POLICY GULLSPÅNGS KOMMUN

Transkript

1 POLICY FÖR GULLSPÅNGS KOMMUN VID UPPHANDLING OCH INKÖP Antagen av kommunfullmäktige , 18

2 POLICY FÖR GULLSPÅNGS KOMMUN VID UPPHANDLING OCH INKÖP Allmänna principer För all upphandling inom kommunen gäller Lagen om offentlig upphandling. Upphandlingar och inköp skall ske på ett rationellt, ekonomiskt, miljöanpassat och legalt sätt. Upphandlingsverksamheten skall präglas av affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. Ramavtal skall vara användarvänliga och konkurrenskraftiga. Miljökriterier skall alltid tillämpas i enlighet med bifogade dokument. Möjlighet till elektronisk handel skall alltid efterfrågas. Vid upphandling skall kraven på kvalitet och prestanda inte ställas högre än vad som behövs vid varje tillfälle. Direktupphandling kan tillämpas när det handlar om mindre värden och vid ej förutsedd brådska. Rabattavtal slutna utan föregående regelrätt upphandling får ej förekomma. De kommunägda bolagen omfattas inte av denna policy men rekommenderas att genom beslut i respektive bolagsstyrelse anta motsvarande regler. Samverkan över kommungränserna skall eftersträvas där detta är fördelaktigt för samtliga parter. Definitioner I denna policy används ordet upphandling för den process som omfattar bl.a. förplanering, anbud och avtal samt ordet inköp för den process som omfattar avrop, betalning och arkivering. Med byggentreprenad menas utförande (eller både projektering och utförande) av bygg- eller anläggningsarbete, vars resultat har en självständig funktion. Andra entreprenader än byggentreprenader behandlas enligt reglerna för upphandling av tjänster.

3 Upphandlingsorganisation 1. Upphandlingsformer Upphandling sker genom tecknande av avropsavtal för hela eller delar av kommunens verksamhet upphandling av driftentreprenader av enskild nämnd upphandling av byggentreprenader enstaka inköp av förvaltningarna. 2. Genomförande av upphandling Upphandling genom avropsavtal genomförs av upphandlingsfunktionen. Upphandling genom avropsavtal får inte genomföras av annan förvaltning. Upphandling av tjänster, som endast berör en förvaltning, genomförs av den nämnd som handhar den aktuella verksamheten med beaktande av de regler som gäller. Upphandlingsfunktionen skall kontaktas för rådgivning. Upphandling av byggentreprenader genomförs av tekniska nämnden. Upphandlingsfunktionen skall kontaktas för rådgivning. 3. Inköpsråd Vid sidan om Upphandlingsfunktionen skall finnas ett inköpsråd bestående av representanter från kommunens förvaltningar. Inköpsrådets uppgift är att samla upp synpunkter och önskemål från nämnder och styrelsen inom respektive område bevaka utvecklingen på marknaden och föreslå förändringar. Ansvarig för inköpsrådet är Upphandlingsfunktionen. Berörda förvaltningar skall aktivt medverka i rådet. 4. Inköpsansvariga Inom kommunstyrelsen finns befattningshavare som är ansvarig för upphandlingsverksamhet. Inom varje förvaltning utses en eller flera inköpsansvariga beroende på verksamhetens art.

4 Uppgiftsfördelningen i organisationen Upphandlingsfunktionens uppgifter ärendeberedning och verkställighet av beslut för kommunstyrelsen tar initiativ till förbättring av formerna för upphandlingsarbetet tecknar avropsavtal för samtliga kategorier av varor och tjänster samlar användargrupper vid förberedelse för och utvärdering av avropsavtal samordnar informationen om samtliga av kommunens nämnder och förvaltningar tecknade avtal biträder nämnder och förvaltningar vid upphandling av driftentreprenader, byggentreprenader samt vid enstaka inköp svarar för information och service till nämnder och styrelsen sammanställer och utvärderar övergripande statistik över kommunens upphandlingar lämnar rapport årsvis till kommunstyrelsen om tecknade avropsavtal. Förvaltningarnas uppgifter Förvaltningarna svarar för följande uppgifter: gör avrop från tecknade avropsavtal gör enstaka inköp; Upphandlingsfunktionen skall alltid kontaktas om varans värde överstiger ett basbelopp eller om tjänstens värde överstiger tre basbelopp upphandlar i förekommande fall tjänster och byggentreprenader deltar i användargrupper vid förberedelse för och utvärdering av avropsavtal rapporterar alla genomförda upphandlingar till Upphandlingsfunktionen på det som föreskrivs. Avropsavtal träffade efter upphandling i konkurrens är bindande för samtliga förvaltningar. Det innebär att förvaltningarna är skyldiga att avropa från ett sådant centralt ramavtal och är förhindrade att göra egna upphandlingar. Upphandlingsbeslut Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattar beslut i ärenden som åvilar Upphandlingsfunktionen enligt denna policy. Kommunstyrelsen kan besluta om delegering av denna beslutanderätt. Nämnd Vid upphandling av tjänster fattas beslut i den nämnd som handhar den verksamhet som upphandlas. Vid upphandling av byggentreprenader fattas beslut av tekniska nämnden. Bilaga 1. Om Lag om offentlig upphandling Bilaga 2. Riktlinjer för tillämpning av upphandling under tröskelvärden Bilaga 3. Miljökriterier vid upphandling

5 Gullspångs kommun Bilaga 1 Om Lag om offentlig upphandling (LOU) SFS 1992:1528 Allmänt Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för all upphandling som görs inom kommunen och dess aktiebolag (el. motsv). I lagen fastställs att upphandling skall göras med nyttjande av de kokurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. Lagen avser med upphandling: köp leasing hyra eller hyrköp av varor entreprenader tjänster Vid upphandling vars totala kostnad eller kontraktsvärde överstiger tröskelvärdena skall anbudsförfrågan publiceras i tidningen Official Journal (OJ) samt i databasen TED (Tenders Economic Daily). Annonsering och efterannonsering sker via Inköpsenheten. Tröskelvärden¹ Varor och tjänster ecu (f.n. ca 1,7 MSEK) Vatten/energi/transport ecu (f.n. ca 3,5 MSEK) Byggentreprenader ecu (f.n. ca 43,2 MSEK) Observera att all offentlig upphandling regleras i LOU, även inköp under tröskelvärdena. Prövning av anbud De huvudkriterier på vilka antagande av anbud skall grundas är antingen 1. Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftskostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, hushållning med råvaror och energi utifrån ett livscykelperspektiv, hälsofarlighet, miljöfarlighet m.m. Urvalskriterierna i förfrågningsunderlaget skall anges i prioriterad ordning såvida det inte är helt omöjligt. 2. Det lägsta anbudspriset. Det förstnämnda huvudkriteriet (punkt 1) är att föredra eftersom frågan då är om totalbedömning. ¹ Giltiga sep -99

6 Gullspångs kommun Bilaga 2 Riktlinjer för tillämpning av upphandling under tröskelvärdena Enligt LOU finns två upphandlingsformer för upphandling under tröskelvärdet: Förenklad upphandling Direktupphandling Tillämpas i normalfallet varvid anbud skall infordras genom annons eller skrivelse. Skriftligt förfrågningsunderlag skall upprättas. Får användas undantagsvis om upphandlingsvärdet är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom stor brådska p.g.a. oförutsedda omständigheter, som ej beror på den upphandlande enheten, såsom maskinhaveri, stöld etc. Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet gäller även denna upphandlingsform. Direktupphandling är således endast tillåtet i nedanstående fall (belopp angivna för nämnd). Lågt värde ett basbelopp för varor (enstaka tillfälle) tre basbelopp för tjänster (enstaka tillfälle) Synnerliga skäl synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande enheten. Det är inte tillåtet att använda direktupphandling om brådskan beror på den upphandlande enheten, t.ex. bristande planering. Direktupphandling innebär inte att avsteg får göras från affärsmässigheten. Prisuppgifter skall inhämtas från andra håll och dessa skall dokumenteras. Observera att direktupphandling inte får göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Direktupphandling är en upphandlingsform som får väljas istället för andra mer komplicerade upphandlingsformer. Överprövning / skadestånd En leverantör som anser att han lidit skada eller kommer att lida skada på grund av att en upphandlande enhet åsidosatt bestämmelser i lagen, kan ansöka om åtgärder hos länsrätt eller tingsrätt. Prövning av länsrätt kan ske under pågående upphandlingsförfarande. Skadestånd kan yrkar hos tingsrätt av anbudsgivare som deltagit i en upphandling. En upphandlande enhet som inte följt bestämmelserna i lagen kan åläggas att ersätta därigenom uppkommen skada för leverantör. Talan om skadestånd skall väckas vid allmän domstol senast inom ett år från tidpunkt då beslut om leverantör fattas.

7 Gullspångs kommun Bilaga 3 Miljökriterier vid Upphandling Allmänt Gullspångs kommun tillämpar sedan flera år miljöhänsyn vid all upphandling. De produkter som kommer i fråga skall vid tillverkning, konsumtion/användning och som avfall ge upphov till så liten påverkan på miljön som möjligt. Produkterna skall inte vara skadliga för den som använder dem. Produkterna får heller inte innehålla ämnen som är skadliga för miljön. Produkter skall både vid tillverkning och användande bygga på hushållning med råvaror och energi. Förpackningar för produkterna skall i största grad återanvändas/återvinnas och mängden skall minimeras. Leverantörer som miljöanpassar sina transporter kommer att gynnas i samband med upphandlingen. Lagar m.m. Produkternas sammansättning, förpackningar och den skriftliga informationen skall överensstämma med i Sverige gällande lagar och förordningar såsom miljöbalken med följdförfattningar. Styrande för all upphandling skall vara de allmänna hänsynsreglerna i kapitel 2 i miljöbalken. Miljödeklaration Varje anbud skall åtföljas av en ifylld miljödeklaration i enlighet med vad Inköpsenheten angivit i förfrågningsunderlaget. Miljökontoret ska vid behov vara Inköpsenheten behjälplig i framtagandet av underlag för miljödeklaration samt vid utvärdering av avgivna deklarationer. För produkter där hälso- och miljöfarliga ämnen kan misstänkas förekomma skall varuinformationsblad infordras. Deklarationerna skall undertecknas/bestyrkas. Fullständig innehållsdeklaration skall vid anmodan kunna lämnas och kan då vara konfidentiell. Miljöpolicy Anbudsgivaren skall redogöra för företagets miljöpolicy eller ge information om miljöarbetet inom företaget.