SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun Fastställd av fullmäktige , 51 Reviderad av fullmäktige , 103, Dnr 2016/0075 KS.150 Reviderad av fullmäktige , 67, Dnr 2016/0115 KS.150 Innehållsförteckning 1 Inledning Inriktning Hållbar Utveckling Grundläggande principer enligt LOU Samordnad upphandling Ansvar Ramavtal Etik Direktupphandling Uppföljning Övriga dokument... 5 Sida 1 av 5

2 1 Inledning Denna policy omfattar Sollentuna kommuns nämnder och förvaltningar och de helägda bolagen. Kommunen och dess bolag benämns i denna policy som kommunkoncernen. Med kommunen avses förvaltningsorganisationen. Sollentuna kommunkoncern köper varor, tjänster och entreprenader för mycket stora belopp årligen. Det är därför av stor betydelse för kommun koncernens ekonomi hur inköp och upphandling hanteras, vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålls och till vilka villkor. Denna policy avhandlar kommunkoncernens inköp och upphandling. Med inköp i denna policy avses i huvudsak de avrop och beställningar som görs på upphandlande ramavtalen medan det med upphandling avses de upphandlingar som genomförs enligt upphandlingslagstiftningen. Upphandlingar inom kommunkoncernen ska präglas av effektivitet, kompetens och samordning där målet är en god totalekonomi för kommunkoncernen. Kommunkoncernens inriktning är att utnyttja sin storlek som köpare genom samordnad upphandling för att nå bättre villkor, begränsa inköpsadministrativa kostnader och undvika dubblering i upphandlingsprocessen. Samordnad upphandling eftersträvas för att nå detta resultat. Denna policy samt den för respektive nämnd, förvaltning, verksamhet och bolag gällande lagstiftning fastslår en yttre ram som gäller vid inköp- och upphandlingsverksamhet. Inom denna ram fastställs sedan detaljerade regler för hur inköp och upphandling ska ske i kommunkoncernen. Beslut att göra avsteg från policyn och krav som där framgår ska tydligt motiveras av verksamheten. Kommunen ska rapportera eventuella avvikelser till den centrala inköpsenheten. Bolagen ska rapportera eventuella avvikelser till respektive bolagsstyrelse. 2 Inriktning Inköp och upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Kommunkoncernen ska tillämpa en gemensam hållning i inköpsupphandlingsfrågor. Kommunens inköp och upphandlingar ska samordnas såväl internt som externt utifrån ett helhetsperspektiv. Kommunkoncernens inköps- upphandlingsarbete ska genomföras med ett professionellt förhållnings- och arbetssätt och med hög kompetens och god trovärdighet så att det leder till effektiva affärer som är till nytta för medborgarna. Våra relationer med marknaden ska kännetecknas av öppenhet, enkelhet och god marknadskännedom. Sida 2 av 5

3 En ambition med kommunkoncernens upphandling ska vara att genomföra upphandling på ett sätt så att små och medelstora aktörer har möjlighet att delta. 3 Hållbar Utveckling Kommunkoncernen ska verka för en långsiktigt hållbar utveckling genom att upphandla varor, tjänster och entreprenader som bidrar till en god livsmiljö och har en begränsad påverkan på klimatet. Kommunkoncernen ska ställa miljökrav där så är möjligt/relevant. Kommunstyrelsen har beslutat om regler för miljökrav. Regler för miljökrav gäller de kommunala bolagen i tillämpliga delar. Arbetsrättsliga villkor Kommunkoncernen ska ställa krav på att leverantörer eller underleverantörer som denne anlitar, ska uppfylla arbetsrättsliga krav avseende lön, semester och arbetstid inom de branscher där det anses behövligt, exempelvis inom bygg, transporter och städtjänster. För att definiera kraven ska Upphandlingsmyndighetens kriterier och kontraktsvillkor användas. Om Upphandlingsmyndigheten har tagit fram krav för byggentreprenad, vara, tjänst eller koncession som upphandlas, ska arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid definieras i upphandlingsdokumentet som särskilda kontraktsvillkor. 4 Grundläggande principer enligt upphandlingslagarna EU-rättens grundläggande principer ska följas i kommunkoncernens upphandlingar. Det innebär att kommunkoncernen behandlar alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt att upphandlingarna genomförs på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Kommunkoncernens upphandling ska även kännetecknas av effektivitet och öppenhet men med beaktande av den upphandlingssekretess som råder under upphandlingsförfarandet och den sekretess avseende exempelvis affärsförhållanden som kan gälla därefter. 5. Samordnad upphandling Samordnad upphandling (avser både extern och intern samordning) är av strategisk betydelse för kommunen för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att aktivt påverka kvalitet och miljö. Samordning minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för kommunens upphandlingar och inköp. Huvudregeln är att samordnad upphandling skall genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen. Kommunens bolag ska så långt som möjligt delta i samordningen. Sida 3 av 5

4 6. Ansvar Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central inköps/upphandlingsfunktion som ska utgöra kommunens expertkompetens och representant inom inköps- och upphandlingsområdet. Den centrala inköps/upphandlingsfunktionen har ett huvudansvar att genomföra samordnade varu- och tjänsteupphandlingar. Byggentreprenader med tillhörande konsulttjänster är undantagna för denna samordning. Utöver det ska den centrala inköps/upphandlingsfunktionen på uppdrag även genomföra objektspecifika upphandlingar. Den centrala inköps/upphandlingsfunktionen har även ansvar för att bevaka och följa upp att ingångna ramavtal följs. Verksamheterna (förvaltningarna) kan vid behov vända sig till den centrala inköps/upphandlingsfunktionen vid frågor avseende inköp och upphandling. Samtliga nämnder har ansvar för att Personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har nödvändig kunskap om gällande lagstiftning, policys och regler Verksamheterna (Förvaltningarna) medverkar i och verkar för samordnad upphandling exempelvis utse representanter till referensgrupper Verksamheterna utser inköpssamordnare som ansvarar för informationsutbyte mellan verksamheten och inköpsenheten Verksamheten använder de gemensamma ramavtalen Aktivt bidra till uppföljning och utvärdering av ingångna avtal. I detta ingår även uppföljning och utvärdering av ställda hållbarhetsoch miljökrav samt arbetsrättsliga villkor Upphandlingar understigande 28 % av tröskelvärdet (direktupphandlingar), avropsförfaranden exempelvis förnyade konkurrensutsättningar hanteras enligt kommunens tillämpningsanvisningar Tillse att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns. Samverka med fackliga organisationer i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet MBL i förekommande fall. 7 Ramavtal Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen ska upphandla och tillse att konkurrenskraftiga ramavtal finns för såväl varor som tjänster. Ramavtalen ger goda villkor samtidigt som det spar administrativt arbete för verksamhetens beställare. Samtliga nämnder och förvaltningar är skyldiga att känna till och använda de ramavtal som upprättats. Avtalstrohet skapar förutsättningar att uppnå trovärdighet och bra affärsmässiga villkor. Uppföljning av ramavtalen Sida 4 av 5

5 genomförs kontinuerligt av verksamheterna tillsammans med inköpsenheten. Avvikelse från ramavtalen får endast ske på affärsmässiga grunder och först efter kontakt med den centrala inköps/upphandlingsfunktionen. 8 Etik Kommunkoncernens upphandlings- och avropsansvariga ska som företrädare för kommunkoncernen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot samtliga leverantörer vad avser t.ex. konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställning som upphandlings- eller avropsansvarig får inte utnyttjas för personliga inköp på andra förmånligare villkor än vad som gäller för övriga konsumenter. 9 Direktupphandling Kommunkoncernen ska alltid vid direktupphandling följa de regler och tillämpningsanvisningar som finns framtagna för direktupphandling. Direktupphandling kan göras av enstaka varor och tjänster om ramavtal saknas. Direktupphandling får endast användas om upphandlingens värde understiger gränsen för direktupphandling och en upphandling får inte delas upp i syfte att komma under beloppsgränsen för direktupphandling. Vid bedömning av kontraktsvärdet ska hela kommunens sammanlagda inköp av den aktuella varan eller tjänsten under ett år tas med i beräkningen. Direktupphandling inom kommunen kan vidare användas om kommunstyrelsen beslutar att det föreligger synnerliga skäl. 10 Uppföljning Ramavtal och kontrakt ska aktivt följas upp avseende avtalstrohet (efterlevnad av avtal) samt gällande de krav som ställts på varan/tjänsten/entreprenaden och leverantören. 11 Övriga dokument Kommunstyrelsen ska utfärda erforderliga regler till denna policy att gälla inom hela den kommunala organisationen. De kommunala bolagen fastställer egna regler inom inköps- och upphandlingspolicyns ramar. Sida 5 av 5