Missiv internkontrollplan 2018 delårsrapport 1 överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

Transkript

1 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (1) Socialförvaltningen Utveckling och ÖFNES/2017:124 Elin Lindh / Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Missiv internkontrollplan 2018 delårsrapport 1 överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Förslag till beslut Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs godkänner delårsrapport 1 för internkontrollplan Ärendebeskrivning Nämnden är ansvarig för att internkontrollen är tillräcklig för att säkra ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet som uppfyller lagar, föreskrifter och andra regler och riktlinjer. Internkontrollen ska också säkra tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Internkontrollplanen innehåller identifierade risker där bedömningen har gjorts att de behöver hanteras på något sätt. Hanteringen kan vara genom kontrollåtgärder, åtgärder för att sänka sannolikheten för att risken inträffar, eller kontrollmoment, att följa upp att befintliga åtgärder för att hantera risken fungerar. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan 2018 hanterar 21 risker. Planen omfattar 16 kontrollåtgärder, varav 12 hanteras via nämndens verksamhetsplan, och sju kontrollmoment. Fyra av de sju kontrollmomenten är gemensamma för hela Eskilstuna kommunkoncern. Under perioden januari till mars har ett kontrollmoment genomförts utan avvikelse men med två sidoobservationer. De kontrollåtgärder som hanteras genom nämndens verksamhetsplan redovisas i delårsrapporten för verksamhetsplan. Av övriga fyra kontrollåtgärder är en påbörjad. Rapport över kontrollåtgärder och kontrollmoment bifogas. SOCIALFÖRVALTNINGEN Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Delårsrapport internkontrollplan 2018 Fas: Uppföljning Internkontrollplan Delår Rapportperiod: Organisation: Överförmyndarnämnden SAMMANFATTNING Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan 2018 hanterar 21 risker. Planen omfattar 16 kontrollåtgärder, varav 12 hanteras via nämndens verksamhetsplan, och sju kontrollmoment. Fyra av de sju kontrollmomenten är gemensamma för hela Eskilstuna kommunkoncern. Under perioden januari till mars har ett kontrollmoment genomförts utan avvikelse men med två sidoobservationer. De kontrollåtgärder som hanteras genom nämndens verksamhetsplan redovisas i delårsrapporten för verksamhetsplan. Av övriga fyra kontrollåtgärder är en påbörjad. REDOVISNING Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att ställföreträdare inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt Policy/riktlinjer för beslut till nämndens sammanträde i januari 2018 Riktlinje för beslut är inte utarbetad och beslutad. Riktlinje planeras vara klar för beslut till nämndens sammanträde i maj :58 1

3 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Att ställföreträdare förordnas som inte är lämpliga p.g.a. de finns i Kronofogdens register eller har begått brott som skulle kunna innebära risker för hur de sköter sitt uppdrag som ställföreträdare. Det kan leda till att huvudmannen lider skada. 1 4 Förutsättningen för att ta kreditupplysningar ska utredas. Ej påbörjat Kontroll av att ställföreträdare kontrollerats mot kronofogdens register och brottsregistret vart tredje år. Genomgång tillsammans med administratör som sköter kontroll av begäran om registerutdrag. De listor som använts har granskats och stickprov har gjorts på att utdrag har kommit in. Resultat: De som blev ställföreträdare 2014 och som skulle kontrolleras 2017 var enligt utdrag ur verksamhetssystemet Wärna 58 st. Kontrollen visar att begäran om registerutdrag har skickats till kronofogdemyndigheten och polisen för alla personer på listan. Det gjordes stickprov på att utdrag kommit in för 10 personer. Ingen avvikelse. Det kontrollerades också om de som kontrollerats under 2011 hade kontrollerats igen under Enligt utdrag ur Wärna var det 15 ställföreträdare. Begäran om registerutdrag hade skickats till berörda myndigheter för alla 15. Det gjordes stickprov på att utdrag kommit in för 5 personer. Ingen avvikelse. Sidoobservation 1: Listan med personer som ska kontrolleras innehåller personnummer. Listan med personnummer sparas på server G i kommunens nätverk. Sidoobservation 2: Listan som används för att veta vilka ställföreträdare man ska begära utdrag för utgår från att man registrerat år för när registerutdrag hämtades in. Det är inte obligatoriskt att ange det i Wärna. Har man glömt att ange eller uppdatera det kommer ställföreträdaren inte med på listan med personer som ska kontrolleras. Det finns därför en risk att man missar att kontrollera ställföreträdare. Förslag är att göra det obligatoriskt i Wärna att lägga till datum för registerkontroll. En genomgång för att säkra upp att det finns år för registerkontroll registrerat på alla ställföreträdare borde dessutom göras som en engångsinsats. Åtgärd: Att personuppgifter sparas på server G kommer att åtgärdas före 25 maj, då den nya dataskyddsförordningen träder ikraft. Att göra det obligatoriskt i Wärna att lägga till datum för registerkontroll är med största sannolikhet in ekonomiskt eller tekniskt försvarbart. I samband med den nya dataskyddsförordningen krävs emellertid ändrade rutiner för att inhämta samtycke. Det blir därför nödvändigt att se över rutinerna för kontroll av de personer som finns föreslagna på den ansökan som lämnats till :58 2

4 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Tingsrätten. En engångsinsats för att säkerställa att samtliga nu aktuella ställföreträdare är kontrollerade och att datum för kontroll är noterat i Wärna kommer att genomföras. Risk för oordning i akterna vilket gör att handläggning inte sker på ett korrekt och rättssäkert sätt. 2 3 Uppdatering av rutiner för akthantering Ej påbörjat Att fördjupad granskning inte görs vilket gör att man inte upptäcker fel och huvudmannen lider skada. Rutin kommer att uppdateras Arbetet är inte påbörjat ännu Kontroll att fördjupad granskning har gjorts enligt riktlinje När ny rutin har tagits fram ska stickprov göras att rutinen har följts :58 3

5 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Att gode män för ensamkommande barn inte fullgör sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare vilket leder till att barnets behov vad gäller asylprocessen, skola, vård, berikande fritid, och ekonomi inte tillgodoses vilket är negativt för barnet. Kontroll att gode män lämnat redovisning av sitt uppdrag och att redovisningen innehåller det som uppdraget innefattar. Stickprov på redovisningens innehåll och hur den har granskats. Risk att ställföreträdare inte blir entledigade inom rimlig tid p.g.a. lång handläggningstid vilket kan leda till att huvudmannens intressen skadas Åtagande i VP om rekrytering och utbildning Status och kommentar finns i delårsrapport för verksamhetsplan Rapport av tid för entledigande kommer att ges under 2018 Rapport sammanställs av överförmyndarkontoret. Risken är att organisationen inte har anpassat sina arbetssätt och rutiner utifrån den nya dataskyddsförordningen. Chef ska gå utbildning. Samtlig personal ska därefter få information om den nya lagstiftningen. Översyn av behov av :58 4

6 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) eventuella åtgärder Kontaktperson har fått information om General Data Protection Regulation, GDPR. Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen. kommer att utarbetas av ansvariga. Risk för otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer inträffar i samband med exempelvis "enkla" upphandlingar, inköp, myndighetsbeslut, etableringar, byggnationer och rekryteringar. Detta kan leda till minskat förtroende för kommunen samt ekonomiska förluster. 0 0 Kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer. Stickprov utarbetas av ansvariga. Risken är att känslig information lämnas ut ur våra system vilket kan leda till skada för individer. 0 0 Kontroll av it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer. kommer att utarbetas av ansvariga. ER SOM HANTERAS GENOM VERKSAMHETSPLANEN Följande risker hanteras genom nämndens verksamhetsplan. Uppdaterad status och eventuella kommentarer finns i delårsrapporten för verksamhetsplan :58 5

7 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Att ensamkommande flyktingbarn inte får en tillförordnad god man tillräckligt snabbt vilket leder till att barnens behov och intressen inte tillvaratas Åtagande I VP om tid för förordnande av god man för ensamkommande barn. Redovisning av tid för förordnande via styrkort Att det inte finns ställföreträdare som kan åta sig uppdrag vilket leder till att personer lider skada. 3 3 Åtagande i VP om nya sätt att rekrytera ställföreträdare Att huvudmännen inte får sina behov och intressen tillgodosedda p.g.a. lång handläggningstid att förordna ställföreträdare Åtagande I VP om handläggningstid. Risk att vi begränsar tillgänglighet till service samt inte blir tillräckligt effektivitet om vi saknar digitala tjänster :58 6

8 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Åtagande i VP om digitala tjänster Att förmynderskap inte handläggs på ett korrekt sätt och tillräckligt snabbt vilket gör att barnets tillgångar inte förvaltas för barnets bästa utan barnet kan lida skada. Åtagande i VP att utveckla processen för handläggning av förmynderskapsärenden. Att ställföreträdare inte får arvode och övriga ersättningar inom rimlig tid pga lång handläggningstid vilket leder till missnöje och risk för att uppdraget utförs sämre eller att man begär sig entledigad. Det kan i sin tur leda till att huvudmannens intressen inte tillvaratas 3 3 Åtagande i VP om granskning av årsräkningar Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta Åtagande om granskning av årsräkningar i VP. Redovisning av granskningstider för årsräkningar via styrkort Risk att ställföreträdare inte säkerställer att huvudmannens tillgångar är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger en skälig avkastning :58 7

9 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (8) Åtagande om granskning av årsräkningar i VP. Risk att huvudman är utsatt för oegentligheter från sin ställföreträdare under längre tid än nödvändigt för att det tar lång tid innan årsräkningen granskas och eventuella felaktigheter upptäcks. Åtagande att årsräkningar som lämnats in i tid ska vara granskade senast 31 augusti Att huvudmän, ställföreträdare och anhöriga inte kan lämna synpunkter, få svar på frågor samt framföra önskemål för att de inte kommer i kontakt med överförmyndarkontoret vilket leder till att huvudmän kan bli lidande och ställföreträdare blir mindre motiverade att ta uppdrag. 3 3 Åtagande i VP om tillgänglighet och bemötande. Att ställföreträdare inte har tillräcklig kompetens för att förstå huvudmannens behov eller kompetens att tillvarata huvudmannens intressen vilket leder till att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt. Åtagande i VP om utbildning :58 8