Förtroendevald revisor i regionens stiftelser

Transkript

1 Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisors uppgifter i regionens stiftelser Några särskilda arbetsuppgifter för den förtroendevalde revisorn vid granskningen av stiftelser är inte formaliserade i lagstiftning på samma sätt som för lekmannarevisor i kommunala bolag. Det formella uppdraget för de av fullmäktige utsedda förtroendevalda revisorerna i stiftelserna är detsamma som stiftelsernas yrkesrevisorers uppdrag. De granskar årsredovisning och räkenskaper samt styrelsens förvaltning i enlighet med gällande lagstiftning. Av dokumentet God revisionssed i kommunal verksamhet 2006 framgår att detta förhållande inte hindrar att den förtroendevalda revisorn därtill anlägger samma perspektiv på sin granskning som lekmannarevisorerna i aktiebolaget. Att fullmäktige väljer att utse förtroendevalda revisorer i stiftelser kan med stöd av kommunallagen tolkas som en avsikt att ge kommunen en förstärkt insyn och kontroll utöver uppsiktsplikten och den lagstadgade revisionen. Med stöd av denna avsikt genomför den förtroendevalda revisorn sitt uppdrag enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och kan, utöver sitt grunduppdrag, fokusera på hur stiftelsen genomför sitt uppdrag, d v s ändamålsenligheten. Ett sådant uppdrag kan vara formulerat i stiftelsens stadgar. Det följande tar fasta på en tillämpning av lekmannarevisorns uppgifter vid en förtroendevald revisors arbete med revision av en stiftelse, i första hand en så kallad verksamhetsdrivande stiftelse. Preliminär kartläggning och informationsinsamling Den förtroendevalde revisorns arbete med att fullgöra denna uppgift underlättas om han har tillgång till en systematisk sammanställning av det regelverk som anger ramar och regler för stiftelsens verksamhet och styrelsens ansvar samt de instruktioner, anvisningar etc som stiftelsen tillämpar för styrning och kontroll av verksamheten. På följande sida redovisas exempel på relevant information som kan ingå i en sådan dokumentsamling. Vissa dokument skall finnas. Behovet av regler, riktlinjer och policydokument i övrigt styrs av verksamhetens art och omfattning och bedömning av behov utifrån intern kontrollaspekter

2 Planering Det är angeläget att yrkesrevisorerna och de förtroendevalda revisorerna tar till vara varandras erfarenheter och kunskaper och gemensamt planerar revisionen så att granskningen blir effektiv och heltäckande. Överenskommelser om samverkan bör dokumenteras. Den förtroendevalde revisorns granskning Den förtroendevalde revisorn kan genomföra sin granskning (eventuellt med hjälp av biträde) genom bedömning och utvärdering av insamlad information, verifiering av vid granskningen konstaterade väsentliga faktorer, intervjuer med styrelse och ledning. På följande sidor redovisas exempel på frågor som den förtroendevalde revisorn kan söka svar på i sin granskning. Exemplen är allmänna och måste anpassas till omfattning och karaktär av verksamhet

3 Dokumentsamling Flik Fullmäktigebeslut för verksamheten, stiftelseurkund, styrelseval etc 1 Stadgar 2 Registreringsbevis från länsstyrelsen och skattemyndigheten (inkomstskatt och mervärdeskatt) 3 Verksamhetsmål, verksamhetsplaner, strategier och handlingsplaner för att uppnå mål etc 4 Organisationsbeskrivning (-plan) med övergripande beskrivning av ansvar och befogenheter 5 Instruktion angående arbetsfördelning mellan styrelse och chefstjänsteman 6 Arbetsordning för styrelsen 7 Instruktion angående insamling och rapportering av uppgifter till styrelsen 8 Attestinstruktion, delegationsordning 9 Finanspolicy, placeringsreglemente etc. 10 Redovisningsrelaterad information; speciella redovisnings- och värderingsprinciper etc 11 Personalpolicy, jämställdhetsplan 12 IT-strategi 13 Riskrelaterad information; ADB-säkerhet, försäkringspolicy, riskanalyser etc 14 Omvärldsanalyser, rutiner för mätning av kundtillfredsställelse och kommunikation med kunder samt utfall av undersökningar, policy för kvalitetsarbete etc 15 Miljöpolicy 16 Representationspolicy, riktlinjer för sponsring 17 Upphandlingspolicy 18 Intern kontrollplan

4 Granskning av ändamål Stadgarna Är stadgarnas beskrivning av föremålet för stiftelsens verksamhet, angivet till sin art, samt beskrivningen av ändamålet med verksamheten så utformat att det inte råder tveksamheter angående vilken verksamhet som stiftelsen skall bedriva? Vidareutveckling av stadgarnas ändamålsbeskrivning. Har stadgarnas ändamålsbeskrivning konkretiserats eller vidareutvecklats av styrelsen? Inryms dessa beskrivningar inom de ramar som anges i stadgarna? Är dessa beskrivningar utformade på ett sådant sätt att de är entydiga, mätbara och utgör ett hjälpmedel för styrelsen vid styrning av verksamheten? Finns strategier/handlingsplaner utformade för att uppnå målen med verksamheten. Är beskrivningarna kända i organisationen? Uppföljningar Inryms all stiftelsens verksamhet i de beskrivningar av föremål och ändamål som angivits? Sker avstämningar/uppföljningar av huruvida ändamålet uppfylls? Granskning av verksamhetens resultat, effektivitet och kvalitet Kundtillfredsställelse och kvalitet Finns rutiner för information till/kommunikation med kunder (eller motsvarande) och övriga intressenter? Finns av styrelsen fastställda mätbara mål för kundtillfredsställelse och policy för kvalitetsarbete, är dessa kända i organisationen och sker mätning av måluppfyllelse? Nyckeltal/jämförelsetal Tillämpas uppföljning av strategiskt viktig information för verksamheten (måluppfyllelse och verksamhetsutveckling) genom nyckeltal såväl över tiden som vid jämförelse med andra likartade verksamheter?

5 Budget och flerårsprognos Finns rutiner för upprättande av budget och prognoser med uppföljningar? Kan uppföljning ske på samtliga ansvarsnivåer? Analyseras orsaker till avvikelser? Är säkerheten i budgets och prognoser tillfredsställande? Är medarbetare informerade om vilka ekonomiska resultat och prestationer som skall uppnås? Övrig uppföljning av effektivitet och kvalitet Tillämpar stiftelsen några andra rutiner för uppföljning av effektivitet och kvalitet i sin verksamhet? Granskning av intern kontroll Organisation Finns av styrelsen fastställd beskrivning av organisationen (organisationsplan/organisationsschema) med tydlig beskrivning av fördelning av ansvar och befogenheter mellan olika verksamheter/funktioner? Är budget och redovisning uppbyggd så att uppföljning sker på olika ansvarsnivåer? System för intern kontroll Finns en samlad beskrivning som klargör den interna kontrollens syfte och innehåll, organisation och ansvar, riskområden och former för uppföljning. Är utformningen av det interna kontrollsystemet baserat på en riskanalys (identifiering och värdering)? Attestinstruktion/delegationsordning Finns ändamålsenlig attestinstruktion/delegationsordning? Styrelsens uppgifter och arbetsordning Har styrelsen beslutat om en arbetsordning för sitt arbete, instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och chefstjänsteman samt instruktion om vilka rapporter styrelsen vill ha. Är instruktionerna ändamålsenliga och avpassade till stiftelsen behov och förutsättningar?

6 Finanspolicy, medelsplaceringspolicy el dyl Tillämpar stiftelsen en av styrelsen fastställd finanspolicy som till sin omfattning och detaljeringsgrad är anpassad till stiftelsens behov? Innehåller finanspolicyn krav om frekvent rapportering? Personal Finns personalpolicy, plan el liknande som tillförsäkrar personalens kompetensutveckling och kompetensförsörjning för verksamheten? Är personalpolicyn antagen av styrelsen? Upprättas personalredovisning med information om frånvaro, utbildningsnivå etc. Sker mätningar av personalens attityd till sitt arbete, ledning, trivsel etc. IT-säkerhet och IT-strategi Finns IT-säkerhetsregler där bl a åtkomstbehörigheter framgår? Har stiftelsen någon form av planering över hur verksamheten skall fungera vid kortare eller längre avbrott i ITsystemen? Finns en fastställd IT-strategi? Övrigt Speciell lagstiftning Bedriver stiftelsen verksamhet som omfattas av särskild lagstiftning och, i sådant fall, bedöm om denna särskilda lagstiftning efterlevs? Övrigt Finns övriga av styrelsen fastställda grundläggande policydokument som krävs mot bakgrund av verksamhetens omfattning och karaktär?