Intern kontroll rapportering av uppföljning i Region Skånes årsredovisning 2018

Transkript

1 Intern kontroll rapportering av uppföljning i Region Skånes årsredovisning 2018 Nämnders och styrelsers planer för intern kontroll fastställs i samband med verksamhetsplan och budget och ska följas upp i s amband med delårsrapport och årsredovisning. Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera Region Skånes samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska rapporteras till regionfullmäktige. Regionstyrelsens uppsiktsplikt och intern kontroll Regionstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av Region Skånes angelägenheter och övervaka övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i Region Skånes bolag och därvid uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på Region Skånes utveckling och ekonomiska ställni ng. Uppsiktsplikten fullgörs bland annat genom att begära in uppföljningar och prognoser från olika nämnder, styrelser och bolag. I uppsiktsplikten ingår också att säkerställa att Region Skåne har en väl fungerande intern kontroll. Intern kontroll ingår som en del i regionstyrelsens uppsiktsplikt och ska säkerställa ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering sa mt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den är inte begränsad till uppföljning av ekonomi utan ingår som en de l av systemet för styrning och ledning. Intern kontroll Nämnder och styrelser genomför kontroller i enlighet med de av regionstyrelsen godkända interna kontrollplanerna för 2018 och har lämnat rapporter utifrån det genomförda arbetet. Dessa rapporter, inkluderande gjorda riskbedömningar, visar att det krävs fortsatta åtgärder inom de aktuella kontrollområdena för att förbättra måluppfyllelsen rörande både verksamhet och ekonomi. För vidare informationen om rapporteringen se bilaga. Nämnderna rapporterar resultatet avseende uppföljningen av plan för intern kontroll till regionstyrelsen genom en samlad bedö mning per kontrollområde. Den samlade bedömningen har som syfte att ge indikation på statusen för arbetet med den interna kontrollen. Däremot innehåller rapporteringen till respektive nämnd samtliga kontrollområden enligt plan. Den aggregerade nivån i rapporteringen avseende uppsikt kan jämföras med att resultaträkningen rapporteras med en summering a v intäkter respektive kostnader och där inte saldo för varje enskilt resultatkonto särredovisas. Regionstyrelsens utvärdering Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera Region Skånes samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. Utvärderingen av det samlade systemet för intern kontroll sker löpande som en del av uppsiktsplikten, som redovisas i samband med Region Skånes delårsrapportering samt årsredovisning. Där framgår den samlade uppföljningen av intern kontroll för regionen, vilka eventuella problemområden som noterats och hur detta har hanterats. För det fall styrelsen har vidtagit särskilda åtgärder eller föreslagit förändringar av systemet för intern kontroll anges detta i särskild ordning. Aktuell rapportering visar att arbetet med intern kontroll integrerats med den övriga styrningen och utgått från respektive v erksamhets uppdrag. Dock visar rapporterna på avvikelser och det krävs fortsatta åtgärder inom de aktuella kontrollområdena för att förbättra måluppfyllelsen rörande både verksamhet och ekonomi. Utfallet av rapporterna under året har inte föranlett korrigerande eller andra åtgärder från regionstyrelsens sida annat än vad som görs inom det löpande styr - och ledningssystemet. När regionstyrelsen, med utgångspunkt från nämndernas rapportering, utvärderar det samlade systemet för intern kontroll framg år att själva infrastrukturen med formaliadelar som framtagande, fastställande, uppföljning och rapportering av planer mm, i allt väsentligt, fungerar på ett acceptabelt sätt Nämndernas interna kontroll I enlighet med reglementet för god hushållning och intern kontroll ska nämnderna rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen och detta ska ske i samband med delårs- och årsredovisning. I föreliggande uppföljning rapporteras från arbetet under Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena är målen desamma som regionfullmäktiges övergripande mål, och för de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Det bör också noteras att de övergripande målen avseende verksamheten bryts ner till ett eller flera mer konkreta mål för res pektive nämnd, varför bedömningarna inte är direkt jämförbara dem emellan. I föreliggande sammanställning redovisas nämndernas samlade bedömning per område. Syftet är att ge en översiktlig oc h förenklad bild, och för mera detaljer och jämförelser hänvisas till respektive nämnds och styrelses uppföljning. Med avvikelse avses diskrepans mot antingen övergripande mål (verksamhetsmässiga kontrollområden) eller ändamålsenlig hante ring (administrativa kontrollområden). I planerna har risken för att aktuella mål inte ska uppnås sedan tidigare bedömts på färgskalan grön (obetydlig risk för avvi kelse), gul (risk för mindre avvikelse), orange (risk för avvikelse) och röd (risk för större avvikelse). I rapporteringen har händelseutvecklingen under året inom respektive område beaktats. Nämnderna har därvid bedömt utfall i re lation till mål samt effekten av internkontrollarbetet inom de olika områdena på en färgskala från grön (acceptabel nivå) till gul (mindre brister) till orange (brister) till röd (större brister ). Bedömningen (färgsättningen) är alltså en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som internkontrollarbetet har haft. Obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområde De obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i Region Skånes verksamhetsplan och budget. Det ankommer på nämnder och styrelser att utifrån dessa mål utarbeta egna interna kontrollplaner med mål och aktiviteter som är anpassade till genomförda riskanalyser. Inom de verksamhetsrelaterade kontrollområdena är målen desamma som fullmäktiges övergripande mål. Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena rapporteras om avvikelser för samtliga målområden avseende intern kontroll, vilke t också stämmer väl med rapportering av måluppfyllelse i månads- och delårsrapportering under året. Det återstår en del arbete för att den interna kontroller ännu bättre ska kunna bidra till styrningen och måluppfyllelsen i dessa delar. Respektive nämnd har ansvar för en eller flera verksamheter i enlighet med fullmäktiges beslut och respektive nämnd ska var o ch en inom sitt område varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Detta i syfte att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på et t i övrigt tillfredsställande sätt i förhållande till uppdrag och mål från fullmäktige och bestämmelser i lag och annat. En riskanalys utgör en del i arbetet med den interna kontrollen och ger också u nderlag för prioritering av åtgärder för att nå nämndens mål från fullmäktige. Obligatoriska administrativa kontrollområde De administrativa kontrollområdena är främst rutinorienterade med tydlig koppling mellan den faktiska kontrollen och de arbet smoment eller åtgärder som ska genomföras. De säkerställer att olika system och rutiner fungerar på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt. Urval av områdena bygger på en analys av var det e rfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är återkommande beroende på exempelvis hög inneboende risk till följd av komplexa regler. För de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Vad avser de administrativa kontrollområdena visar rapporteringen på avvikelser inom samtliga områdena, med variation beroend e på verksamhet och omfattning. Nämnderna och dess förvaltningars interna kontroll För de nämnder som omfattar mer än en förvaltning/verksamhet/område har nämnd också beslutat om uppföljningen för respektive förvaltning alternativt verksamhet/område. Förvaltningarnas interna kontroll Regiondirektören rapporterar till regionstyrelsen som är slutlig adressat för merparten av den information som härrör från fö rvaltningarnas uppföljningsarbete avseende den interna kontrollen. Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll och statusen på den interna kontrollen avrapporteras senast i samband med årsredovisningen. Gemensamma stöd- och servicefunktioner Styrelsen ska utfärda riktlinjer för Region Skånes gemensamma stöd - och servicefunktioner. De administrativa kontrollerna koppla de till funktionsdirektörernas uppdrag till GSF utgår från en koncerngemensam bedömning och beslutas av och rapporteras till regionstyrelsen ( kundplan ), samt för kännedom även till nämn derna och styrelserna. För de nämnder och styrelser som i sin plan för intern kontroll har med kontrollåtgärder enligt "kundplan" rapporteras dessa också till aktuell nämnd och styrelse. RS uppsikt

2 2018 Rapportering uppföljning av plan för intern kontroll EJ RAPP RÖD För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. *Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Processer mm för område: Kollektivtrafiknämnd 43 Skånetrafiken Kulturnämnd 40 Region Skånes kulturförvaltning Regional utvecklingsnämnd 79 Regionala utvecklingsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnd 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm Sjukvårdsnämnd Sus 16 Skånes universitetssjukvård Sjukvårdsnämnd Sund 14 Skånevård Sund Sjukvårdsnämnd Kryh 12 Skånevård Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd 76 Habilitering och Hjälpmedel Regionstyrelse 71 Regionstyrelsen Personalnämnd 77 Personalnämnden Servicenämnd 68 Regionfastigheter 63 Regionservice Patientnämnd 81 Patientnämndens kansli 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet RÖD RÖD 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare RÖD RÖD Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) av fastställd budget/plan RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD RÖD e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning RÖD RÖD g) Upphandling och inköp RÖD RÖD h) Verkställighet beslut IK Sammanställning RS uppsikt

3

4 Nämnd //förvaltning : Kollektivtrafiknämnden // Skånetrafiken För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare ÅR Åtgärd Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål för kundnöjdhet, punktlighet och resandeutveckling är övergripande mål för service och trafikleverans gällande kollektivtrafiken. Målen bedöms vara relativt högt satta för kommande år, men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. Bristande måluppfyllelse bedöms kunna vara besvärande för Skånetrafiken och sannolikheten är mycket hög att det blir fel. ORA NGE RÖD Hur kunderna upplever bemötande och kundservice, attityder och resvanor mäts bl a genom Nöjd Kundindex - Nöjd Kund långt under Kollektivtrafikbarometern. Målet gällande NKI Nöjd Kund målet kan innebära förtroendeskada samt nåddes inte för 2015 och 2016 och kommer sannolikt inte påverka resenärernas vilja att resa med nås för Det finns en fortsatt risk att NKI - Nöjd Skånetrafiken. Kund ligger under målet *4=1 6 genom Kollektivtrafikb arometern visar vikande trend NKI Nöjd Kund. Kollektivtrafikbaromete rn NKI Nöjd Kund. Nöjd Kundindex ska öka. Månadsvis Marknadsanalytike r Planeringsch ef 2018 är NKI Kund 53% (52% T2 2017). Kundnöjdheten är på samma nivå 2018 som Ökningen är inte signifikant. NKI har drabbats av de stora punktlighetsproblemen och infrastrukturstörningarna under året. Även fordonsbrist har drabbat kunden negativt. Den upplevda punktligheten, som i stor grad påverkar NKI, har även den minskat under året.» I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt.» En god servicenivå ska prägla alla Region Skånes verksamheter.» Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras. Resandet i kollektivtrafiken ökade under perioden med 54 %. Resandeutveckling behöver ligga högre än regionfullmäktigemålet och det föreslagna inriktningsmålet på 3 % 2018, om fördubbling av resandet ska kunna uppnås till Bristande måluppfyllelse gällande resandeutvecklingen innevarande år påverkar andra mål gällande miljö (effektiv kolletkivtrafik), marknadsandel och fördubbling *4=1 2 Resultatrapporte ring för janauriseptember 2017 visar att målet resandeutveckli ng 3-6 % eventuellt nås, men sannolikt inte 2018 års riktmål på 3%. Biljettsystem och resanderäkning (APC och manuella räkningar) Nås regionfullmäktigemålet Månadsvis med resandeutveckling 3-6 %? Business Controllers Samtliga Nej, vi når inte målen för Affärsområd resandet eschefer Kollektivtrafiknämnd

5 och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare ÅR Åtgärd Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser inte ut att nås för pågatåg, öresundståg, stadsbuss, regionbuss eller serviceresor Punktligheten påverkas av framkomlighetsproblem och kvalitetsbrister väg och järnväg. Punktlighet under målen kan komma att påverka såväl kundernas nöjdhet som resandeutvecklingen *4=1 2 Resultatuppföljn ing och - redovisning under 2017 visar att målet inte uppnås. Planerad avgång/verklig avgång Nås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Månadsvis Business Controllers Nej, vi når inte målen för Varken för Samtliga stadsbuss, regionbuss Affärsområd eller tåg. Punktligheten eschefer för serviceresor uppnås och ligger ackumulerat på 91 %, målet är 89 %. Drivande utvecklingsaktör RÖD och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare Uppföljni ng ÅR Åtgärd» Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden.» Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning.» IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna. Skånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss 2018 förväntas uppnås, men vissa utmaningar kvarstår. Utmaning med serviceresefordon och fossilfritt med målår Under 2018 blir det kritiskt att gör uppföljning och kontroller av drivmedlen och förväntad drivmedelstillgång. Det kvarstår en del överenskommelser med trafikföretag för att fossilfrimålen ska kunna uppnås. Högre miljöbelastning än förväntat/planerat kan resultera i missade mål gällande fossilfritt/energieffektivt samt förtroendeskada *3=9 av drivmedel och fordon genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelslever antörer samt uppföljning genom fordonssystemet FRIDA. och Lever trafiken upp till kontroll fossilbränslefri mål gällande fossilfritt och energieffektiv och energieffektivt? kollektivtrafik Tertialvis Målet på fossilbränslefri regionbusstrafik uppnåddes i december Därmed är all allmän kollektivtrafik fossilbränslefri.för serviceresorna är målet att fossilränslefrihet Miljö- och Planeringsch uppnås senast hållbarhetsansvari ef Energieffektiviteten g prognostiseras ligga fortfarande över 0,18 kwh/pkm dock har Naturskyddsföreningen aviserat att man kommer att ta bort energieffektivitetskravet som licenskrav. Under 2017 har Skånetrafiken drabbats av ett antal ITincidenter och det har påverkat digitala leveranser med intäktsbortfall och avbrott i samhällskritisk trafikleverans. På global nivå ökar antalet brott kopplade till IT ökat. Skånetrafiken har en omfattande egen IT-infrastruktur och såväl samhällskritiska som kundkritiska verksamhetssystem som levererar dygnet runt. IT-incidenter och IT-leveransavbrott kan leda till leveransavbrott i flera delar av verksamheten samt intäktsbortfall och förtroendeskada 4 4 4*4=1 6 Granskning av Region Skånes arbete med ITsäkerhet samt omvärldsanalys och inträffade incidenter under Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Under 2018 träder Dataskyddsförordningen i kraft. Denna innebär tydligare sanktionsmöjligheter för främst Datainspektionen i form av höga bötesbelopp vid avvikelser i personuppgiftsbehandling. Skånetrafikens medarbetare och kunder kommer att ha möjlighet att begära skadestånd vid felaktig hantering av personuppgifter och särskilt felaktig hantering av känsliga personuppgifter. Avvikelser från den nya lagstiftningen genom Dataskyddsförordningen kan innebära såväl faktiska kostnader som förtroendeskada *4=1 6 Ny lagstiftning med högre krav på personuppgiftsb earbetning Personuppgiftsbehandli ng som är lagenlig genom bl a interna revisioner. Finns det avvikelser i personuppgiftsbehandling Tertialvis en? Har avvikelserna rapporterats korrekt? Enhetschef IT AO-chef Serviceresor samt Försäljnings chef Ja, avvikelser har inträffat och rapporterats enligt framtagna rutiner. Restpunkter kvarstår fortfarande. Fortsatt arbete med att bl a implementera arbetssätt för riskbedömning av hantering av personuppgifter. Kollektivtrafiknämnd

6 och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Attraktiv arbetsgivare Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen Springlife anger också övergripande hur ledarskapet fungerar på arbetsplatsen och hur detta påverkar medarbetarna. Utvecklingen har varit positiv de senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar. Sämre resultat prestationsnivå kan ha påverkan på effektivitet och förändringskraft *2=4 förbättringsom råde enligt granskning eller annat förbättringsom råde enligt granskning eller annat Årlig resultatuppföljni ng och - redovisning gällande Springlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Åtgärd (mätning/rutin) moment Åtgärd (mätning/rutin) moment Mäts genom Medarbetarenkäten Springlife Uppnås målet för Prestationsnivå i Springlife 2018? utförare ägare utförare ägare Årligen HR-specialist HR-chef ÅR Uppföljni ng ÅR Ja, målet 2018 var 70 och utfallet blev 73,3. Ufallet 2017 var 72,7. Åtgärd Åtgärd» Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet.» Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.» En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18,6 dagar 2015 och 19,11 dagar Målet för sjukfrånvaron nåddes inte 2015 och har målet varit 18 dagar och risk finns att sjukfrånvaron ligger över målet. en är att de åtgärder som genomförts inte har varit tillräckliga. En sjukfrånvaro som ökar ytterligare kan innebära att verksamhetens medarbetare inte hinner lösa arbetsuppgifter i tid och kan dessutom behöva rekrytera in nya medarbetare på vissitd eller tillsvidare *3=9 Årsredovisning, delårsredovisnin gar och månadsvisa resultatuppföljni ngar sjukfrånvaro genom resultatuppföljning Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört med genomsnittlig sjukfrånvaro 2017? Tertialvis HR-specialist HR-chef Antalet sjukdagar till och med december 2018 är 16,80 dagar jämfört med samma period 2017 då de var 20,89 dagar. Det har alltså skett en minskning med 4,09 dgr. För 2018 har vi fortsatt stödja Skånetrafikens chefer med att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser och bildande och uppstart av lokala arbetsmiljöråd. Vi arbetar fortsatt enligt Region Skånes rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkohol- och drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk. Förvaltningen har under året intensifierat det preventiva rehabiliteringsarbetet på individnivå med upprättande av handlingsplaner med olika aktörer såsom Försäkringskassan och sjukvård, för att därefter kontinuerligt följas upp utifrån läge, aktiviteter och målbild. Skånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.skånetrafiken har Kompetensbrister kan bidra till sämre kompetensförsörjningsplan för som baseras på kvalitet i utförande av arbetsuppgifter och Region Skånes kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhet. verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HRenheten och Skånetrafikens chefer *3=6 Årsredovisning och Granskning av Kompetensförsö rjning - uppföljning (rapport nr ) visar att Skånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. era att Kompetensförsörjningsplan finns och att verksamheten använder planen Samtliga Affärsområden/avdelning Årligen ar ska arbeta med HR-specialist HR-chef kompetensförsörjning Ja, under 2018 har varje verksamhet arbetat fram en egen kompetensförsörjningspla n som sedan sammnanställs till en helhet för förvaltningen. 7 av 8 verksamheten har lämnat in en kompetensförsörjningspla n för och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare Uppföljni ng ÅR Åtgärd Kollektivtrafiknämnd

7 och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Långsiktigt stark ekonomi Målet i Region Skånes verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi innebär leverans av överskott på total 2 % Skånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans Viss höjd bör dock tas för stramare intäktsoch budgetvillkor. Målet i Region Skånes verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi och ekonomi i balans 2018 kan innebära sämre möjligheter att hantera ev. oväntade kostnader och avvikelser i intäktsutvecklingen. förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare ÅR Åtgärd Kollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har under flera år varit ekonomi i balans.skånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för 2017, trots prognosticerat underskott under året. En ekonomi som inte är i balans påverkar handlingsutrymme och kan orsaka förtroendeskada 3 2 2*1=2 Årsredovisning/ Bokslut, Resultatuppföljn ing och - redovisning under året. Analys av det ekonomiska resultatet Ekonomin är i balans Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Resultatet är efter T3 är 32 Mkr bättre än budget, vilket medför en ekonomi i balans. Prognosen för helår var 30 Mkr överskott.» Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap.» Region Skånes alla beslut ska vara finansierade.» Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt *4=1 2 Analys av intäktsutvecklingen Är biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Månadsvis Pris- och Affärsansvarig Försäljnings chef Intäkterna för helåret är 58 mnkr eller ca 2 % Fortsatt fokus på under budget. Främsta anledningen är en svag inledning på året, framförallt för resor till Danmark och resor i våra stora städer. Framförallt ser vi en minskning av antalet sällanresenärer. Slutet på året har varit starkare intäktsmässigt. intäktsstärkande åtgärder för resor i våra stora städer samt Danmark under Utveckling av funktioner för nya segment i det nya biljettsystemet - exempevis satsning på smidig försäljning till företag *3=9 Mätning av fusk och bedrägerier genom Minskar fusket som mäts Tertialvis kontrollantverksamhete genom kontroller? n Enhetschef Företag&Partners Försäljnings chef Andelen utan giltigt färbevis hamnar högre 2018 än Höjningen är generell och är också kopplat till att vi har blivit bättre på att kontroller utpekade linjer/sträckor. antverksamheten kommer försättningvis ske på linjer/sträckor vi ser att det behövs. Santidigt arbeta med synlighet för att arbeta proaktivt. Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*2=4 av förteckning över registrerade attestbehörigheter av attestbehörighet Årlig uppföljning Enhetschef ekonomi Stabschef gjord enligt GSF's tidplan Skånetrafiken har uppdaterat beslutsattester och behörigheter i Raindance. Kollektivtrafiknämnd

8 och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för förbättringsom råde enligt granskning eller annat Åtgärd (mätning/rutin) moment utförare ägare ÅR Åtgärd Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*2=6 Kontinuerlig kontroll Följs skattelagstiftningens krav? Månadsvis uppföljning Enhetschef ekonomi Stabschef Avstämning av moms görs månadsvis i samband med momsdeklarationen. Inga avvikelser funna. Däremot har av Region Skåne externt upphandlad part hittat äldre momsfel, där Skånetrafiken har föreslagit ingående moms inte kontrollmoment vid dragits av korrekt. Felet scanningen för att komma berodde på felaktig tillrätta med problematiken. inscanning av moms då fakturan skickats ut för attest, de medarbetare som hanterat fakturan har sedan inte uppmärksammat detta. Felet är rättat gentemot Skatteverket. Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*1=2 Stickprov fakturor Är fakturor attesterade enligt Region Skånes regelverk och Skånetrafikens instruktioner? Tertialvis Enhetschef ekonomi Stabschef Inga stickprov har gjorts - Raindance håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Inga fakturor betalas utanför Raindance. Resultatet föranleder ingen åtgärd. av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 2*3=6 Månadsvis vid resultatuppföljning Finns och används rutiner för analys, Månadsvis prognos och åtgärder vid eventuella avvikelser? Enhetschef ekonomi Stabschef Ja - Rutiner för analys finns i bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för uppföljning hela 2018, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Resultatet föranleder ingen åtgärd vad gäller processen. Men processen med månatlig uppföljning har lett till att åtgärder för att styra på resultatet har tagits fram. Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med Skånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer. 6 beviljade ansökningar Årlig uppföljning HR-chef Förvaltnings om bisysslor under året chef utan koppling till RS Efterlevs Årlig kompetensförsörjningspl uppföljning HR-chef Förvaltnings Ja chef an för Skånetrafiken? Kollektivtrafiknämnd

9 och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer förbättringsom råde enligt granskning eller annat Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Kontinuerlig kontroll Åtgärd (mätning/rutin) moment Följs regelverket för upphandling och inköp av varor och tjänster? utförare ägare Årlig Chef Affäruppföljning Upphandlingschef och Marknad ÅR Varje upphandling genomförs enligt gällande lagstiftning och enligt regionens beslutade policy för upphandling. Åtgärd Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3=6 av att aktuella dokument finns i diariet Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? Årlig uppföljning Nämndsekreterare Förvaltnings chef Delegationsordning finns och är implementerad. Kedjan fär återrapportering är säkerställd. Kollektivtrafiknämnd

10 Nämnd //förvaltning : Kulturnämnden // Region Skånes kulturförvaltning För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Drivande utvecklingsaktör Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Att bidrag betalas ut felaktigt Att villkoren inte följs avseende verksamhetsbidrag Färre samarbeten RS miljöprogram och RD-beslut om Miljöbevis följs inte. (beskrivning) Region Skåne och de bidragsmottagande verksamheterna skadas Konsekven Svårighet att nå målen i kulturplanen förbättringsområde enligt Åtgärd (beskrivning) moment (metod) av bidrag Lägre finansieringsgrad, lägre kunskapsinhämtning Avvikelse/revisionsanmärkning vid miljörevision. Villkor för verksamhetsbidrag Utveckling av extern webbplats. Informationsmöten. uppfylls inte. Avvikelse vid miljörevision Lägre måluppfyllnad av bidragsvillkor Utvecklings- och projektbidrag. att bidrag beviljas enligt fastställda kriterier och i enlighet med delegationsordningen Avstämning mot villkor av av samarbeten forskningssamarbeten av mot grund- och inrapportering i utvecklingskriterier i Miljöbevis Miljöbevis. Förbättringsåtgärder gentemot avseende miljö Miljöbevis utförare ägare (roll) 1g/år 1g/år Verksamhetscontr oller Verksamhetscontr oller Förvaltningschef Förvaltningschef Inga avvikelser har noterats 1g/år Verksamhetscontr Förvaltningschef oller, Inga avvikelser Verksamhetscontr 1g/år oller, Förvaltningschef Inga avvikelser miljösamordnare 1g/år Verksamhetscontr Förvaltningschef oller, Inga avvikelser Avstämmning mot villkor har gjorts, inga avvikelser har noterats Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Dålig arbetsmiljö Låg kvalitet på verksamheten Dynamiskt fokustal ska öka för avvikelser från budget Budgetjustering Förbättra prognosprocess Fortsatt förbättringsarbete att samtliga rutiner för prognos, avrop och verkställande är genomförda och avvikelser från de senaste tolv månaderna sammanställda Medarbetarundersökning 1g/år Förvaltningschef Förvaltningschef Dynamiskt fokustal har ökat från till 69,4 till 70,7 Identifiera avvikelser från processer och rutiner Löpande Ekonomicontroller Förvaltningschef Regelbundna avstämninngar görs Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Att registrerade beslutsattestbehörigheter i HRsystemet inte följer beslutsunderlag HR bör säkerställa att det finns en bra rutin för efterkontroll och granskning av upplagda beslutsattestbehörigheter. Viktigt att verifiera att behörigheter är korrekt upplagda för att undvika felaktiga betalningar. Att registrerade beslutsattestbehörighet Stickprov er i HR-systemet följer 1 ggr/år GSF Förvaltningschef beslutsunderlag momentet har genomförts genom att utdrag har gjorts ifrån behörighetsregistret i HR Fönster. Dessa har sedan kontrollerats mot inlämnade behörighetsblanketter. Urvalet har begränsats till nya behörigheter som lagts upp under perioden Inga avvikelser funna. Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Att reglerna för representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktigt Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm. När det kommer till deltagarlistor samt syfte så måste Region Skånes Kulturförvaltning bli bättre på att bifoga underlag om vilka som är med och vad fakturan avser. Vidare så måste Region Skånes Kulturförvaltning bli bättre på att följa anvisningarna gällande gåvor. Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Stickprov 1 ggr/år GSF Förvaltningschef I urvalet av 47 stickprov har 22 avvikelser påträffats. Hänvisning till granskningsprogram för ytterligare information. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Att det inte finns skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Att krediteringar inte utfärdas och beviljas i enlighet med region Skånes riktlinjer. Att det finns ett skriftligt och attesterat Stickprov underlag som styrker 1 ggr/år GSF Förvaltningschef kreditfakturering. Där finns inga krediteringar under granskningsperioden Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Att det inte finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering inte sker till förvaltning. Att anstånd inte beviljas utifrån Region Skånes fastställda riktlinjer, med en risk för ekonomiskt bortfall som påverkan Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. Stickprov 1 ggr/år GSF Förvaltningschef Där finns inga beviljade anstånd under granskningsperioden Kulturnämnd

11 (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Köp av Tjänster - följsamhet mot avtal Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Att utlägg via reseräkningar inte följer regelverket, att rätt moms inte är avdragen. Att priset i leverantörsfaktura inte överensstämmer med tecknat avtal. (beskrivning) Momsen som redovisas till Skatteverket blir felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillägg mm. Att ramavtalen inte efterlevs och att direktavtal tecknas till högre summor i de fall det inte finns något upphandlat regioninternt avtal via koncerninköp, då verksamheten själv ansvarar för de direktavtal som undertecknas. Att upplägget momskod inte stämmer Momsen som redovisas till Skatteverket blir överens med EU-faktura och att moms felaktig. Vid en eventuell skatterevision kan inte bli inskannad i Raindance. detta leda till skattetillägg mm. Konsekven förbättringsområde enligt Åtgärd (beskrivning) moment (metod) Det behövs bättre rutiner för att säkerställa att hanteringen av reseräkningar sker på ett korrekt vis. Förvaltningen bör förvissa sig att alla reseräkningar skickas in till GSF. Information till personalen att endast redovisning i Serviceportalen är otillräckligt. Underlaget skall skickas in till GSF. Hantering av momsen behöver förbättras, alla underlag skall bifogas reseräkningen. Information och utbildning i regelverket för EU moms. Genomgång av leverantörsupplägget av Ekonomiservice i Kristianstad på de leverantörer som har påvisat avvikelse i granskningen och ändra felaktigt inlagd momskod. Vid nyupplägg av nya leverantörer ska det säkerställas att korrekt momskod registreras. era utlägg via reseräkningar, att rätt moms är avdragen. Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överenstämmer med tecknat avtal utförare ägare (roll) Stickprov 1 ggr/år GSF Förvaltningschef Stickprov 1 ggr/år GSF Förvaltningschef EU moms - kontrollera att upplägget moms kod Stickprov stämmer överens med 1 ggr/år GSF Förvaltningschef EU fakturan samt moms vid inskanning I urvalet av 10 stickprov har 8 avvikelser påträffats. Hänvisning till granskningsprogram för ytterligare information. Granskning av Kultur Skåne är utförd för perioden juni april 2018 och visar att det inte förekommer avrop från bemanningsföretag. Samtliga aktuella fakturor har granskats. I urvalet bestående av 15 st stickprov, har 8 st avvikelser påträffats vid granskningen av upplagda momskoder. Vid granskningen av inskannad moms, har ingen avvikelse påträffats d.v.s. ingen moms har blivit inskannad. Kulturnämnd

12 Nämnd //förvaltning : Regionala utvecklingsnämnden // RUN förvaltning För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet» I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt.» En god servicenivå ska prägla alla Region Skånes verksamheter.» Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras. (beskrivning) inkl sannolikhet ( ) inom parenten anges om risken fanns med i föregående års intern kontrollplan eller är ny risk. Hur arbeta med värdegrunden är inte känt för alla medarbetare (2017) Ny organisation ännu inte implementerad i alla delar. (NY) (beskrivning) av risk Dålig arbetsmiljö, missförstånd, minskad effektivitet etc. förbättringsområde enligt Värdegrunds diskussioner genomförda inom avdelningen. Önskade effekter uppnås ej Grundläggande principer för gemensamma arbetssätt behöver sättas Ansvarsfördelning. moment utförar ägare Åtgärd (beskrivning) (metod) e (roll) Värdegrundsarbete i Värdegrundsarbete tas Årligen Adminstrativ HR strateg Årlig intern avdelningen. fram och chef kontrollrapport kommuniceras Diskussioner i ledning. Dialog förs i Årlig Adminstrativ Utvecklingsdi Årlig intern ledningsgrupp chef rektör kontrollrapport Kommentarer helår Löpande arbete i varje enhet samt övergripande genoom de utmaningar som utv. direktören arbetar med.ex på mål i det arbetet: Sätta en styrmodell med uppdragen i fokus - Skapa en lärande kultur, med fokus på berättande (att bjuda in/upp/på, transparens) - Skapa en gemensam anda och hitta tillbaka till vår identitet internalisera Region Skånes värderingar. Vad vill vi bli kända för? - Leda genom våra värderingar. Inga avvikelser. Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Arbetet fortsätter Löpande arbete i varje enhet samt övergripande genoom de utmaningar som utv. direktören arbetar med.ex på mål i det arbetet: Fastställa en arbetsordning för våra processer årshjul - Definiera ledningsgruppens roll - Tydliggöra avdelningens styrfilosofi Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Arbetet fortsätter Drivande utvecklingsaktör Omvärld: EU förberedelser för ny programperiod sammanhållningspolitik (NY) Minskade personella samt ekonomiska resurser (2017) Minskade finansiella resurser till utvecklingsprojekt riskerar orsaka problem internt samt för externa parter. Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag och stora risker för arbetmiljöproblem Aktivt arbete för att arbeta med identfierad risk Tydligt visa på konsekvenser till ledning, politik samt förvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Arbeta fram åtgärdsplan. Dialog med ledning politik samt förvaltning koncernkontoret på lämpligt sätt. Följer utvecklingen Årligen och jobbar med påverkans-arbete i nära samverkan med SKL och Skåne European Office. beskrivnin Årligen gar är överlämnade Adminstrativ chef Adminstrativ chef Enhetschef Årlig intern EU och kontrollrapport internationell a Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Arbete pågår enligt plan i verksamheten. Se även uppföljning av delårsrapport Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Arbetet fortsätter Personalfrågan har under året förändrats och i nuläget kan verksamheten ersättningsrekrytera tillsvidaretjänster samt visstidsanställa vid behov. Verksamheten har gått ner radikalt i antalet anställda i jämförelse med motsvarande period förra året vilket resulterar i mindre möjligheter att genomföra i enlighet med tidplaner samt kan innebära förseningar i utförande.» Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden.» Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning.» IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna. Ändamålsenliga system och stöd finns inte att tillgå för verksamheten inom Minskad effektivitet samt merarbete och alla funktioner. (2017) minskad möjlighet att använda resurser ändamålsenligt Bättre och mer ändamålsenliga IT stöd för verksamheten. Bättre nyttjande av befintliga system (t ex raindance). Utveckla och använda a) Rapporter finns i budget och randance. prognosportalen i raindance för b) Kartläggning över uppföljning. Beskriva produkter och tydligt vilka system användningsområden som ska användas till klar. vilka funktioner och identifiera generella IT behov och utbildningar.. Årligen Adminstrativ chef a) Chef Årlig intern ledningsstab kontrollrapport b)administrat iv chef Arbetet i flera processer försenade och ej haft möjlighet arbeta upp resurser. Avvikelse: För få personella resurser under Dock ej verksamheten som orsakat avvikelsen utan möjligheten att löpande rekrytera och ersättningsrekrytera.. Aviserat tidigare år samt i år till revision, politik samt ledande tjänstemän. Under 2018 möjligheter att åter rekrytera men processen har fördröjning. Inga planerade åtgärder - antalet anställda kommer under våren 2019 att stabiliseras. a) Utveckling och implementering av budget och prognosportalen ha skett under året tillsammans med GSF. b) Arbetet med kartläggning av system medmera startas hösten Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Arbetet fortsätter med utveckling av rapoprter Attraktiv arbetsgivare Resursbrist (personal) skapar psykosociala problem som utmattning (2017) Mindre möjlighet att rekrytera personal kan skapa problem vid genomförande samt behov av att lämna över verksamhet till andra aktörer för genomförande Tydliga uppdrag inklusive handlingsplaner för alla medarbetare Tydliga Uppdragsbeskrivninga Årligen uppdragsbeskrivningar r hos alla medarbetare Administrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Se även punkt under en serviceinriktad verksamhet. Alla chefer arbetar för att skapa tydlighet och handlingsplaner. Löpande diskussioner i ledningsgrupp. Större uppföljning av arbetsmöljöenkäten Avvikelse: För få personella resurser under Dock ej verksamheten som orsakat avvikelsen» Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet.» Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.» En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Stor personalomsättning pga visstidsanställningar som ersätter tillsvidareanställningar försvårar arbete med strategisk kompetensförsörjning Minskar möjlighet för genomförande av beslutade uppdrag Tydligt visa på konsekvenser till politik samt förvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Dialog med politik samt förvaltning koncernkontoret på lämpligt sätt. beskrivnin gar är överlämnade Årligen Adminstrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport utan möjligheten att löpande rekrytera och ersättningsrekrytera.. Aviserat tidigare år samt i år till revision, politik samt ledande tjänstemän. Under 2018 möjligheter att åter rekrytera men processen har fördröjning. Resultat medarbetarundersökning visar på försämring 2018 på flera områden. Åtgärder: Handlingsplan ska tas fram med åtgärder. beskrivningar är lyfta i olika granskningar samt till revision och nämnd. Läget kring personalfrågan har under våren stabilisterats och verksamheten ser en minskad risk om denna möjlighet att rekrytera etc. finns kvar under en längre period framåt så att utrymme skapas för verksamheten att bygga upp en stabil personalgrupp. Del i löpande arbete. Inga avvikelser för 2018 då antalet visstidsanställda minskat och ersatts av tillsvidareanställda. Chefers tid ägnas i hög utsträckning åt uppföljning och kontroller (administrativt arbete) (2017) Chefer ges mindre utrymme för att leda medarbetare och utvecklingsfråor Tydliga arbetsbeskrivningar för chefer. Ökat och förbättrat stöd till chefer Arbetsbeskrivningar för chefer Chefsstöf Följa upp chefer har arbetsbeskrivningar Följa upp chefsstöd April Adminstrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Pågående arbete. Under hösten kommer en rekrytering att genomföras för att stärka stödet till chefer. Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Rekrytering framskjuten till Behov avvakta budget Regional utvecklingsnämnd

13 (beskrivning) inkl sannolikhet ( ) inom parenten anges om risken fanns och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för med i föregående års intern kontrollplan eller är ny risk. (beskrivning) av risk förbättringsområde enligt Åtgärd (beskrivning) moment (metod) utförar ägare e (roll) Kommentarer helår Långsiktigt stark ekonomi (beskrivning) Att övergripande resultatbudget inte är styrbar på verksamhetsnivå (2017) Minskad möjlighet till 3 Under 2018 ska rutinerna för Se över Rapporter finns i Årligen Ledningsstab Utvecklingsdi Årlig intern Rapporter finns på plats och chefer och medarbetarare har fått internutbildning. kostnadskontroll. ekonomisk uppföljning fortsätta uppföljningsstruktur raindance rektör kontrollrapport att utvecklas, vilket bidrar till och verktyg. Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Arbetet fortsätter med utveckling av 1 3 att förvaltningen har en ökad rapoprter 2019.» Region Skåne ska planera med framförhållning kostnadskontroll och i och handlingsberedskap. förlängningen säkrar en fortsatt» Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. ekonomi i balans. I det fall RS beslutar internbudget till avdelningen i lägre nivå jämfört En prioritering där en del insatser prioriteras Verksamheten prioritera Politisk omprioritering Följs upp i Årligen Ledningsstab Utvecklingsdi Årlig intern» Sambandet mellan resursåtgång, prestation, Verksamheten fick ingen minskning av budget. med föregående år och villkorade beslut måste prioriteras om. (NY) bort. uppföljningsprocess rektör kontrollrapport resultat och effekter ska vara tydligt. Del i löpande arbete. Inga avvikelser för Budget 2019 Beslut är inte finansierade. (2017) Underskott i budget samt kan få konsekvenser för annan verksamhet Inga områden identifierade. I alla beslut till nämnden framgår från vilket anslag/ansvarsområde medel för finansiering skall ske. Låg risk- ej relevant Låg risk- ej relevant Låg risk- Låg risk- ej ej relevant relevant Låg risk- ej relevant Låg risk- ej relevant sker på helår Inga avvikelser Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Regelverk och riktlinjer för attesthantering följs inte (2017) Felaktiga kostnader kan belasta Inga risker identifierade i årets verksamheten granskningar. Kunskap och kompetens finns inte i verksamheten hos de som sak och Rapportering skatteverk etc blir felaktigt Kunskap inom representation och beslutsattesterar fakturor i alla delar, t ex representation och förmånsbeskattning förmånsbeskattning. (NY) Ej relevant - ej risker ( 2017) Ej relevant - ej risker Inga risker identifierade i årets granskningar. ej sker enligt plan (2017) Avvikelser hanteras inte i tid vilket kan Inga områden identifierade orsaka förseningar i genomförande, ej ekonomisk hushållning med medel. Inga risker identifierade Intern lathund för Lathund och representation och nya utbildning nått alla riktlinjer. medarbetare och chefer. Årligen Administrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport UTGÅR - ej relevant då inga risker identifierade Lathunden kommer att spridas under hösten Våren 2018 var stort fokus på inventering och implementering av GDPR i personalgruppen. Inga avvikelser. UTGÅR - ej relevant då inga risker identifierade UTGÅR - ej relevant då inga risker identifierade Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Alla nyanställda inte får fråga om bisysslor vis anställningen (2017) Inte alla bisysslor rapporteras korrekt Säkerställa rutin att chefer i samtal med nyanställda medarbetare och medarbetarsamtal tar upp bisyssla. Komplettera rutin nyanställning. Rutin finns implementerad och känd. Årligen Administrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport I nya mallar för medarbetarsamtal ligger ansvaret än tydligare på medarbetare att informera sina chefer. Rutin nyanställning kompletterad. Inga avvikelser. Inga åtgärder. Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer Det finns inte en kompetensförsörjningsplan för avdelningen (2017) Brist på rätt kompetense Kompetensförsörjningsplaner finns Ta fram Plan finns på plats kompetensförsörjnings samt aktiviteter för plan för avdelningen. genomförande. Otillåten direktupphandling sker (2017 ) Skadestånd, risk ej kan växla upp medel Säkerställa omfattning och Skapa avtalsdatabas Årlig uppdaterad lista om felaktigt genomförd kontinuitet kring för verksameten av aktuella avtal upphandlingssamordning och rollen. Årligen Årligen Administrativ chef Administrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Kompetensförsörjningsplan är under framtagande tillsammans med HR funktion och planeras besluts hösten Ledningsgruppen har haft ett antal workshops för att identifiera gemensamma fokusområden samt process framåt. Inga avvikelser. Inga åtgärder. Interna upphandlingsforum samt upphandlingsstöd arbetar kontinuerlige med att minimera riskerna för fel. En utvärdering av nuvarande avtal har genomförts för att se om ska förlängas eller upphandlas. Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Avtal hanteras inte korrekt (2017) Skadestånd. Ej avtalstrohet. Felaktiga avtal. Avtalsdatabas för avdelningen Skapa avtalsdatabas för verksameten Årlig uppdaterad lista av aktuella avtal Årligen Administrativ chef Utvecklingsdi Årlig intern rektör kontrollrapport Inga avvikelser. Inga åtgärder. Regionen ska enligt en genomförd granskning ta fram ett system för hantering av avtal. I nuläget finns inget sådant system. Verksamheten beroende av vad som sker centralt. Region Skåne har inte infört något system för avtal. Regional utvecklingsnämnd