Internkontrollrapport Bildningsnämnden 2016

Transkript

1 Bildningsnämndens handling Internkontrollrapport Bildningsnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Definition av intern kontroll Framtagande av internkontrollplan Kartläggning av kontrollområden och riskvärdering Bilaga: Internkontrollplan Sammanfattning Av de internkontroller som genomförts under 2016 passerar flera av kontrollmomenten utan några anmärkningar. De områden där riskerna fortfarande bedöms som allvarliga har tagits med i kartläggningen och riskvärderingen till 2017-års internkontrollplan. Fortfarande finns vissa brister inom exv. Klagomålshanteringen. Under året har ett arbete gjorts i kommunen för att ta fram en gemensam mall och gemensamma rutiner för internkontrollrapport och internkontrollplan. Det utvecklade arbete kring riskbedömning som finns i det nya arbetssättet gör att internkontrollmoment inte med automatik flyttas över till 2017 års internkontrollplan. 2 Inledning 2.1 Definition av intern kontroll Med intern kontroll avses kommunens och kommunkoncernens interna förfaringssätt och arbetsrutiner som syftar till att säkerställa att organisationens mål uppfylls, att avtal följs och att verksamheten är laglig. Den interna kontrollen avser åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. I Katrineholms kommuns författningssamling Nr 6.24, Reglemente för Intern kontroll, anges att nämnden löpande ska följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna området. Nämnderna ska årligen kartlägga viktiga rutiner, processer och system samt bedöma dem utifrån risk och väsentlighet. 2.2 Framtagande av internkontrollplan Intern kontroll är en process i flera steg: Utvärdering av föregående års interna kontroll (nämndens internkontrollrapport) Kartläggning av presumtiva kontrollområden och kontrollmoment. Värdering av risk och väsentlighet. Prioritering av kontrollmoment baserat på riskvärderingen Framtagande av kontrollmetoder 2

3 Upprättande av nämndens internkontrollplan för det kommande året Genomförande av kontrollmoment Framtagande av åtgärder utifrån genomförd intern kontroll Uppföljning av åtgärder Sammanställning av nämndens årliga internkontrollrapport Kommunstyrelsens årliga uppföljning av nämndernas interna kontroll Resultatet av den interna kontrollen från föregående år (internkontrollrapport) rapporteras till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Nämndernas internkontrollrapporter behandlas av kommunstyrelsen vid dess sammanträde i mars vilket innebär att rapporterna ska vara kommunledningsförvaltningen till handa under februari för beredning. 3 Riskvärdering Kartläggning och riskvärdering av kontrollområden och kontrollmoment ligger till grund för internkontrollplanen. Vid värdering av risker multipliceras risken med väsentligheten enligt nedan. Med risk i detta sammanhang avses sannolikheten för att fel eller skada uppträder. Med väsentlighet avses konsekvensen om risken inträffar. I internkontrollrapporten återfinns motsvarande siffervärde för riskvärderingen som i internkontrollplanen. Nedan ges en förklaring till hur riskvärderingen ska tolkas. Förklaring Hantering Värdering (risk x väsentlighet) Värde 1-3 Risken accepteras. Ingen åtgärd. Värde 4-8 Risken hålls under uppsikt. Bevakning Värde 9-12 Risk som kräver åtgärd. Internkontrollplan Värde Stor risk som kräver åtgärd. Internkontrollplan 4 Bilaga: Internkontrollrapport bildningsnämnden Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollresultat Åtgärder Delegationsordning Kontroll att anmälan av delegationsbeslut sker på rätt sätt. Nämndsekreterare Resultat: Rapportering sker på särskild blankett enligt bildningsnämndens sammanträdesplan. Kontroll visar att redovisningen kommer från rätt personer enligt gällande delegationsordning. Utbildningsinsats för administratörer Översyn av nuvarande delegationsordning samt information/utbildning för berörda personer 3

4 Fattas beslut av rätt person enl. upprättad delegationsordning. Nämndsekreterare Resultat: Rapportering sker på särskild blankett enligt bildningsnämndens sammanträdesplan. Kontroll visar att redovisningen kommer från rätt personer enligt gällande delegationsordning. 4

5 Verksamhetssystem Avgiftsdebitering - kontroll av inkomstuppgifter och sysselsättning Handläggare förskoleadministration Resultat: Granskningen avser förskola, pedagogisk omsorg samt fritidhem och omfattar stickprov på alla debiteringar som har gjorts under året. Granskningen görs två gånger per år i anslutning till fakturering. För rapportering av avgiftsdebitering finns en särskild rapport framtagen. Den omfattar alla debiteringar, debiteringsavvikelser mot föregående månad, familjer med skyddade uppgifter samt ändringar i familjeförhållanden. En del av rapporteringen innebär också framtagning och rättning av fellogg. Utöver detta sker det regelbundna anpassningar av rapporteringsinnehållet baserade på framtagning av relevant statistik. Rutiner för kontroll av inkomstuppgifter och sysselsättning fungerar bra. Sedan januari 2014 görs granskning, i form av stickprov, på de av brukarna inlämnade uppgifter, så som inkomstuppgifter och sysselsättning. Denna granskning görs två gånger per år infördes dessutom årlig inkomstkontroll av alla hushåll vars inkomster är äldre än fyra månader. Denna kontroll görs en gång per år mellan v omfattades 1467 hushåll av kontrollen. Dokumenthanteringsplan Kontroll att uppdaterad version finns. Registrator centralt Resultat: Det första delen, övergripande inkl. Kulturskola och Elevhälsa är klar. Beslutades av bildningsnämnden i december. Gå igenom och uppdatera bildningsförvaltningens dokumenthanteringsplan. 5

6 Avvikelserapportering Klagomålshantering sker rapportering enligt upprättade rutiner. Handläggare Resultat: Kontroll har skett av sju förskoleoch skolenheter. Kontrollen visar att aktuell förskolechef har följt de rutiner som finns för klagomål och förskolechefen har kunnat göra en sammanställning för dessa. Samtliga tillfråga rektorer för grundskolan anger att de svarar vårdnadshavare på synpunkter via mail och att det händer kontinuerligt. Ansvarig rektor för gymnasiet svarar att han inte har fått in några klagomål. Kontroll av klagomålshanteringen på skolenheterna Genomgång på chefsmöte av de lagkrav som finns för klagomålshantering. Genomgång av kommunens riktlinjer och bildningsförvaltningens lathund. Innan detta sker ska det kontrolleras om lathunden behöver ses över. Diskussion och definition av vad som är klagomål och vad som är synpunkter så att det blir så tydligt som möjligt vid dokumentation och diarieföring Incidenthantering sker rapportering enl. upprättade rutiner. Handläggare Resultat: Efter kontroll av huruvida rutiner följs för hur kränkningar rapporteras kan följande konstateras. 1. Inom förskolan rapporteras endast en handfull kränkningar sammanlagt på alla förskolor. Det verkar inte rimligt att det inte förekommer några kränkningar alls inom förskolornas verksamhet och därför bör en genomgång göras av rutinerna inom förskolan. 2. Inom grundskolan rapporterar i stort sett samtliga skolor kränkningar om än i olika omfattning. Rutinerna förefaller fungera i stort även om enstaka skolor rapporterar få eller inga kränkningar. 4. Inom gymnasieskolorna rapporteras oerhört få kränkningar. Det är endast en skola som har rapporterat kränkningar till huvudmannen och det förefaller inte rimligt i en så stor verksamhet. Det föreligger en risk att rutinerna inte efterlevs och därför bör dessa gås igenom inom gymnasieskolan. Utbildningsinsats för administratörer Informationsinsats för skolledare och andra chefer inom bildningsförvaltningen Översyn av blanketten och ev. förenkling Skapa rutiner för årlig sammanställning på enhetsnivå Genomgång av rutinerna inom förskolan Genomgång av rutinerna inom gymnasieskolan 6

7 Värdehandlingar Busskort- följs upprättade rutiner kring hantering av busskort Ekonom Resultat: Kontroll visar att upprättade rutiner följs. Uppdatera befintliga rutiner gällande busskort Presentera uppdaterade rutiner på Lärknuten och hemsidan Debitering 1-1 datorer - följs upprättade rutiner kring debitering av försvunnen utrustning Ekonom Resultat: Under året har personliga digitala verktyg delats ut till alla elever i åk 1-9. Fokus har under året legat på att upprätta hållbara rutiner kring debitering som ska omfatta eleverna i åk 1-9. Se över om det finns behov av att upprätta gemensamma rutiner för hantering av förlorad utrustning (1:1) Kompletterande frågor skickas till berörda rektorer När det gäller gymnasieskolan är bedömningen att upprättade rutiner följs. Rutindokument Följs upprättade rutiner kring områdesråd och programråd Handläggare Resultat: Riktlinjerna för områdesråd reviderades i maj 2016, bildningsnämndens beslut 21. Kontroll visar att det inte finns någon enhetlighet i hur protokollen utformas. Översyn av formen för områdesråd och programråd Uppdatera rutinerna för områdesråd och programråd Skapa en mall för protokoll 7

8 Finns upprättade/uppdaterade likabehandlingsplaner på alla skolenheter Handläggare Resultat: Kontroll har skett av samtliga förskole- och skolenheter. Av kommunens 19 skolenheter har tio stycken en aktuell likabehandlingplan på skolan webbsida. Sju skolenheter har en likabehandlingsplan på sin webbsida som avser läsåret 2015/16 och resterande två har ingen likabehandlingsplan alls på sin webbsida eller en äldre version. Av kommunens 25 förskolor har har sju stycken en aktuell likabehandlingplan på förskolans webbsida. Tio förskolenheter har en likabehandlingsplan på sin webbsida som avser läsåret 2015/16 och resterande sju har ingen likabehandlingsplan alls på sin webbsida eller en äldre version. Ytterligare uppmaningar till berörda rektorer och förskolechefer att uppdatera planerna 8