Plan för intern kontroll avseende år 2016

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2016/ Tel Socialnämnden Plan för intern kontroll avseende år 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta plan för intern kontroll avseende år 2016 enligt bifogat dokument. Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit nytt reglemente för intern kontroll. Nämnderna ska senast i april anta plan för intern kontroll avseende 2016 utifrån de nya förutsättningarna. Socialnämnden ska även enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS 2011:9 genomföra egenkontroll av verksamheten. Detta sker dels genom uppgifterna i denna plan för intern kontroll men också genom revision av ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet. Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet och systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Som underlag för planen har en riskanalys tagits fram. Riskanalysen finns i bilaga. Kristina Appert Avdelningschef, ekonomi Cecilia Frid Socialchef Bilagor Plan för intern kontroll 2016 Socialförvaltningens riskanalys 2016 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

2 Socialförvaltningens plan för intern kontroll 2016 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Legala risker Ej verkställda beslut Handläggnings - utredningstid Sekretessbrott Kontroll av samtliga beslut som ej verkställts inom lagstadgad tid. Kontroll av att samtliga utredningar inom barn och ungdomsvården är slutförda inom lagstadgad tid. Kontroll av genomförda åtgärder efter avvikelser Verksamhetsutvecklare Enhetschefer inom barn och ungdomsvården. Verksamhetsutvecklare Totalgranskning utifrån samtliga fattade beslut i Procapita Granskning av utredningstider i Procapita Granskning av ärenden i Streamflow och sammanställning Lex Sarah Vid fyra tillfällen under året. Månadsvis En gång per år Omvärldsrisk Antalet ensamkommande barn och unga till Kalmar kommun Bostadsbrist - hemlöshet Avstämning av efterlevnad handlingsplan Verksamhetsutvecklare Avstämning av efterlevnad handlingsplan En gång per år Analys av kvartalsstatistik Verksamhetsutvecklare Indikatorer Kvartalsvis Verksamhetsrisk Rekrytering av personal med rätt kompetens Avstämning av efterlevnad handlingsplan HR specialist Avstämning av efterlevnad handlingsplan En gång per år Dokumentation i indiviärenden Granskning av dokumentation vid myndighetshandläggning - Aktgranskning. Granskning av dokumentation i insatser - journalgranskning Samtliga enhetschefer Utifrån blankett Aktgranskning respektive Journalgranskning. Stickprov 2 stycken per enhet. Månadsvis

3 Brukare försvinner Avstämning av åtgärd Verksamhetsutvecklare Avstämning av åtgärd En gång per år Hot och våld mot Analys av tillbudsrapporter HR specialist Analys av tillbudsrapporter En gång per år personal Risk att boendes Risk för stöld och förskingring Ekonom Stickprov 5 brukare. En gång per år tillgångar inte hanteras på rätt sätt Rekrytering familjehem Kontroll av genomförande av Verksamhetsutvecklare Kontroll av genomförande av En gång per år åtgärdsplaner lex sarah åtgärdsplaner lex sarah Registerkontroll Kontroll av genomförd lagstadgad HR specialist Stickprov 5 stycken Två gånger per år registerkontroll vid rekrytering till barnverksamhet. Fel utbetalning lön Kontroll av ifylld blankett Ekonom Stickprov 5 stycken Fyra gånger per år budgetuppföljning Registrering av sjukfrånvaro i självservice Kontroll av registrering av anmäld sjukfrånvaro HR specialist Stickprov 5 stycken Fyra gånger per år IT-risker Fel av överföring av betalfil från Procapita Obehörig sökning av information i vhtsystemet Procapita Anställda har kvar behörigheter i ITsystem och tillgång till lokaler efter avslutad anställning eller byte av arbetsplats Kontroll av att rutin för signering av betalfil sker dagligen. Kontroll att Procapitaanvändare inte gör obehöriga sökningar. Ekonom Stickprov 5 stycken Tre gånger per år IT-samordnare Stickprov enligt rutin för loggning. Risk för sekretessbrott IT-samordnare Stickprovskontroll att rutin vid avslutad anställning följs Månadsvis Tre gånger per år Risker i finansiell rapportering Felaktig utbetalning Kontroll av att utbetalningar skett från Procapita redovisningsmässigt korrekt Ekonom Stickprov 10 stycken Tre gånger per år

4 Brister av uppdatering av uppgifter i Procapita Vård och omsorg Felaktig återsökning för ensamkommande Attestförteckning Firmatecknare Kontroll av underlag för LSS utjämningen Ekonom, IT Kontroll av underlag för LSS utjämningen Kontroll av underlag för återsökning Ekonom Stickprov i ansökningar om återsökning Kontroll att attestförteckningen är Ekonom Kontroll att uppdaterad i nämnden. attestförteckningen är Kontrollera att underskrift av årets avtal/kontrakt är underskrivna av korrekt firmatecknare för kommunen Ekonom uppdaterad i nämnden. Stickprov av diaraieförda avtal 1 st En gång per år Tre gånger per år Tre gånger per år Tre gånger per år Representation kurser och resor Förfallna fakturor Kontroll av moms Kontroll av handkassor Kontroll av att syfte och deltagare är angivet som en anteckning till fakturorna Kontroll av att fakturor betalas före förfallodag Kontroll att socialförvaltningen utnyttjar rätten till momsersättning för särskilda boendeformer Kassakontroll av handkassor samt kontroll av förvaring av handkasssa Kontroll att utkvitterade handkassor är aktuella Ekonom Stickprov 3 fakturor Tre gånger per år Ekonomiadm Ekonom Utsökning ur leverantörsreskontra Stickprov i månadsunderlag för momsersättning Varje månadsskifte Tre gånger per år Ekonomiadm Stickprov 5 stycken Tre gånger per år Kontroll av handkassor Ekonomiadm Genomgång av förteckning av En gång per år handkassor Kontroll av first card Konroll att rutinen för inköpskort följs Ekonom Stickprov 20 fakturor Två gånger per år

5 Riskanalys Datum Medverkande: Socialförvaltningens ledningsgrupp NR Händelse/Situation anges med utgångspunkt från riskkategorierna Legala risker Beslut verkställs ej inom laglig tid Beslut verkställs ej inom laglig tid Beslut följs ej upp inom delar av LSS verksamheten Skada/påverkan Den enskilde får inte sina behov tillgodosedda. Risk för vitesföreläggande för förvaltningen. Risk för att brukare har fel insats. Kan ge att behov ej tillgodoses. Kan också innebära att vissa brukare har för omfattande insatser. Den enskilde får inte sina behov tillgodosedda. Sannoli khet (1-4) Konsek vens (1-4) + Färg Risktal S*K (1-16) + Färg Åtgärd Om risktalet > 9 eller konsekvensen = 4 skall åtgärden fyllas i Se åtgärdsplan efter granskning av kommunrevisorerna Se åtgärdsplan efter granskning av kommunrevisorerna Åtgärd är del av förvaltningens arbetsplan för 2016 För långa handläggnings och utredningstider Utökning av antal handläggare. Risk för sekretessbrott Förtroendebrist Risk för sekretessbrott Skada för den enskilde Särskild åtgärdsplan tas fram Omvärldsrisk Ansvarig för att åtgärden genomförs Datum när åtgärden ska vara genomförd Förvaltningschef Förvaltningschef Verksamhetschef Vo mottagning och utredning Verksamhetschef Vo mottagning och utredning Verksamhetschef Vo mottagning och utredning samt Kvalitetssamordnare Datum när åtgärden var genomförd

6 Risk och sårbarhetsanalys för socialförvaltningen saknas. Osäkerhet hur olyckor ska hanteras tex efter brand, översvämning Antalet ensamkommande Risk för brister i barn och unga som kommer arbetsmiljö. till Kalmar kommun är svårt att förutsäga RSA för socialförvaltningen arbetas fram Särskild handlingsplan finns framtagen. Enhetschef fastighets och teknikenheten Förvaltningschef samt enligt handlingsplan Antalet ensamkommande Vid stor inströmning barn och unga som kommer riskeras säkerheten för till Kalmar kommun är svårt ensamkommande barn. att förutsäga Särskild handlingsplan finns framtagen. Förvaltningschef samt enligt handlingsplan Arbetslösheten ökar för utrikesfödda personer Bostadsbristen i Kalmar kommun Ökade kostnader för ekonomiskt bistånd Ökade kostnader för akuta lösningar. Risk för ökning av sociala problem Dialog förs med KLK Förvaltningschef samt enligt handlingsplan Medverkan i Verksamhetsutvecklare kommungemensamt arbete för att motverka hemlöshet Verksamhetsrisker Svårt att rekrytera personal med rätt kompetens Kvalitetsbrister i verksamheten. Legal risk. Arbetmiljörisker. Anlitande av konsulter leder till ökade kostnader. Risk för stora kostnader om personal inte kan få ut lagstadgad semester Särskild handlingsplan tas fram för barn och ungdomsvården. Särskild handlingsplan för sommarrekrytering. Förvaltningschef

7 Brister i dokumentation och Brukare/klienter ej får informationsöverföring. sina behov tillgodosedda. Risk för brister i rättsäkerhet. Risk för åtgärdskrav från tillsynsmyndigheten. Brukare försvinner Brukare kommer tills skada för att de inte hittar hem eller råkar ut för olycka. Hot och våld mot personal Brister i arbetsmiljö. Brist på förtroende. Svårt med rekrytering. Ökad sjukfrånvaro. Svårt att behålla personal. Risk för skada. Hot och våld mellan Brist på förtroende. Risk brukare för skada. Kvalitetsbrist. Systemförvaltning av verksamhetssystemet Procapita Svårt att rekrytera familjehem Kompetensbrist inom område funktionsnedsättning. Olämplig personal anställs inom barnverksamheten Sårbarhet pga kompetens hos få personer. Barn får flytta mellan olika familjehem, blir kvar i jourhem för lång tid. Bristande kvalitet på insatser Akt och journalgranskning i egenkontroll. Kompetensutvecklingsins atser. Kvalitetssamordnare Utreda förutsättningarna för teknikstöd Säkerhet i lokaler, personlarm, tillbudsrapportering, riktlinjer för hembesök Utbildning familjehemsrekrytering. Anslutning till familjehem.se. Regional samverkan. Utbildning av familjehem Implementering av basutbildningskoncept område funktionsnedsättning Brister i registerkontroll Egenkontroll av registerkontroll Undersöka om detta kan prioriteras till arbetsplan 2017 Förvaltningschef, Enhetschef fastighets och teknikenheten Verksamhetschef Vo mottagning och utredning, enhetschef familjehemsenheten. Förvaltningschef, verksamhetschefer inom funkområdet HR specialister Månadsvis

8 Risk för fel utbetalning lön Risk att sjukfrånvaro inte registreras. Hög och ökande sjukfrånvaro Risk att boendes tillgångar inte hanteras på rätt sätt Risk för felaktig utbetalning från Procapita Risk för felaktig bankkontoinsättning för klienter Fel i turbyte, fel i rapportering av frånvaro, felaktig utbetalning av semesterersättning Fusk eller misstag i registrering i självservice Hög kostnad. Bristande kontinuitet för brukare Stöld och förskingring Felaktiga kostnader. Brott mot bokföringslagen. Klienter/brukare får inte sina pengar Kontroll av utbetald lön Löneadministratör Ta fram rutin för ec för registrering av anmäld sjukfrånvaro Handlingsplan utifrån förbättringsarbete ska tas fram Ec kontrollerar utbetalningslista varje dag. Stickprovskontroll verifikationer Undersöka möjlighet att teckna avtal med banken om "säker utbetalning" HR specialister HR specialister Ec mottagning FÖS och EC utredning FÖS Kristina Appert Åtgärder för förhindra upprepning av missförhållanden genomförs ej. Risker i rapportering Brister i uppdatering av uppgifter i Procapita Risk för felaktig återsökning av statsbidrag för ensamkommande flyktingbarn Brukare/klienter riskerar att utsättas för missförhållanden. Felaktiga grunduppgifter för underlag till LSSutjämning samt felaktig verksamhetsstatistik Utebliven återsökning av berättigad ersättning från Migrationsverket Utbildning av enhetschefer i samband med införande av IBIC Förvaltningschef, Kvalitetssamordnare

9 IT-risker Obehörig sökning av information i vht-systemet Procapita Anställda har kvar behörigheter i IT-system och tillgång till lokaler efter avslutad anställning eller byte av arbetsplats Fel vid överföring av betalfil från Procapita till bank Kontroll att Procapitaanvändare inte gör obehöriga sökningar i vht-systemet. Risk för sekretessbrott Stickprov enligt rutin för loggning. Risk för sekretessbrott Stickprovskontroll att rutin vid avslutad anställning följs Utbetalningar till klienter/brukare blir försenade Manuell registrering av utbetalningar i Corporate File Payments IT-samordnare Ej uppdaterad attestförteckning Risk för felaktiga attestbehörigheter som kan leda till att fel personer attesterar fakturor Kontroll att attestförteckningen är uppdaterad i nämnden. Ekonom Fel person tecknar avtal Risk att fel personer tecknar avtal vilket kan leda till förtroendeskada/vite Stickprov från diarieförda avtal Ekonom Risk att representation, kurser inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagare Fakturor betalas efter förfallodatum Förtroendeskada och risk att regler för representation inte följs. Risk för ökade kostnader samt förtoendeskada hos leverantörer Stickprov Ekonom Stickprov genom sökning i leverantörsreskontran Ekonomiadm

10 Risk att momsersättning ej utnyttjas för särskilda boendeformer Risk att handkassor inte hanteras enligt rutin Risk för att utkvitterade handkassor är inaktuella Risk att first card inte hanteras enligt rutin Uteblivna intäkter Stickprov i momsunderlag. Ekonom Risk för förskingring och Stickprov Ekonomiadm brott mot bokföringslag. Risk för förskingring Stickprov Ekonomiadm Risk för förskingring och förtroendskada Stickprov Ekonom