Nämnd/Förvaltning/Bolag. : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas!

Transkript

1 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för Plan för intern kontroll P T1 T2 ÅR det obligatoriska kontrollområdet. Nämnd/Förvaltning/Bolag 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet : Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. NKI-Nöjd Kundindex, Resandeutveckling och Punktlighet. Kontinuitets- och krishantering Nöjda medborgare 2. Drivande utvecklingsaktör Fossilfritt - energieffektivitet 3. Attraktiv arbetsgivare Prestationsnivå, sjukfrånvaro, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi Ekonomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter Kontroll av attestbehörigheter b) Skattelagstiftning Skattelagstiftningens krav c) Fakturering Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan Resultat - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor 4 ÅR ÅR 4 Kontroll av bisysslor f) Kompetensförsörjning 4 ÅR ÅR 6 Efterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling 8 ÅR ÅR 4 Upphandlingsregelverk för varor och tjänster h) Verkställighet beslut 6 ÅR ÅR 4 Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering

2 Nämnd/Förvaltning/Bolag: Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Uppföljning T1 (status) Åtgärd Uppföljning T2 Åtgärd Uppföljning T3 (ÅR) Åtgärd Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål gällande kundnöjdhet, punktlighet, resandeutveckling och marknadsandel är övergripande mål för service och trafikleverans gällande kollektivtrafiken. Det finns en risk att dessa inte uppnås 2017.Målen bedöms vara relativt högt satt vad gäller samtliga mål för kommande år, men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. Bristande måluppfyllelse bedöms kunna vara besvärande för Skånetrafiken och sannolikheten är mycket trolig att det blir fel *4=12 I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Hur kunderna upplever bemötandet och om kundservicen lever upp till värderingarna i kundmötet mäts bl a genom Kollektivtrafikbarometern. Målet gällande NKI Nöjd Kund nåddes inte för 2016 och kommer inte nås för *4=12 Uppföljning genom Kollektivtrafikbarometern visar vikande trend NKI Nöjd Kund. Kollektivtrafikbarometern NKI Nöjd Kund. Nöjd Kundindex ska öka. Månadsvis Marknadsanalytiker Kvalitetschef Nöjd Kund Index Nöjd Kund har inte ökat. Ackumulerade resultatet t o m april 54% (mål 65%) visar en lägre nivå än föregående år. Störningarna i tågtrafiken har påverkat många kunder och ger ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken. Från och med 2017 mäts NKI med ny metod och detta påverkar resultatet något. Fokus bör läggas på att Nöjd Kund Index Nöjd hantera störningar i infrastrukturen då de i nuläget påverkar våra kunder. Snabbare information och bättre ersättningstrafik samt bättre samarbete med Trafikverket. Kund har inte ökat. Det ackumulerade resultatet t o m augusti är 52% (mål 65%) visar en lägre nivå än föregående år. Störningarna i tågtrafiken har påverkat många kunder och ger ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken bland medborgarna. Även den ändrade förseningsersättningen påverkar nöjdheten. Från och med 2017 mäts NKI med ny metod och detta påverkar resultatet något. Fokus bör läggas på att hantera störningar i infrastrukturen, då de i nuläget påverkar våra kunder. Snabb, korrekt information och bättre ersättningstrafik samt bättre samarbete med Trafikverket. Nöjd Kund Index Nöjd Kund har inte ökat. Det ackumulerade resultatet för 2017 är 52%. Målet för %.Detta är ett resultat av att kunden inte upplever att basfaktorerna är på tillräckligt hög nivå. Osäkerheten kring att komma fram i tid är för stor. Detta beror på störningarna som påverkar många kunder och ger ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken bland medborgarna. Både de som reser kollektivt och inte. Från och med 2017 mäts NKI med ny metod och detta påverkar resultatet något. Fokus bör läggas på att hantera störningar i infrastrukturen, då de i nuläget påverkar våra kunder. Snabb, korrekt information och bättre ersättningstrafik samt bättre samarbete med Trafikverket. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Resandet i kollektivtrafiken har under perioden ökat med 54 %. Resandeutveckling behöver ligga högre än regionfullmäktigemålet, om fördubbling av resandet ska kunna uppnås till *4=16 Delårsredovisningen janauri - augusti 2016 visar att målet om resandeutveckling 3-6% förväntas uppnås, men sannolikt inte innevarande års riktmål på 5 %. Biljettsystem och resanderäkning Nås regionfullmäktigemålet med resandeutveckling 3-6 %? Månadsvis Business Controllers Samtliga Affärsområdeschefer Resultatet ligger under målet på 3-6%. Resultatet första tertialen 2017 var 0,8 %. Buss når inte målen för regionbuss eller Stadsbuss Resultatet ligger under målet på 3-6 %. Resultatet andra tertialen 2017 är 1,8 %.Resandeutveckling på tåg ligger dock på 3,5% efter T2., men kan bli tufft att nå målet för Nej, målet för resandeutvecklingen nås inte. Resultatet för 2017 är 1,1 %. Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser ut att nås för pågatåg, men inte för öresundståg, stadsbuss, regionbuss eller serviceresor Fokus ska vara på ständiga förbättringar som Resultaten för samtliga trafikslag, utöver pågatåg skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad och serviceresor, ser ut att bli sämre 2016 än effektivitet Punktligheten påverkas av framkomlighetsproblem och kvalitetsbrister väg och järnväg *3=9 Resultat och - redovisning. Planerad avgång/verklig avgång Nås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Månadsvis Business Controllers Samtliga Affärsområdeschefer Nej, punktlighetsmålen Dialog med nås ej samtliga trafikslag. Punktlighetsmålet nås ej för regionbuss, stadsbuss och öresundståg. Punktlighetsmålen nås för pågatåg och serviceresor. trafikföretagen. Omläggning av vissa tidtabeller i bl a stadsbusstrafiken. Nej, punktlighetsmålet nås ej samtliga trafikslag.punktlighets målet nås för Serviceresor.För Öresundstågen kommer troligtvis målet nås.mycket pekar på att vi inte når punktlighetsmålet för Pågatågen. Punktlighetsmålet för stadsbuss nås ej.vi har stora utmaningar med infrastrukturen och ombyggnationer att hantera. Nej, punktlighetsmålet nås ej samtliga trafikslag. Kontinuerlig dialog med Trafikföretag och Trafikverket..

3 Genomförs 3 3 3*3=9 Kontinuitets- och krishantering utbildningar/övningar enligt plan Tertialvis (4 ggr år)? Risk- och säkerhetsansvarig Kvalitetschef Ja, utbildning/övning har genomförts. Som ett led i kontinuitets- och krishanteringsarbeten har brandskyddsutbildn. genomförts på olika arbetsplatser inom Skånetrafiken. Chefer har fått utb i SBA. Skånetrafiken har deltagit krisbederskapsövningar som Länsstyrelsen anordat. Under hösten planeras krisledningsutbildning och övning för Verksamhets- och pressjour. Brandskyddsutbildning arna anordnas för de som inte har haft möjlighet att gå under första halvåret. Samarbetsytan Verksamhetsjour har skapats och krisledningsövning har planerats. Verksamhetsjouren har fått ett eget larmnummer. Verksamhetsjoursupplä gget har ändrats. Verksamhetsjoursansva ret innebär jour dygnet runt. Detta kommer att säkerställa att någon beslutsfattare finns även under dagtid om en krissituation uppstår. Under T3 planeras utbildning i Verksamhetsjourens arbetsyta och krisövning med tema terrorhot. Det kommer att ske ändringar i Verksamhetsjoursupp lägget chefer slutat. Kriskommunikations plan kommer att revideras pga. ändringar i organisationen. VJ-ytan har presenterats på LG och det har skett ett omtag gällande Kriskommunikationspl anen. Det har också hållits en krisövning för LG och Krisledningen med tema terrorhot. Nya medlemmar i LG/VJ behöver sätta sig in i rutiner. Utbildningstillfällen för VJ och nya Pressansvarige är planerade under T Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Drivande utvecklingsaktör Se nedan *3=9 ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Skånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss förväntas uppnås, däremot utmaning med serviceresor. Bedöms som avgörande att det sker och kontroll av drivmedlen *3=9 Uppföljning av drivmedel och trafik genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelsleverantörer samt genom fordonssystemet FRIDA. Uppföljning och kontroll Lever trafiken upp till mål fossilbränslefri och energieffektiv gällande fossilfritt och kollektivtrafik energieffektivt? Tertialvis Miljö- och hållbarhetsansvarig Chef enhet planering Ja, kollektivtrafiken lever upp till mål om fossilfritt för trafiken (ännu så länge tåg och stadsbuss). Energieffektiviteten mäts endast för helår. Sammanlagt uppgick andelen fossilbränslefritt i allmän trafik till 82% I december 2018 ska hela regionbusstrafiken vara fossilbränslefri, det kvarstår några avtal som måste justeras inför detta: Simrishamn, Österlen, Söderslätt och Ven. Miljörevisioner av trafikavtal genomförs i syfte att säkerställa att samtliga regionbussar är fossilfria till december Mål gällande fossilfritt för regionbuss 2018 förväntas uppnås dock finns 2 avtal kvar där övergång till fossilbränslefritt inte är avtalat klart. Fossilbränslefritt inom serviceresor för specialfordon kommer troligen endast att uppnås med hjälp av klimatkompensering. Rapportering av bränsle från trafikföretagens sida fungerar inte helt tillfredställande och behöver förbättras. Energieffektivitetskrav et överskreds även under Ökad kontroll och utbildning inom bränslerapportering av trafikföretag som levererar serviceresor. Klimatkompensering av fossilbränsleandel i bränslet för specialfordon. Förhandlingar med trafikföretaget för att säkerställa byte till fossilbränslfritt inom regionbusstrafiken under Handlingsplan för ökad energieffektivitet tillämpas. Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Attraktiv arbetsgivare Betygen i Springlife har genomgående varit höga i Sämre utveckling attraktiv jämförelse med andra arbetsgivare och jämfört med arbetsgivare skulle kunna innebära i övrigt. Betyget för frågan om besvärande konsekvenser, men medarbetaren rekommenderar sin arbetsplats har risken för fel upplevs liten. legat mycket högt: 2015 på 84,7 % *2=6 Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen Springlife anger också övergripande hur ledarskapet fungerar på arbetsplatsen och hur detta påverkar medarbetarna. Utvecklingen har varit positiv de senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar *2=4 Årlig resultat och -redovisning gällande Springlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Medarbetarenkät Springlife Uppnås målet för Prestationsnivå i Springlife 2017? Årligen HR-specialist HR-chef Ja, resultatet för årets mätning blev 72,6, en ytterligare höjning från föregående år

4 ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18,6 dagar Sjukfrånvaron för 2016 ligger i nivå med utvecklingen för sjukvåren *3=9 Årsredovisning 2016, delårsredovisningar och månadsvisa resultatar Kontroll sjukfrånvaro genom resultat Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört Tertialvis med genomsnittlig sjukfrånvaro HR-specialist HR-chef 2016? Sjukfrånvaron totalt har i snitt ökat från 1,50 snittdagar i april 2016 till 1,74 snittdagar i april Ackumulerat för perioden jan-april 2016 (6,22) har sjukfrånvaron ökat till (7,58) tertial , dvs en ökning med 1,36. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Under hösten kommer förvaltningen att via information och utbildning till chefer och pilotverksamheter intensifiera arbetet med tidiga insatser. Sjukfrånvaron totalt har HR informerar i snitt ökat från 1,48 ansvariga i snittdagar i juli 2016 till verksamheterna 1,50 snittdagar i juli fortlöpande om den Ackumulerat för statistiska perioden jan-juli 2016 utvecklingen för (10,26) har deras verksamheter sjukfrånvaron ökat till genom diskussioner (12,02) delår 2017, dvs om aktiva åtgärder en ökning med 1,76. såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Under hösten kommer förvaltningen att via information och utbildning till chefer och pilotverksamheter intensifiera arbetet med tidiga insatser. Sjukfrånvaron totalt har i snitt minskat från 1,67 snittdagar i december 2016 till 1,66 snittdagar i december Ackumulerat för perioden jan-december 2016 var sjukfrånvaron 19,14 dagar jämfört med perioden jan - december ,90 dagar, dvs en ökning med 1,76. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning i enskilda ärenden på enhetsnivå. Under hösten har förvaltningen via information och utbildning till chefer och pilotverksamheter intensifiera arbetet med tidiga insatser. En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Skånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.skånetrafiken har kompetensförsörjningsplan för som baseras på s kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer *2=4 Årsredovisning 2015 och Granskning av Kompetensförsörjning - (rapport nr ) visar att Skånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. Kompetens-försörjningsplan Samtliga Affärsområden/avdelningar ska arbeta med kompetensförsörjning Årligen HR-specialist HR-chef Ja, Dialogmöten där Workshop i LG kompetensförsörjning under jan/febr 2018, lyfts har fortgått under dialog/implementeri 2017, alla chefer ng vid jobbar med chefsdialogerna om kompetensförsörjning planen och vid av varierande grad kommande ledarforum Långsiktigt stark ekonomi Skånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans även Viss höjd bör dock tas för stramare budgetvillkor och osäkerhet gällande intäkter till följd av bl a förändringar i prisstruktur och betalsystem. Målet i s verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi måste på sikt innebära leverans av överskott *2=6 ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Kollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har varit ekonomi i balans.skånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för Detta trots oväntade kostnader i form av bl a gränskontroller och ett resande under riktmålet på 5 % *2=6 Årsredovisning/Bokslut, Resultat och - redovisning Resultat Är ekonomin i balans? Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Nej - Prognosen efter T1 är 80 Mkr sämre än budget, d v s inte i balans. Mestadels beoende på IDkontrollernas påverkan på intäkterna. Sparpaket på 40,7 Mkr har tagits fram och håller på att genomföras och kvalitetssäkras. Genomfört sparpaketet medför prognosen 80 Mkr sämre än budget på helår Resultatet ackumulerat augusti är 72 Mkr, vilket är 51 Mkr bättre än budget. vilket innebär att ekonomin såhär långt är i balans. Prognosen däremot är ett resultat som är 20 Mkr sämre än budget och åtgärder diskuteras för att få ett utfall i balans på helår. Besparingsåtgärder på ca 40 Mkr togs fram under våren då prognosen var betydligt sämre pga ID-kontrollerna. Då vissa av åtgärderna inte kunde genomföras fullt ut, diskuteras nu ytterligare åtgärder för att få ett utfall i balans på helår Resultatet 2017 är 58 Mkr, vilket är 58 Mkr bättre än budget, vilket innebär att ekonomin för 2017 uppfyller balanskravet. Utfallet föranleder inga åtgärder s alla beslut ska vara finansierade. Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt.

5 3 2 3*2=6 Intäktsutveckling Biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Månadsvis Pris- och Affärsansvarig Försäljningschef Nej. Avvikelse från budget när det gäller intäkter. Biljettintäkterna ligger på 914 mkr vilket är 38 mkr (4%) under budget. Nej.Liten avvikelse i intäkter från budget (- 0,27 %). Avvikelsen är identifierad och består i minskat resande över sundet under Bättre trafik och en kampanj för att vinna tillbaka förlorade pendlare kommer att genomföras under hösten. Intäkterna från biljettförsäljning för resor inom Skåne är något högre än budgeterat. Dock når intäkterna för resor över bron inte upp till budget. Vi ser en positiv trend när det gäller pendlare till Danmark, men tappar en hel del på sällanresor. På totalen innebär detta att hela intäkterna inte når upp till budget. Arbete med att ge möjlighet till biljettköp till Danmark även i vår nya app kommer att göra biljettköpet enklare. Vi kommer också att följa utvecklingen för olika typer av kunder för att kunna sätta in adekvata marknadsföringsinsa tser under nästa år *2=6 Fusk och bedrägerier Minskar fusket som mäts genom kontroller? Tertialvis Pris- och affärsansvarig Försäljningschef Fusket ligger relativt konstant vid en jämförelse historiskt. Vi noterar en avvikelse av utfärdade kontrollavgifter över bron. Detta beror på att inga kontroller gjordes på bron i början på förra året. Jämförelse med 2015 visar ett i princip oförändrat utfall. Andel resor utan giltig Fortsatt arbete, biljett ökar något på tillsammans med Stadsbuss, medan Avarn andelen på tåg minskar (kontrollanterna), för något och framförallt på Öresundståg. Dock utfördes kontroller på Öresundståg i begränsad omfattning 2016 på grund av IDkontrollerna. Andel utan giltig biljett ökar något även på regionbuss, men det är så få kontroller att det inte är möjligt att dra någon egentlig slutsats av detta. att ringa in de områden där vi ser utmaningar i intäktssäkringen. Bl.a. resor över bron och vid påstigning i alla dörrar. Andel resor med ogiltig biljett minskar något på Stadsbuss, medan andelen på tåg ökar något. Det är framförallt på Pågatåg och Öresundståg sträckan Malmö- Kastrup som ökar något. Dock utfördes kontroller på Öresundståg i begränsad omfattning 2016 på grund av IDkontrollerna viket påverkat utfallet. Andel utan giltig biljett ökar något även på regionbuss, men det är så få kontroller att det inte är möjligt att dra någon egentlig slutsats av detta. Fortsatt arbete, tillsammans med Avarn (kontrollanterna), för att ringa in de områden där vi ser utmaningar i intäktssäkringen. Där ser vi sträckan Malmö-Kastrup som en utamning samt att vi försätter arbeta proaktiv med kontrollantverksamh eten kopplat til påstigning alla dörrar däe vis er att proaktiv arbete påverkar. Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Uppföljning T1 Åtgärd T2 Åtgärd Åtgärd T3 (ÅR) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 Kontroll av förteckning över registrerade attestbehörigheter Kontroll av attestbehörighet Årlig Enhetschef ekonomi Stabschef Ingen kontroll gjord - Ingen åtgärd Skånetrafiken gör av behörigheter och attester enligt GSFs tidplan en gång om året. Inga egna ar görs, men vid organisationsförändringa r som påverkar beslutsattesterna görs översyn. Inventering av attestregistret är utskickad av GSF och håller på att gås igenom. Ingen åtgärd Inventering av Ingen åtgärd attestregistret är genomförd och uppdateringar har gjorts och skickats till GSF enligt Region Skånes rutiner och tidplan. Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Löpande kontroll Följs skattelagstiftningens krav? Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef Ingående moms avseende sjukresor från tidigare år har åtgärdats, nya momsdeklararationer har skickats in. Detta har inte haft någon påverkan på resultatet. Resultatet föranledde avdrag av ingående moms i efterhand. Undersökningen om momsens vara eller icke vara på viten fortsätter. Frågan om moms på viten är fotfarande inte utredd. Samarbete med SL och Västtrafik krävs för att se ifall avtalen är utformade på liknande sätt. Frågan om moms på Samarbete med SL viten är fotfarande inte och Västtrafik krävs utredd. för att se ifall avtalen är utformade på liknande sätt. Vad gäller moms på viten har vi inte kommit längre än vid T Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 Stickprov fakturor Är fakturor attesterade enligt s regelverk och Skånetrafikens instruktioner? Tertialvis Enhetschef ekonomi Stabschef Inga stickprov har gjorts Resultatet föranleder - Raindance håller reda ingen åtgärd. på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Inga stickprov har gjorts - Raindance håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Resultatet föranleder ingen åtgärd. Inga stickprov har Resultatet föranleder gjorts - Raindance ingen åtgärd. håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering.

6 Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Finns och används rutiner för Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3=6 Månadsvis vid resultat analys, prognos och åtgärder vid Månadsvis Enhetschef ekonomi Stabschef eventuella avvikelser? Ja - Rutiner för analys Resultatet föranleder finns i ingen åtgärd. bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 2017, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Ja - Rutiner för analys Resultatet föranleder finns i ingen åtgärd. bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 2017, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Ja - Rutiner för analys finns i bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 2018, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Resultatet föranleder ingen åtgärd. I det fall det finns avvikelser mellan budget och prognos hos respektive avdelning/affärsområ de enskilt, eller då Skånetrafiken totalt sett har en prognos som är sämre än beslutad budget vidtas åtgärder i form av besparingar eller effektiviseringar för att hålla kravet på ekonomi i balans. Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 Kontinuerlig kontroll Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och Årlig dialogmöte med Skånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer. HR-chef Förvaltningschef Under året har 3 ansökningar inkommit, vilka samtliga har beviljats. Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*3=4 Kontinuerlig kontroll Efterlevs kompetensförsörjningsplan för Skånetrafiken? Årlig HR-chef Förvaltningschef Ja, aktiviteterna i planen görs, men det behövs en tydligare process för Workshop i LG under jan/februari 2018, dialog/implementeri kompetensförsörjnings ng vid planens framtagande chefsdialogerna om så den integreras i planen och vid budget/vp-processen kommande och med den process ledarforum som finns i Region Skåne, samt en tydligare process med att implementera planen Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 4 2 4*2=8 Kontinuerlig kontroll Följs upphandlingsregelverket för varor och tjänster? Årlig Upphandlingschef Chef Affär- och Marknad Ja, regelverket för LOU och LUF följs när upphandlingar genomförs. Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 Kontroll av att aktuella dokument finns i diariet Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? Årlig Nämndsekreterare Förvaltningschef Ja, delegationordning med vidredelegation finns. Ja, besluten återrapporteras.

7 Riskkarta Obl./lokalt 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Resandeutveckling. K O N S E K V E N S 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Serviceinriktad verksamhet 6 med hög kvalitet. Attraktiv Punktlighet. Kontinuitetsarbetsgivare. och krishantering Långsiktigt stark En drivande ekonomi. utvecklingsaktör. Fossilfritt - Intäktsutveckling, Fuskoch bedrägerier energieffektivitet. Attraktiv arbetsgivare. Friskare medarbetare 4 Attraktiv arbetsgivare. Prestationsnivå Springlife. Kompetensförsörjningsplan. 12 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. NKI - Nöjd Kundindex Försumbarär obetydlig för intressenter och/eller Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå SANNOLIKHET 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

8 Riskkarta Obl. Admin. 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 8 Upphandling K O N S E K V E N S 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller 1 Försumbarär obetydlig för intressenter och/eller Attesterig inkl. behörigheter, Fakturering, Verkställighet Beslut 4 Bisysslor, Kompetensförsörjning 9 Skattelagstiftning 6 Uppföljning av fastställd budget/plan Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå SANNOLIKHET 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå