avtal och högre priser som följd. Verksamheten förväntas gå med underskott Divisionen har inga möjligheter att påverka inflödet av brukare och kan därmed inte styra kostnadutvecklingen. Underskottet för hörselrehabiliteringar uppgick till 13,3 Mkr. Skrivelse till Regionstyrelsen angående det förväntade underskottet för vårdval hörselrehabilitering behandlades i Habiliterings- och Hjälpmedelsnämnden den 20 maj. En översyn av regelverket har genomförts och beslut om förändrad ersättningsnivå fattades av Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden den 20 maj. Ingen kompensation av anslagsersättningen har gjorts för Sida 5 av 5