SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen , 60 Reviderade av kommunstyrelsen , 202 att gälla från Reviderade av fullmäktige , 99. Dnr 2013/0278 KS.002 (p.4) Reviderade av kommunstyrelsen , 144. Dnr 2014/0058 UPPH. 158 Innehållsförteckning 1 Allmänt Organisation och befogenheter Fullmäktige Kommunstyrelsen Nämnderna Den centrala upphandlingsfunktionens ansvar Direktupphandling Upphandlingsvärde under 28 % av tröskelvärdet Synnerliga skäl Anbud från kommunens egenregiverksamhet Sanktioner Överprövning Skadestånd Upphandlingsskadeavgift Nämndernas ansvar Beslutanderätt i upphandlingsärenden Övrigt... 6

2 2 1 Allmänt Regler och tillämpningsanvisningarna baseras på lagen om offentlig upphandling (LOU) och är komplement till den av fullmäktige antagna upphandlingspolicyn. Reglerna och tillämpningsanvisningarna omfattar alla nämnder och förvaltningar i Sollentuna kommun. Beträffande miljökrav vid upphandling ger kommunstyrelsen ut särskilda regler. Vad avser upphandling enligt LOV (Valfrihetssystem) får respektive nämnd i samråd med den centrala upphandlingsfunktionen utfärda tillhörande regler och tillämpningsanvisningar. 2 Organisation och befogenheter 2.1 Fullmäktige Fullmäktige fastställer upphandlingspolicy. 2.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central upphandlingsfunktion för att - ge stöd till kommunstyrelsen i dess uppdrag att samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet, vad gäller upphandlingsverksamheten - initiera och utarbeta förslag till uppdatering av denna policy med tillhörande regler och tillämpningsanvisningar - initiera och teckna ramavtal för kommunens räkning samt bedöma när avvikelser från ramavtal kan godkännas - handlägga samtliga upphandlingsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 % av tröskelvärdet 1. Byggentreprenader är undantagna och handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. 2.3 Nämnderna Nämnderna ansvarar för förvaltningsspecifik upphandling (varor, tjänster och entreprenader) och avropsförfaranden exempelvis förnyad konkurrensutsättning. Nämnderna och förvaltningarna är vidare skyldiga att i god tid till den centrala upphandlingsfunktionen inrapportera de upphandlingar som planeras under året. Detta för att ge den centrala upphandlingsfunktionen överblick över de upphandlingar som ska genomföras såväl centralt som hos förvaltningarna. Nämnderna ansvarar för att i förekommande fall samverka med fackliga organisationer i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet MBL. 1 Tröskelvärdet=f n (2014) kr, 28% av tröskelvärdet för varor och tjänster är för närvarande cirka kr

3 3 Nämnderna ska alltid kontakta den centrala upphandlingsfunktionen inför samtliga upphandlingar där kontraktsvärdet överstiger 28 % av tröskelvärdet. Undantag är byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafikoch fastighetsnämnden. Nämnderna ansvarar för att upphandlingar understigande 28 % av tröskelvärdet hanteras i enlighet med kommunens tillämpningsanvisningar. 2.4 Den centrala upphandlingsfunktionens ansvar Verka för att lagen om offentlig upphandling följs. Verka för att kommunens upphandlingspolicy, regler och tillämpningsanvisningar följs samt löpande uppdatera dem. Verka för att miljöanpassade upphandlingar genomförs enligt kommunens riktlinjer för miljökrav samt verka för att kommunens regler för informationssäkerhet följs. Handlägga samtliga upphandlings/inköpsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. I erforderlig utsträckning samverka med/biträda nämnder och resultatenheter vid upphandlingar understigande 28 % av tröskelvärdet i upphandlingsvärde. I början av varje verksamhetsår kalla förvaltningschef eller motsvarande till ett planeringsmöte för rapportering av kommande upphandlingar under året Upphandla ramavtal i samråd med användarna Upprätta rabattavtal Informera om gällande ram- och rabattavtal Följa och informera om utvecklingen inom den offentliga upphandlingen Ge råd och stöd i upphandlings/inköpsfrågor Verka för att höja upphandlingskompetensen i kommunen. Utföra systematisk marknadsbevakning Kontrollera leverantörers ekonomiska förhållanden med avseende på inbetalning av skatter och avgifter samt soliditet

4 4 Tillvarata möjligheter att träffa gemensamma avtal med andra kommuner och kommunala bolag Medverka vid försäljning av överskottsmateriel. (kommunens egendom) Svara för registrering och arkivering av upphandlingsärenden med värde överstigande 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. Svara på överprövningar (undantag byggentreprenader) med bistånd av verksamheterna när det gäller sakkunskap. 3 Direktupphandling 3.1 Upphandlingsvärde under 28 % av tröskelvärdet Nämnderna får använda direktupphandling för upphandling av varor, tjänster och entreprenader med ett upphandlingsvärde av högst 28 % av tröskelvärdet. Samtliga direktupphandlingar ska genomföras i enlighet med de av kommunen fastställda tillämpningsanvisningarna. Samråd med den centrala upphandlingsfunktionen ska ske vid behov. Om upphandlingens värde överstiger kronor ska skälen för aktuellt beslut samt annat av betydelse i skrift dokumenteras enligt 15 kap. 18 LOU (dokumentationsplikt). 3.2 Synnerliga skäl Kommunstyrelsen äger rätt att besluta att direktupphandling överstigande ett upphandlingsvärde om 28 % av tröskelvärdet kan få ske om det föreligger synnerliga skäl eller om de omständigheter som anges i 4 kap 5-9 LOU är uppfyllda. Direktupphandling kan ske i de ärenden (vård och omsorg) där den enskilde medborgarens val tillmäts betydelse och detta oavsett anskaffningens värde. Samråd ska alltid i ovan nämnda fall ske med den centrala upphandlingsfunktionen. 4 Anbud från kommunens egenregiverksamhet När kommunens egen utförarorganisation ges möjlighet att delta i upphandlingar ska upphandlingsprocessen garantera konkurrens på lika villkor för såväl egenregin/den kommunala utförarorganisationen som externa anbudsgivare. När kommunens egen utförarorganisation deltar i en upphandling ska anbudet grundas på en kalkyl som innehåller alla relevanta kostnader för egenregin. Samtliga kostnader som är förenade med den i

5 5 förfrågningsunderlaget definierade tjänsten skall ingå i kalkylen, även det avkastningskrav som fastlagts av fullmäktige. Då anbud infordras ska frågan om anbudsgivares övertagande av personal, lokaler, inventarier o dyl. klargöras i förfrågningsunderlaget. Huvudregeln skall dock vara att kommunen, vid konkurrensutsättning av egenregins verksamhet, i anbudsunderlaget föreskriver att den nya entreprenören skall överta den till verksamheten befintliga personal som så önskar. För det fall kommunens utförarorganisation och den upphandlande nämnden inte kan komma överens om villkoren för övertagande av personal och/eller inventarier för det fall driften av en verksamhet ska övergå från kommunen till en extern entreprenör, skall nämnden hänskjuta frågan till kommunstyrelsen för avgörande. När egenregin deltar i upphandling och den beställande nämnden väljer att låta egenregin utföra det som upphandlingen avser, ska ett avtal (intraprenadavtal) upprättas som i tillämpliga delar följer vad som gäller för externa avtal med leverantörer. Vid beställning av egenregin skall parterna gemensamt verka för att avtal kan ingås i god tid före avtalsperiodens början. 5 Sanktioner 5.1 Överprövning Om leverantören/leverantörerna anser att kommunen brutit mot upphandlingsreglerna kan den/de ansöka om överprövning. Leverantörerna kan överpröva en upphandling på tre sätt: 1. Överprövning av upphandlingen 2. Överprövning av beslut att avbryta en upphandling 3. Överprövning av avtals giltighet 5.2 Skadestånd En leverantör kan begära skadestånd på grund av brott mot upphandlingslagstiftningen. Skadestånd ska begäras ett år från den tidpunkt då avtal har slutits mellan den upphandlande myndigheten och leverantör eller ett år från den tidpunkt avtalet förklarats ogiltigt och har vunnit laga kraft. 5.3 Upphandlingsskadeavgift Konkurrensverket kan föra talan vid allmän förvaltningsdomstol om att en upphandlandemyndighet ska åläggas att få betala en s k upphandlingsskadeavgift, som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan exempelvis dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling, dvs. när avtal ingåtts med en leverantör utan att det skett en annonsering trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av annonsering.

6 6 Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde och den maximala avgiften som kan dömas ut är tio miljoner kronor. 5.4 Nämndernas ansvar Nämnderna ansvarar för att gällande policy, regler samt tillämpningsanvisningar om hur upphandlingar hanteras i kommunen iakttas. Vid brott mot upphandlingslagstiftningen kan ansvarig nämnd komma att få betala upphandlingsskadeavgift och/eller ev. skadestånd inkl. rättegångskostnader. 6 Beslutanderätt i upphandlingsärenden I de fall politisk ställning tagits till förfrågningsunderlag eller annat dokument som fastställer kvantitet och kvalitet, är granskningen av anbud, val av leverantör etc. att betrakta som verkställighet. Vid större upphandlingar eller upphandlingar av politiskt intresse kan beslut fattas om antagande av leverantör av respektive nämnd. Kommunstyrelsen kan på uppdrag av en eller flera verksamheter besluta om antagande av leverantör och teckna avtal. 7 Övrigt Den centrala upphandlingsfunktionen utfärdar tillämpningsanvisningar.