Habilitering & Hjälpmedel

Transkript

1 Habilitering & Hjälpmedel Karin Gidlöf Wuttke Planerings-/utredningssekreterare el Datum Dnr (3) Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Uppföljning av intern kontroll 2013 Nedan följer en sammanfattning av Habilitering & Hjälpmedels arbete med intern kontroll De obligatoriska kontrollmoment som beslutats av Regionstyrelsen redovisas i bilaga 1. En redovisning av samtliga kontrollmoment som ingår i Habilitering & Hjälpmedels interna kontrollplan framgår av bilaga 2. Process för intern kontroll 2013 Genomförandet av kontrollmomenten har skett under året i enlighet med vad som anges i den interna kontrollplanen för Uppföljningen har rapporterats till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter. Samtliga kontrollmoment har redovisats utifrån beslutad kontrollmetod och. Avvikelser och åtgärder För år 2013 finns fyra avvikelser i den interna kontrollplanen (se även bilaga 2). Tillgänglighet Ett av divisionens måltal inom området tillgänglighet var att 80 % av brukarna skulle ha fått en första kontakt inom 60 dagar, dvs. excellent nivå enligt Region Skånes sätt att mäta tillgängligheten. Under alla månader utom juli och augusti uppnåddes excellent nivå (ingen mätning sker i januari). Under juli och augusti nåddes 76 %, dvs. godkänd nivå. Nedgången i tillgänglighet under sommaren berodde till stor del på återbud, dvs. personer som erbjudits tid men som bokat om. Avvikelsen rapporterades till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden vid nämndssammanträde Åtgärd: Förvaltningen har ett lågt antal väntande, vilket innebär att väntande som hamnar över gränsen på 60 dagar får ett stort genomslag på resultatet. Inom ramen för arbetet med produktionsplanering pågår arbete med att förbättra planeringen för att kunna möta inflödet. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum Dnr 2 (3) Avvikelser i MedControl Habilitering & Hjälpmedel strävar efter att avvikelsehanteringssystemet ska användas aktivt. Att en avvikelse inträffar i verksamheten är visserligen negativt, men varje upptäckt av en sådan avvikelse är något positivt. Det är i det perspektivet eftersträvansvärt att ha en hög avvikelserapportering. Rapporteringen används för att identifiera förbättrings- och utvecklingsområden. Måltalet för 2013 var att antalet avvikelser skulle ha ökat inom varje verksamhet. Antalet ökade på divisionsnivå jämfört med 2012, men på två av verksamheterna förelåg en marginell minskning. Avvikelse rapporteras till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden vid nämndssammanträde Åtgärd: Habilitering & Hjälpmedel är pilotverksamhet för införandet av ett regiongemensamt avvikelsehanteringssystem. Registrering i det nya systemet påbörjades i slutet av november Divisionen kommer även fortsättningsvis att ha fokus på området avvikelserapportering. I och med införandet av det nya systemet har vi fått en fått en tydligare struktur för hantering och återkoppling av avvikelser, vilket erfarenheter visar genererar en högre rapporterings. Rekvisition hörapparat Divisionen har i uppdrag att säkerställa att kundvalsmodellen fungerar på ett bra sätt. Brukare ska få objektiv information för att inte lockas att köpa en dyrare apparat än vad man behöver. Ett kontrollmoment formulerades för 2013 om att information till brukarna om rekvisition hörapparat ska vara objektiv. Kontrollmetoden innebar att en granskning av information till brukarna skulle genomföras. Granskningen har ej kunnat genomföras som planerat pga. ökad arbetsbelastning med anledning av ny, och överprövad, upphandling av hörapparater. Åtgärd Den broschyr som används har reviderats och skickats ut. Granskningen av användandet är planerad att genomföras i början av Sjukfrånvaron För 2013 formulerades ett kontrollområde som innebar att sjukfrånvaron skulle ha minskat jämfört med 2012 års nivå. Sjukfrånvaron har istället ökat från 17,1 genomsnittligt antal kalenderdagar per medarbetare 2012 till 19,6 dagar Åtgärd: Mätning av sjukfrånvaron har genomförts månadsvis och HR-specialist har medverkat vid tertialuppföljning med samtliga verksamheter. Dialog har förts med divisionens och verksamheternas samverkansgrupper kring orsaker till ökningen av sjukfrånvaron. HR har tillsammans med Företagshälsovården genomfört en utbildning i rehabprocessen och tidiga signaler, för samtliga chefer i divisionen. Divisionschefen och HR har genomfört dialogmöte med divisionens psykologgrupp för att diskutera arbetsrelaterad utmattning, vilket vi ser kan vara sammankopplat med sjukfrånvaron. Psykologgruppen är en av de yrkesgrupper vars sjukfrånvaro ökat mest. Dialogmötet har under hösten följts upp av divisionschefen i samarbete med verksamhetschefer och HR. HR har analyserat långtidssjukfrånvaron på enhetsnivå och för dialog med verksamhetschefer och respektive enhetschef kring hantering av rehabiliteringsärenden.

3 Datum Dnr 3 (3) Bilaga 1: Årsredovisning 2013 bilaga 2 a Redovisning av God hushållning och intern kontroll 2013 Bilaga 2: Uppföljning av Plan för god hushållning och intern kontroll 2013 för Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen.

4 Redovisning av God hushållning och intern kontroll 2013 Förvaltning Kryh, division Habilitering & Hjälpmedel Kontrollansvarig: Förvaltningschef eller av den utsedd Återrapportering: Ansvarig för intern kontroll Grått fält=obligatoriskt 1 (3) Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare 1 Inom Ekonomiperspektivet: Att Används externa projektmedel enligt projektmedel används enligt finansiärens anvisningar? finansiärens anvisningar. 2 Inom Ekonomiperspektivet: Att Kontroll av att beslutsattestbehörighet registrerad beslutsattestbehörighet i följer beslutsunderlag. ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå ifrån delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. 3 Inom Ekonomiperspektivet: Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i ekonomisystemets leverantörsfakturaportal. 4 Inom Ekonomiperspektivet: Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. 5 Inom Ekonomiperspektivet: Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Kontrollmetod/ Kontroll av redovisning och extern revision, årligen. Kontroll av register i ekonomisystemet Raindance, årligen. Information, utbildning och stickprov. Information, utbildning och stickprov. Kontroll av redovisning och stickprov. Väsentlighetsoch riskbedömning Uppföljning Oblligatoriskt kontrollområde. Är av Ekonomienheten och projektledare kontrollerar och följer redovisningen. gränsdragningsproblematik i Arbetet sker kontinuerligt efter varje förhållande till gemensam stängd redovisningsperiod. Inga avvikelser servicefunktion. har rapporterats. Arbetet bidrar till god redovisning av projekten i enlighet med projektfinansiärens anvisningar. Obligatoriskt kontrollområde Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag har gjorts och löpande kontroller utförs av divisionen och av den gemensamma servicefunktionen. Inga avvikelser har rapporterats. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Obligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Antalet manuella leverantörsfakturor har upphört. Fr o m 1 juni 2010 hanteras handkassor i fakturaportalerna och fakturor till Kronofogden, som kräver sekretess, hanteras numera via HR-lön. Inga avvikelser har rapporterats. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år. Inga avvikelser har rapporterats. Alla enheter är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om riktlinjer. Inga avvikelser har raporterats. W:\Webb extern\namnden\2014\8 1 Redovisning av God Hushållning och intern kontroll 2013 bilaga 2a

5 Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare 6 Inom Meborgarperspektivet: Den Frågor om upplevd tillgänglighet ställs vid Fou-chef upplevda tillgängligheten skall öka. brukarundersökning enligt nationell modell. Kontrollmetod/ Brukarundersökning enligt nationell modell. Avrapportering efter genomförd undersökning. Väsentlighetsoch riskbedömning Uppföljning (3) Obligatoriskt kontrollområde. Utifrån Enkäten besvarades av 509 brukare (från medborgarperspektivet är 18 år) och 693 vårdnadshavare till barn 0- förvaltningens målgrupp de brukare 18 år. Tillgängligheten i enkäten speglas som får insatser från HoH förvaltningen. både i frågor om förhållande till tillräckligt Under 2012 ställdes frågor om upplevd många besök och möjligheten att komma i tillgänglighet vid brukarundersökning. kontakt med enheterna. Det framkommer Resultatet blev mycket gott, 89-97% att respondenterna är mer nöjda med svarade positivt på frågor om en besök än med hur lätt det är att tillgänglighet. Under 2013 kommer komma i kontakt med enheterna. I den brukarundersökning enligt nationell nationella enkäter riktad till vuxna med modell att genomföras, där frågor om synnedsättning (genom telefonintervjuer) tillgänglighet ställs på ett annat sätt. svarade 241 personer. Drygt två Under 2013 kommer vi därför att få nya tredjedelar ansåg att man fick tid så snart utgångsvärden vad gäller upplevd man önskade och också träffa den person tillgänglighet. R&V bedömningen har man önskade. gjorts utifrån uppdraget att frågor ska ställas vid brukarundersökning enligt nationell modell (nedbrutet mål). 7 Inom Verksamhetsperspektivet: Tillgängligheten ska öka. 80% av brukarna har fått en första kontakt inom 60 dagar. 80% av barn och ungdomar med autismspektrumstörning eller ADHD har väntat max 30 dagar från beslut om behandling till dess att behandling inletts. Verksamhetschefer Verksamhetschef Barn - och ungdomshabiliteringen Vi har ett utbud av webbaserade insatser. Verksamhetschef Barn- och ungdomshabiliteringen Uppföljning i PASiS, månadsvis. Uppföljning i PASiS, månadsvis. Tillgängligheten inom vårdgarantin bedöms inom Region Skåne utifrån kravet på att garantera vård inom 60 dagar. Tillgänglighet enligt den förstärkta vårdgarantin ska efterlevas. Avrapportering tertial 2. Vissa insatser ska kunna erbjudas via e- tjänster för att öka tillgängligheten för brukare, anhöriga och övriga intresserade. Tillgängligheten per den siste december är excellent enligt regionens mått och når 83 % för verksamheterna barn- och ungdomshabilitering, vuxenhabilitering samt syn-, hörsel- och dövverksamhet. Excellent nivå har uppnåtts under alla månader utom juli och augusti (ingen mätning sker i januari), varför avvikelse rapporterats. Nedgången i tillgänglighet under sommaren berodde till stor del på återbud, dvs. personer som erbjudits tid men som bokat om. Tillgängligheten är excellent enligt regionens mått och når 92 % per den siste december. Excellent nivå har uppnåtts årets alla månader (ingen mätning sker i januari). Syn-, hörsel- och dövverksamheten deltar i divisionens utvecklingsarbete kring e- tjänster bl.a. i utvecklingen av kuratorschatt.utbildningen " Det fixar jag" är genomförd. Utifrån erfarenheterna av denna har ytterligare en utbildning tagits fram som ännu inte kunnat genomföras. Två slutna samtalsgrupp med föräldrar är planerade och genomförs Struktur på utbildningsportalen för utbildning i TAKK är klar. Ansökan till Arvsfonden avseende föräldrautbildning autism är framtagen och inskickad. "Kurators chatt" är förberedd för att starta mars Kuratorsgrupp är utsedd. Ungdomsportal är under uppbyggnad tillsammns med en grupp ungdomar. En redaktion är utsedd. W:\Webb extern\namnden\2014\8 1 Redovisning av God Hushållning och intern kontroll 2013 bilaga 2a

6 Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare 8 Inom Verksamhetsperspektivet: Mätning av följsamhet till vårdhygieniska Patientsäkerhets- Patientsäkerheten ska öka. riktlinjer är genomförd på 25% av de samordnare enheter som omfattas av riktlinjerna 9 Inom Medarbetarperspektivet: Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka 10 Inom området Oegentligheter inklusive bedrägerier: Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Antalet rapporterade avvikelser i MedControl har ökat inom varje verksamhet. Förvaltningen arbetar systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet. Medarbetarna får information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Patientsäkerhetssamordnare Verksamhetschefer Stabschefer Verksamhetschefer Stabschefer Kontrollmetod/ Mätning enligt Region Skånes modell, årligen. Avrapportering tertial 1 och 2. Genomförda aktiviteter inom områdena delaktighet, målkvalitet och arbetsrelaterad utmattning. Avrapportering årligen. Information till chefer vid chefsdag. Därefter information till medarbetare vid APT. Avrapportering årligen. Väsentlighetsoch riskbedömning Uppföljning (3) Mätning är genomförd på mer än 25 % av de enheter som omfattas av riktlinjerna. Beslutade riktlinjer för vårdhygien ska efterlevas för att minska risken för vårdrelaterade infektioner. Avvikelsehanteringssystemet ska användas aktivt som en del i det systematiska patientsäkerhetsarbetet. Det är i det perspektivet eftersträvansvärt att ha en hög avvikelserapportering. Rapporteringen används för att identifiera förbättrings- /utvecklingsområden. Obligatoriskt kontrollområde. Aktiviteter ska genomföras inom de förbättringsområden som identifierats vid QWC-undersökning hösten R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att arbeta systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet (nedbrutet mål). Obligatoriskt kontrollområde. Risken för oegentligheter och bedrägerier ska minimeras. Region Skåne ska uppdatera policys inom området och anställda ska känna till dessa. Antalet rapporterade avvikelser ha ökat på divisionsnivå. På två av verksamheterna föreligger emellertid en marginell minskning, varför avvikelse har rapporterats. Aktiviteter inom förbättringsområdena har genomförts inom samtliga verksamheter och staber. Vid kontakt med Koncernkontoret har framkommit att policy ännu inte är framtagen. Region Skåne kommer under våren 2014 att ta fram en policy/uppförandekod. Kontrollmomentet innebär att medarbetarna ska få information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Eftersom dokument inte beslutats under 2013 har information inte kunnat ges till medarbetarna. Med anledning av detta föreligger heller ingen avvikelse. Habilitering & Hjälpmedel ingår sedan i maj 2013 som en division i förvaltningen Kryh. Detta innebär följande förändringar avseende Kontrollutförare: Förvaltningschef, numera Divisionschef, numera Divisionsekonom W:\Webb extern\namnden\2014\8 1 Redovisning av God Hushållning och intern kontroll 2013 bilaga 2a

7 Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: Sannolikhet: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna

8 8 2 Uppföljning Intern kontroll plan 2013 helår Plan för god hushållning och intern kontroll 2013 för Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen Förvaltningschefen är ansvarig för samtliga kontrollområden utom de som anges under ekonomiperspektivet där är ansvarig. Återrapportering till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden sker i anslutning till tertialrapporterna och , samt i årsredovisning 2013, då samtliga kontrolloment återrapporteras. Process/rutin/ Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ Risk- och väsentlighetsbedömning Uppföljning system Obligatoriska kontrollområden Ekonomiperspektivet Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? 1. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. 2. Att registrerad Kontroll av att beslutsattestbehörighet beslutsattestbehörighet i följer beslutsunderlag. ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå från delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. Kontroll av redovisning och extern revision, årligen. Kontroll av register i ekonomisystemet Raindance, årligen. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Obligatoriskt kontrollområde Ekonomienheten och projektledare kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. Inga avvikelser har rapporterats. Arbetet bidrar till god redovisning av projekten i enlighet med projektfinansiärens anvisningar. Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag har gjorts och löpande kontroller utförs av divisionen och av den gemensamma servicefunktionen. Inga avvikelser har rapporterats. 3. Kontroll av manuella fakturor, dvs. fakturor som inte finns i eknomisystemets leverantörsfakturaportal. Kontroll av manuella fakturor, dvs. fakturor som inte är i elektroniskt system. Information, utbildning och stickprov. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Antalet manuella leverantörsfakturor har upphört. Fr o m 1 juni 2010 hanteras handkassor i fakturaportalerna och fakturor till Kronofogden, som kräver sekretess, hanteras numera via HR-lön. Inga avvikelser har rapporterats. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år. Inga avvikelser har rapporterats. 4. Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? Information, utbildning och stickprov. Obligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. 5. Kontroll att skattelagstiftningen följs. a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Kontroll av redovisning och stickprov. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Alla enheter är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om riktlinjer. Inga avvikelser har raporterats. Sida 1 av 5

9 Medborgarperspektivet Process/rutin/ system 6. Den upplevda tillgängligheten ska öka. Frågor om upplevd tillgänglighet ställs vid brukarundersökning enligt nationell modell. 8 2 Uppföljning Intern kontroll plan 2013 helår Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ Fou-chef Brukarundersökning enligt nationell modell. Avrapportering efter genomförd undersökning. Risk- och väsentlighetsbedömning Uppföljning Obligatoriskt kontrollområde. Utifrån medborgarperspektivet är förvaltningens målgrupp de brukare som får insatser från HoH förvaltningen. Under 2012 ställdes frågor om upplevd tillgänglighet vid brukarundersökning. Resultatet blev mycket gott, 89-97% svarade positivt på frågor om tillgänglighet. Under 2013 kommer brukarundersökning enligt nationell modell att genomföras, där frågor om tillgänglighet ställs på ett annat sätt. Under 2013 kommer vi därför att få nya utgångsvärden vad gäller upplevd tillgänglighet. R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att frågor ska ställas vid brukarundersökning enligt nationell modell (nedbrutet mål). Enkäten besvarades av 509 brukare (från 18 år) och 693 vårdnadshavare till barn 0-18 år. Tillgängligheten i enkäten speglas både i frågor om förhållande till tillräckligt många besök och möjligheten att komma i kontakt med enheterna. Det framkommer att respondenterna är mer nöjda med en besök än med hur lätt det är att komma i kontakt med enheterna. I den nationella enkäter riktad till vuxna med synnedsättning (genom telefonintervjuer) svarade 241 personer. Drygt två tredjedelar ansåg att man fick tid så snart man önskade och också träffa den person man önskade. Verksamhetsperspektivet Medarbetarperspektivet 7. Tillgängligheten ska öka 8. Patientsäkerheten ska öka. 9. Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka. Kontrollmoment avs. tillgänglighet finns formulerade under punkterna: 11. "Vi uppfyller minst vårdgarantin" och 13. "Vår information och kommunikation är anpassad efter mottagarens behov". Kontrollmoment avs. patientsäkerhet finns formuerad under punkten: 14. "Vår patientsäkerhet är hög" Förvaltningen arbetar systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet. Verksamhetschefer Stabschefer Genomförda aktiviteter inom områdena delaktighet, målkvalitet och arbetsrelaterad utmattning. Avrapportering årligen. Se punkterna 11 och 13 nedan. Se punkt 14 nedan. Obligatoriskt kontrollområde. Aktiviteter ska genomföras inom de förbättringsområden som identifierats vid QWC-undersökning hösten R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att arbeta systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet (nedbrutet mål). Se punkterna 11 och 13 nedan. Se punkt 14 nedan. Aktiviteter inom förbättringsområdena har genomförts inom samtliga verksamheter och staber. 10. Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Medarbetarna får information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Verksamhetschefer Stabschefer Information till chefer vid chefsdag. Därefter information till medarbetare vid APT. Avrapportering årligen. Obligatoriskt kontrollområde. Risken för oegentligheter och bedrägerier ska minimeras. Region Skåne ska uppdatera policys inom området och anställda ska känna till dessa. Vid kontakt med Koncernkontoret har framkommit att policy ännu inte är framtagen. Region Skåne kommer under våren 2014 att ta fram en policy/uppförandekod. Kontrollmomentet innebär att medarbetarna ska få information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Eftersom dokument inte beslutats under 2013 har information inte kunnat ges till medarbetarna. Med anledning av detta föreligger heller ingen avvikelse. Sida 2 av 5

10 8 2 Uppföljning Intern kontroll plan 2013 helår Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ Förvaltningsuppdrag, Målfokus 2012 Habilitering & hjälpmedel Tillgänglighet 11. Vi uppfyller minst vårdgarantin 80% av brukarna har fått en första kontakt inom 60 dagar. 80% av barn och ungdomar med autismspektrumstörning eller ADHD har väntat max 30 dagar från beslut om behandling till dess att behandling inletts. Verksamhetschefer Verksamhetschef Bou Uppföljning i PASiS, månadsvis. Uppföljning i PASiS, månadsvis. Risk- och väsentlighetsbedömning Uppföljning Tillgängligheten inom vårdgarantin bedöms inom Region Skåne utifrån kravet på att garantera vård inom 60 dagar. Tillgänglighet enligt den förstärkta vårdgarantin ska efterlevas. Tillgängligheten per den siste december är excellent enligt regionens mått och når 83 % för verksamheterna barn- och ungdomshabilitering, vuxenhabilitering samt syn-, hörsel- och dövverksamhet. Excellent nivå har uppnåtts under alla månader utom juli och augusti (ingen mätning sker i januari), varför avvikelse rapporterats. Nedgången i tillgänglighet under sommaren berodde till stor del på återbud, dvs. personer som erbjudits tid men som bokat om. Tillgängligheten är excellent enligt regionens mått och når 92 % per den siste december. Excellent nivå har uppnåtts årets alla månader (ingen mätning sker i januari). 12. Våra lokaler är anpassade till användarnas behov 13.Vår information och kommunikation är anpassad till mottagarens behov Vi har en strategisk plan för lokalförsörjning och ett generellt lokalprogram. Vi har ett utbud av webbaserade insatser Verksamhetschef Barn- och ungdomshabiliteringen Administrativ chef Avrapportering tertial 2. Våra lokaler ska fungera utifrån brukarnas och medarbetarnas behov. Avrapportering tertial 2. Vissa insatser ska kunna erbjudas via e- tjänster för att öka tillgängligheten för brukare, anhöriga och övriga intresserade. Planen för vår lokalstrategi är utarbetad och redovisas under första kvartalet Syn-, hörsel- och dövverksamheten deltar i divisionens utvecklingsarbete kring e- tjänster bl.a. i utvecklingen av kuratorschatt.utbildningen " Det fixar jag" är genomförd. Utifrån erfarenheterna av denna har ytterligare en utbildning tagits fram som ännu inte kunnat genomföras. Två slutna samtalsgrupp med föräldrar är planerade och genomförs Struktur på utbildningsportalen för utbildning i TAKK är klar. Ansökan till Arvsfonden avseende föräldrautbildning autism är framtagen och inskickad. "Kurators chatt" är förberedd för att starta mars Kuratorsgrupp är utsedd. Ungdomsportal är under uppbyggnad tillsammns med en grupp ungdomar. En redaktion är utsedd. Kvalitet 14. Vår patientsäkerhet är hög Mätning av följsamhet till vårdhygieniska riktlinjer är genomförd på 25% av de enheter som omfattas av riktlinjerna Patientsäkerhetssamordnare Mätning enligt Region Skånes modell, årligen. Beslutade riktlinjer för vårdhygien ska efterlevas för att minska risken för vårdrelaterade infektioner. Mätning är genomförd på mer än 25 % av de enheter som omfattas av riktlinjerna. Antalet rapporterade avvikelser i MedControl har ökat inom varje verksamhet. Patientsäkerhetssamordnare Avrapportering tertial 1 och 2. Avvikelsehanteringssystemet ska användas aktivt som en del i det systematiska patientsäkerhetsarbetet. Det är i det perspektivet eftersträvansvärt att ha en hög avvikelserapportering. Rapporteringen används för att identifiera förbättrings- /utvecklingsområden. Antalet rapporterade avvikelser ha ökat på divisionsnivå. På två av verksamheterna föreligger emellertid en marginell minskning, varför avvikelse har rapporterats. Sida 3 av 5

11 Process/rutin/ system 15. Vi möter brukaren med respekt och arbetar för att denne tar aktiv del i sin habilitering/ rehabilitering. 8 2 Uppföljning Intern kontroll plan 2013 helår Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ Verksamhetschefer Kontroll av förekomst av måltal på verksamhetsnivå, avrapportering tertial 1. Uppföljning av måltal, årligen. Vi mäter antalet habiliterings- /rehabiliteringsplaneringar för brukare som fått sin första insats under 2012, med måltal på verksamhetsnivå. Risk- och väsentlighetsbedömning Uppföljning Ett led i kvalitetsarbetet inom området "Effektiv hälso- och sjukvård" är att brukarna ska ha habiliterings- /rehabiliteringsplanering i enlighet med förvaltningsgemensamma riktlinjer. I planeringen ingår att brukaren ska mötas med respekt och vara delaktig i habiliterings-/rehabiliteringsprocessen. Måltal för habiliterings- /rehabiliteringsplanering finns inom berörda verksamheter. Uppföljning av måltal har skett inom samtliga berörda verksamheter. Brukarundersökning avseende Fou-chef upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering, ställd till barn, ungdomar, vuxna och vårdnadshavare, är genomförd. Avrapportering efter Nöjda medborgare är Region Skånes genomförd undersökning. främsta mål. I brukarundersökningar fångas brukares och vårdnadshavares upplevelser av det stöd och de insatser som HoH erbjuder. Områden som ingår i undersökningen är; nytta, nöjdhet, delaktighet och bemötande. Här ingår bla. frågor om respekt. 916 brukare (9-95 år) har svarat på upplevelser av nytta, nöjdhet, delaktighet och respekt. Mellan 94 och 97 procent har svarat ja (ja alltid, ja ofta). 565 vårdnadshavare till barn 0-18 år har svarat på samma frågor, 1. för egen del: ja - mellan 93 och 98 procent, 2. för sitt barn/ungdom ja - mellan 83 och 99 procent. Effektiva processer 16. Vi planerar och styr vår produktion på ett optimalt sätt Övergripande riskanalys 17. Rekvisition hörapparat En strategi för produktionsstyrning/- planering är framtagen Information till brukarna om rekvisition hörapparat är objektiv Planerings-/utredningssekreterare Verksamhetscontroller Auktorisationskansliet Förvaltningsövergripande strategi ska finnas dokumenterad Avrapportering tertial 2. Granskning av information till brukarna. Avrapportering efter genomförd granskning. En viktig del i arbetet med effektiva processer är att planera produktionen så att medarbetarnas direkta brukartid maximeras. Brukarna ska få objektiv information för att inte lockas att köpa en dyrare apparat än vad man egentligen behöver. Förvaltningen har i uppdrag att säkerställa att kundvalsmodellen fungerar på ett bra sätt. Divisionsgemensam strategi för produktionsplanering är framtagen, och är fastställd av Divisonschef. En arbetsgrupp bestående av representanter från samtliga verksamheter. kommer att arbeta med genomförandet Broschyr är reviderad och utskickad för användning oktober/november. Granskning av användning av broschyr har inte påbörjats, men kommer att genomföras i början av Avvikelse har rapporterats. Sida 4 av 5

12 8 2 Uppföljning Intern kontroll plan 2013 helår Process/rutin/ Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ system 18. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är lägre än 2012 HR- och Mätning av sjukfråvaron. Det långsiktiga målet för sjukfrånvaro i kommunikationschef Utifrån genomförda Region Skåne är 14 dagar per analyser ska insatser till medarbetare och år. För att nå målet enheter som behöver måste sjukfrånvaron inom HoH minska. extra stöd vara påbörjat. Avrapportering tertial 1 och 2. Djupanalyser av sjukfrånvaron utifrån ålder, kön och yrkeskatergori genomförs kontinuerligt. Risk- och väsentlighetsbedömning Uppföljning Sjukfrånvaron har ökat från 17,1 genomsnittligt antal kalenderdagar/ medarbetare 2012 till 19,6 genomsnittligt antal kalenderdagar/ medarbetare 2013 (per den siste december). Uppföljning och analys görs fortsatt varje månad och HRspecialist medverkar vid tertialuppföljning med samtliga verksamheter. Dialog förs med divisionens och verksamheternas samverkansgrupper kring orsaker till ökningen av sjukfrånvaron. HR har tillsammans med Företagshälsovården genomfört en utbildning i rehabprocessen och tidiga signaler för samtliga chefer i divisionen. Divisionschefen och HR har genomfört dialogmöte med divisionens psykologgrupp för att diskutera arbetsrelaterad utmattning vilket vi ser kan vara sammankopplat med sjukfrånvaron. Psykologgruppen är en av de yrkesgrupper vars sjukfrånvaro ökat mest. Dialogmötet har under hösten följts upp av divisionschefen i samarbete med verksamhetschefer och HR. HR har analyserat långtidssjukfrånvaron på enhetsnivå och för dialog med vc och respektive enhetschef kring hantering av rehabiliteringsärenden. Noteringar har gjorts i uppföljning T1 och T2 att risk för avvikelse på årsbasis föreligger. Avvikelse har rapporterats. Habilitering & Hjälpmedel ingår sedan i maj 2013 som en division i förvaltningen Kryh. Det innebär följande förändringar avseende Kontrollutförare: Förvaltningschef, numera Divisionschef, numera Divisionsekonom HR- och kommunikationschef, numera HR-samordnare Sida 5 av 5