INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND

Transkript

1

2

3 INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND 1. BAKGRUND Landstingsdirektören har det formella ansvaret för framtagande av inköps- och upphandlingspolicy och gemensamma regler för anskaffning som sedan beslutas av landstingsstyrelsen. Inköp- och upphandlingspolicyn har beslutats ersätta tidigare utgåva daterad, Landstingets köp av varor, tjänster och utrustning omfattas av ett flertal lagar som ger grunderna för upphandling och inköp inom offentlig verksamhet. De lagar som finns inom området är lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om valfrihetssystem (LOV) och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Policyn utgör ett komplement till ovanstående lagar och ska säkerställa att upphandling och inköp bedrivs effektivt och professionellt med god affärsetik. 2. OMFATTNING Denna policy, inklusive tillhörande riktlinjer för Landstinget i Östergötland, gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster, utrustningar och entreprenader som genomförs av landstinget i Östergötland. Policyn omfattar inte bolag, stiftelser eller andra associationsformer där landstinget är hel- eller delägare eller bidrar till verksamhetens finansiering. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster, utrustningar eller entreprenader. Policyn omfattar inte försäljning, uthyrning eller inhyrning av lokal. Inte heller anskaffning eller nyttjanderätt till fastighet, befintlig byggnad eller annan egendom som utgör fast egendom. Detta hanteras av FM Centrum enligt särskilda regler. 3. SYFTE Syftet med policyn är att fungera som ett styrinstrument för hur landstinget ska agera i inköps- och upphandlingsfrågor genom att ange de målsättningar och riktlinjer som ska beaktas vid inköp och upphandlingar. 4. MÅL Upphandlingar ska genomföras effektivt och affärsmässigt där hänsyn tas till såväl etiska och sociala krav som miljö- och hälsokrav. Upphandlingar ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenade med köp och drift av varan, tjänsten eller utrustningen beaktas. Varor, tjänster och utrustningar ska köpas med rätt funktion, kvalitet och pris genom att landstinget i sina upphandlingar ställer relevanta krav, är tydliga och behandlar alla leverantörer lika. Standardisering av både varor, tjänster och utrustningar ska eftersträvas för att uppnå bästa möjliga totalekonomi. Landstinget ska långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och en väl fungerande konkurrens. Landstinget ska arbeta med innovationsfrämjande upphandlingar för att möta framtida utmaningar genom att pröva nya produkter och tjänster.

4 5. RIKTLINJER Generellt Delegationsordning i Landstinget ska alltid följas vid inköp och under upphandlingar. Upphandling och inköp ska ske med beaktande av landstingets riktlinjer och policys. Upphandlingscentrum (UC) har ansvar för alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal inom Landstinget i Östergötland. De specifika undantag som finns från detta är beskrivna under avsnitt Omfattning och Inköp/ upphandling när avtal inte finns. Upphandlingscentrum ansvarar för bedömning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs samt att affären utformas för en effektiv användning av ekonomiska medel. Landstingets verksamheter är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som upprättats. De avtal UC tecknar ska finnas i landstingets avtalsdatabas och göras tillgängliga via intranät. Landstingets verksamheter ansvarar för att utse personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden på respektive enhet och att dessa har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Landstingets beställningsrutiner ska alltid följas när varor, tjänster och utrustningar ska köpas in. Inköp/ upphandling när avtal inte finns UC ansvarar för alla inköp och upphandlingar av varor, tjänster och utrustningar med följande undantag: Alla verksamheter kan få genomföra enstaka köp av varor, tjänster och utrustningar upp till 2 basbelopp som är landstingets gräns för direktköp. Med enstaka köp avses varor, tjänster och utrustningar som inte finns reglerade via avtal. Beloppsgränsen 2 basbelopp gäller för hela landstinget för aktuell vara, tjänst eller utrustning. Detta innebär att om ett generellt behov av varan, tjänsten eller utrustningen kan anses föreligga eller totalbeloppet överskrider 2 basbelopp ska UC kontaktas. Utöver detta har Naturbruksgymnasiet rätt att genomföra direktupphandling (värde upp till 15 procent av tröskelvärdet) när avtal saknas. Verksamheten skall kontakta UC för assistans och expertkunskap, vid frågor, oklarheter eller otillräcklig kunskap kring upphandling och inköp. Upphandling Landstinget skall uppträda som en enhet genom att samordna och koordinera inköps- och upphandlingsarbetet. Inköp och upphandling ska ske i konkurrens och med utnyttjande av Landstingets styrka som stor kund. Förtroendevalda och anställda ska inte ha personliga intressen i leverantörer (jäv) som kan påverka utgången av en upphandling eller inköp. Inga krav som är orimliga eller onödiga, eller som otillbörligt gynnar eller missgynnar någon anbudsgivare får ställas. Principerna om likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande ska gälla vid upphandlingar. Varje upphandling ska ha en tydlig beställare vilken lämnar ett skriftligt upphandlingsuppdrag till UC. Beställaren ansvarar för att erforderlig expertkompetens finns tillgänglig för att ta fram och fastställa de funktionella kraven. All upphandling sker i nära samverkan mellan UC och beställaren, eller av denne utsedd företrädare. Enskilda inköps- eller upphandlingsärenden ska avgöras med utgångspunkt från vad som är långsiktigt bäst för landstinget vilket beslutas av UC i samråd med verksamheten. Vid upphandlingar som har stor ekonomisk påverkan eller medför verksamhetspåverkande förändringar bör en upphandlingsstrategi innehållande en riskanalys och kvalitetssäkringsdokument upprättas. Beslut om framtagande av upphandlingsstrategi och kvalitetssäkringsdokument för respektive upphandling fattas i samråd mellan UC och verksamheten.

5 Uppträdande mot leverantörer Leverantörer och anbudsgivare ska känna trygghet när det gäller att känslig information inte utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal. Leverantörer ska inte lovas något eller nyttjas på ett sådant sätt som det inte finns laglig möjlighet att eller befogenhet till att uppfylla. Uppföljning av avtal Upphandlingar och avtal ska aktivt följas upp avseende ekonomiskt utfall och uppfyllande av krav som ställts vid upphandlingstillfället.

6 BILAGA 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING OCH INKÖP INOM LANDSTINGET ÖSTERGÖTLAND ÅR 2012 Nedan finns en förteckning över de lagar och föreskrifter som har speciell betydelse för inköp och upphandling samt en förteckning över de riktlinjer och policys som gäller vid landstinget i Östergötland år Lagar och föreskrifter: Lagen om offentlig upphandling Lagen om valfrihetssystem Konkurrenslagen Avtalslagen Köplagen Räntelag Offentlighets- och sekretesslagen Lagen om bestickning och tagande av muta Kommunallagen Arbetsmiljölagen och avtal inom det arbetsrättsliga området Föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen och Läkemedelsverket Lag om kemiska produkter ( 5 substitutionsprincipen) Lag om medicintekniska produkter Policy och riktlinjer vid Landstinget i Östergötland år 2012 Inköps- och upphandlingspolicy Delegationsordning för Landstinget Miljöpolicy Gällande riktlinjer för: Beställningar Etiska och sociala krav Hygienkrav Brandkrav Säkerhetskrav Samverkan mellan vården och industrin