Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Transkript

1 -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s Upphandlingsprocessen s Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar under tröskelvärdet 2.4 Direktupphandlingar 2.5 Upphandlingar av ramavtal och tecknande av rabattavtal 2.6 Samarbete med externa upphandlingsenheter och intern samordning 2.7 Överprövning av upphandlingar 3. Inköpsprocessen s Köp enligt ramavtal 3.2. Köp om ramavtal saknas; direktupphandlingar 3.3 Köp vid höga värden om ramavtal saknas; upphandlingar enligt LOU / försörjningslagen 4. Avtalstrohet s Förvaltningsspecifika rutiner och delegationer m.m. s Uppföljning s. 7 Bilagor s Flödesschema upphandlingsprocessen 2. Flödesschema inköpsprocessen

2 -2-1. Inledning och syfte Kommunfullmäktige har den 13 mars 2008 (KF 20) antagit en inköps- och upphandlingspolicy för Tjörns kommun. Genom dessa riktlinjer fastställs övergripande rutiner vid upphandlingar och inköp i syfte att uppnå målen i policyn. Riktlinjerna omfattar alla upphandlingar och inköp av varor, tjänster och entreprenader i Tjörns kommun. Riktlinjerna gäller även för de kommunala bolagen, efter det att respektive bolagsstyrelse har antagit dessa. Med begreppen kommun och förvaltning nedan avses även de kommunala bolagen. Begreppet Förvaltning inbegriper även ansvarig nämnd och därtill gällande reglemente samt delegationsordning. 2. Upphandlingsprocessen (flödesschema, bilaga 1) För att kvalitetssäkra upphandlingsprocessen ska samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen handläggas av inköpsfunktionen i kommunkansliet (nedan benämnd upphandlingsansvarig). Alla beslut i processen ska fattas av respektive förvaltning i enlighet med delegationsordningen. Upphandlingar som avser övergripande och kommungemensamma varor eller tjänster beslutas dock av kommunchefen. Exempel på kommungemensamma varor är kontorsmaterial. Vid tveksamhet vad som avses med kommungemensam ska samråd ske med upphandlingsansvarig. Nedan följer en beskrivning av upphandlingsprocessen i huvudsak avseende val av upphandlingsförfarande och strukturen i flödet. 2.1 Tröskelvärden Upphandlingar ska ske i enlighet med lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). samt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen). De upphandlingsformer som är aktuella är beroende av värdet av upphandlingen och de tröskelvärden som beslutats av EG-kommissionen. Tröskelvärdena är fastställda per den 1 januari 2010 till (beloppen ändras per automatik enligt kommissions beslut). Varor och tjänster EURO SEK Byggentreprenader EURO SEK

3 Upphandlingar över tröskelvärdet Vid upphandlingar som överstiger tröskelvärdet ska ett öppet, selektivt eller förhandlat förfarande tillämpas i enlighet med LOU och försörjningslagen. Vilket förfarande som är tillämpligt enligt gällande bestämmelser avgörs av upphandlingsansvarig. Upphandlingsansvarig ska handlägga samtliga upphandlingar på uppdrag av förvaltningen. Denne ska utifrån ett skriftligt underlag från förvaltningen utarbeta ett förslag till förfrågningsunderlag, annonsera upphandlingen, öppna anbuden och göra en leverantörskontroll. Vidare ska upphandlingsansvarig tillsammans med berörd förvaltning utvärdera anbuden samt upprätta förslag till tilldelningsbeslut och avtal. Förvaltningen fattar därefter beslut om att anta eller förkasta anbud samt undertecknar avtal i enlighet med delegationsordningen. Vid entreprenader kan det skriftliga underlaget från förvaltningen bestå av ett färdigt förslag till förfrågningsunderlag som tillställs upphandlingsansvarig för kvalitetsgranskning. Vid upphandlingar över tröskelvärdet kan direktupphandling i vissa undantagsfall genomföras, se punkten Upphandlingar under tröskelvärdet Vid upphandlingar som understiger tröskelvärdet ska ett förenklat förfarande (förenklad upphandling) eller ett urvalsförfarande genomföras enligt LOU och LUF (försörjningslagen). Vilket förfarande som är tillämpligt enligt gällande bestämmelser avgörs av upphandlingsansvarig. Upphandlingsansvarig ska handlägga samtliga upphandlingar på uppdrag av förvaltningen på sätt som framgår under punkten 2.2 Vid upphandlingar under tröskelvärdet kan direktupphandling i vissa fall komma ifråga, se punkten Direktupphandlingar Med direktupphandling avses upphandling upp till ett fastställt värde. Från är den fasta beloppsgränsen för upphandling av varor och tjänster i LOU cirka kronor. Direktupphandling kan även tillämpas om synnerliga skäl föreligger. Vid direktupphandlingar finns inget formellt krav på att anbud ska infordras eller att annonsering ska ske. Vid direktupphandling ska alltid konkurrensmöjligheterna utnyttjas och upphandlingen ska även i övrigt genomföras affärsmässigt. Detta innebär bland annat att flera, minst tre, leverantörer ska tillfrågas för prisjämförelse. Det åvilar kommunkansliet att initiera samordning av inköp och upphandlingar där den samlade volymen överstiger det fasta beloppsgränserna för direktupphandling.

4 -4 - Synnerliga skäl Direktupphandling på grund av synnerliga skäl kan tillämpas i undantagssituationer oavsett belopp. Med synnerliga skäl avses exempelvis synnerlig brådska då anbud inte hinner infordras på grund av ett akut och oförutsett behov, t.ex. vid brand. Dålig planering i sig utgör inte synnerliga skäl. Samråd ska ske med upphandlingsansvarig. Direktupphandlingar genomförs av förvaltningen. Vid behov kan samråd ske med upphandlingsansvarig. Innan direktupphandling genomförs ska förekomsten av ramavtal alltid kontrolleras och i förekommande fall användas (se vidare punkten 4 ang. avtalstrohet). Vid prisjämförelsen ska även tecknade rabattavtal beaktas. Direktupphandling får normalt endast avse enstaka köp. Inköp får inte delas upp i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Om det kan bli fråga om upprepade köp ska ramavtal tecknas efter en särskild upphandling. Vid direktupphandling ska leverantören kontrolleras och dokumentation ska ske enligt vad som anges under punkten Upphandlingar av ramavtal och tecknande av rabattavtal Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare köp av varor eller tjänster. Ramavtal används när det finns ett behov av flera återkommande köp under en viss tidsperiod. Tjörns kommun har träffat ramavtal med flera leverantörer inom olika sektorer. Aktuella ramavtal finns i avtalskatalogen, tjänstekatalogen och hantverkskatalogen. I avtalskatalogen finns även rabattavtal. Med detta avses avtal med en leverantör med möjlighet till inköp till rabatterat pris vid direktupphandling. Upphandlingsansvarig ansvarar för att avtalen och katalogerna är uppdaterade. Ramavtalen ska upphandlas av upphandlingsansvarig på uppdrag av förvaltningen. Eftersom ramavtalen ofta avser kommungemensamma varor och tjänster ska kommunchefen, efter samråd med berörda förvaltningar, besluta om att anta eller förkasta anbud samt underteckna ramavtalen. Även rabattavtal ska undertecknas av kommunchefen. Kommunchefen har rätt att vidaredelegera sin behörighet i aktuella avseenden. Avtalskatalogen innehåller ramavtal och rabattavtal för varor och tjänster. Avrop görs mot produkt eller tjänst till det behov som är aktuellt. Ramavtalen är tecknade för löpande avrop och det finns ingen övre beloppsgräns för inköp. Rabattavtalen är tecknade med leverantörer där det finns ett behov av en vara eller en tjänst till ett lågt värde. Avrop från ett rabattavtal får högst avse ett värde om högst två prisbasbelopp per inköpstillfälle.

5 -5 - Tjänstekatalogen innehåller ramavtal med konsulter för olika områden för en tidsperiod om två år. Katalogen innehåller tjänster uppdelade på typ av tjänst, exempelvis inom juridik och projektering av mark. Avrop får ske upp till ett värde om fem prisbasbelopp per uppdrag. Beräknas ett uppdrag överstiga fem prisbasbelopp ska en särskild upphandling genomföras. Hantverkskatalogen innehåller ramavtal med hantverkare för olika områden för en tidsperiod om två år. Katalogen innehåller avtal med hantverkare uppdelade på typ av hantverk, exempelvis målning och snickeri. Avrop får ske upp till tre prisbasbelopp per uppdrag. Beräknas ett uppdrag överstiga tre prisbasbelopp ska en särskild upphandling genomföras. 2.6 Samarbete med externa upphandlingsenheter och intern samordning Om det bedöms ekonomiskt fördelaktigt ska upphandlingar genomföras i samarbete med en extern upphandlande enhet, exempelvis inom GR, STO, Kommentus eller Verva. Upphandlingsansvarig ska bevaka om upphandlingar med fördel kan ske på detta sätt. Respektive förvaltning beslutar i samråd med upphandlingsansvarig - om upphandlingen ska genomföras tillsammans med en extern upphandlingsenhet. Angår inköpet flera förvaltningar ska kommunchefen fatta detta beslut. Upphandlingsansvarig ska bevaka och vid behov initiera samordning av upphandlingar som berör flera förvaltningar. 2.7 Överprövning av upphandlingar En leverantör som anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada har rätt att till allmän förvaltningsdomstol ansöka om överprövning av en upphandling. På uppdrag av förvaltningen ska upphandlingsansvarig, i samråd med kommunjuristen, upprätta ett förslag till yttranden med anledning av en sådan domstolsprocess. Yttrandet ska undertecknas av kommunchefen.

6 -6-3. Inköpsprocessen (flödesschema bilaga 2) Respektive förvaltning ska ombesörja inköp enligt uppdrag och inom ramen för budgeterade medel. Förvaltningen har ett ansvar för att samordna inköp med annan förvaltning och extern samarbetspartner om detta bedöms ekonomiskt fördelaktigt. Nedan beskrivs inköpsprocessen i huvudsak Köp enligt ramavtal Förvaltningen ska köpa varan eller tjänsten enligt de ramavtal som finns i avtalskatalogen, tjänstekatalogen eller hantverkskatalogen. Dessa avtalsinformationsdatabaser finns att tillgå på kommunens intranät. En närmare beskrivning av ramavtalen och katalogerna återfinns under punkten Köp om ramavtal saknas; direktupphandlingar - Fasta beloppsgränser för direktupphandling Om kommunen inte har träffat några ramavtal inom aktuellt område ska förvaltningen göra en direktupphandling om kontraktsvärdet uppgår till cirka kronor. Direktupphandling kan också tillämpas om det föreligger synnerliga skäl. Vid direktupphandling sker inköp efter en prisjämförelse mellan minst tre leverantörer. Vid en prisjämförelse ska tecknade rabattavtal användas. Ytterligare information om förutsättningarna för direktupphandling finns under punkten Kontroll av ny leverantör När inköp görs från en ny leverantör vid direktupphandling ska leverantören godkännas innan köpet slutförs. Förvaltningen ska därvid kontrollera om leverantören har en aktuell F- skattsedel, momsregistreringsnummer och att denne inte har förfallna skulder för skatt och sociala avgifter. Leverantören ska vidare skicka in Skatteverkets blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter som kan hämtas på kommunens eller skatteverkets (SKV) hemsida. Svaret från Skatteverket får inte vara äldre än tre månader. Förvaltningschef eller avdelningschef ansvar för att kontrollera och godkänna en ny leverantör. Godkännandet dokumenteras med en signatur på SKV:s svar som därefter sänds till kassan/ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen registrerar den nya leverantören i samband med att fakturan inkommer. Om inköpsbeloppet understiger kronor behöver inte SKV:s blankett sändas till ekonomiavdelningen, men leverantörskontroll ska ändå göras. Vid köp enligt rabattavtal har leverantörskontroll redan gjorts av upphandlingsansvarig. Redan godkända leverantörer är noterade i leverantörsregistret. Registret ska årligen kontrollerar av ekonomiavdelningen. Denna kontroll ska dokumenteras.

7 Dokumentation av prisjämförelsen Vid direktupphandling ska prisjämförelse med minst tre leverantörer göras. Att prisjämförelsen är utförd ska dokumenteras på fakturan. Om inköpsbeloppet understiger kr behöver inte prisjämförelse dokumenteras. 3.3 Köp vid höga värden om ramavtal saknas; upphandling enligt LOU / LUF (försörjningslagen) Har kommunen inte tecknat ett ramavtal och värdet överstiger gränsen för direktupphandling ( kronor) ska en upphandling genomföras enligt LOU respektive LUF. I dessa ärenden ska upphandlingsansvarig kontaktas och en upphandling ska genomföras på sätt som framgår under punkten Avtalstrohet Inköp (avrop) ska ske i enlighet med tecknade avtal. Avvikelser från ramavtal får endast ske undantagsvis och då efter godkännande av kommunchefen. 5. Förvaltningsspecifika rutiner och delegationer m.m. Som ett komplement till dessa riktlinjer ska respektive förvaltning utarbeta skriftliga rutiner för handläggning av upphandlingar och inköp. Nämnden ansvara för att delegationer och attestbehörighet i aktuella avseende är uppdaterade. Se även kommunens attestbestämmelser. 6. Uppföljning Respektive nämnd och bolagsstyrelse ansvarar för att dessa riktlinjer samt kommunens policy om upphandlingar och inköp följs. Kommunstyrelsen har ett övergripande uppföljningsansvar. Varje nämnd ska därför inför delårsuppföljning och årsbokslut till kommunstyrelsen rapportera omfattningen av gjorda inköp enligt särskild blankett. Vad som särskilt följs upp avgörs av kommunstyrelsen.