INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE

Transkript

1 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt) 3. IK matris 4. IK bedömning - lista (plan) 5. IK karta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i dels-/srapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) bedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer /övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utg de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).

2 Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag : 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för de för verksamheten relevanta kontrollområdena.

3 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte f inträffa : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne / : Reducera riskerna! Åtgärda : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

4 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Om vi som organisation inte lever va värderingar riskerar vi v arbetsmiljö för högre sjukskrivningstal I ets medarbetarundersökning svarar 88,2 % att de oftsast lever och agerar utifrån va värderingar. Sjukfrånvaron har under 2017 månatligen följts upp och presenterats i skyddskommitén vid två tillfällen. Sjukfrånvaron har minskat från 13,31 till 12,56 dagar per medarbetare i genomsnitt. Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Löpande uppföljning i av sjuktal 3 ggr per HR-chef Förvaltningschef Årsredovisning medarbetarundersökning och uppföljning av sjuktal. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Koncernkontorets uppgift är att leda, styra och samordna regionens verksamheter samt för de för ett ineffektivt ledningssystem politiska organen. Om Koncernkontoret inte har en hög servicenivå riskeras fördröjningar. Koncernkontoret driver utvecklingen av de regiongemensamma processerna för att säkerställa ett effektivt resursutnyttjande. Om vi inte välkomnar förbättringsidéer från va medarbetare finns det risk för att vi avstannar v utveckling Avstämning görs löpande under et Avstämning görs löpande under et På enhets- och APTmöte diskutera verksamhets, ekonomi och personalfrågor frågor för att utveckla verksamheten Löpande Avdelningschef Förvaltningschef Årsredovisning Löpande under et Avdelningschef Förvaltningschef Årsredovisning Drivande utvecklingsaktör Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Fortsatt implementering av RUS med beaktande av givna budgetförutsättningar Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område Implementeringen av RUS fortsätter enligt antagen plan för genomförande. Det finns behov av att stärka samverkan för genomförandet inom Region Skåne och med externa aktörer. Enligt den nya förordningen om regionalt tillväxtarbete (2017:583) ska den regionala utvecklingsstrategin ses över mellan varje val till regionfullmäktige. Region Skåne tittar på hur detta arbete kan läggas upp med målet att förstärka RUS:ens genomförande och ägarskap. Arbetet med att nå en långsiktigt hållbar utveckling kan gynnas av att Agenda 2030 integreras i RUS:en. Det är också något som lyfts fram i förslag till nationell handlingsplan för Agenda 2030 som utarbetats av en statliga kommitté utsedd av regeringen. Förslaget bearbetas av regeringen. Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen Utvecklingsdirektör Regiondirektör Årsredovisning

5 Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Fortsatt implementering av RUS med beaktande av givna budgetförutsättningar Fortsatt implementering av e-hälsostrategi Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område Minskad måluppfyllelse inom aktuellt område Implementeringen av RUS fortsätter enligt antagen plan för genomförande. Det finns behov av att stärka samverkan för genomförandet inom Region Skåne och med externa aktörer. Enligt den nya förordningen om regionalt tillväxtarbete (2017:583) ska den regionala utvecklingsstrategin ses över mellan varje val till regionfullmäktige. Region Skåne tittar på hur detta arbete kan läggas upp med målet att förstärka RUS:ens genomförande och ägarskap. Arbetet med att nå en långsiktigt hållbar utveckling kan gynnas av att Agenda 2030 integreras i RUS:en. Det är också något som lyfts fram i förslag till nationell handlingsplan för Agenda 2030 som utarbetats av en statliga kommitté utsedd av regeringen. Förslaget bearbetas av regeringen Den beslutade ehälsostrategin resulterade i att en ehälsostrateg och en beredning för ehälsa tillsattes tillsammans med specifikt riktade budgetmedel för ehälsa under En överenskommelse undertecknades av respektive vdförvaltnings chef och regiondirektören som fattade beslut om utvecklingsmedel till ett antal utvecklingsprojekt så som exempelvis digital kallelse, tidbok för mödravden, patientapp för vd och råd etc.överenskommelsen prioriterade implementering av tidigare framtagna ehälsotjänster som exempelvis tidbok för primärvden. Beredningen arbetade under perioden fram ett program för ehälsa som tar sin utgångspunkt i ehälsostrategins sex insatsområden. Under 2017 har beslut tagits om fler ehälsoinsatser som tex rekrytering av ehälsocoacher och ett ehälsospel som är en satsning på utbildning i ehälsa samt kartläggning av alla ehälsoinitiativ inom regionen. Mätbara effekter i verksamheten visar på större antal tidboksanslutningar för primärvden och ökad trafik i de nationella e-tjänsterna. Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen Utvecklingsdirektör Regiondirektör Årsredovisning Löpande uppföljning Löpande uppföljning Årligen Strategisk rådgivare e- Regiondirektör hälsa Årsredovisning Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Nya chefer på Koncernkontoret g den regionalt anordnade BAS-utbildningen för chefer samt en kompletterande chefsintroduktion på Koncernkontoret. för att chefer inte fullföljer sitt trebenta uppdrag Under 2017 har samtliuga nya chefer uppmanats att gå BAS-utbildningen. Samtliga nya chefer har gått den kompletterande chefsintroduktionen på Koncernkontoret. av deltagande görs kontinuerligt. Fortsatt arbete enligt rutin. Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef Årsredovisning

6 Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Arbetsgivaren erbjuder ligen Arbetsmiljöutbildning anordnad av företagshälsovden samt kompletterande chefsintroduktion på förvaltningen för att chefer inte fullföljer sitt trebenta uppdrag Under 2017 har arbetsivaren erbjudit arbetsmiljöutbildning anordnad av Previa. Utbildningen ska kontinuerligt uppdateras och det ska vara obligat att delta. Dialog mellan chefens chef och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef Årsredovisning En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Löpande arbete i enlighet med förvaltningens kompetensförsörjningsplan för att inte ha kompetent personal för uppdraget Under 2017 implementerades nya mallar för att stötta arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner på såväl förvaltnings- och avdelningsnivå som på enhetsnivå. Arbetet med kompetensförsörjningsplaner under 2017 har bedrivits per avdelning på Koncernkontoret. Sex av åtta avdelningar har inkommit med sina kompetensförsörjningsplaner till förvaltningen. Fortsatt arbete enligt rutin. Dialog mellan chefen och HR-enheten Årligen Respektive avdelningschef Förvaltningschef Årsredovisning Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. s budget ska vara i balans. Obalans kan riskera genomförandet av beslutad drift/utveckling Minskar möjlighet för genomförande av beslutad drift/utveckling har uppnått ett positivt resultat i sbokslut 2016 Löpande uppföljning av ekonomi. Löpande uppföljning av ekonomi. Månadssammandrag/ Chefer/Controller Förvaltningschef Årsredovisning Verksamhetsberättels e del/ Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Ofinansierade beslut Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag Inget område identifierat vid stickprovskontroll. I beslut framg från vilket anslag/ansvarsområde medel för finansiering skall ske. Löpande uppföljning Genomarbetade beslutsunderlag. Löpande. Ansvarig chef Ekonomidirektör Årsredovisning Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Ej uppnådd effektivitet Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag Bedämning görs vid varje enskilt beslut Löpande uppföljning Genomarbetade beslutsunderlag. Löpande. Ansvarig chef Ekonomidirektör Årsredovisning Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Regelverk och riktlinjer för attesthantering följs inte Regelverk och riktlinjer för attesthantering följs inte Attestant ej behörig att attestera eller att kostnader belastar fel verksamhet Attestant ej behörig att attestera eller att kostnader belastar fel verksamhet Vid granskningen så upptäcktes 2 avvikelser. 1 av dessa är korrigerade i samband med v granskning Inga avvikelser funna, blankett fanns på alla de attestanter som var uttagna för stickprov. Att följa rutinen mer noggrant. HR bör säkerställa att det finns en bra rutin för efterkontroll och granskning av upplagda beslutsattestbehörigheter. Viktigt att verifiera att behörigheter är korrekt upplagda för att undvika felaktiga betalningar. Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag Att registrerade beslutsattestbehörigheter i HR-systemet följer beslutsunderlag

7 Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Regelverk och riktlinjer för moms efterlevs inte Representation redovisas inte på ett korrekt sätt Utifrån genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att reglerna för representation samt interna anvisningar gällande gåvor inte efterlevs. Detta leder till att rätt moms inte redovisas till Skatteverket. Ofta saknas det tillräckliga uppgifter för att i efterhand kunna bedöma kostnadens kontering och korrekthet. När det kommer till deltagarlistor samt syfte så måste bli bättre på att bifoga underlag om vilka som är med och vad fakturan avser. Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) Attestanter måste informeras om Skatteverkets och Region Skånes regelverk kring representation och gåvor. Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Regelverk och riktlinjer för representation efterlevs inte Felaktig redovisning av moms Utav urvalet på 32 stickprov så har 18 avvikelser påträffats vid granskningen av upplagda momskoder. 15 avvikelser beror på felaktig momskod. Vid granskningen av inskannad moms har två fakturor funnits där momsen blivit inskannad i Raindance, vilket är felaktigt. Genomgång av leverantörsupplägget på de leverantörer som har påvisat avvikelse i granskningen och ändra felaktigt inlagd momskod. Vid nyupplägg av nya leverantörer ska det säkerställas att korrekt momskod registreras. EU moms - kontrollera att upplägget moms kod stämmer överens med EU fakturan samt moms vid inskanning Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Regelverk och riktlinjer för reseräkningar efterlevs inte Felaktig redovisning av moms/avdragsrätt Av gjorda stickprov har nästan hälften någon form av anmärkning. Det rör sig om att fel momssats är vald eller att underlag i form av kvitto eller att hela reseräkningen saknas för granskning. De anställda bör uppmärksammas om de olika momssatserna och på möjligheterna hur de kan väljas i systemet. Attestanter bör vara informerade och uppmärksamma på hur de olika momssatserna redovisas i systemet. Bättre rutiner för att säkra upp att alla underlag tas till vara och arkiveras på ett överskådligt och säkert vis. Reseräkningar - kontrollera moms/avdragsrätt på representation Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Följsamhet mot regler och riktlinjer efterlevs inte Felaktiga faktureringsunderlag Inga avvikelser funna i fv. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Följsamhet mot regler och riktlinjer efterlevs inte Felaktiga faktureringsunderlag Utav elva stickprov så påträffades tre avvikelser, där fakturorna saknar underlag. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Intern kontroll av Region Skånes externa fakturering exkl. fakturering av patientavgifter Sker fakturering korrekt? Under ven har en analys avseende hur stor andel av de krav som g över till Inkasso som återkallas av Region Skåne. Analysen kommer att fördjupas under hösten. En genomgång har också gjorts avseende lyckandegraden på Region Skånes inkassoärenden. Lyckandegraden varierar och en fördjupning per förvaltning kommer att ske under hösten. Ingen åtgärd Att följa rutinen mer noggrant. Fortsatt analytisk granskning, stickprov. Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. Analytisk granskning, stickprov samt informationsinsamling via intervjuer/dokumentation Genomförs under ven. Resultatet redovisas i samband med delsrapport. Ekonomidirektör Ekonomidirektör Delsrapport

8 Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare ägare (roll) av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bristfälliga rutiner för analys Minskar möjlighet för genomförande av beslutad drift/utveckling har uppnått ett positivt resultat i sbokslut 2016 Löpande uppföljning Löpande uppföljning av ekonomi. Månatligen Chefer/Controller Förvaltningschef Månadssammand rag/verksamhets berättelse del/ Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer att medarbetare lägger sin tid och kraft på annan verksamhet Arbetsbelastning för den enskilde och enheten Koncernkontoret har under et implementerat nya mallar för medarbarsamtal där frågan om bisyssla är obligatorisk. Under 2017 har sju bisysslor inrapporterats och medgivits. Inga har avslagits. Enligt nya Allmäna Bestämmelser åligger det medarbetaren själv att anmäla bisyssla för prövning. Fortsatt arbete enligt rutin. Vid rekryteringtillfället samt vid medarbetarsamtalet Årligen Respektive linjechef Förvaltningschef Årsredovisning. Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Aktuella planer ej uppdaterade för att inte ha rätt personal med rätt kompetens Under 2017 implementerades nya mallar för att stötta arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner på såväl förvaltnings- och avdelningsnivå som på enhetsnivå. Arbetet med kompetensförsörjningsplaner under 2017 har bedrivits per avdelning på Koncernkontoret. Sex av åtta avdelningar har inkommit med sina kompetensförsörjningsplaner till förvaltningen. Fortsatt arbete enligt rutin. Löpande arbete i enlighet Löpande med förvaltningens kompetensförsörjningsplan, chefsansvar i linjen i nära samarbete med HRenheten. Enhet för HR och verksamhetsnära stöd Förvaltningschef Årsredovisning. Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Upphandling Regelverk och riktlinjer efterlevs inte s kommentar: Arkiveringsrutiner är framtagna (feb 2017). Rutin finns i Inköpshandboken 7 D. Tilldelningsbeslut med bilagor skall vara arkiverat inom en månad i diariet. Förbättringsområde: rutinen anger att undertecknat avtal ska arkiveras, dock framg ej inom vilken tid. Sammanvägd bedöming är Koncerninköp har gjort att stickprov på fem avslutade upphandlingsförfarandet upphandlingar fördelat på gällande lagar, policies och 20 kontrollmoment som rutiner för upphandlingar avslutades i september på Stickprov 2 ggr/ Koncerninköp Inköpsdirektör Årsredovisning. följs. KI behöver frågan: Följer tydliggöra senast datum upphandlingsförfarande när undertecknat avtal ska gällande lagar, policies och arkiveras. riktlinjer? Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Instruktioner avseende den finansiella verksamheten Instruktionerna beskriver i detalj behörigheterna för namngivna personer att göra affärsavslut och ingå olika typer av finansiella avtal för Region Skånes räkning. erna av att instruktionen inte uppdateras eller följs skulle kunna få allvarliga ekonomiska konsekvenser Granskning genomförd av KPMG inga avvikelser har iakttagits. Inga åtgärder aktuella Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? 1 g/ Extern konsult avgör metod Extern konsult Ekonomidirektör Årsredovisning. Finanspolicy Region Skånes finansiella avtal avseende bl.a. upplåning, placeringar och derivatinstrument, vilka hanteras inom finansenheten, ger upphov till bl.a. ränterisk, valutakursrisk och motpartsrisk. erna av en bristfällig riskkontroll eller att felaktiga beslut avseende finansiella avtal fattas skulle kunna bli allvarliga, då avtalen som hanteras uppg till mycket väsentliga belopp Granskning genomförd av KPMG inga avvikelser har iakttagits. Inga åtgärder aktuella Följs Region Skånes finanspolicy? 1 g/ Extern konsult avgör metod Extern konsult Ekonomidirektör Årsredovisning. Lämnade bidrag till organisationer och föreningar Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys Regelverk och policys efterlevs inte Utbetalning av bidrag till organisationer/föreningar har i de flesta fall skett i enighet med beslutade policys enligt bokföringen till och med Mer info se granskningsprogrammet. Fortsatt uppföljning Kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. GSF Förvaltningschef Årsredovisning. Riktlinjer för de regiongemensamma stöd- och servicefunktionerna Säkerställande av övergripande stödprocesser för ekonomi och HR Felaktig process i förhållande till mål Se bilagd sammanställning för koncernen från GSF. Bilaga 2 Genomgång av stödprocesser Genomgång av stödprocesser Metod avgörs vid kontrolltillfälle Ekonomidirektör/Hrdirektör Ekonomidirektör/ Hr-direktör Årsredovisning.

9 karta 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET