Plan för intern kontroll P T1 T2 Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas!

Transkript

1 Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Plan för intern kontroll P T1 T Nämnd//Styrelse/Bolag : Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 9-1: Reducera riskerna - åtgärdas! År 018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-1: Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet NKI-Nöjd Kundindex, Resandeutveckling och punktlighet. Drivande utvecklingsaktör Fossilfritt - energieffektivitet, IT, Dataskyddsförordningen/Personuppgiftsbehandling 3. Attraktiv arbetsgivare Prestationsnivå, sjukfrånvaro, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi Ekonomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter av attestbehörigheter b) Skattelagstiftning Skattelagstiftningens krav c) Fakturahantering Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan Resultat - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor ÅR ÅR av bisysslor f) Kompetensförsörjning ÅR ÅR Efterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling och inköp ÅR ÅR Upphandling och inköp av varor och tjänster h) Verkställighet beslut ÅR ÅR Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering Nämndernas, förvaltningarnas och bolagens rapporter ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: miljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? bedömning er bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? aktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Info/Kommunikation analysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Uppföljning/utvärdering er vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet?

2 Nämnd//Bolag: Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) utförare ägare Uppf Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål för kundnöjdhet, punktlighet och resandeutveckling är övergripande mål för service och trafikleverans gällande kollektivtrafiken. Målen bedöms vara relativt högt satta för kommande år, men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. Bristande måluppfyllelse bedöms kunna vara besvärande för Skånetrafiken och sannolikheten är mycket hög att det blir fel. ORA NGE Hur kunderna upplever bemötande och kundservice, attityder och resvanor mäts bl a genom Kollektivtrafikbarometern. Målet gällande NKI Nöjd Kund nåddes inte för 015 och 01 och kommer sannolikt inte nås för 017. Det finns en fortsatt risk att NKI - Nöjd Kund ligger under målet 018. Nöjd Kundindex - Nöjd Kund långt under målet kan innebära förtroendeskada samt påverka resenärernas vilja att resa med Skånetrafiken. Uppföljning genom Kollektivtrafikbarometern visar vikande trend NKI Nöjd Kund. Kollektivtrafikbarometern NKI Nöjd Kund. Nöjd Kundindex ska öka. Marknadsanalytiker Planeringsc hef Efter det första tertialet 018 är NKI Kund 58% (54% T1 017). Kundnöjdheten ökar det första tertialet 018 jämfört med 017. Detta beror på stabilitet i kundernas uppfattning kring enkelhet och trygghet vilket påverkar NKI positivt. Även den upplevda punktligheten som påverkar NKI har visat stabila värden under det första tertialet. Efter det andra tertialet 018 är NKI Kund 55% (54% T 017). Kundnöjdheten är på liknande nivå som T 017. Detta beror till stor del på fordonsproblem och vagnsbrist, den lägre punktligheten och de stora infrastrukturproble men.» I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt.» En god servicenivå ska prägla alla Region Skånes verksamheter.» Tillgängligheten och kvaliteten ska ständigt förbättras. Resandet i kollektivtrafiken ökade under perioden Bristande måluppfyllelse gällande med 54 %. Resandeutveckling behöver resandeutvecklingen innevarande år ligga högre än regionfullmäktigemålet och det påverkar andra mål gällande miljö föreslagna inriktningsmålet på 3 % 018, om (effektiv kolletkivtrafik), marknadsandel fördubbling av resandet ska kunna uppnås till och fördubbling. 00. Resultatrapportering för janauri-september 017 visar att målet resandeutveckling 3- % eventuellt nås, men sannolikt inte 018 års riktmål på 3%. Biljettsystem och resanderäkning (APC och manuella räkningar) Nås regionfullmäktigemålet med resandeutveckling 3- %? Business Controllers Affärsområ deer Tågtrafiken uppvisar en resandeökning på 1% efter T1, AO Buss har negativ utveckling för Stadsbuss och något positiv för Regionbuss. Målen om,8% ökning för Stadsbuss samt,4% ökning för Regionbuss blir svåra att nå. Ett tjugotal aktiviteter har satts igång.ett antal åtgärder är genomförda bl a event kopplat till Hockey VM, Tack för att du köper biljett och tack för att du validerar kampanj, bussvärdar i Lund som uppmuntrar till validering. Två grupper s k task force, arbetar fram till midsommar för att bl aanalysera och öka valideringarna Bedömningen är att det blir svårt att nå resandemålen för buss under 018, men Regionbuss bättre än Stadsbuss. Det ser även ut att vara svårt att nå resandemålet för tåg 018. Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser inte ut att nås för pågatåg, öresundståg, stadsbuss, Punktlighet under målen kan komma att regionbuss eller serviceresor 017. Punktligheten påverka såväl kundernas nöjdhet som påverkas av framkomlighetsproblem och resandeutvecklingen. kvalitetsbrister väg och järnväg. Resultat och - redovisning under 017 visar att målet inte uppnås. Planerad avgång/verklig avgång Nås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Business Controllers Nej, målen för punktlighet nås ej samtliga trafikslag. Tåg når inte upp till målet för punktlighet för Ö- tåg respektive P- tåg. Buss når inte Affärsområ målen för deer punktlighet. Varken för Stadsbuss eller regionbuss. Punktligheten för serviceresor uppnås och ligger på 90 %, målet är 89 %. Nej, målen för punktlighet nås ej samtliga trafikslag. Tåg får svårt att nå upp till målen för 018. Under sommaren har punktligheten påverkats i stor utsträckning. Buss har inte nått målen. Punktligheten för serviceresor uppnås och ligger på 9 %, målet är 89 %. Drivande utvecklingsaktör RÖD utförare ägare Uppf

3 » Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla ansvarsområden.» Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovationer och utbildning.» IT och digital kommunikation ska förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete och öka kvalitet och servicenivån i verksamheterna. Skånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss 018 förväntas uppnås, men vissa utmaningar kvarstår. Utmaning med serviceresefordon och fossilfritt med målår 00. Under 018 blir det kritiskt att gör och kontroller av drivmedlen och förväntad drivmedelstillgång. Det kvarstår en del överenskommelser med trafikföretag för att fossilfrimålen ska kunna uppnås. Högre miljöbelastning än förväntat/planerat kan resultera i missade mål gällande fossilfritt/energieffektivt samt förtroendeskada *3=9 Uppföljning av drivmedel och fordon genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelsleverantörer samt genom fordonssystemet FRIDA. Uppföljning och kontroll fossilbränslefri och energieffektiv kollektivtrafik Lever trafiken upp till mål gällande fossilfritt och energieffektivt? Miljö- och hållbarhetsansvarig Planeringsc hef Alla bussavtal ska övergå till fossilbränslefritt senast december 018. I busstrafikavtalen för Simrishamnoch Österlen har man nu också avtalat att övergå till biodiesel. Utskick till trafikföretagen för att de ska bekräfta övergången till fossilbränslefritt senast den 1 december 018. Ja, målet för fossilbränslefri regionbusstrafik kommer som det ser ut att uppnås december 018. Det finns däremot risk att målet för Uppföljning av energieffektivitet inte miljökraven kommer att uppnås. hanteras via Dispens från externa Naturskyddsförening miljörevisioner av en sträcker sig till utvalda trafikavtal. december 018. Det krävs grön eldrift i större omfattning alternativt ökning av personkilometer (pm) än tidigare år för att komma ner till 0 18 Under 017 har Skånetrafiken drabbats av ett antal IT-incidenter och det har påverkat digitala leveranser med intäktsbortfall och avbrott i samhällskritisk trafikleverans. På global nivå ökar antalet brott kopplade till IT ökat. Skånetrafiken har en omfattande egen IT-infrastruktur och såväl samhällskritiska som kundkritiska verksamhetssystem som levererar dygnet runt. IT-incidenter och IT-leveransavbrott kan leda till leveransavbrott i flera delar av verksamheten samt intäktsbortfall och förtroendeskada Granskning av Region Skånes arbete med ITsäkerhet samt omvärldsanalys och inträffade incidenter under 017. Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Se bilaga Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Attraktiv arbetsgivare Under 018 träder Dataskyddsförordningen i kraft. Denna innebär tydligare sanktionsmöjligheter för främst Datainspektionen i form av höga bötesbelopp vid avvikelser i personuppgiftsbehandling. Skånetrafikens medarbetare och kunder kommer att ha möjlighet att begära skadestånd vid felaktig hantering av personuppgifter och särskilt felaktig hantering av känsliga personuppgifter. Avvikelser från den nya lagstiftningen genom Dataskyddsförordningen kan innebära såväl faktiska kostnader som förtroendeskada. Ny lagstiftning med högre krav på personuppgiftsbearbetning Personuppgiftsbehandling som är lagenlig genom bl a interna revisioner. Finns det avvikelser i personuppgiftsbehandlingen? Har avvikelserna rapporterats korrekt? Enhet IT utförare AO-chef Servicereso r samt ägare Arbetet inför Dataskyddsförordnin gen har lett till en ökad medvetenhet i organisationen vad gäller personuppgifter. Än kvarstår vissa restpunkter, vilka succesivt betas av. Uppf med anledning av Dataskyddsförordn ingen tagit fram instruktion för medborgarnas förfrågningar gällande personuppgifter samt en instruktion för hantering av händelser med personuppgifter. Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen Springlife anger också övergripande hur ledarskapet fungerar Sämre resultat prestationsnivå kan ha på arbetsplatsen och hur detta påverkar påverkan på effektivitet och medarbetarna. Utvecklingen har varit positiv de förändringskraft. senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar. *=4 resultat och -redovisning gällande Springlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Mäts genom Medarbetarenkäten Springlife Uppnås målet för Prestationsnivå i Springlife 018? en HR-specialist HR-chef

4 » Ledarskapet ska vara närvarande, lyssnande och tydligt samt uppmuntra till delaktighet.» Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att påverka verksamhetens utveckling och resultat.» En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18, dagar 015 och 19,11 dagar 01. Målet för sjukfrånvaron nåddes inte 015 och har målet varit 18 dagar och risk finns att sjukfrånvaron ligger över målet. en är att de åtgärder som genomförts inte har varit tillräckliga. En sjukfrånvaro som ökar ytterligare kan innebära att verksamhetens medarbetare inte hinner lösa arbetsuppgifter i tid och kan dessutom behöva rekrytera in nya medarbetare på vissitd eller tillsvidare *3=9 Årsredovisning, delårsredovisningar och månadsvisa resultatar sjukfrånvaro genom resultat Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört med genomsnittlig sjukfrånvaro 017? HR-specialist HR-chef Antalet sjukdagar till och med april 018 är,33 dagar jämfört med samma period 017 då de var 7,58 dagar. Det har alltså skett en minskning med 1,5 dgr. För 018 har vi fortsatt stödja Skånetrafikens chefer med att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser, ex friskvårdsaktiviteter. Vi arbetar fortsatt enligt Region Skånes rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkoholoch drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk. under året intensifierat det preventiva rehabiliteringsarbetet på individnivå med upprättande av handlingsplaner med olika aktörer såsom Försäkringskassan och sjukvård, för att därefter kontinuerligt följas upp utifrån läge, aktiviteter och målbild. Ja. Antalet sjukdagar till och med juli 018 är 10,1 dagar jämfört med samma period 017 då de var 1,09 dagar. Det har alltså skett en minskning med 1,93 dgr. För 018 har vi fortsatt stödja Skånetrafikens chefer med att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser och bildande och uppstart av lokala arbetsmiljöråd. Vi arbetar fortsatt enligt Region Skånes rehabiliteringsproces s och genomför slumpvisa alkoholoch drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk. under året intensifierat det preventiva rehabiliteringsarbetet på individnivå med upprättande av handlingsplaner med olika aktörer såsom Försäkringskassan och sjukvård, för att därefter kontinuerligt följas upp utifrån läge, aktiviteter och målbild. Skånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.skånetrafiken har kompetensförsörjningsplan för som baseras på Region Skånes kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer. Kompetensbrister kan bidra till sämre kvalitet i utförande av arbetsuppgifter och verksamhet. 3 *3= Årsredovisning och Granskning av Kompetensförsörjning - (rapport nr 7-015) visar att Skånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. era att Kompetensförsörjningsplan finns och att verksamheten använder planen Affärsområden/avdelningar ska arbeta med kompetensförsörjning en HR-specialist HR-chef utförare ägare Uppf Långsiktigt stark ekonomi Målet i Region Skånes verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi innebär leverans av överskott på total % Skånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans 018. Viss höjd bör dock tas för stramare intäkts- och budgetvillkor. Målet i Region Skånes verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi och ekonomi i balans 018 kan innebära sämre möjligheter att hantera ev. oväntade kostnader och avvikelser i intäktsutvecklingen. GUL Kollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har under flera år varit ekonomi i balans.skånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för 017, trots prognosticerat underskott under året. En ekonomi som inte är i balans påverkar handlingsutrymme och kan orsaka förtroendeskada 3 *1= Årsredovisning/Bokslut, Resultat och - redovisning under året. Analys av det ekonomiska resultatet Ekonomin är i balans Enhet ekonomi Stab Resultatet är efter T 103 Mkr bättre än budget, vilket medför en ekonomi i balans. Prognosen för helår är även det en ekonomi i balans, möjligen även med visst överskott Ständiga åtgärder genomförs i syfte att stärka kundunderlaget och därmed öka intäkterna. Resultatet är efter T 110 Mkr bättre än budget, vilket medför en ekonomi i balans. Prognosen för helår är 0 Mkr överskott.» Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap.» Region Skånes alla beslut ska vara finansierade.» Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Analys av intäktsutvecklingen Är biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Pris- och Affärsansvarig Intäkterna ligger för T1 ca 0 mnkr under budget. Främsta orsakerna till detta är minskat resande i Skåne (framförallt sällanresor i städerna) och svagt resande (sällanresor) till Danmark. Taskforce tillsatt för att skapa nya och säljdrivande aktivteter och erbjudanden. Intäkterna T är ca 44 mnkr under budget. Alltså en förbättring jämfört med T1. Förbättrat resande till Danmark och stärkta intäkter tack vara bidrag för Sommarlovsbilljett har bidragit. Fortfarande tveksam utveckling av resandet i de stora städerna, dock förbättring i augusti. Fokus på försäljning till Danmark. Intäkterna har vänt uppåt och har de senate månaderna varit något högre än föregående år, men det finns mer potential. Fortsatt fokus även på resor i städerna och åtgärder för säljstärkande åtgärder för periodkort pågår.

5 3 3 3*3=9 Mätning av fusk och bedrägerier genom kontrollantverksamheten Minskar fusket som mäts genom kontroller? Enhet Företag&Partners Vi ser att andelen resor utan giltiga färbevis har ökat något under T1 speciellt kopplat till och Lund Stadsbuss. Även på pågatågen i Skåne har andelen ökat. Vi kommer att göra fler storkontroller i och Lund Stadsbuss. Vidare har vi en kampanj som går ut på att validera samt takca för att man betalar sin biljett. Vidare har vi identifierat visa linjer i Malmö SB och Lund Sb som kontrollanterna kommer åka mer Fortsatt ligger vi på en lite högre nivå av andelen resor utan giltiga färdbevis mot 017. Ökningen är generell både på tåg och buss men högsta ökningen på Malmö Stadsbuss och Lund Stadsbuss. Vi kommer fortsatt göra fler storkontroller i och Lund Stadsbuss. Kampanj och tack för att du köper din blijett kommer att forsätta med dekaler och rullande (rapport/mätning/rutiner) utförare ägare Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 3 *=4 av förteckning över av attestbehörighet registrerade attestbehörigheter Enhet ekonomi Stab Ingen kontroll gjord - Skånetrafiken gör av behörigheter och attester enligt GSFs tidplan en gång om året. Inga egna Ingen åtgärd ar görs, men vid organisationsföränd ringar som påverkar beslutsattesterna görs översyn. Ingen kontroll gjord - Skånetrafiken gör av behörigheter och attester enligt GSFs tidplan en gång om året. Inga egna Ingen åtgärd ar görs, men vid organisationsförändri ngar som påverkar beslutsattesterna görs översyn. Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturahantering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*= Kontinuerlig kontroll Obligatoriskt med kontroll på området 3 *1= Stickprov fakturor Följs skattelagstiftningens krav? Är fakturor attesterade enligt Region Skånes regelverk och Skånetrafikens instruktioner? Enhet ekonomi Stab Enhet ekonomi Stab Avstämning av moms görs månadsvis i samband med Ingen åtgärd momsdeklarationen. Inga avvikelser funna Inga stickprov har gjorts - Raindance håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Inga fakturor betalas utanför Raindance. Resultatet föranleder ingen åtgärd. Avstämning av moms görs månadsvis i samband med Ingen åtgärd momsdeklarationen. Inga avvikelser funna. Inga stickprov har gjorts - Raindance håller reda på att attestreglementet följs vad gäller all fakturahantering. Inga fakturor betalas utanför Raindance. Resultatet föranleder ingen åtgärd. Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Obligatoriskt med kontroll på området 3 *3= vid resultat Finns och används rutiner för analys, prognos och åtgärder vid eventuella avvikelser? Enhet ekonomi Stab Ja - Rutiner för analys finns i bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivninga r, men månatliga möten är bokade för hela 018, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Resultatet föranleder ingen åtgärd vad gäller processen. Men processen med månatlig har lett till att åtgärder för att öka intäkterna har tagits fram. Ja - Rutiner för analys finns i bokslutsprocessens delprocess för hantering av Leverantörsfaktura. Nej - För prognos och åtgärder finns inga framtagna processbeksrivningar, men månatliga möten är bokade för hela 018, där respektive avdelning avkrävs en prognos för helåret (eftersom de kan sin verksamhet bäst). Resultatet föranleder ingen åtgärd vad gäller processen. Men processen med månatlig har lett till att åtgärder för att styra på resultatet har tagits fram. Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området *=4 Kontinuerlig kontroll Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling och inköp följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området *=4 Kontinuerlig kontroll Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Kontinuerlig kontroll Säkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med Skånetrafikens verksamheter och deras enheter. Efterlevs kompetensförsörjningsplan för Skånetrafiken? Följs regelverket för upphandling och inköp av varor och tjänster? HR-chef HR-chef Upphandling Chef Affäroch Marknad Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 3 *3= av att aktuella dokument finns i diariet Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? Nämndsekreterare