Uppföljning internkontroll (Bildningsnämnden)

Transkript

1 Bildningsnämndens handling Uppföljning internkontroll - (Bildningsnämnden) Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Bidragshantering AMS-bidrag kontroll att alla bidrag som är beviljade återsöks Ekonomiadministratör Datum för kontroll: aug Resultat: Kontrollen visar inte på att några skolenheter missat att söka bidrag från AMS som de varit berättigade till. Diskussion med kommunens övriga ekonomer gällande tillvägagångssätt på andra förvaltningar Avslutad, enligt plan Dock är kontrollen svåra att göra då vi inte kan få ut någon lista på alla bidragsberättigade personer. Statsbidrag och ersättningar rörande asylsökande Ekonomiadministratör Datum för kontroll: Dec Resultat: Alla ansökningar till Migrationsverket avseende asylsökande barn och ungdomar sker via interkulturella enheten. Under året har kontroll skett av de ansökningar som skickats till migrationsverket via interkulturella enheten. Sökning i verksamhetssystemet har gjorts för att få ut samtliga barn och ungdomar som vid ansökningstillfället var asylsökande. Dessa barn har kontrollerats mot ansökningen och i samtliga fall har det visat sig att ansökan skett för alla bidrgsberättigade barn och ungdomar. Delegationsordning Kontroll att anmälan av delegationsbeslut Nämndsekreterare Datum för kontroll: Dec Utbildningsinsats för

2 sker på rätt sätt. Resultat: Under året har revidering av bildningsförvaltningens delegationsordning skett. I samband med det har information om den nya delegationsordningen lämnats till berörda personer. Årets kontroll visar att reglebunden rapportering sker från flera av gymnasieskolorna. Från grundskolorna sker rapportering mer sällan och främst i form av incidentrapporter. Från några grundskolor sker aldrig någon rapportering och detta tyder på att anmälan av delegationsbeslut inte sker på rätt sätt. administratörer Fattas beslut av rätt person enl. upprättad delegationsordning. Nämndsekreterare Resultat: Se föregående kontroll. Verksamhetssystem Registervård kontroll aktuella adressuppgifter finns i systemet. Kontrollen omfattar enbart personer med tillfälliga personnummer och samordningsnummer. Handläggare förskoleadministration Resultat: Granskningen avser kontroll av adressuppgifter och omfattar enbart personer med tillfälliga personnummer och samordningsnummer i databasen Extens. Granskningen görs en gång i månaden.

3 För rapporteringen av registervård finns en särskild rapport framtagen. Den omfattar alla avvikelser som avser personer med tillfälliga personnummer och/eller samordningsnummer. Även månadsvisa granskningar avseende inoch utflyttningar från kommunen görs i samråd med RSV. Verksamheten har även tillgång till Navet, ett system med direktkoppling till RSV, vilket innebär att alla förändringar i uppgifter, förutom uppgifter om personer med tillfälliga personnummer och samordningsnummer, sker dagligen. Debitering för barn från annan kommun finns avtal upprättade med den kommun där barnet är folkbokfört och sker debitering enligt avtal. Ekonomiadministratör centralt Resultat: Samtliga barn med plats i förskola eller skolgång i Katrineholms kommun ska finnas registrerade i bildningsförvaltningens verksamhetssystem Extens. Vid debitering tas uppgifter om barnen/eleverna fram ur systemet och kontroll sker av att avtal finns upprättat med barnets el. elevens folkbokföringskommun. I några fall har kontroll visat på att avtal saknas.

4 Avgiftsdebitering - kontroll av inkomstuppgifter och sysselsättning Handläggare förskoleadministration Resultat: Granskningen visar att rutiner för avgiftsdebitering fungerar bra. Sedan januari görs granskning, i form av stickprov, på de av brukarna inlämnade uppgifter så som inkomstuppgifter och sysselsättning. Denna granskning görs en gång per år. Dokumenthanteringsplan Kontroll att uppdaterad version finns. Registrator centralt Resultat: Pga. tidsbrist har dokumenthanteringsplanen inte uppdaterats under året. Gå igenom och uppdatera bildningsförvaltningens dokumenthanteringsplan. Hantering av personuppgifter Följs PUL vid elektronisk hanteringen av personuppgifter? PUL-ombud Resultat: Granskningen avser kontroll av elektronisk hantering av personuppgifter och omfattar alla databaser och system, så långt som PuL-ombud har tillgång till, som hanterar personuppgifter som behandlas av anställda på Bildningsförvaltningen. Förankning av rutiner för hantering av personuppgifter hos användare Översyn av antalet användare i Extens Kontroll har gjorts av bl.a. Extens, Lärknuten, skolornas webbplatser,

5 uppladdade dokument och PMO. Kontrollen visar att hantering av personuppgifter i några av systemen inte sker i enlighet med Datainspektionens allmänna råd trots upprättade rutiner för alla kontrollerade system. Avvikelserapportering Klagomålshantering sker rapportering enligt upprättade rutiner. Verksamhetschef Resultat: Rutiner finns för hur klagomål ska hanteras på övergripande nivå. Det finns också en tydlig gränsdragning när klagomål som ska hanteras centralt och när klagomål som ska hanteras på enheterna. Klagomål som rapporteras till förvaltningskontoret sammanställs och rapporteras till kommunens informationskontor en gång per år. Ytterligare kontroll behöver göras av klagomålshanteringen på skolenheterna. Kontroll av klagomålshanteringen på skolenheterna Incidenthantering sker rapportering enl. upprättade rutiner. Verksamhetschef Resultat: De kontroller som gjorts under året visar att att incidentrapporter ofta lämnas in stötvis från områdena. Från skolenheternas sida finns en osäkerhet på vad som Utbildningsinsats för administratörer Informationsinsats för skolledare och andra chefer inom bildningsförvaltningen Avslutad, enligt plan

6 måste rapporteras in och vad som inte är att betrakta som incident. Vid allvarliga incidenter kontaktas förvaltningen per telefon. Rutinerna för incidentrapportering har setts över under året men kort tid med förtydligade rutiner gör att det inte kan bedömas om hanteringen förbättrats. Värdehandlingar Busskort- följs upprättade rutiner kring hantering av busskort Ekonom Resultat: Kontroll visar att rutiner finns upprättade men att det behöver göras vissa justeringar och tillägg i dessa. Uppgifterna behöver även ändras på hemsidan och i Lärknuten. Uppdatera befintliga rutiner gällande busskort Presentera uppdaterade rutiner på Lärknuten och hemsidan Debitering 1-1 datorer - följs upprättade rutiner kring debitering av försvunnen utrustning Ekonom Datum för kontroll: sep Resultat: Samtliga berörda rektorer har tillfrågats om skriftliga rutiner. Kontrollen visar att några skriftliga rutiner inte fuínns utan hanteringen regleras i avtalet mellan skola och elev. Avtalet skrivs under av eleven eller vårdnadshavaren om eleven är omyndig. I avtalet regleras vad eleven är ansvarig för och vad skolan är ansvarig för. Exempelvis är eleven/vårdnadshavaren ersättningsskyldig vid Se över om det finns behov av att upprätta gemensamma rutiner för hantering av förlorad utrustning (1:1)

7 förlust/skada som orsakats av oaktsamhet.