Internkontrollplan. Alla risker grupperade på kategori. Organisationsenhet: Omsorgsnämnd Rapportperiod:

Transkript

1

2

3 Organisationsenhet: Omsorgsnämnd Rapportperiod: Internkontrollplan Alla risker grupperade på kategori Thomas Johansson, :22 1

4 Omvärldsrisk Risk för att kommunens ekonomi försämras och därmed kan påverka nämndens uppdrag och förutsättningar Vid försämrad kommunal ekonomi påverkas hela den kommunala verksamheten. För omsorgsnämnden kan det innebära nya prioriteringar som innebär att verksamhetens uppdrag förändras. Det kan leda till kvalitetsbrister och ej tillgodosedda behov hos omsorgstagarna, har även påverkan på arbetsmiljön. Vår bedömning är att det finns en sannolikhet för försämrad kommunal ekonomi över tid. Konjunkturer som löser av varandra som påverkar skatteunderlaget. Även förändringar i statsbidrag påverkar, vilket kan leda till besparingar som påverkar nämndens uppdrag. Process: Fastställa mål och fördela resurser (Ledningsprocess) Risk för avbrott i vattenförsörjning Vid avbrott i vattenförsörjningen finns risk för att vården i vård- och omsorgsboenden påverkas, vilket innebär en ökad risk för smitta. Beskriven risk är i ett mer makroperspektiv där vi vet från tidigare händelser att avbrott i vattenförsörjningen påverkar vård och omsorg. Ett sådant avbrott har förhållandevis låg sannolikhet att inträffa men ställer till problem när det sker. Risk för avbrott i elförsörjning i verksamheten Verksamheten är beroende av el hela dygnet alla dagar om året. Ett elavbrott innebär att tillgång till elektronisk dokumentation upphör vilket kan leda till att omsorgstagare riskerar att inte få sina behov tillgodosedda, då vårdpersonalen inte har tillgång till aktuell information. Beskriven risk är i ett mer makroperspektiv där vi vet från tidigare händelser att avbrott i elförsörjning påverkar vård och omsorg. Ett sådant avbrott har förhållandevis låg sannolikhet att inträffa men ställer till problem när det sker. Risk för att flyktingsituationen ökar och därmed påverkar omsorgsverksamheten Flyktingsituationen kan vara oförutsägbar. Om den utökas med fler flyktingar till Kalmar så krävs beredskap för detta. Resurser och kompetens måste finnas. Risken är svår att bedöma då det är omvärldsfaktorer som styr detta. Risken är upptagen för att skapa beredskap för ett scenario som kan uppstå. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk för utsatthet i sociala medier Kommunikation via sociala medier utvecklas hela tiden. Kränkningar förekommer och förtroendet för verksamheten riskerar att minska. Process: Informera och kommunicera (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Thomas Johansson, :22 2

5 Verksamhetsrisk Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna\, att det finns oklarheter i organisationen\, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål\, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner\, strategier och program inte följs upp. Process: Fastställa mål och fördela resurser (Ledningsprocess) Risk att inte kunna rekrytera med rätt kompetens Vård och omsorg är en komplex verksamhet i ständig utveckling. Verksamheten ställs inför nya utmaningar. Nya krav på verksamheten uppkommer oftast genom förändringar i landstinget kring var och hur vården ska fortsätta bedrivas efter ett akut omhändertagande. För att möta nya förändringar är rätt kompetens en framgångsfaktor. För att vara lyckosam i rekrytering krävs också att vara en attraktiv arbetsgivare. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Kontrollmoment Beskriv Kontrollmoment Thomas Johansson Risk kopplat till brister i kompetensutveckling Kompetensutveckling är en viktig del för att möta förändringar i uppdraget. Brister i kompetensutveckling kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Risk som uppstår till följd av hög sjukfrånvaro Hög sjukfrånvaro är en risk som negativt påverkar ekonomin och kvalitetsarbetet. Bakgrunden är att sjukfrånvaro leder till fler vikarier i verksamheten som inte har samma kännedom om omsorgstagarna och därmed kan olika typer av risker uppstå. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Kontrollmoment Uppföljning av sjukfrånvaro Thomas Johansson månadsvis Thomas Johansson, :22 3

6 Risk att verksamheten inte kan ledas och styras optimal Svårt med närvarande ledarskap med stora grupper. Kontroll på detaljer och ekonomi försvåras med stora grupper. Psykisk ohälsa\, stress\, frustration. Bakgrunden är att enhetschefer upplever svårigheter att leda och styra verksamheten om man har för stora personalgrupper. Process: Organisera, leda och följa upp verksamheten (Ledningsprocess) Risk för hot och våld mot personal Hot och våld är tyvärr ett inslag i verksamheten både i hemtjänst och vård- och omsorgsboende. Risk för arbetsskador. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Legal risk Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Socialtjänst och hälso- och sjukvård tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler. Regelverk och föreskrifter är omfattande och inkluderar betydligt mer även om beskrivna lagstiftningar. Kännedom om kärnverksamhetens lagar och förändring i dessa är god och även anpassningen till dessa. Däremot kan risk uppstå vid förändring annan lagstiftning och att verksamheten inte hinner anpassas. Process: Organisera, leda och följa upp verksamheten (Ledningsprocess) Risk för att beslut inte verkställs inom laglig tid Förändringar och tillgång till resurser påverkar om fattade beslut kan verkställas inom laglig tid. Erbjudande om lägenhet i vård- och omsorgsboende är ett exempel. Kan verksamheten inte verkställa inom laglig tid för risk för ej tillgodosedda behov finns risk för vitesföreläggande. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk för sekretessbrott i verksamheten En stor mängd känslig information om personliga förhållanden hanteras i verksamheten. Risk finns att detta används på felaktigt sätt både muntligen eller som obehörig sökning i verksamhetssystem. Leder till skada för enskild och skadat förtroende för verksamheten. Kontrollmoment Löpande uppföljning i de olika avvikelsesystem som används och som innehåller denna risk\. Sker genom Tyck till och lex Sarah\. Rapportering av innehållet i detta till ledningens genomgång\. Thomas Johansson Granskning av avvikelser löpande under året Thomas Johansson, :22 4

7 IT-risk Risk för att verksamheten inte får tillgång till information i verksamhetssystemen Vård och omsorg bedrivs hela tiden med stora inslag av teknikstöd. Viktigt att personal har tillgång till de olika verksamhetssystemen. Av särskild vikt är Procapita\, Time care pool\, laps care\, Life care mobil hemtjänst och Phoniro care. Risk för kvalitetsbrister för omsorgstagare eller miss i vikariebokning. Process: Leverera IT-stöd (Stödprocess) Kontrollmoment Beskriv Kontrollmoment Thomas Johansson växelkassor Kassakontroll av växelkassor samt kontroll av förvaring. Kontroll att kvitterade växelkassor är aktuella Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) växelkassor Kassakontroll av växelkassor samt kontroll av förvaring Två gånger per år av ekonom Kassakontroll av växelkassor Kontroll att utkvitterade växelkassor är aktuella\. Två gånger per år av ekonom Risk i finansiell rapportering Risk - Rekvisitioner Obehörig får tillgång till rekvisitionsblocket förvaring säker förvaring av rekvisitionsblock\. Stickprov En gång per år Thomas Johansson, :22 5

8 Risk för brist i hantering av attest Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) beslutsattest beslut och mottagningsatt est att beslutsattest skett av rätt person på leverantörsfakturor\. att attestförteckning en är aktuell och årligen uppdateras\. Stickprov Två gånger per år Stickprov Två gånger per år Risk för brister i uppdatering av uppgifter i Procapita vård och omsorg Om felaktiga uppgifter ligger till grund för avgiftsberäkning leder detta till felaktig debitering till omsorgstagare. Riskvärde: 15 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) underlag för avgiftsberäkning Genomförs en gång per av ekonomiadmn\. Magnus Levin en gång per år Risk för brister vid attestering av fakturor vid representation, kurser och resor Risk för att rutin vid attestering inte följs. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Fakturakontroll att syfte och deltagare är angivet som en anteckning till fakturorna\. Genomförs en gång per år av ekonom\. En gång per år Thomas Johansson, :22 6

9 ++Risk för att fakturor inte blir betalda i tid Leverantör blir inte betald i tid. Ökade kostnader i form av påminnelseavgift och straffränta. Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Fakturakontroll Kontroll att fakturor betalas innan förfallodag Varje månadsskifte av ekonomiadmn Risk för missad rätt till momsersättning för särskilt boende att 6% och 18% moms återsöks. återsökning av moms återsökning av moms inom vård\- och omsorgsboende\. Två gånger per år av ekonom Risk för felaktigheter i samband med återsökning av statsbidrag Risk finns att bevakning av återsökning av statsbidrag missas eller att det finns brister i underlag. Thomas Johansson, :22 7