Upphandlings- och inköpspolicy

Transkript

1 Kommunfullmäktige POLICY Antagen av Kommunfullmäktige 1(9) Paragraf Upphandlings- och inköpspolicy

2 2(9) Innehåll 1 Upphandlings- och inköpspolicy Syfte Intern inköpssamverkan Extern inköpssamverkan Aktuellt regelverk Grundläggande principer Lokala leverantörer Kvalitetskrav Miljö Sociala och etiska krav Regler vid upphandling Över tröskelvärdena LOU och LUF Direktupphandling Ramavtal Överprövning av upphandlingar Uppföljning av avtal Avtalstrohet Ansvar gällande upphandling Elektroniskt upphandlingssystem Extern information och utbildning Information Utbildning Intern information och utbildning Information Utbildning Bilagor... 9

3 3(9) 1 Upphandlings- och inköpspolicy Årjängs kommuns upphandlingspolicy med tillhörande tillämpningsanvisningar utgör ett komplement till lagstiftning och andra styrande dokument som reglerar offentlig upphandling. Upphandlingspolicyn gäller Årjängs kommuns samtliga verksamheter och reglerar bland annat kommunens interna handläggning, direktupphandling och miljö- och etiska hänsynstaganden vid upphandlingar. 1.1 Syfte Denna policy för upphandling och inköp gäller kommunens samtliga nämnder och förvaltningar samt de kommunala bolagen. Syftet med den är att skapa ett gemensamt förhållningssätt i upphandlingsfrågor och säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad med minsta miljöpåverkan inom ramen för gällande lagstiftning. Policyn ska säkerställa att upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning och denna policy. Den ska även säkerställa att man anlitar leverantörer som har god affärsetik, följer lagar och förordningar. Vidare ska policyn säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till lägsta kostnad köps in samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn beaktas. Ett agerande i enlighet med policyn medverkar till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens, vilket medverkar till en affärsmässighet över tid. Upphandlingspolicyn skapar förutsättningar för en samsyn på upphandlingar och inköp. Policyn gäller all upphandling och alla inköp, leasing eller hyra av varor, tjänster, entreprenader och outsourcing. 1.2 Intern inköpssamverkan Inköpssamverkan inom kommunen ska utnyttjas där totalekonomiska fördelar kan uppnås till exempel genom ramavtal eller samlade specifika för flera verksamhetsområden. 1.3 Extern inköpssamverkan Inköpssamverkan med kommuner eller andra myndigheter bör utnyttjas där affärsmässiga fördelar kan uppnås för Årjängs kommun. Externa inköpssamverkan bör undvikas bland annat när: Årjängs kommun får svårt att hävda sina specifika krav. Volymen blir så omfattande att konkurrensen begränsas till ett fåtal stora leverantörer. Där man inte kan säkerställa att lokala leverantörer ges möjlighet att lämna anbud.

4 4(9) 1.4 Aktuellt regelverk Den offentliga upphandlingen berör ett omfattande regelverk. Förutom internt beslutade policys och riktlinjer så berörs svensk lag inom bland annat följande områden; Lag om offentlig upphandling LOU Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. LUF Lag om valfrihetssystem. LOV Offentlighet och sekretesslagen. Avtalslagen. Förvaltningslagen. Konkurrenslagen. Medbestämandelagen. MBL Vid upphandling av livsmedel ska svensk djurskyddslagstiftning följas. 1.5 Grundläggande principer Upphandlingar och inköp skall ske på ett affärsmässigt sätt. Leverantörer skall behandlas likvärdigt och utan ovidkommande hänsyn. Upphandlingar skall genomföras öppet genom annonsering och i övrigt enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Kommunens upphandlingar skall genomföras så att kommunens enheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad. Kommunen skall uppfattas som en pålitligt partner. Finns ramavtal ska dessa användas. För att få bästa konkurrens bör upphandlingar utformas så att även små företag kan delta. Den som gör inköp för kommunens räkning ska genomgå utbildning där policy och övriga förutsättningar behandlas. Företrädare för kommunen skall uppträda så att leverantörer behåller förtroendet för kommunen som seriös avtalspart. 1.6 Lokala leverantörer Kommunen skall i varje upphandling, där det är möjligt, säkerställa så att lokala leverantörer ges möjlighet att lämna anbud. Upphandlingsansvarig ska delta i samverkansgrupper där representanter från näringslivsenheten och lokala leverantörer möts. Man skall tänka på följande: Gör det möjligt för leverantörer att gå ihop och lämna anbud. Kraven skall anpassas till uppdragets omfattning och karaktär. Där det är ekonomiskt och kvalitetsmässigt försvarbart bör upphandlingarna medge möjligheter till delade anbud. Väga volymfördelar mot de negativa effekter stora volymkrav kan ge för ett mindre företags möjlighet att delta i en upphandling 1.7 Kvalitetskrav Vid alla upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader fastställer beställaren behovet, anger kvalitet och kvantitet på det som ska upphandlas.

5 5(9) Detta utgör sedan upphandlingens kravspecifikation. Med rätt kravnivåer så uppfylls lagstiftningens krav samtidigt som anbud svarar mot verksamhetens behov, varken för dyra eller för billiga med för låg kvalitet. Genom att företrädare för användarna deltar i upphandlings- och referensgrupper vid framtagning av kravspecifikationen så säkerställs att verksamhetens krav tillgodoses. 1.8 Miljö Kommunen ska påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att, när det är relevant, ställa miljökrav i sina upphandlingar. En helhetssyn för påverkan av miljön ska prägla upphandlingen med avseende både på den yttre miljön och på arbetsmiljön. Miljökompetens ska vid behov konsulteras när förfrågningsunderlag tas fram. Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskrav ska tillämpas i kommunens inköp och upphandlingar. Sociala och etiska krav Kommunen ska verka för att relevanta sociala och etiska krav ställs i varje upphandling. Krav som ställs ska vara förenliga med gemenskapsrätten och anges i förfrågningsunderlaget i form av s k särskilda kontraktsvillkor. 1.9 Regler vid upphandling Upphandlingsbeslut ska så snart som möjligt diarieföras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan. ska följa samtliga upphandlingsdokument Över tröskelvärdena LOU och LUF Genomförs av upphandlingsansvarig. Ska genomföras enligt gällande lagar och bestämmelser Direktupphandling Direktupphandlingsform får användas upp till de fastställda tröskelvärdena inom ramen för LOU och LUF. Före direktupphandling ska alltid kontroll göras om ramavtal finns då det inte är tillåtet att göra en direktupphandling om det finns ett ramavtal för varan eller tjänsten utan då ska dessa användas. Man ska alltid förvissa sig om att det pris som betalas är marknadsmässigt. Direktupphandlingar skall genomföras på ett affärsmässigt sätt och följa gällande riktlinjer för direktupphandling. Inköp får inte delas upp i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Om det kan bli fråga om upprepade köp ska ramavtal tecknas efter en särskild upphandling. Högt värde Specifika köp mellan kronor kronor Genomförs i samråd med upphandlingsansvarig. Ska publiceras i elektroniskt upphandlingssystem Mellanvärde Specifika köp mellan kronor kronor Ska prisjämförelse med minst tre leverantörer göras Enkel dokumentation/formalia ska göras. Denna dokumentation ska innehålla uppgifter om vilka leverantörer som tillfrågats, vilken leverantör som anlitades. Genomförs av förvaltningen.

6 6(9) Vid behov kan samråd ske med upphandlingsansvarig. Kan publiceras i upphandlingssystem av förvaltningen. Lågt värde Specifika köp upp till kronor. Genomförs av förvaltningen. All berörd personal har en skyldighet att känna till och följa de styrande dokumenten för inköp och upphandling Vid all upphandling skall antagen delegationsordning gälla Ramavtal När det finns ett behov av flera återkommande köp under en viss tidsperiod ska man ingå ett ramavtal. Man kan ingå ett ramavtal med en eller flera leverantörer. Ramavtal ingås för vissa varor och tjänster och innefattar hela kommunens behov. Samtliga enheter inom kommunen är skyldiga att följa ramavtalen. Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske med tillstånd av upphandlingsansvarige. Ramavtalen ska upphandlas av upphandlingsansvarig på uppdrag av förvaltningen. Eftersom ramavtalen ofta avser kommungemensamma varor och tjänster ska kommunchefen, efter samråd med berörda förvaltningar, besluta om att anta eller förkasta anbud samt underteckna ramavtalen. Även rabattavtal ska undertecknas av kommunchefen. Kommunchefen har rätt att vidaredelegera sin behörighet i aktuella avseenden Överprövning av upphandlingar En leverantör som anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada har rätt att till allmän förvaltningsdomstol ansöka om överprövning av en upphandling. På uppdrag av förvaltningen ska upphandlingsansvarig, i samråd med kommunjuristen, upprätta ett förslag till yttranden med anledning av en sådan domstolsprocess. Yttrandet ska undertecknas av kommunchefen Uppföljning av avtal Ett systematiskt uppföljningsarbete av ingångna ramavtal och kontrakt säkerställer att efterfrågad kvalitet och annan prestanda uppnås, att avtalade priser erhålls, att leverantörer fullgör sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter och att de i övrigt lever upp till sina åtaganden enligt ramavtal eller kontrakt Avtalstrohet Kommunen ingår ramavtal för olika varor och tjänster. Kommunens och bolagens medarbetare är skyldiga att känna till och använda gällande ramavtal för att säkerställa en hög avtalstrohet. Kommunen kännetecknas av en hög grad av avtalstrohet mot ingångna avtal och kontrakt där leverantörer har ett högt förtroende för kommunen. Varje chef ansvarar för att medarbetarna känner till hur kommunens inköpsbehov tillgodoses, att ingångna avtal används och att medarbetarna

7 7(9) har förutsättningar för att skaffa sig kunskap om kommunens rutiner för upphandling Ansvar gällande upphandling De upphandlingar som inte är förvaltningsövergripande har varje förvaltning eget ansvar för, med hjälp av upphandlingsansvarige. Förvaltningen ansvarar för att starta upp upphandlingen samt arbeta fram en kravspecifikation för det som ska upphandlas. Upphandlingsansvarige ansvarar för att ta fram krav på leverantören, de kommersiella villkoren samt att upphandlingsformalia följs. Förvaltningen ansvarar för utvärderingen av de inkomna anbuden när det gäller kravspecifikation. Upphandlingsansvarige ansvarar för att utvärdera övriga delar av processen samt se till att beslutet kommuniceras med anbudsgivarna på rätt sätt. Slutligen ansvarar upphandlingsansvarige för att arkivera upphandlingen samt att avtal läggs in i avtalsdatabasen Elektroniskt upphandlingssystem All upphandling sker elektroniskt för att effektivisera upphandlingsprocessen och administrationen. Kommunen använder ett elektroniskt upphandlingssystem (E-avrop) som fungerar för alla former av upphandling. Annonsering, tillhandhållande av förfrågningsunderlag, anbudsgivning, utvärdering och tilldelning genomförs med hjälp av detta system. Ingångna avtal läggs in i en avtalsdatabas. Kommunens elektroniska upphandlingssystem används av upphandlare vid annonserade och riktade förfrågningar. Systemet kan vidare användas för marknadsundersökningar. Övriga medarbetare kan använda systemet vid direktupphandlingar eller för avrop från ramavtal genom förnyad konkurrensutsättning. E-avrop är även kostnadsfritt för leverantörer. När kommunen har behov av att upphandla ett nytt elektroniskt upphandlingssystem så ska man ställa krav på att systemet skall vara kostnadsfritt för leverantörer Extern information och utbildning Information Alla upphandlingar ska publiceras på kommunens hemsida. Information om hur leverantörer lämnar anbud ska publiceras på kommunens hemsida Utbildning Upphandlingsansvarig ska en gång per år anordna en informations/utbildningsträff för företag i kommunen, där man går igenom upphandlingsprocessen och LOUs regelverk Hur man lägger anbud samt ordförståelse och innehåll i en upphandling Intern information och utbildning Information Kommunens avtal ska publiceras på intranätet. Inköpsprocessen ska publiceras på intranätet.

8 8(9) Utbildning Upphandlingsansvarige ska ge utsedda personer i förvaltningen utbildning inom upphandlingsområdet och kommunens elektroniska upphandlingssystem.

9 9(9) 2 Bilagor Flödesschema för upphandlingar.