Inom Regionstyrelsen fanns en handkassa som avslutades i oktober. Ingen avvikelse förekommer i redovisningen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Inom Regionstyrelsen fanns en handkassa som avslutades i oktober. Ingen avvikelse förekommer i redovisningen"

Birgit Andreasson
för 8 år sedan
Visningar:

1 (inkl. ej 1 Ekonomi Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Sker slutredovisning enligt Region Skånes riktlinjer? God ordning på projekten med projektplan för samtliga projekt som var med i urvalet. Uppgifter om syfte, finansiär projektledare och tidplan är uppfyllda enligt riktlinjerna. Balansering av projekten följer regionens riktlinjer. 2 Ekonomi Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå ifrån delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. 3 Ekonomi Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i ekonomisystemets leverantörsfakturaportal. Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag. Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system Regionstyrelsens behörigheter överensstämmer med de originalhandlingar som är upprättade Manuella leverantörsfakturor förekommer ej inom Regionstyrelsen (inkl ej (inkl ej 4 Ekonomi Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? Inom Regionstyrelsen fanns en handkassa som avslutades i oktober. förekommer i redovisningen (inkl ej

Balansering av projekten följer regionens riktlinjer. 2 Ekonomi Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag.

2 (inkl. ej 5 Ekonomi Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. 6 Medborgare Den upplevda tillgängligheten skall öka. a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt avseende representation och arbetsmåltider? Målet kan brytas ner till ett eller 7 Verksamhet Tillgängligheten ska öka. Målet kan brytas ner till ett eller 8 Verksamhet Patientsäkerheten ska öka. Målet kan brytas ner till ett eller 9 Medarbetare Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka Kontroll efter genomförd medarbetarundersökning. Kanslidirektör Mäts efter genomförd medarbetarundersök ning. Vid granskning av svenska leverantörsfakturor framkom det inga avvikelser.vid granskning av utländska leverantörsfakturor med omvänd moms framkom en del avvikelser på att det var fel momskod på fakturan, en faktura saknade IBAN och en faktura var felscannad med felaktig moms. Granskningen visar på avvikelser avseende representation med felaktigt momsavdrag på en del fakturor samt att informationskrav ej följts då deltagarförteckning och syfte saknas på några fakturor. I dagsläget mäts inte tillgängligheten inom koncernkontoret. I dagsläget mäts inte tillgängligheten inom koncernkontoret. Punkten är inte tillämpbar på koncernkontoret. Det dynamiska fokustalet ökade med 0,6 enheter mellan åren 2013 och Under november 2014 har informationstillfälle till verksamhetens chefsstöd genomförts avseende momsavdrag och representation. Löpande kontroller görs gällande representation och momsavdrag.

Målet kan brytas ner till ett eller 7 Verksamhet Tillgängligheten ska öka. Målet kan brytas ner till ett eller 8 Verksamhet Patientsäkerheten ska öka.

3 (inkl. ej 10 Oegentligheter inklusive bedrägerier Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Har anställda kunskap om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen? Kanslidirektör Stickprov 1g/år bland koncernkontorets medarbetare Inför 2014 har regionstyrelsen fastställt reviderade riktlinjer för representation, möten och resor, i vilka en särskild uppförandekod tydliggör vikten av god moral och etik i tjänsteutövningen. Vid granskning av representationen inom förvaltningen så har inga felaktigheter iakttagets. 11 Strategiska planer enligt forskningspolicy Kontroll att beslutade planer/uppdrag genomförs Forskningschef Analys av resultat Till delar följs HSN beslutade fördelningsprinciper men inte fullt ut Krav på plan för användning innan medlen utbetalas 12 Kriskommunikationsplan Följs planen? Är den ändamålsenlig? Har översyn av rutiner gjorts? Kommunikation s-direktör 2 ggr/år Beredskapspass, Händelser Planen aktiverades vid ett tillfälle under 2014, det var under de våldsamma skyfallen i höstas som gjorde att delar av Sus Malmö blev översvämmat, och allt förlöpte enligt plan. Två övningar har arrangerat, en intern och en med externa parter. Fokus var rollerna i kriskommunikationsarbetet. 13 Media Fungerar mediepolicy? Kommunikation s-direktör Stickprov 2 ggr/år Stickprov visar att presstjänsten hanterar inkomna ärenden enligt gällande mediepolicy. Presstjänsten har administrerat flera stora beställningar gällande bland annat fakturor, till bland annat uppdrag Granskning, och allt har klarats av inom rimlig tid. Tätare kontakter med juridiken har förbättrat rutinerna kring utlämnade av fakturor, mail och sms. Omvärldsbevakningsföretaget Retriever har genomfört mediaanalys och den visar att Region Skåne bedriver ett proaktivt pressarbete vid kriser och extraordinära händelser. Presstjänsten har anordnat en träff tillsammans med juridiska avdelningen för kommunikationsansvariga i förvaltningarna där regelverket kring utlämnande av handlingar har klargjorts. En manual kring detta finns även på VGI.

Kanslidirektör Stickprov 1g/år bland koncernkontorets medarbetare Inför 2014 har regionstyrelsen 2014-02- 27 fastställt reviderade riktlinjer för representation, möten och resor, i vilka en särskild

4 (inkl. ej 14 Upphandling Följer upphandlingsförfarande gällande lagar, policies och riktlinjer? Inköpsdirektör Stickprov 2 ggr/år 9 st upphandlingar kontrollerades utifrån upphandlingsprocessens faser och samtliga uppfyllde kraven. Banktjänster, Elrullstolar, Uppdradering ureteroskop, Uppsökande verksamh munhälsobedömning, Kompression, Cytologipreparat, instrument, Kondomer, Videostreaming och filmlagring, Webb- TV, Psykiatri 2014 (läkemedel). 15 Inköp a. Sker inköp från ej upphandlade leverantörer, LOU? b. Finns rutiner och behörigheter för inköp upprättade och följs? 16 Avtal Finns samtliga avtal registrerade i Avtalskatalogen? Inköpsdirektör Stickprov + kontroll databas Inköpsdirektör 1g/år Stickprov + kontroll databas Styrning och frågorna åvilar verksamheten och linjeansvarig. Koncerninköp har inte mandat i denna fråga. Hänvisar till Region Skånes Upphandlingspolicy och verksamheternas attestreglementen. Ett fåtal avtal var inte publicerade i Avtalskatalogen. Samtliga avtal är nu publicerade. Totalt antal avtal är ca st. 17 Skattedeklaration Är underlaget för arbetsgivaravgifter och avdragen skatt korrekt? 18 Momsredovisning. Finans Är förvaltningarnas momsredovisning attesterade av behöriga? 19 Finanspolicy Följs Region Skånes finanspolicy? / extern konsult 20 Instruktioner avseende den finansiella verksamheten Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? / extern konsult Inga avvikelser Inga avvikelser Extern konsult avgör metod Extern konsult avgör metod Vid granskningstillfället pågick arbetet med framtagande av avtal mellan bolagen och interbanksfunktionen. Det fanns framtaget utkast och enligt Finansenheten skall de översändas och undertecknas inom kort. Alla internbanksavtal är upprättade och undertecknade av båda parterna. Inga avvikelser

Banktjänster, Elrullstolar, Uppdradering ureteroskop, Uppsökande verksamh munhälsobedömning, Kompression, Cytologipreparat, instrument, Kondomer, Videostreaming och filmlagring, Webb- TV, Psykiatri

5 (inkl. ej 21 Rapporter Koncernföretaget 22 Ingående balanser/ Koncernföretaget 23 Registrering av allmänna handlingar (inkl. e-post) Är koncernkonton rätt kopplade till rätt kontogrupper? Stämmer utgående balanser med ingående balanser på koncernkontonivå och motpart 2 och 3 nivå? Sker registrering av allmänna handlingar i enlighet med Riktlinjer om hantering av post? 24 Informationssäkerhet Har vårdenheter implementerat anvisningar för loggkontroll resp. dataintrång, och hur efterlevs dessa dvs -sker loggkontroll på vårdenheter enligt anvisningar? - har förvaltning infört organisation och rutiner för hantering av dataintrång och efterlevs dessa? 25 Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys a. Kontroll av att utdelning av bidrag från de stiftelser som Region Skåne förvaltar sker enligt beslutade policys b.kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys Inga avvikelser På motpart 3 fanns inga avvikelser. På Korrigeringar gjorda motpart 2 fanns den del differenser, De flesta dock redovisningsmässigt rätt såsom förflyttningar från Finans och Region Skånes holding bolag gällande andelar i dotterbolag. Kanslidirektör Stickprov 1g/år Region Skåne har tydliga rutiner för registrering av allmän handling och en hög kompetens hos de registratorer som är satta att sköta hanteringen. Den allmänna förståelsen för vikten av registrering av allmänna handlingar är god men bör uppdateras löpande för de personer som kommer i kontakt med handlingarna. Informationssäkerhetschef Avstämning mot registrerade loggcontroller i kombination med stickprov. (genomförs av resp. förvaltnings informationssäkerhet s-organisation). 1-2 ggr. Genom en övergripande kontroll av befintligt register där verksamheternas utförda loggkontroller ska dokumenteras har kunnat konstateras att långt ifrån alla verksamheter dokumenterar sina loggontroller i enlighet med de nya anvisningarna. Detta kan med stor sannolikhet antas bero på att de nya anvisningarna för loggkontroll inte implementerats som avsett. Arbete pågår tillsammans med förvaltningarnas informationssäkerhetssamordnare för att åter kommunicera ut och implementera anvisningarna på vårdenheterna. Stickprov 1g/år. Stiftelsepolicy ej beslutad under året. Policy kommer att tas fram under år Rapportering saknas

24 Informationssäkerhet Har vårdenheter implementerat anvisningar för loggkontroll resp. dataintrång, och hur efterlevs dessa dvs -sker loggkontroll på vårdenheter enligt anvisningar?

Relevanta dokument

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen, Regionala Tillväxtnämnden och Näringsliv Skåne) RAPPORT 2012

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen, Regionala Tillväxtnämnden och Näringsliv Skåne) RAPPORT 2012 Region Skåne 2012-12-12 Ekonomiservice Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi INTERN KONTROLL AV (, och ) RAPPORT 2012 http://www.skane.se/ Inledning Inom ramen för Gemensam Servicefunktion ligger kunduppdraget