Bilaga 2 Svarsbilaga för Kommunstyrelsen

Transkript

1 Bilaga 2 Svarsbilaga för Kommunstyrelsen Nr Område Rekommendation Ansvarig Åtgärder/kommentar 1 intäkter säkra en backup till hanteringen av hyresfakturering då processen idag är sårbar på grund av personberoende. Kommunen har påbörjat diskussioner med hur backup för hyresfaktureringen ska säkras. Följs under svar 2 att beloppsgränser införs vid attester i de verksamheter där detta är möjligt. Kommunen har övervägt detta men tagit beslut att inte införa beloppsgränser då bedömningen är att detta skulle försvåra den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor eftersom stora samlingsfakturor skulle fastna i flödet. 1 (10)

2 3 4 5 Ledningsnära Uppföljande kontroller bör utformas för personer med fullständiga eller mycket höga behörighetsnivåer. Särskilt i de fall som en person i praktiken kan hantera en faktura från registrering till utbetalning. Kontrollerna kan exempelvis ske genom att skriva ut och granska ett antal väsentliga loggar. Det är av största vikt att kommunen kommunicerar ut tydligt till alla attestanter vad en attest innebär och vilket ansvar en attestant har att kontrollera fakturor mot beställni, avtal, etc. Granskningen visar på brister i dessa avseenden. Rutiner bör utvecklas för att attestanter har tillgång till relevant information i befintliga avtal. Deltagarlistor samt tydligt syfte bör framgå i samtliga fall och bifogas i fakturaportalen när fakturan hanteras, framför allt vid personalrepresentat ion. Resp. nämnd Kommunen införde föregående år en kontroll för nyläggni av leverantörer samt förändri av leverantörers fasta data. Kontrollen är inte specifikt inriktad på personer med höga behörigheter men täcks in till viss del av kontrollen. Vi har dock noterat brister i denna kontroll, se rekommendation 2. Det finns instruktioner vad en attest innebär och de anställda har ett ansvar att förstå vad deras attester innebär. Vår granskning har dock visat att det förekommer brister vad gäller förekomsten av giltiga avtal. I samband med årets granskning har kompletterande material efterfrågats för flertalet stickprov. svar 2 (10)

3 Ledningsnära Dokument som Resp. 6 bekräftar syftet kan nämnd med fördel bifogas i fakturaportalen, istället för att syftet endast framgår kortfattat och/eller 7 ospecificerat. Rutiner för hantering av stöldbegärlig egendom behöver utvecklas. Vi rekommenderar framgent rätta inventarieförtecknin g för stöldbegärligt gods som köps in av kommunen. svar Bokslutsprocessen Fysisk inventering med utgångspunkt från inventarieförtecknin gen bör ske vid samtliga nämnder. Rutin för detta bör utarbetas. Rutiner bör även ske med avseende på om alla inventarier är registerförda. Rutin för utrangeri av ng ar bör utformas. Underlag till manuella bokföringsordrar som rättas är ej bifogade bakom verifikationen. Det bör alltid finnas dokument som stöder de bokni som skett. Enligt kommunen sker ingen märkning av inventarier vilket försvårar möjligheten till inventering. Vi rekommenderar samtliga inventarier som köps in inventariemärks. Rutin är under bearbetning enligt kommunen. Det ska finnas underlag till manuella bokföringsordrar som styrker kontering enligt instruktioner. Dock har vår granskning visat att det för flertalet verifikationer fortfarande saknas erforderliga underlag. 3 (10)

4 Intäkter 2 momsbidrag Intäkter momsbidrag Intäkter momsbidrag Intäkter barnomsorgsavgifter Intäkter barnomsorgsavgifter För att minska risken för fel, bör kontroller i den excelmall som ligger till grund för kontering och ansökan om momsersättning införas. Kommunen bör arbeta för att periodisera momsbidrag kopplat till gymnasieskolan. Dagens rutin gör att intäkter och inte matchar. Kommunen bör införa stickprovskontroller av fakturor som ligger till grund för ansökan om momsersättning i syfte att säkerställa att systemet genererar korrekta underlag. Formaliserad rutin avseende stickprovskontroller för familjer med inkomstgifter understigande maxtaxan bör införas. Förstärka rutinen för hantering av kreditfakturor genom att införa kontroller efter att kreditfaktura rättats. Inga större förändri har skett under året och hanteringen är fortfarande manuell. Den momsersättning kommunen ansöker om periodiseras så att intäkterna tillfaller samma period som na stått i. Ingen förändring. Kommunen bedömer att det är låg risk att fakturor som ligger till grund för ansökan om momsersättning, skulle vara felaktiga. Förlitar sig till att kodsträngen i ekonomisystemet är korrekt byggd och att kontering sker korrekt. En handlingsplan för hur detta ska hanteras håller på att tas fram. Målet är att 10 % av populationen ska stickprovskontrolleras. Vi följer detta under nästa års löpande granskning. Krediteringsunderlag signeras av respektive enhetschef vilket kontrolleras av ekonomipersonal innan kreditfaktor rättas. Felkrediteri märksammas vid matchning av inbetalni. Ja ET Delvis 2015 Ja ET svar 4 (10)

5 Nr Område Rekomme ndation Ansvarig Åtgärder/kommentar Åtgärdad Följs svar 7 - skolpeng Förstärka rutinen gällande registrering av elever folkbokförda utanför Stockholms kommun genom tydlig ansvarfördelning i rutinbeskrivning. Ingen skriftlig rutinbeskrivning finns för tillfället. 8 skolpeng Utvärdera möjligheten att periodisera kostnaden för skolpeng gällande gymnasieskolor genom att följa utfall från tidigare år. Detta görs ej Ledningsnära Framtagandet av processbeskrivning ar för alla delar i leverantörsfakturapr ocessen bör fortsättas och färdigställas. Under 2012 har vi noterat att fakturor gällande kurser och konferenser i större omfattning inte är specificerade. Detta är ett problem då det inte framkommer vad beloppet avser. I dessa fall bör kommunen komplettera med offert samt beställning eller liknande där del (mat & dryck mm) framgår. Resp. nämnd. Kommunen har tagit fram processbeskrivni som illustrerar flödet, däremot saknas rutinbeskrivni som beskriver rutiner och ansvarsfördelning i processen. Vi har i samband med årets granskning noterat att det fortfarande förekommer fakturor som endast innehåller totalsummor. Det är av stor vikt att kommunens fakturor innehåller specifikationer över vad beloppen avser då Kommunen har diverse policys för bl.a. alkohol som måste efterlevas. Delvis (10)

6 Ledningsnära Stickprov som 11 genomförs av kommunen bör utökas gällande representation för att moms hanteras korrekt för alla fakturor. svar 1 Bokslutsprocessen en manual rättas som beskriver hur avstämning av interna mellanhavanden utförs och hur koncernredovisning ssystemet fungerar. Ingen förändring. Rutinbeskrivning saknas för närvarande. 2 Bokslutsprocessen Beloppsgränser för vilka avvikelser som ska utredas i matchning mellan kommunens och dotterbolagens interna mellanhavanden bör införas. Inga beloppsgränser har införts. Samtliga differenser utreds i den mån som det är möjligt. 3 Intäkter äldreomsorgsavgifter säkra en back up för hantering av äldreomsorgsavgifte r då processen är sårbar p.g.a. personberoende. SÄN Kommunen arbetar med att ta fram en processbeskrivning. 4 Intäkter äldreomsorgsavgifter förstärka rutinen för avstämning mellan faktiskt utfall och beslutade timmar avseende hemtjänsten i syfte att undvika att kommunen belastas med för höga. SÄN Ingen förändring. Kommunen arbetar med att förstärka rutinen. Följs till årsbokslutet. 6 (10)

7 Hantering av 5 statliga bidrag att kommunen inför en rutin där avtal inhämtas och dokumenteras för samtliga bidrag som kommunen erhåller, i syfte att bidragen använts till rätt ändamål. Vi har i samband med vår granskning noterat att erforderliga underlag finns tillgängliga hos kommunen men att samtliga berörda parter ej får del av materialet. svar 6 Hantering av statliga bidrag införa tydliga process- och rutinbeskrivni för hanteringen av statliga bidrag, som innebär att kontinuerlig följning sker av de erhållna bidragen för att bidragen används till rätt ändamål samt att eventuella återrapporteringskra v- och återbetalningskrav fylls. Ingen förändring. Process och rutinbeskrivni saknas likt föregående år. 7 Löner rutinen för att rätta och arkivera anställningsavtal fungerar. Kommunen arbetar med att införa digitala personalakter där man i samband med införandet ska samtliga anställningsavtal finns arkiverade. Ingen kontroll har i övrigt tillsatts för att rutinen fungerar. 7 (10)

8 8 9 tilläggs/ändringsbes lut rättas för oförutsedda eller utökade investeri som kommer i pågående projekt, och som inte redan omfattas av den beslutade budgeten. förstärka spårbarheten mellan I-projekt i redovisningen och investeringsanmäla n i syfte att kunna följa utfall mot budget för ett specifikt projekt. Vi har i samband med vår stickprovsvisa granskning ej noterat några avvikelser mellan beslutad budget och utfall Delvis 2015 Ingen förändring 2015 svar 1 Löner samtliga utanordningslistor attesteras av respektive enhetschef rutinen för kontroll av nyläggni och ändri av fasta data i leverantörsregistret utförs och dokumenteras (10)

9 Hyresintäkter T&F det i avtalen alltid finns fullständiga gifter avseende 4 Bokslutsprocess en indexräkning. genomföra löpande avstämni för samtliga balanskonton och att outredda differenser bör utredas så snart dessa står svar 5 Hantering av statliga bidrag kommunikationen mellan de olika enheterna som hanterar de statliga bidragen förbättras i syfte att säkerställa att bidragen används till korrekt ändamål samt för att underlätta följningen av bidragen Hantering av statliga bidrag införa följande kontroller som säkerställer att erhållna projektmedel redovisas korrekt (10)

10 Hantering av Bidrag som finns statliga bidrag skuldförda sedan flera år tillbaka och där det inte är utrett om återbetalningsskyldi ghet föreligger eller ej behöver utredas innan årsbokslutet rättas. svar 8 utreda hur ingående moms från leverantör ska hanteras samt gå genom samtliga fakturor från leverantören för att säkerställa en enhetlig och korrekt hantering Ledningsnära beslutsattestanter inte attesterar sina egna i enlighet med kommunens attestreglemente. Resp, nämnd Momsersättning kommunen framgent att återsökning av moms enbart baseras på faktiska (10)