Uppföljning internkontroll (Bildningsförvaltningen) Bildningsnämndens handling

Transkript

1 Uppföljning internkontroll (Bildningsförvaltningen) Bildningsnämndens handling Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Kontering Ny kod kontroll att rätt koddelar används vid kontering. Resultat:Totalt sett har kontroll skett av 31 ansvarsområden och totalt 155 verifikationer. Följande felaktigheter hittades: 3 fall hade fel fel konto använts 4 fall hade fel moms redovisats vid representation 2 fall hade sttestant godkänt sina egna kostnader Bedömningen är att regler kring kontering följs väl. Jul 2013 Återkopplig sker till berörda fakturahanterare och attestanter för att göra dem uppmärksamma på de felaktigheter som gjorts. Kopior av samtliga verifikationer som kontrollerats delas ut till ekonomiadministratörerna vid möte den 14/8 och ekonomiadministratörerna ombeds boka om felaktigheterna senast 31/8. Upptäckta felaktigheter återrapporteras till berörd ekonomiadministratör. Kontrollen föreslås utgå från internkontrollen Datum för kontroll: Resultat: Totalt sett har kontroll skett av 31 ansvarsområden och totalt 155 verifikationer. I vissa fall kan det vara svårt att bedöma om rätt verksamhetskod använts eller ej. Följande felaktigheter hittades: 16 fall hade fel konto använts 20 fall hade fel verksamhetskod använts 2 fall hade fel moms redovisats vid representation 1 fall har fel referens angivits på fakturan (person som slutat i verksamheten) 1 fall är det tveksamt om varorna handlats från rätt leverantör Generellt sett är vår bedömning att det är relativt få felaktigheter på de verifikationer som vi har kontrollerat. Speciellt med tanke på att både ny

2 kod och delvis ny konto har införts under året. Bidragshantering AMS-bidrag kontroll att alla bidrag som är beviljade återsöks Datum för kontroll: Resultat: Av de fem utvalda områdena är det tre områden (Lindgengymnasiet, Valla skola och Väster) som inte har någon person som är beviljad stöd av något slag. Rutiner för återsökning av bidrag behöver arbetas fram för att säkerställer att återsökning sker. På Interkulturella enheten har man flera personer som omfattas av någon form av stöd från AMS och det är rektorn som utför återsökningen med hjälp av arbetsförmedlingen och så vitt rektorn vet så har man inte missat att återsöka några bidrag. Förskolan Stavstugan har en person som har en Trygghetsanställning och det är kommunens löneenhet som utför återsökningen. Förskolan Sörgården har en person som är beviljad Anordnarbidrag/FAS 3 och den återsökningen utförs av Viadidakt. Det är oklart om man har missat att återsöka något bidrag eller inte. Statsbidrag och ersättningar rörande flyktingoch anhöriginvandring Resultat: Ett översynsarbete har under året skett i samverkan med andra berörda förvaltningar där återsökningar diskuterats. De bidrag som förvaltningen har kännedom om att de kan söka söks via interkulturella enheten. Under 2014 bör kontrollen inriktas på att kontrollera bidrag avseende barn i förskolan och gymnasieskolan. Omfomulerasi internkontroll Delegationsordning Kontroll att anmälan av delegationsbeslut Genomgång och uppdatering av förvaltningens

3 sker på rätt sätt. Resultat: Granskningen visar på att få delegationsbeslut rapporteras till nämnden. Förklaringen till detta kan vara att få beslut fattas på delegation eller att rektorer och förskolechefer inte har tillräcklig kännedom om vilka beslut som regleras i delegationsordningen och därmed ska rapporteras till nämnden. Granskningen visar också att det finns variationer mellan olika enheter inom samma verksamhetsområde, exv. gymnasieskola eller grundskola år 7-9. delegationsordning. I samband med beslut om reviderad delegationsordning behöver denna förankras hos rektorer och förskolechefer. Skolledarna behöver också uppdateras om de rutiner som finns kring rapportering av delegationsbeslut och den blankett som ska användas för detta. Fattas beslut av rätt person enl. upprättad delegationsordning. Resultat: Se fg kontrollmoment Verksamhetssystem Avgiftsdebitering - kontroll att rätt förskole-, fritidshemsavgift debiteras. Resultat: Granskningen avser förskola, pedagogisk omsorg samt fritidhem och omfattar alla debiteringar som har gjorts under året. Granskningen görs två gånger i månaden i anslutning till fakturering. En utvecklingsmöjlighet är att i fortsättningen göra granskningar, i form av stickprov, på de av brukarna inlämnade uppgifter så som inkomstuppgifter och sysselsättning. Inarbetas i internkontroll För rapporteringen av avgiftsdebitering finns en särskild rapport framtagen. Den omfattar alla debiteringar, debiteringsavvikelser mot föregående månad, familjer med skyddade uppgifter samt ändringar i familjeförhållanden. En del av rapporteringen innebär också framtagning av fellogg. Utöver detta sker det regelbundna anpassningar av rapporteringsinnehållet baserade på framtagning av relevant statistik. Registervård Under 2014 behöver

4 kontroll aktuella adressuppgifter finns i systemet. Resultat: Granskningen avser kontroll av adressuppgifter och omfattar samtliga adressuppgifter i databasen Extens. Granskningen görs en gång i månaden. För rapporteringen av registervård finns en särskild rapport framtagen. Den omfattar alla avvikelser som avser personer med tillfälliga personnummer och/eller samordningsnummer. Fram till oktober 2013 gjordes även månadsvisa granskningar som avsåg in- och utflyttningar från kommunen. Dessa gjordes i samråd med RSV. Från oktober 2013 har verksamheten fått tillgång till Navet, ett system med direktkoppling till RSV, vilket innebär att alla förändringar i uppgifter, förutom uppgifter om personer med tillfälliga personnummer och samordningsnummer, sker dagligen. granskningen endast omfatta uppgifter om personer med tillfälliga personnummer och samordningsnummer. Inarbetas i internkontroll Debitering för barn från annan kommun finns avtal upprättade med den kommun där barnet är folkbokfört och sker debitering avtal. Resultat: Granskningen avser debitering för barn från annan kommun och omfattar samtliga placeringar. Granskningen görs två gånger per år. Granskningen visar att avtal finns skrivna för samtliga förskolebarn, medan avtal med vissa kommuner saknas för barn inskrivna på fritidshem. Istället för avtal finns dokumenterade överenskommelser. Rutiner för debitering behöver ses över, dessa upplevs som svårhanterade idag. Ett nytt system behöver ev. upprättas. Kommuner som inte har upprättat avtal för barn på fritidshem är Vingåker, Flen och Stockholms stad. Dessa hävdar att överenskommelse om skolgång omfattar även plats på fritidshem. Debitering sker avtal/överenskommelse för samtliga barn folkbokförda i annan kommun.

5 Dokumenthanterings Kontroll att uppdaterad version finns. Resultat: Kontroll av befintlig dokumenthanterings visar att att denna behöver uppdateras. Gå igenom och uppdatera bildningsförvaltningens dokumenthanterings. Interndebitering Lämnas korrekta underlag för interndebitering Datum för kontroll: Kontrollen föreslås utgå ur internkontrollen Resultat: Av de fem utvalda rektorsområdena var det endast två som hade utfört interndebiteringar (Lindengymnasiet samt Interkulturella enheten). Av dem fem internfakturor som har granskats från vardera område hade fakturorna fullgoda underlag. Hantering av personuppgifter Följs PUL vid elektronisk hanteringen av personuppgifter? Resultat: Granskningen avser kontroll av elektronisk hantering av personuppgifter och omfattar alla databaser och system, så långt som PuL-ombud har tillgång till, som hanterar personuppgifter som behandlas av anställda på Bildningsförvaltningen. Kontroll har gjorts av bl.a. Extens, Lärknuten, skolornas webbplatser, uppladdade dokument och PMO. Kontrollen visar att hantering av personuppgifter inte sker i enlighet med Datainspektionens allmänna råd och att rutiner behöver upprättas för alla kontrollerade system. Rutiner för hantering av personuppgifter behöver ses över. Antal anställda som har tillgång till personuppgifter behöver minskas drastiskt, med betoning på databasen Extens där vi idag har fler än 100 användare. Ett stickprov ledde till att rektorerna för gymnasieskolorna blev uppmanade till att stänga ner schemavisningen på individuell nivå på sina webbplatser.

6 Avvikelserapportering Klagomålshantering sker rapportering upprättade rutiner. Resultat: Enligt skollagen 4 kap. 8 skall huvudmannen ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål på utbildningen. Genomgång av skolenheternas kvalitetsredovisningar har genomförts, tillika inkomna klagomål till förvaltningskontoret. Rutinerna för klagomålshantering ska uppdateras beslut i förvaltningskontorets interna verksamhets för Rutiner och blankett för klagomålshanteringen finns.granskningen visar att generellt få klagomål har registrerats och på vissa enheter inga alls. Utfallet är svårtolkat eftersom detta kan bero på att få klagomål inkommit eller att registreringen brister. Det är heller inte möjligt av kvalitetsredovisningarna att utläsa några konkreta förbättringsåtgärder föranledda av registrerade klagomål. En komplicerande faktor är att det är oklart var ett klagomål gällande en skolenhet, som skickas till kommunledningen eller förvaltningskontoret ska registreras. Ska det ske på mottagande enhet eller på den enhet som klagomålet avser? Incidenthantering sker rapportering enl. upprättade rutiner. Resultat: Granskningen visar att det mellan de olika skolenheterna finns stora skillnader i antalet incidentrapporter som rapporteras till nämnden. Det finns också stora skillnader i vilken typ av incidenter som rapporteras, dvs. omfattningen av incidenterna. Vid rapporteringen av incidentrapporter finns en särskild blankett framtagen, trots detta används även blankett Anmälan om kränkande behandling och ibland även Tillbuds- och skaderapport vid anmälan om incidenter. Utöver detta har det skett olika typer av anpassningar av blanketten på olika Rutiner för incidentrapportering behöver ses över och reviderade rutiner behöver fastställas. Den blankett som finns upprättad behöver ses över och kompletteras för att bättre fylla nämndens önskemål om information. Komplettering behöver ske med följande uppgifter;- Kön- Omfattning av incidenten; större mindre eller liknande klassning

7 rektorsområden. Det kan också konstateras att det på den blankett som finns framtagen saknas uppgifter om bland annat kön. Det framgår inte alltid av blanketten om rektorn sett incidentrapporten eller inte innan den skickas till förvaltningskontoret för vidarebefordran till nämnden.