Barn- och ungdomsnämndens svar på revisorernas årliga granskning för år 2011

Transkript

1 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Revisorerna i Handläggare: Cecilia Knutsson Ann-Britt Johansson Direktnr: Beteckning: BUN Barn- och ungdomsnämndens svar på revisorernas årliga granskning för år 2011 Ärendebeskrivning Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all verksamhet granskas årligen. Som en del i den årliga granskningen önskar revisorerna skriftligt svar senast 20 december. Under våren 2011 kom skolinspektionens tillsynsrapport, som var en omfattande tillsyn, varav flera rör samma frågeområde som revisorerna har ställt i sina frågor i den årliga granskningen. Eftersom så är fallet, bifogas svar till Skolinspektionen denna granskning. Genom att granska denna dokumentation får revisorerna svar på de flera av frågorna som kan komplettera detta svar. Förvaltningen har tagit fram följande svar på revisorernas frågor. Frågor till Barn- och ungdomsnämnden Beskriv arbetet med implementeringarna av nya styrmodellen Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott och presidium har varit med i processen att ta fram ny styrmodell och ny kvalitetsstruktur i enlighet med nya skollagen, sedan hösten Det har varit två centrala styrmodellsdagar/workshops som kommunledningskontoret har organiserat, där politiker och tjänstemän har varit med. Barn- och ungdomsnämnden har haft en genomgång av förslag till den nya styrmodellen av tjänstemän på kommunledningskontoret. Ledningsgruppen har gått igenom styrmodellen, och denna har legat till grund för den nya kvalitetsstruktur som förvaltningen håller på och ta fram. Detta då huvudmannen numera har större frihet att själv bygga upp sitt eget kvalitetssystem. Vilket har gjort att det för rektorerna inte har varit två processer utan en helhet. Under hösten 2010 och under hela 2011 har förvaltningsledningen och rektorerna arbetat med nya styrmodellen och den nya kvalitetsstrukturen på flera skolledardagar Diskussioner har förts på presidium, arbetsutskott och barn- och ungdomsnämnden om åtaganden. Förvaltningen har parallellt med implementeringen av nya styrmodellen arbetat med att ta fram den nya kvalitetsstrukturen. Detta eftersom nya skollagen ger nya förutsättningar för huvudmannen att bygga upp en egen ny Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 7 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

2 struktur. Arbetet har varit processinriktat och kommer att fortsätta att vara processinriktat. Barn- och ungdomsnämnden kommer att fatta beslut om den nya kvalitetsstrukturen i januari På vilket sätt säkerställer nämnden att internkontrollplanerna utformas utifrån en risk- och väsentlighetsanalys Barn och ungdoms Internkontrollplan innehåller - vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp - omfattning på uppföljningen (frekvensen) - vem som ansvarar för att utföra uppföljningen - till vem uppföljningen ska rapporteras - när rapportering ska ske genomförd riskbedömning. Barn och ungdomsnämnden har för år 2011 beslutat två utvecklingsområden, ur Strategisk utvecklingsplan, där internkontroll ska utföras under Detta för att kunna klarlägga att uppsatta mål uppnås genom att beslutade åtgärder genomförs enligt plan. verksamhet har uppdrag med åtgärder tagits fram i strategisk utvecklingsplan. Dessa åtgärder har risk- och väsentlighetsbedömts utifrån en matris med skalan Matris och förklaring till denna bifogas ärendet BUN Risk- och väsentlighetsanalys är utförd, i samsyn med ekonom med intern kontrollansvar, av de tjänstemän som är ansvariga för de olika kontrollmomenten. Genom att den nya styrmodellen och den nya kvalitetsstrukturen har tagits fram, kommer internkontrollen att förändras. Internkontrollen ska ingå som en del i analysarbetet och risk- och väsentlighetsbedömas. Förvaltningen kommer att ta fram förslag på kärnprocesser som kan ingå i internkontrollen, de gäller t ex kunskapsuppföljning, måluppfyllelse, utformning av likabehandlingsplaner, ogiltig frånvaro, delegationsbeslut, upprättande av åtgärdsprogram etc. Detta arbete pågår för närvarande. På vilket sätt arbetar nämnden med att anpassa verksamheterna utifrån de förändringar som skett i skollagen? Sedan hösten 2010 har förvaltningen arbetat med att göra förändringar utifrån nya skollagen. Detta arbete pågår sedan dess och kommer att fortsätta då det kommer att komma ny rättspraxis och tolkningar som kan behövas för att förtydliga vad den nya skollagen innebär. Nya befattningar och begrepp har införts, flera nya rutiner, blanketter och ny delegationsförteckning har tagits fram. Likaså har rutiner och blanketter reviderats. Omförhandling av titulatur av tjänster såsom förskolechef och rektor tillika förskolechef har genomförts. Barn- och ungdomsnämnden har fattat beslut om att öka antalet lärverktyg i förskola och skola. Detta innebär att alla elever i skolår 7-9 ska få en egen dator, detta infasas för närvarande. Antalet lärverktyg i f-5 ska öka, samt att förskolan ska få fler lärverktyg och tillgång till I-pads.

3 Kompetensutveckling har fokuserat på de nya styrdokumenten, vad de innebär för de olika verksamheterna, samt utveckla nya arbetssätt och utveckla betyg och bedömningsarbete. Ny kvalitetsstruktur håller på och tas fram och kunskapsutveckling och uppföljning kommer att ske på ett annat sätt än tidigare. Ett nytt system digitalt stöd för kunskapsuppföljningen kommer att införas under Behörighetsinventering av pedagogisk personal har gjorts och kommer att ligga till grund för fortsatt kompetensutveckling, samt även ligga till grund för personalplanering. Det finns personal som kommer att förflyttas och personal som kommer att få fler arbetsställen, utifrån de behörighetsregler som gäller. Detta arbete pågår och kommer att fortsätta under hela perioden. Något som också kommer att innebära organisatoriska förändringar för hur arbetslag arbetar. Hur gör det med förskoleutbyggnaden och målet kring att det inte ska vara längre kö än fyra månader till förskolan? Under våren 2011 var det ett antal barn (ca st) som inte kunde erbjudas förskoleplats inom 4 månader. Från augusti till november har alla fått en plats inom lagstadgad tid. I december finns det ett antal barn som antagligen inte kommer att kunna erbjudas plats inom 4 månader. Det kan röra sig om ca 10 st. Förvaltningen arbetar med både permanenta och tillfälliga lösningar för att nå balans i tillgång och efterfrågan på förskoleplatser. Det finns en tillfällig lokal som förvaltningen har haft verksamhet i under vårterminen 2011, som var öppen tre månader för akuta placeringar. För att kunna tillgodose topparna under vårterminen har förvaltningen börjat planera för en viss överkapacitet. Detta för att få bättre stabilitet på tillgång och efterfrågan. Det som gör planeringen komplicerad är att inflyttningen i kommunen är svår att beräkna. Hur många barn flyttar in och hur många vill ha en barnomsorgsplats? Var i kommunen vill de ha plats? Vid vilken ålder vill föräldrar placera sitt/sina barn. Det blir stor skillnad i efterfrågan på platser om många vill placera sina barn redan vid ett års ålder mot att man väntar tills barnet är mån. Under 2011 har följande avdelningar öppnats: Två nya avdelningar i Noltorpsskolan från jan -11 (permanenta) Två nya avdelningar i Alingsås Parken från augusti -11 (tillfälliga paviljonger) En ny avdelning i Ingareds nya förskola som tas i bruk jan-12 (permanent) Två nya avdelningar vid Nolbyskolan som tas i bruk jan-12 (permanenta) Inför 2012: Förvaltningen är inte säker på att klara 4-månadersgränsen under våren, men försöker planera för att få så många platser som möjligt. Inför höstterminen brukar förvaltningen klara alla önskemål. En viss förtätning inom befintlig verksamhet brukar också gå att genomföra i slutet av vårterminen. Följande utökningar planeras under 2012: Den tillfälliga lokalen på Bananstigen (Gläntan) öppnas redan i mitten av januari och ha öppet fram till sommaren. En avdelning vid Stockens förskola, tas i bruk mars-12 (tillfällig paviljong)

4 Utbyggnad med en avdelning vid Stockslycke förskola att tas i bruk vintern 12/13 (permanent). Här planeras sedan för ytterligare utbyggnad med en eller två avdelningar till permanent. En ny förskola planeras i V:a Bodarna som beräknas stå klar augusti -12 och då är det utökning med en avdelning. I Långared kommer Albert Hallstyrelsen att bygga en förskola med två avdelningar (permanent) i anslutning till idrottshallen. Dessa lokaler kommer att hyras och detta blir en utökning med en avdelning. En utökning med en förskoleavdelning i St Mellby skola, ht-12. Beskriv nämndens möjligheter att påverka anpassningar av hyrda lokaler. Arbetet med att göra anpassningar av hyrda lokaler fungerar bra tillsammans med vårt fastighetsbolag Fabs. Under de senaste två-tre åren har anpassningar gjorts i skollokaler, för att anpassa lokalerna även för förskoleverksamhet inom befintliga lokaler. Detta eftersom elevantalet är lägre än tidigare. Detta är åtgärder på olika lång sikt. Det förvaltningen försöker ha med i planeringen är att lokalerna ska kunna ställas om till skola igen när det behövs och att kostnaderna för detta inte ska bli för stora. I dagsläget finns det 13 avdelningar inom skolans byggnader, något som på flera håll har ersatt behov av tillfälliga paviljonger. Utöver detta genomförs också mindre anpassningar utifrån arbetsmiljö och verksamhetsbehov. När kraven och standarden höjs medför detta ett hyrestillägg. Nya myndighetskrav har kommit och detta medför anpassningar av befintliga lokaler. Gäller t ex krav på handikappanpassningar och tillgänglighet. Politiska beslut har också tagits som medför åtgärder inom befintliga byggnader t ex brandlarm i alla våra lokaler. Detta arbete har slutförts under 2011 och medfört en ökad hyreskostnad på drygt 2 miljoner kr/år. Under 2011 har förvaltningen efter beslut i barn- och ungdomsnämnden startat upp arbete med att få miljöstationer på alla enheter. Detta blir också en betydande hyreshöjning. Ett arbete med att inventera jordfelsbrytare och installera detta där det saknas har också startats under För planeringen av dessa olika åtgärder har biträdande förvaltningschef och controller regelbundna möten med Fabs. Vårt samarbete med Fabs har utvecklats och förvaltningen har idag en mycket bra dialog med bolaget där de verkligen försöker tillgodose våra behov av förändringar och förbättringar. Nya hyresavtal kommer att tecknas inför 2013 där den faktiska hyran för varje objekt ska synas och det kommer att underlätta vår planering och ge ett bättre beslutsunderlag för framtida åtgärder. På vilket sätt säkerställer nämnden att barn i behov av särskilt stöd får det stöd de behöver? Barn- och ungdomsnämnden har ett resursfördelningssystem som bygger på en barn- och elevpeng. I barn- och elevpengen finns allmänna stödresurser för undervisning och omsorg. Utöver det finns det resurser avsatta utifrån

5 socioekonomiska faktorer, samt barn i behov av särskilt stöd. Detta gäller särskilda medel för läsa/skriva åk 1-3, tilläggsbelopp, medel till riktat stöd hemmaplanslösningar, medel till resursenheter, medel till individintegrerade grundsärskolelever, grundsärskolan och grundsärskolans fritidsverksamhet, medel till modersmål i förskola och skola, medel till förberedelseklass, medel till undervisning i svenska som andraspråk. För barn i behov av särskilt stöd finns tilläggsbelopp att söka både av fristående skolor och kommunala grundskolor. Detta ska dock vara behov av särskilt stöd utöver undervisning. Åtgärdsprogram upprättas för barn i behov av särskilt stöd och elevhälsan arbetar aktivt med att tillsammans med barnets lärare stödja eleven. Utvecklingsenheten arbetar med stödresurser såsom elevhälsa, resursenheter och elevassistenter. I elevhälsan finns skolsköterskor, specialpedagoger, kuratorer och skolsköterskor. Ärendegång sker utifrån skollagens bestämmelser. Specialanpassning av läromedel och datatek finns att tillgå. Likaså kan arbetslag få kompetensutveckling och handledning. Under förra året arbetade BUS-nämnderna (Barn och unga i samverkan, här ingår socialnämnden, utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden utöver barnoch ungdomsnämnden) med ett projekt ogiltig elevfrånvaro och hur vi tillsammans arbetar med att öka närvaron hos de elever som är både kort och långtidsfrånvarande. Detta arbete fortsätter. Elevhälsans uppdrag i nya skollagen är att arbeta förebyggande och arbete pågår med att se över elevhälsans uppdrag och arbetssätt. EU-projektet Lust att lära omfattar insatser för att öka personalens kompetens att möta barn- och elever, så att deras lust att lära ökar. Det handlar om inkludering, bemötande, samt hur organisationen kan arbeta med att vara en lärande organisation och använda de kompetenser som finns i organisationen på bästa sätt. Det är elevassistenter, samtalsledare, rektorer och förvaltningsledning ca 290 personer, som omfattas av projektet som löper Beskriv de tre viktigaste frågorna som nämnden har arbetat med Att svara upp på Skolinspektionens tillsyn och åtgärda de brister som tillsynen visade. 2. Att arbeta med nya styrmodellen och samtidigt arbeta fram en ny kvalitétsstruktur i enlighet med nya skollagen. 3. Att skapa förutsättningar för att fasa in 1-1 skolår Att arbeta för att bli en framgångsrik skolkommun och arbeta för att skapa framtidens skola. 5. Att bygga ut förskolan i den takt som krävs för att få full behovstäckning av förskoleplatser förskolan

6 Vad anser nämnden vara de främsta utmaningarna inför Att fortstätta implementera ny styrmodell och kvalitétsstruktur. 2. Att arbeta för att bli en framgångsrik skolkommun och arbeta för att skapa framtidens skola. 3. Fortsätta att arbeta med att införa Att bygga ut förskolan i den takt som krävs för att få full behovstäckning. Cecilia Knutsson Förvaltningschef