Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 Personalnämnden

Transkript

1 Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 Personalnämnden Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi U Större Ingen rapportering 7a 7b 7c 7d 8a 8b 9a 9b Attesthantering Behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut Bilaga_10b_Internkontrollrapport_2015 Personalnämnden ver

2 2 (6) Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 REGION SKÅNE Nämnd/styrelse/förvaltning/bolag: Personalnämnden Kontrollansvarig: HR-direktör Återrapportering: Från kontrollutförare till övergripande ansvarig för intern kontroll. Rapportering sker därefter till personalnämnden som ansvarig nämnd för verksamheten. 1 Nöjda medborgare Jämställdhet mellan kvinnor och män Framgår kön i uppföljningar som mäter nöjda medborgare, exempelvis enkäter, fokusgrupper och klagomålshantering? HR-direktör/ verksamhetscontrolle r likarätt på koncernstab HR Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/Sannolik (12) Större Ingen rapportering HR-direktör Årlig kontroll Genomgång av utförda enkäter Ej heltäckande i alla enkäter. Påpekande om att kön ska vara obligatorisk parameter. 2a En effektiv verksamhet med hög kvalitet Rättigheter för personer med funktionsnedsättnin g Är Region Skånes information och kommunikation tillgänglig? HR-direktör/ verksamhetscontrolle r likarätt på koncernstab HR Stickprov på producerade filmer respektive om skriftlig information till patienter finns i alternativa former så att alla oavsett funktionsförmåga kan ta del av informationen/en gång per år Kännbar/Sannolik (12) HR-direktör Årlig kontroll Stickprov på fem producerade filmer som riktar sig till patient. Tre filmer ej textade. Stickprov på trycksaker med patientinformation som finns publicerade på Vårdgivare Skåne. anmärkningar på några trycksaker. 2b En effektiv verksamhet med hög kvalitet Möjlighet till inflytande för de nationella minoriteterna judar, romer, samer, sverigefinnar och tornedalingar i frågor och beslut som rör dem Har de nationella minoriteterna inflytande över vad som ska diskuteras på samrådsmöten? HR-direktör/ Stickprov på verksamhetscontrolle minnesanteckningar från r likarätt på samrådsmöten/en gång per koncernstab HR år Kännbar/möjlig (9) Kanslidirektör Årlig kontroll Kulturnämnden har samråd, men samråd saknas på regionövergripande nivå. 2c En effektiv verksamhet med hög kvalitet Rätt använt statsbidrag för förvaltningsområde finska 3 En drivande utvecklingsaktör Jobbsatsning - ungdomar Används statsbidraget förvaltningsområde för finska till destinerade merkostnader? Under 2015 är målet att HRdirektör/enhetschef succesivt öka antalet anställningar för arbetslösa ungdomar från 420 år 2014 till att ca 500 arbetslösa ungdomar kan beredas praktikanställningar under HR-direktör/ Stickprov på verifikationer verksamhetscontrolle rörande statsbidrag/en gång r likarätt på per år koncernstab HR Kontroll i samband med årsbokslut. Kännbar/möjlig (9) Kanslidirektör Årlig kontroll Statsbidraget för förvaltningsområde finska har inte använts under 2015, vilket redovisats separat till Länsstyrelsen i Stockholm. Större Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Region Skåne har under 2015 visstidsanställt drygt 500 långtidsarbetslösa ungdomar i tre månader för att erbjuda arbetslivserfarenhet och möjlighet att skaffa sig referenser.

3 3 (6) Värdet på attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare i medarbetarundersö 5 Verksamhet och resultat i fokus Värdet på faktorn ledarskap i medarbetarundersö kningen ska öka Kontroll efter genomförd medarbetarundersökning på aktuella förvaltningar Kontroll efter genomförd medarbetarundersökning på aktuella förvaltningar 4 Kompetenta, stolta och motiverade HRdirektör/enhetschef Mäts efter genomförda Kännbar/möjlig (9) HR-direktör medarbetare medarbetarundersökningar. HRdirektör/enhetschef Mäts efter genomförda medarbetarundersökningar. Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Ingen regionövergripande medarbetarundersökning gjordes Ingen regionövergripande medarbetarundersökning gjordes Ingen rapportering Ingen rapportering 6 Långsiktigt stark ekonomi Ekonomi i balans Månadsrapportering ekonomi HR-direktör/controller Slutlig kontroll görs i samband med årsbokslut Kännbar/mindre sannolik (6) HR-direktör Årsredovisning Personalnämnden redovisar ett positivt resultat år 2015 (+ 10,3 mkr) Ingen åtgärd 7a Attesthantering Attestförteckning Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Inga r funna mellan attestregistret i Raindance och behörighetsblanketter/inventering slistor. Ingen åtgärd 7a Attesthantering Attestförteckning Överensstämmelse mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Utifrån stickprovsgranskning och inventering är bedömningen att behörigheterna i systemen stämmer överens med så som behörighets blanketterna är upprättade. Ingen åtgärd 7b Behörigheter Behörighet i Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance GSF Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HR-fönstret / 1 ggr per år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Inga r funna då det finns blankett/inventerings- lista som avser de externa användarna Ingen åtgärd 7c Skattelagstiftning Kundfakturering Att momskodningen är rätt på manuella kundfakturor GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Inga r funna. Granskningen visar att fakturorna har korrekt momskod. Ingen åtgärd 7c Skattelagstiftning Representation Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig HR-direktör Årsredovisning Inga r funna. Ingen åtgärd

4 4 (6) 7d Fakturering Källskatt och sociala avgifter Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig HR-direktör Årsredovisning Beslut togs på koncernnivå i Region Skåne tidigare under 2015 om att inte göra någon månatlig avstämning mellan filer för personalskulder och ekonomisystem, varför granskningsmomentet avseende sociala avgifter utgår. Under hösten har uppföljning utförts på koncernnivå mellan skuldfiler och ekonomisystem, för att ta ställning till om någon bokning ska ske. Redovisning av källskatt sker via Finans avseende hela Region Skåne, varför detta inte bokförs på förvaltningsnivå. Ingen åtgärd 8a Bisysslor Följsamhet mot regler och riktlinjer Uppföljning av de kontroller som görs på förvaltningarna HR-direktör/ förhandlingschef 1 ggr/år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Förvaltningarna ska årligen kontrollera och pröva förekomsten av bisysslor. Efterlevnaden av regelverket har under året förbättrats bl.a. genom att vissa förvaltningar, särskilt SUS, har utvecklat sina interna rutiner för att underlätta administrationen och säkerställa likvärdiga bedömningar. SUS har t.ex. infört ett stödjande IT-system och inrättat ett bisyssloråd. Även SUND har inrättat ett bisyssloråd. Fortsatt uppföljning och dialog med förvaltningarna 8b Kompetensförsörjning Att kompetensförsörjni ngsplaner finns Årsredovisning 9a Upphandling Upphandling Följer upphandlingsförfarande gällande lagar, policies och riktlinjer? 9b Verkställighet beslut Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys Kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. 10 Övriga administrativa kontroller Projektredovisning Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. HRdirektör/enhetschef Kontroll i samband med årsredovisning år 2015 Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Samtliga förvaltningar har i årsredovisningsdokumentation rapporterat att kompetensförsörjningsplaner är upprättade. HR-direktör Stickprov 2 ggr/år Kännbar/möjlig (9) Inköpsdirektör Årsredovisning 7 upphandlingar har blivit granskade under internkontroll utan anmärkningar Ingen åtgärd HR-direktör/controller Stickprov 1g/år. Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Inga r funna. Ingen åtgärd GSF Stickprov / 2 ggr per år Kännbar/möjlig (9) HR-direktör Årsredovisning Det finns inga upplagda projekt inom personalnämnden Ingen åtgärd

5 5 (6) 11 Övriga administrativa kontroller Reseräkningar Att behörig har attesterat och att reseräkningen är rätt uträknad med relevanta bilagor. GSF Urval utifrån orsakskoder / 1 ggr år Kännbar/möjlig (9) Ekonomidirektör Årsredovisning Inga r funna. Ingen åtgärd 12 Övriga administrativa kontroller Leverantörsfakturor Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms, speditionsföretag och externförhyrning. GSF Stickprov / 1 ggr per år Kännbar/möjlig (9) Ekonomidirektör Årsredovisning Granskningsmomentet förekommer ej inom Personalnämden Ingen åtgärd

6 Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: Sannolikhet: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! as. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna