Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 Nämnd/Styrelse/Förvaltning/Bolag

Transkript

1 Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 Nämnd/Styrelse/Förvaltning/Bolag Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En fektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus perspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi U Större Mindre rapportering 7a 7b 7c 7d 8a 8b 9a 9b Attesthantering Behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut Bilaga_10b_Internkontrollrapport_2015 Regionstyrelsen

2 2 (8) Uppföljning av plan för intern kontroll 2015 REGION SKÅNE Nämnd/styrelse/förvaltning/bolag: Regionstyrelsen ansvarig: Thorbjörn Lindhqvist Återrapportering: system moment/aktivitet 1 Nöjda medborgare NKI sjukvdsrådgivning en vdguiden Mätningen av NKI för 1177 Kommunikatio Vdguiden på telon ns genomförs nationellt varje, med resultat per landsting/region. Slumpvis utvalda patenter f i talsvaret till 1177 en fråga om de kan tänka sig att bli uppringda ter samtalet för en intervju metod/ Genomförs under hösten. Resultatet redovisas i samband med sbokslut. Kännbar/möjlig (9) Kommunikatio ns Mindre Större rapportering 1177 Vdguiden beslutade sig rapport Mätning för att inte genomföra någon NKImätning för telonin ering genomförs under En fektiv Uppföljning verksamhet med beslutade MRE-mål hög kvalitet inom förvaltningen. Uppföljning enligt plan Uppföljning enligt plan Samtliga MRE-mål uppnådda inom förvaltningen

3 3 (8) system moment/aktivitet metod/ 3 En drivande Driva arbetet med utvecklingsaktör den regionala utvecklingsstrategin Finns dialog med kommuner och samverkanspartners planerad och följs resultatet upp? Utvecklings Följa upp att dialoger är genomförda samt löpande följs upp. Kännbar/möjlig (9) Utvecklings Under 2015 bedrevs dialog inom ramen för RUS med flera olika aktörer i olika forum. Skånesamtalen genomfördes hösten 2015 och där träffade Region Skånes politiska ledning dvs regionstyrelsens presidie tillsammans med representanter från regionala utvecklingsnämnden, kollektivtrafiknämnden, hälsooch sjukvds nämnden och de tre sjukvdsnämnderna samtliga kommuner på politisk nivå för dialog om Skånes viktigaste utvecklingsfrågor och genomförande av RUS. Region Skåne har inom ramen för RUS även bedrivit medborgardialog under 2015 genom medverkan på Malmöfestivalen och Skåne lyfter. Synpunkter ter dialog på Mötesplats Skåne, Attraktionskraft Skåne och Kreativa Skåne följs upp via utvärderingsenkät er där man har möjlighet att skriva öppna svar. Under Skånesamtalen skrivs minnesanteckning ar som delges till samtliga närvarande, och kommunerna uppmuntras att inkomma med synpunkter och fördjupad dialog. 4 Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Det dynamiska ter genomförd fokustalet i medarbetarundersökning. medarbetarundersö kning ska öka HR-ch Mäts ter genomförd medarbetarundersö kning. Det dynamiska fokustalet ökade från 69,4 till 72,3 5 Verksamhet och resultat i fokus Värdet på Ledarskap ter genomförd och medarbetarundersökning. Medarbetarskap skall öka i medarbetarundersö kning HR-ch Mäts ter genomförd medarbetarundersö kning. Ledarskap ökade från 70,4 till 72,6. Värdet på medarbetarskap ökade från 85,5 till 85,6. 6 Långsiktigt stark ekonomi Uppföljning beslutat MRE-mål i balans görs i samband med sbokslut Samtliga staber/ avdelningar har uppnått ett positivt resultat

4 4 (8) system moment/aktivitet metod/ 7a Attesthantering Attestförteckning Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag /GSF Inga r funna mellan attestregistret i Raindance och behörighetsblanketter/inventerin gslistor. Urval vid granskningen var ca 10 % av beslutsattestanterna. 7a Attesthantering Attestförteckning Överensstämmelse mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance /GSF Utifrån stickprovsgranskning och inventering är bedömningen att behörigheterna i systemen stämmer överens med så som behörighets blanketterna är upprättade. 7b Behörigheter Behörighet i Raindance av externa användare med attestbehörighet i Raindance /GSF Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HRfönstret / 1 ggr per Inga r funna då det finns blankett/ inventerings- lista som avser de externa användarna 7c Skattelagstift ning Representation Att reglerna för representation terlevs och att rätt moms redovisas /GSF Den generella bedömningen är Mindre att representation inte redovisas på ett tillfredställande sätt. Granskningsmomentet visar att r förekommer vad gäller bristande information, korrekt redovisad moms samt i en del fall felaktigt konto. Under 2016 planeras riktade utbildningsinsatser avseende representation.

5 5 (8) system moment/aktivitet metod/ 7c Skattelagstift ning Källskatt och socila avgifter Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt /GSF Beslut togs på koncernnivå i Region Skåne tidigare under 2015 om att inte göra någon månatlig avstämning mellan filer för personalskulder och ekonomisystem, varför granskningsmomentet avseende sociala avgifter utg. Under hösten har uppföljning utförts på koncernnivå mellan skuldfiler och ekonomisystem, för att ta ställning till om någon bokning ska ske. Redovisning av källskatt sker via Finans avseende hela Region Skåne, varför detta inte bokförs på förvaltningsnivå. 7d Fakturering Kundfakturering Att momskodningen är rätt på manuella kundfakturor /GSF Inga r funna. Granskningen visar att fakturorna har korrekt momskod. 8a Bisysslor Följsamhet mot regler och riktlinjer Medarbetarsamtalet Stickprov utfört och vid dessa kontroller så visar cherna följsamhet till regler och riktlinjer 8b Kompetensförsö rjning Alla medarbetare skall ha en indivduell handlingsplan Efter genomfört medarbetaresamtal skall indivduell handlingsplan upprättas Stickprov utfört och vid dessa kontroller så har cher genomfört medarbetarsamtal som i sin tur har genererat individuell handlingsplan 9a Upphandling Upphandling Följer upphandlingsförfarande gällande lagar, policies och riktlinjer? Inköps irektör Stickprov 2 ggr/ Kännbar/möjlig (9) Inköps irektör 7 upphandlingar har blivit granskade under internkontroll utan anmärkningar

6 6 (8) 9b system moment/aktivitet Verkställighet beslut Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. metod/ Stickprov 1g/. Inga r funna. 10a Förtroende manna organisation Omställningsvederla g till förtroendevalda Att regelverk tillämpas och terlevs Kansli 1 ggr/ Kännbar/möjlig (9) Kansli Stickprov har genomförts med tre förtroendevalda huruvida de har uppfyllt de formella kraven och om korrekt summa utbetalats. I samtliga fall är kraven uppfyllda och rätt summa utbetald. 10b Förtroende manna organisation Visstidspension till förtroendevalda Att regelverk tillämpas och terlevs Kansli 1 ggr/ Kännbar/möjlig (9) Kansli De visstidspensioner som är under utbetalning från Region Skåne är kvalitetskontrollerade, dvs att de underlag och faktorer som ligger till grund för beräkning och utbetalning är kontrollerade utifrån gällande regelverk och underlag för utbetalt arvode. 11a Finans verksamhet Externa Följs attestreglemente/ utbetalningar/överf regelverk för utbetalningar via öringar inom internetbank? finansverksamheten och för andra förvaltningars räkning, utförda genom internetbank. / GSF Inga r funna. Utbetalningarna undertecknas av sakattest, beslutsattest och utanordning samt vem som registrerat och godkänt utbetalningen i Swedbank Internetbank. har gjorts av alla utbetalningar under perioden till b Finans verksamhet 11c Finans verksamhet Finanspolicy Instruktioner avseende den finansiella verksamheten Följs Region Skånes finanspolicy? Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? / extern konsult 1 g/ Extern konsult avgör metod 1 g/ Extern konsult avgör metod Inga r Inga r

7 7 (8) system moment/aktivitet 12 Övriga adminstrativa kontroller Projekt redovisning Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. /GSF metod/ Stickprov / 2 ggr per Balansering har gjorts enligt riktlinjer för samtliga projekt i urvalet. På ett projekt saknas avstämningsblankett för 2014 och 2015 och projektets tidsplan är överskridet. Mindre Avstämningsblanke tt upprättad i sbokslutet för Övriga adminstrativa kontroller Kassahantering Att Region Skånes anvisningar för kontantkassor och dagskassor terlevs. /GSF Det finns inga kontant- och dagskassor inom Regionstyrelsen. 14 Övriga adminstrativa kontroller Reseräkningar Att behörig har attesterat och att reseräkninngen är rätt uträknad med relevanta bilagor. /GSF Urval utifrån orsakskoder / 1 ggr Brister som påpekats vid den Mindre interna kontrollen avseende reseräkningar för Regionstyrelsen är att i några fall hittas inte något underlag, en felaktig friskvdsersättning samt fel moms vid ersättning för personligt utlägg. Granskningen visar även på tre reseräkningar som avser Under 2016 planeras riktade utbildningsinsatser avseende reseräkningar 15 Övriga adminstrativa kontroller Leverantörsfakturor Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms, speditionsföretag och externförhyrning. /GSF Granskningsmomentet förekommer ej inom Regionstyrelsen.

8 Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ing att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte f gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: sk betydelse, i vilken mån mål är dinierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetst är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetst, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: Sannolikhet: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte f inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! as. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna