Inköps- och upphandlingspolicy konsekvensändring med hänsyn taget till bifallen motion samt förtydligande avseende elektronisk handel

Transkript

1 BESLUTSUNDERLAG 1/1 Ledningsstaben Åsa Hedin Karlsson Dnr: RS Regionstyrelsen Inköps- och upphandlingspolicy konsekvensändring med hänsyn taget till bifallen motion samt förtydligande avseende elektronisk handel Regionfullmäktige har enligt RF 24/2017 beslutat att Region Östergötland ska ställa krav på rätt till heltid i alla upphandlingar, om det är ett relevant krav utifrån vad som upphandlas. Regionstyrelsen beslutade i RS 49/2017 att ge regiondirektören i uppdrag att uppdatera inköps- och upphandlingspolicyn avseende rätt till heltid. Inköps- och upphandlingspolicyn har utöver det uppdaterats med organisatoriska benämningar samt förtydligat att inköps- och upphandlingsprocessen ska effektiviseras genom digitala lösningar, såsom elektronisk handel. Regionstyrelsen föreslås tillstyrka regionfullmäktige BESLUTA a t t anta i ärendet framlagt förslag till inköps- och upphandlingspolicy Ditte Pehrsson-Lindell T f Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör

2 Inköps- och upphandlingspolicy Region Östergötland Datum: Framtagen av: Fastställd av: Målgrupp: Region Östergötland

3 1 Bakgrund Regiondirektören har det formella ansvaret för framtagande av inköps- och upphandlingspolicy och gemensamma regler för anskaffning som sedan beslutas av regionfullmäktige. Inköps- och upphandlingspolicyn har beslutats ersätta tidigare utgåva daterad, Regionens köp av varor, tjänster och utrustning omfattas av ett flertal lagar som ger grunderna för upphandling och inköp inom offentlig verksamhet. De lagar som finns inom området är lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om valfrihetssystem (LOV) och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Policyn utgör ett komplement till ovanstående lagar och ska säkerställa att upphandling och inköp bedrivs effektivt och professionellt med god affärsetik. 2 Omfattning Denna policy, inklusive tillhörande riktlinjer för Region Östergötland, gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster, utrustningar och entreprenader som genomförs av Region Östergötland. Policyn omfattar inte bolag, stiftelser eller andra associationsformer där regionen är hel- eller delägare eller bidrar till verksamhetens finansiering. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster, utrustningar eller entreprenader. Policyn omfattar inte försäljning, uthyrning eller inhyrning av lokal. Inte heller anskaffning eller nyttjanderätt till fastighet, befintlig byggnad eller annan egendom som utgör fast egendom. Detta hanteras av CVU verksamhetsområde FM-tjänster enligt särskilda regler. 3 Syfte Syftet med policyn är att fungera som ett styrinstrument för hur regionen ska agera i inköps- och upphandlingsfrågor genom att ange de målsättningar och riktlinjer som ska beaktas vid inköp och upphandlingar. 4 Mål Varor, tjänster och utrustningar ska köpas med rätt funktion, kvalitet och pris genom att regionen i sina upphandlingar ställer relevanta krav, är tydliga och behandlar alla leverantörer lika. Upphandlingar ska genomföras effektivt och affärsmässigt där hänsyn tas till såväl etiska och sociala krav som miljö- och hälsokrav. Upphandlingar ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenade med köp och drift av varan, tjänsten eller utrustningen beaktas. Standardisering av både varor, tjänster och utrustningar ska eftersträvas för att uppnå bästa möjliga totalekonomi. 2 (6)

4 Regionen ska långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och en väl fungerande konkurrens. Regionen ska arbeta med innovationsfrämjande upphandlingar för att möta framtida utmaningar genom att pröva nya produkter och tjänster. Regionen ska effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen genom att aktivt införa digitala lösningar såsom e-handel. 3 (6)

5 5 Riktlinjer Generellt Delegationsordning i Regionen ska alltid följas vid inköp och under upphandlingar. Upphandling och inköp ska ske med beaktande av regionens riktlinjer och policys. Centrum för verksamhetsstöd och utveckling - verksamhetsområde upphandling (CVU Upphandling) har ansvar för alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal inom Regionen i Östergötland. De specifika undantag som finns från detta är beskrivna under avsnitt Omfattning och Inköp/ upphandling när avtal inte finns. CVU Upphandling ansvarar för bedömning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs samt att affären utformas för en effektiv användning av ekonomiska medel. Regionens verksamheter är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som upprättats. De avtal CVU Upphandling tecknar ska finnas i regionens avtalsdatabas och göras tillgängliga via intranät. Regionens verksamheter ansvarar för att utse personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden på respektive enhet och att dessa har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Regionens beställningsrutiner ska alltid följas när varor, tjänster och utrustningar ska köpas in. Inköp/ upphandling när avtal inte finns CVU Upphandling ansvarar för alla inköp och upphandlingar av varor, tjänster och utrustningar med följande undantag: Alla verksamheter får genomföra enstaka köp av varor, tjänster och utrustningar upp till kr som är regionens gräns för direktköp. Med enstaka köp avses varor, tjänster och utrustningar som inte finns reglerade via avtal. Beloppsgränsen kr gäller för hela regionen för aktuell vara, tjänst eller utrustning. Detta innebär att om ett generellt behov av varan, tjänsten eller utrustningen kan anses föreligga eller totalbeloppet överskrider kr ska CVU Upphandling kontaktas. Utöver detta har Naturbruksgymnasiet rätt att, när avtal saknas, genomföra direktupphandling inom gränsen för direktupphandlingar (värde 28 % av tröskelvärdet, motsvarande kr år 2016 ). Verksamheten ska kontakta CVU Upphandling för assistans och expertkunskap, vid frågor, oklarheter eller otillräcklig kunskap kring upphandling och inköp. 4 (6)

6 Upphandling Regionen ska uppträda som en enhet genom att samordna och koordinera inköps- och upphandlingsarbetet. Inköp och upphandling ska ske i konkurrens och med utnyttjande av Regionens styrka som stor kund. Förtroendevalda och anställda som är inblandade i en upphandling ska skriva på blankett som hanterar sekretess och eventuella jävsförhållanden. Inga krav som är orimliga eller onödiga, eller som otillbörligt gynnar eller missgynnar någon anbudsgivare får ställas. Principerna om likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande ska gälla vid upphandlingar. Varje upphandling ska ha en tydlig beställare vilken lämnar ett skriftligt upphandlingsuppdrag till CVU Upphandling. Beställaren ansvarar för att erforderlig expertkompetens finns tillgänglig för att ta fram och fastställa de funktionella kraven. All upphandling sker i nära samverkan mellan CVU Upphandling och beställaren, eller av denne utsedd företrädare. Enskilda inköps- eller upphandlingsärenden ska avgöras med utgångspunkt från vad som är långsiktigt bäst för regionen vilket beslutas av CVU Upphandling i samråd med verksamheten. Vid upphandlingar som har stor ekonomisk påverkan eller medför verksamhetspåverkande förändringar bör en upphandlingsstrategi innehållande en riskanalys och kvalitetssäkringsdokument upprättas. Beslut om framtagande av upphandlingsstrategi och kvalitetssäkringsdokument för respektive upphandling fattas i samråd mellan CVU Upphandling och verksamheten. Vid annonserade upphandlingar ska krav ställas på rätt till heltid för anbudsgivarens eller av denne anlitad personal för uppdraget om kravet bedöms relevant för upphandlingsföremålet. Bedömningen görs av ansvarig upphandlare tillsammans med uppdragsgivaren/verksamheten. CVU Upphandling ska försäkra sig om att anbudsgivarens anställda i ett entreprenörsförhållande med regionen ska omfattas av meddelarfrihet liknande den som gäller för regionens anställda inom motsvarande verksamhetsområde. Regionen betalar normalt inte förskott. Vid behov av förskottsbetalning ska kontakt tas med CVU Upphandling. Undantaget är förskott vid kurser och konferenser. Uppträdande mot leverantörer Leverantörer och anbudsgivare ska känna trygghet när det gäller att känslig information inte utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal. 5 (6)

7 Leverantörer ska inte lovas något eller nyttjas på ett sådant sätt som det inte finns laglig möjlighet att eller befogenhet till att uppfylla. Uppföljning av avtal Upphandlingar och avtal ska aktivt följas upp avseende ekonomiskt utfall och uppfyllande av krav som ställts vid upphandlingstillfället. 6 (6)