Förslag till beslut KS/2017: /1. Kommunstyrelsen beslutar att. 1. lägga föreliggande rapporter till handlingarna.

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE 24:1 Stabsavdelningen KS/217: /1 Handläggare Cecilia Alm Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. lägga föreliggande rapporter till handlingarna. Beslutsunderlag Se bifogade rapporter. Cecilia Alm Kommunassistent/registrator

2 Risk- och väsentlighetsbedömning Nämnd Risk- och väsentlighetsbedömning Processer/rutiner som hamnar i det orange och röda fältet i matrisen ska med in i internkontrollplanen. Det är med största sannolikhet så att den/de processer/rutiner som hamnar i det röda fältet behöver åtgärdas direkt. Men processen/rutinen bör ändå inkluderas i internkontrollplanen för att kontrollera att åtgärderna fungerar. 24:2 Rutin/system Risk Sannolika fel som kan uppstå Sannolikhet (risk) 1-4 Konsekvens (väsentlighet) 1-4 Summa När du gör en risk- och väsentlighetsbedömning ska det dokumenteras i tabellen till vänster. De processer/rutiner som hamnar i gul kategorin bör hållas under uppsikt kan vara aktuella att ta med till nästa års kontrollplan. Dokumentera även motiven till valda processer/rutiner. Beslutsattester Svar på inkommen e- post Antal genomförda förbättringsåtgärder inom fritidsverksamheten Mål A1.3 Informationen på kontorets webbsida ska uppdateras vid händelse av förändring och den ska vara aktuell och lättillgänglig Mål A3.1 Antal planerade trygghetsåtgärder Mål C1.1 Andel medarbetare som är sjukskrivna Mål D1.1 Att attestreglementet eller riktlinjerna inte följs eller inte är aktuellt. Att beslutsattestanter inte känner till dessa styrdokument. Att medborgare som ställer frågor via e-post inte får svar Att fritidsenheten inte förbättrar sin verksamhet i enlighet med uppsatta mål om 12 genomförda förbättringsåtgärder Att informationen på webbsidan inte är uppdaterad, aktuell eller lättillgänglig, så att medborgare inte kan ta del av informationen Att stadsmiljöenheten (4 åtgärder), räddningstjänsten (5 åtgärder), måltidsenheten (2 åtgärder) och fritidsenheten (2 åtgärder) inte uppnår målen och att tryggheten för medborgarna därmed inte ökar Att målet om att frisknärvaron ska öka inte nås och att organisationen och dess medarbetare inte mår bra och därmed inte utvecklas i en positiv riktning Brister och avvikelser från aktuell internkontrollplan tas med i nästa års kontrollplan för att säkerställa att avvikelsen åtgärdats. Syfte med internkontrollen: Ändamålsenlig och kostandseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m Säkra tillgångar och hindra förluster Eliminera och upptäcka fel genom ständig förbättring Vad är väserntligt att ta med i internkontrollplanen: Det enklaste sättet är att ställa sig frågan; vilka fem till tio processer/rutiner får inte bli fel. Ett annat sätt är att utifrån ett antal grundkomponenter få fram relevanta processer/rutiner. Dessa komponenter kan vara: Nyheter i organisationen; arbetssätt, rutiner, IT-system med mera Revisionens granskningar Tillsynsmyndighetens granskningar Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamheter/systemen Omvärldsfaktorer Reglementen, policydokument, regler etcetera Aktuella rutinbeskrivningar

3 24:3 Tillbaka Internkontrollplan Nämnd Riskbedömning (ange rutin) Uppföljning av kunskapsmål Beskrivning av vad rutiner innebär och vilket regelverk som gäller idag Huvudmannen har enligt skolförordningens 9 kap. 19 a fr.o.m skyldighet att använda bedömningsstöd i årskurs 1 i ämnena svenska, svenska som andraspråk och matematik. I ett systematiskt kvalitetsarbete ingår att huvudmannen följer upp att bedömningsstöden används på skolenheterna och har rutiner för uppföljning av vad genomförandet har visat. Resultatuppföljningen kan vara underlag för åtgärder för att stärka elevernas kunskapsutveckling och att adekvat stöd sätts in vid behov. Uppföljningen görs under 218 på samtliga grundskolor Sannolika fel som kan uppstå Resultatuppföljning utförs inte i enlighet med förordningen Ingen risk Låg risk Medel Risk Hög risk Konsekvens

4 24:4

5 24:5

6 24:6

7 24:7

8 Överförmyndarnämnden Socialförvaltningen Överförmyndarkontoret :8 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Driftbudget 218 Överförmyndarnämndens kostnadsbudget är uppdelad i fem delar: - Nämnden - Drift av överförmyndarkontoret - Arvoden till gode män och förvaltare - Arvoden till gode män för ensamkommande barn som ännu inte fått uppehållstillstånd - Arvoden till gode män för ensamkommande barn som fått uppehållstillstånd Arvoden till förtroendevalda samt gode män och förvaltare finansieras av respektive kommun var för sig. Kostnader för arvoden till gode män för ensamkommande barn som ännu inte fått uppehållstillstånd finansieras av Migrationsverket. Arvoden till gode män för ensamkommande barn som fått uppehållstillstånd finansieras av socialnämnderna. Respektive kommun finansierar driften av överförmyndarkontoret i proportion till antalet invånare i respektive kommun. I det anslaget ingår även att finansiera till exempel utbildning för nämndens ledamöter och ersättare samt ersättning till god mansföreningarna enligt överenskommelse. För drift av överförmyndarkontoret har kommunerna sammanlagt anslagit 8,6 miljoner kronor, inkluderat en ökning av prisbasbelopp från 217 till 218 med ca 1,5 %. Dessa medel fördelas enligt följande: Nämndens utbildning 4 Bidrag till föreningar, kommunalförbund mfl 6 Summa 1 Löner ordinarie PO-pålägg, anställda Lokal- och bostadshyror 532 Böcker, tidningar, elektronisk media 3 Trycksaker 5 Telekommunikation, fast 7 Porto 15 Resor inom Sverige, ej lokalt 15 Hotell och logi inom Sverige 15

9 Administrativa tjänster Övriga främmande tjänster 4 Konferenspaket 5 Avgifter för kurser 85 IT program löpande licenser 245 Avskrivningar på maskiner och inventarier 8 Internräntekostnad på anläggningstillgångar 1 6 Summa :9

10 (18) ÖFNES/217: 17 24:1 Överförmyndarnämnden Eskilstuna och Strängnäs verksamhetsplan 218

11 24:11 Verksamhetsplan 218 Rapportperiod: Organisation: Överförmyndarnämnden Sammanfattning Eskilstuna och Strängnäs har sedan 215 en gemensam överförmyndarnämnd. Eskilstuna kommun är huvudman och värdkommun för den gemensamma nämnden, som ingår i Eskilstuna kommuns organisation. Överförmyndarnämnden är en myndighet med uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare (ställföreträdare). Utöver det ska nämnden bland annat yttra sig till tingsrätten och i vissa fall genomföra utredningar på anmodan av tingsrätten. Nämnden ska även informera om verksamheten, rekrytera gode män och förvaltare samt erbjuda dem utbildning. Det har hög prioritet att nämndens handläggning är rättssäker och effektiv. Den gemensamma nämndens verksamhetsplan med åtaganden och budget för 218 utgår från de mål och områden samt åttaganden som kommunfullmäktige i Eskilstuna respektive Strängnäs fastställt. I egenskap av värdkommun är det Eskilstuna kommuns styrsystem och den modell för verksamhetsplaner som används för den gemensamma överförmyndarnämndens plan. Regeringen beslutade i mars 217 att införa ett nytt ersättningssystem för mottagandet av ensamkommande barn och unga. Beslutet innebär bland annat att kommunerna från och med 1 januari 218 inte kommer att ersättas för arvodeskostnader för gode män för ensamkommande barn som anvisades före 1 juli 217 och som inte fått sin asylansökan prövad. Det riskerar att leda till att de kommunala kostnaderna för verksamheten ökar. I takt med att befolkningen i såväl Eskilstuna som Strängnäs ökar är det också fler som har behov av god man eller förvaltare. Det visar sig bland annat i ett ökat antal ansökningar och anmälningar samt fler årsräkningar och redogörelser. Nämnden har färre aktiva ställföreträdarskap den sista augusti 217 jämfört med den sista december 216. Det beror på att antalet ensamkommande barn med god man är färre eftersom många av det stora antal barn som kom hösten 215 fyllt 18 år under 217. Den längre trenden är dock ett ökat antal ställföreträdarskap. Den 31 december 216 fanns 399 ensamkommande barn i Eskilstuna och Strängnäs som hade god man. Vid årsskiftet 217/218 beräknas cirka 22 ensamkommande barn ha god man, varav ett 8-tal i avvaktan på att en skärskild förordnad vårdnadshavare ska utses. Till årsskiftet 218/219 är uppskattningen att cirka 1 ensamkommande barn med god man bor i Eskilstuna och Strängnäs. I samarbete med Mälardalens högskola har nämnden påbörjat ett arbete att ta fram metoder för att genomföra brukarundersökningar bland vuxna huvudmän. I september genomfördes en enkätundersökning bland ställföreträdare. Resultatet från den ligger till grund för att utveckla verksamhetens tillgänglighet och service. Överförmyndarnämndens uppdrag ligger till stor del inom arbetet med social uthållighet. Genom sin verksamhet bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa behov, såsom ensamkommande barn, vuxna med funktionsnedsättning samt vuxna psykisk ohälsa. För att öka den sociala uthålligheten i sitt dagliga arbete använder nämnden metoder för insyn, dialog :16 2

12 24:12 och inflytande och har en god samverkan med frivilligkrafter relaterade till nämndens verksamhet. Verksamhetens förutsättningar Eskilstuna och Strängnäs har sedan 215 en gemensam överförmyndarnämnd. Eskilstuna kommun är huvudman och värdkommun för den gemensamma nämnden, som ingår i Eskilstuna kommuns organisation. Enligt det avtal som reglerar samverkan om den gemensamma nämnden ska Eskilstuna kommun årligen upprätta och fastställa budget i samråd med Strängnäs kommun. Innan budgeten fastställs av Eskilstuna kommun ska kommunstyrelsen i Strängnäs kommun godkänna förslaget. I förslaget till budget ska verksamhetens mål, omfattning, inriktning, kvalitet och kostnader specificeras. Eskilstuna kommun har fastställt fem strategiska mål som ska gälla för mandatperioden Attraktiv stad och landsbygd, Ekologisk uthållighet Höjd utbildningsnivå Fler jobb och Social uthållighet. Kommunfullmäktige i Strängnäs har beslutat om fem gemensamma områden för kommunens arbete - Samhälle, Utbildning, Vård och omsorg, Medarbetare samt Ekonomi. Till varje område har respektive kommunfullmäktige fastställt övergripande mål. Den gemensamma överförmyndarnämndens verksamhetsplan med åtaganden och budget för 218 utgår från de mål och områden samt åttaganden som kommunfullmäktige i Eskilstuna respektive Strängnäs fastställt. I egenskap av värdkommun är det Eskilstuna kommuns styrsystem och den modell för verksamhetsplaner som används för den gemensamma överförmyndarnämndens plan. Omvärld Överförmyndarnämnden är en myndighet med uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare (ställföreträdare). Utöver det ska nämnden bland annat yttra sig till tingsrätten och i vissa fall genomföra utredningar på anmodan av tingsrätten. Nämnden ska även informera om verksamheten, rekrytera gode män och förvaltare samt erbjuda dem utbildning. Det har hög prioritet att nämndens handläggning är rättssäker och effektiv. Enligt de länsstyrelser som har riksdagens ansvar för tillsyn av överförmyndares och överförmyndarnämnders verksamhet är årsräkningar och sluträkningar överförmyndares/överförmyndarnämnders viktigaste instrument för tillsyn av ställföreträdare ( Redovisning av uppdraget till länsstyrelserna att förbättra tillsynen över och stödet till överförmyndarna ). Omfattningen av och förutsättningarna för överförmyndarnämndens verksamhet styrs till helt avgörande delar av omvärldsfaktorer såsom riksdagsbeslut och andra myndigheters beslut (framförallt domstolsbeslut), den demografiska utvecklingen samt av hur många ensamkommande barn som söker sig till Sverige. Utöver det har de värderingar som gäller i samhället stor betydelse för allmänhetens förväntningar på verksamheten. Nämnden konstaterar att det finns behov av ökad kunskap om godmanskap och överförmyndarverksamheten. Regeringen beslutade i mars 217 att införa ett nytt ersättningssystem för mottagandet av ensamkommande barn och unga. Det nya systemet gäller från den första juli 217. Regelverket innebär att ersättningen i huvudsak är baserad på schabloner. Det finns en begränsning för hur mycket kommunerna får i ersättning från staten. Bland annat infördes en schablon på 52 kronor per asylsökande barn för att täcka kommunens kostnader för arvoden till gode män och tolkar, socialtjänstens kostnader för utredningar samt transportkostnader. Det är en halvering av :16 3

13 24:13 ersättningen jämfört med tidigare. Nämnden beslutade därför i juni om nya arvodesregler för förordnande som god man för ensamkommande barn som beslutats från och med 1 juli 217. Övergångsbestämmelserna för det nya ersättningssystemet innebär att kommunerna före 31 december i år kan återsöka arvodeskostnader för de förordnande som beslutats före 1 juli. Om barnet inte fått sin asylansökan prövad före den 1 januari 218 och förordnandet därför fortsätter att gälla får kommunerna ingen ersättning för sina kostnader för gode män. Som en konsekvens av detta beslutade nämnden i november om nya arvodesregler för samtliga gode män för ensamkommande barn. De nya reglerna är desamma som de som gäller för förordnanden beslutade från och med 1 juli i år. Regeringen föreslår ändringar i lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande med flera som innebär att en kommun som har anvisats att ta emot ett ensamkommande barn ska få placera barnet i ett boende i en annan kommun endast om kommunerna har ingått en särskild överenskommelse om placering, placeringen sker med stöd av lagen (199:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga eller med stöd av socialtjänstlagen (21:453) i fråga om barn med motsvarande vårdbehov, eller det finns synnerliga skäl och en länsstyrelse godkänner placeringen. Lagändringarna föreslås träda i kraft den 1 maj 218 och innebär troligtvis att färre barn som anvisats till andra kommuner kommer att bo i Eskilstuna och Strängnäs. Den ökade mediala bevakningen av överförmyndarverksamheten har medfört ökade krav och förväntningar på förändringar och förnyelse av verksamheten och dess förutsättningar. Riksrevisionen genomför på regeringens uppdrag en granskning av om staten skapat förutsättningar för kommunerna att utforma ett fungerande system för gode män och förvaltare. Syftet med granskningen är att bedöma om staten säkerställer att överförmyndarverksamheten bedrivs rättssäkert och effektivt. Granskningen ska svara på om de statliga insatserna och det rättsliga ramverket ger goda förutsättningar för överförmyndarna att både föreslå och att ge stöd åt ställföreträdare samt att utöva tillsyn över dem. Resultatet av granskningen kommer, enligt Riksrevisionens hemsida, att presenteras i en rapport med planerad publicering i december 217. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) begärde i april 217 en översyn av reglerna om överförmyndare, gode män och förvaltare. SKL anser att regeringen snarast bör tillsätta en utredning med uppdrag att utforma en ny lagstiftning som på ett rättssäkert sätt svarar mot dagens behov och förutsättningar. Organisationen uttrycker också i sin begäran att lagen om god man för ensamkommande barn bör ses över. Översynens inriktning bör vara att ensamkommande barn, istället för en god man, ska få en professionell företrädare utsedd. Länsstyrelserna framför i den tidigare nämnda rapporten att det finns behov av att anpassa och modernisera reglerna i föräldrabalken så att de bättre passar med dagens behov och för det digitala samhället. De anser bland annat att det finnas skäl att se över möjligheterna att professionalisera uppdraget som ställföreträdare. Enligt SVT avvisar emellertid ansvarig minister förslagen om professionalisering. Ministern ser istället tydliga fördelar med dagens system, där man är lokalt förankrad och tillgänglig utanför kontorstid för att stödja och hjälpa. Riksdagen beslutade i april 217 att införa en ny form av ställföreträdarskap för vuxna i form av framtidsfullmakter. Behovet av hjälp ökar med allt fler äldre i befolkningen. Framtidsfullmakter :16 4

14 24:14 är tänkt att fungera som ett alternativ till god man och förvaltare och ett komplement till vanliga fullmakter. Framtidsfullmakten ska öka individens självbestämmanderätt över vem som i framtiden, vid eventuell sjukdom, ska kunna ta hand om fullmaktsgivarens personliga eller ekonomiska angelägenheter när denne inte längre kan det själv. I förslaget ingår också behörighetsregler för anhöriga till personer som inte längre kan ha hand om sina ekonomiska angelägenheter vilket skapar en rättslig ram för sådana vardagliga ekonomiska- och rättshandlingar som många anhöriga redan i dag utför. Lagen om framtidsfullmakter och anhörigbehörighet gäller från den 1 juli 217. Införandet av framtidsfullmakter har ingen omedelbar påverkan på antalet ställföreträdarskap men kan eventuellt på lång sikt innebära ett minskat behov av gode män. Däremot påverkar beslutet om den så kallade anhörigbehörigheten nämndens ställningstagande till ansökningar och anmälningar om behov av god man och förvaltare. I en del fall kan anhörigbehörigheten vara tillräcklig för att den det gäller ska få det stöd som behövs. Regeringen föreslår att Barnkonventionen ska bli lag den 1 januari 22. En sådan lag kommer medföra ännu tydligare barnrättsfokus. Tydliga barnkonsekvensanalyser kommer att bli nödvändiga, där det framgår att barnets bästa varit styrande. Det kommer medföra behov av ett antal förändringar i överförmyndarnämndens verksamhet. Inför införandet av en sådan lag behöver därför nämnden genomföra utbildningsinsatser för nämndens ledamöter och ersättare samt för medarbetare. Demografisk påverkan Både Eskilstuna och Strängnäs är tillväxtkommuner med allt fler invånare. Från 218 växer det demografiska trycket med mer än skatteunderlaget vilket i planeringsförutsättningarna beskrivs som en utmaning för kommunerna. Den 31 december 216 var sammanlagt personer folkbokförda i kommunerna, varav i Eskilstuna och i Strängnäs. Detta är en gemensam ökning på drygt en och en halv procent från den sista december 215. Ökningen är procentuellt ungefär lika stor i båda kommunerna. I prognoserna för de kommande åren beräknas invånarantalet öka med omkring en procent per år i båda kommunerna. Barn och unga upp till 19 år står för en stor del av ökningen, speciellt i Eskilstuna. Den demografiska utvecklingen visar också på en stadigt ökande andel äldre personer från 65 år och uppåt. I Strängnäs visar befolkningsprognosen att denna grupp förväntas öka med över två procent per år till och med 218. Befolkningstillväxten i sig innebär att fler individer kommer att vara i behov av ställföreträdare. Dessutom har antalet sjukskrivna på grund av psykisk ohälsa ökat kraftigt under de senaste åren. Det blir allt vanligare att vuxna får neuropsykiatriska diagnoser såsom ADHD. Den 31 augusti 217 var det invånare (exklusive ensamkommande barn) som hade en förmyndare, god man eller förvaltare. Det är en ökning med 12,7 % sedan den 31 december 215. Vid årsskiftet 216/217 uppgick huvudmännens sammanlagda inkomster till ,4 tkr och tillgångar ,6 tkr. Med tanke på att befolkningsökningen är särskilt stor bland äldre kommer med sannolikt en allt större andel av befolkningen ha behov av god man eller förvaltare framöver. Under hösten 215 ansökte fler än 35 ensamkommande barn om asyl i Sverige, av vilka 341 anvisades till Eskilstuna och 99 till Strängnäs. Under 216 kom det betydligt färre ensamkommande barn till Sverige, stycken, varav 28 barn anvisades till Eskilstuna och tio till Strängnäs. Migrationsverket bedömer i sin prognos att :16 5

15 24:15 ensamkommande kommer att söka asyl i Sverige under 217. Motsvarande prognos för 218 är barn. Huvudprognosen är 1 5 barn för både 217 och 218. För Eskilstuna och Strängnäs innebär dessa prognoser att sammanlagt mellan 15 och 22 ensamkommande barn kommer att anvisas till kommunerna per år. Samtidigt är det många av de barn som kom 215 som fyller 18 år 217 och 218. Den 31 december 216 fanns 399 ensamkommande barn i Eskilstuna och Strängnäs som hade god man. Vid årsskiftet 217/218 beräknas cirka 22 ensamkommande barn ha god man, varav ett 8-tal i avvaktan på att en särskild förordnad vårdnadshavare ska utses. Till årsskiftet 218/219 är uppskattningen att cirka 1 ensamkommande barn med god man bor i Eskilstuna och Strängnäs. I och med de skärpta asylreglerna och annan ny lagstiftning har uppdraget som god man för ensamkommande barn blivit mer komplicerat. Det har även inneburit att överförmyndarnämnden har betydligt fler och nya frågeställningar att hantera. När Migrationsverket beslutar att skriva upp åldern på en person som sökt asyl som barn gäller den gode mannens förordnande i enighet med lagstiftningen till dess beslutet vunnit laga kraft. Strängnäs kommuns planeringsförutsättningar beskriver att en ekonomi i balans är en grundförutsättning för att kunna möta den demografiska utvecklingen. Planeringsförutsättningarna för Eskilstuna kommuns framhåller att det med anledning av den demografiska utvecklingen och det demografiska läget står valet mellan höjda generella effektiviseringskrav och gemensamma effektiviseringsåtgärder kombinerat med aktiva nedprioriteringar. Inriktningen beskrivs som att nämnderna bidrar genom effektiviseringar som digitalisering och e-tjänster, nedprioritering av verksamhet, smarta samverkanslösningar, hårdare inköpsstyrning och stramare IT-/systemplattformar. Nämndens nuläge I takt med att befolkningen i både Eskilstuna och Strängnäs ökar är det också fler som har behov av förmyndare, god man eller förvaltare. Det visar sig bland annat i ett ökat antal ansökningar och anmälningar samt fler årsräkningar och redogörelser. Nämnden har dock färre aktiva ställföreträdarskap den sista augusti 217 jämfört med den sista december 216. Det beror på att antalet ensamkommande barn med god man är färre eftersom många fyller 18 år under 217. Antalet ensamkommande barn med god man beräknas att minska även under 218. Nämnden kommer därför att kunna förskjuta resurser från barn till vuxna och äldre. Överförmyndarnämnden har under 217 genomfört ett antal informations- och utbildningsinsatser om ställföreträdarskap. Intresseföreningarna för ställföreträdare planerar att i samarbete med nämnden genomföra vidareutbildningar. I samarbete med Mälardalens högskola kommer nämnden att ta fram metoder för brukarundersökningar bland vuxna huvudmän. I september genomfördes en enkätundersökning bland ställföreträdare. Resultatet från den kommer att ligga till grund för förbättring av tillgänglighet och service. Ekonomi och uppföljning görs enligt plan i Hypergene och arbetet med styrkort utvecklas. En e-tjänst för årsräkningar är i bruk och kan användas för att redovisa årsräkningar som avser 217. En översyn av samtliga rutiner för handläggning pågår. Överförmyndarverksamheten har totalt 12 tillsvidareanställda medarbetare exklusive chef. Trots en hög arbetsbelastning inom verksamheten är sjukfrånvaron låg. Flera medarbetare upplever dock en hög arbetstakt med risk för arbetsrelaterad utmattning. Insatser för att minska dessa görs i form av utökade personalresurser, överföring av arbetsuppgifter till Eskilstuna Direkt och förändringar i arbets- och ansvarsfördelningen :16 6

16 24:16 I delårsrapport redovisar nämnden ett överskott på 1 6 tkr. Den absoluta merparten av överskottet beror på att nämnden ligger efter med granskningar av årsräkningar och redogörelser och därmed med beslut om och utbetalning av arvoden till ställföreträdare för vuxna. Planering finns för att samtliga årsräkningar ska vara granskade före årsskiftet och arvoden därmed ska vara utbetalda. I och med det kommer nämnden ha ett ekonomiskt resultat som är i balans med budget. Regeringens beslut om att kommunerna från och med 1 januari 218 inte ska ersättas för arvodeskostnader för gode män för ensamkommande barn som anvisats före 1 juli 217 riskerar att leda till att de kommunala kostnader för verksamheten ökar. Inriktning på prioriteringar och omprioriteringar inför 218 Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen. Nämnden arbetar för att stärka folkhälsa och öka den upplevda tryggheten på ett individuellt plan för de huvudmän som bor i Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Nämnden skapar möjligheter för inflytande och utvecklar sitt arbete med god och jämställd service för en attraktiv stad och landsbygd. Gällande höjd utbildningsnivå och fler jobb är detta ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att gode män och förmyndare sköter sina uppdrag skapas bästa möjliga förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete. Överförmyndarnämndens uppdrag ligger till stor del inom arbete med social uthållighet. Arbete sker framför allt inom verksamhetsprocesserna att ge stöd och vård till barn och unga, vuxna samt äldre, skapa möjligheter till insyn, dialog och inflytande och genomföra granskning och tillsyn av verksamhet Nämndens uppgift är att utöva tillsyn över ställföreträdare med syftet att förhindra att barn och vuxna som inte själva kan tillvarata sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Genom detta arbete bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa insatser, såsom ensamkommande barn, vuxna med funktionsnedsättning samt vuxna med psykisk ohälsa. För att öka den sociala uthålligheten i sitt dagliga arbete använder nämnden metoder för insyn, dialog och inflytande och har en god samverkan med frivilligkrafter relaterade till nämndens verksamhet. För ekologisk uthållighet arbetar nämnden så miljösmart som möjligt, exempelvis genom att resa med tåg och att genomgå utbildningen Uppdrag miljösmart. Under andra halvåret 217 har nämnden inlett ett samarbete med Mälardalens högskola för att utveckla metoder som gör det möjligt att ta reda på vilka förväntningar huvudmännen har på sin ställföreträdare och hur de upplever det stöd de får. Under 218 kommer metoder att prövas. En konferens planeras till november 218, då resultatet av projektet kommer att presenteras. Nämndens åtagande för 217 att genomföra en jämställdhetsanalys och utifrån den skapa en handlingsplan med åtgärder flyttas fram till 218/219. Trots att inga modiga idéer lämnats under 217 har det pågått ett engagerat arbete för att utveckla verksamheten. Bland annat har en e-tjänst för att lämna årsräkningar och redogörelser tagits i drift i september. Ett annat exempel är det ovan nämnda samverkansprojektet med Mälardalens högskola, som kommer att genomföras under 218. Ytterligare ett exempel är nämndens ambition att under 218 att utveckla samverkan med andra verksamheter för att rekrytera gode män och förvaltare :16 7

17 24:17 För att överförmyndarnämnden ska kunna uppfylla sina åtaganden utifrån lagstiftning och verksamhetsplan har det tagits fram en vägledning för hur handläggarna ska prioritera mellan olika typer av handläggning. Arbetet med detta forsätter under 218. Nämnden har påbörjat en översyn av delegationsordningen. En utredning kommer att göras om förutsättningarna för att ta kreditupplysningar :16 8

18 24:18 Styrkort Hållbar utveckling Måluppfyllelse Trend Utfall jan-aug 217 Handläggningstid för anmälningar, utredningar och 13 9 yttranden föräldrabalken (dagar) Andel granskade årsräkningar och redovisningar (%) 65 1 Tid för granskning av sluträkningar (dagar) 5 3 Stöd och vård till barn och unga Tid för att förordna god man för ensamkommande barn (arbetsdagar) 13 7 Mål :16 9

19 24:19 Hållbar utveckling 1. Attraktiv stad och landsbygd PROCESSOMRÅDE Demokrati Insyn, delaktighet och jämlikt inflytande FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P1. Invånare som är nöjda med möjligheten till inflytande Utfall 216 Mål 217 Mål ÅRIGT ÅTAGANDE Verkställa de lokala handlingsplanerna i prioriterade stadsdelar i samverkan mellan kommunkoncernens verksamheter och civilsamhället. Arbetet hålls samman av trygghetskoordinator och ska främja trivsel och delaktighet samt förebygga social oro. (KS, alla nämnder, KFAST) P ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling Utfall 216 Mål 217 Mål ÅRIGT ÅTAGANDE Under 218 genomförs i samarbete med Mälardalens högskola ett försök med brukarundersökning bland vuxna huvudmän. Resultatet av brukarundersökningen ska användas för att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten. Tydlig ärende- och beslutsprocess FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P ska Nöjd politikerindex förbättras till 72 Utfall 216 Mål 217 Mål :16 1

20 24:2 3. Fler jobb PROCESSOMRÅDE Näringsliv och arbete 1-ÅRIGT ÅTAGANDE Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer, genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) 4. Social uthållighet PROCESSOMRÅDE Vård och sociala tjänster FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P26. Barn, unga och föräldrar som har kontakt med myndighetsutövning ska vara nöjda Utfall 216 Mål 217 Mål % 69% 1-ÅRIGT ÅTAGANDE Ensamkommande barn får en god man inom 7 arbetsdagar Under 218 kommer nämnden att se över och vid behov uppdatera riktlinjer och rutiner för förmynderskap. Vuxna och äldre FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P ska 85 % av brukarna vara nöjda med myndighetsutövningen Utfall 216 Mål 217 Mål % 85% 1-ÅRIGT ÅTAGANDE Anmälningar, utredningar och yttranden till tingsrätten handläggs inom 4 månader Demokrati HUVUDPROCESS Trygghet FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i. Utfall 216 Mål 217 Mål :16 11

21 24: :16 12

22 24:22 Effektiv organisation 6. Kvalitet PROCESSOMRÅDE Processkvalitet Överförmyndarnämndens tillsyn och handläggning ska vara rättsäker och effektiv. FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P4. Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sina verksamheter Utfall 216 Mål 217 Mål ÅRIGA ÅTAGANDEN Kompletta årsräkningar som har lämnats in i tid ska vara granskade senast 31 augusti Kompletta sluträkningar är granskade inom 3 dagar Nämnden ska under 218 besluta om en policy om antalet huvudmän per ställföreträdare Blivande ställföreträdare ska ha en godkänd utbildning för uppdraget. Nämnden kommer därför att tillhandahålla grundutbildning för den som vill åta sig förordnande som god man/förvaltare. Under 218 genomför nämnden en utbildning för ställföreträdare om hbtq-frågor. Nämnden erbjuder, i samverkan med god man-föreningarna, ställföreträdare vidareutbildning för uppdraget. Under 218 erbjuds utbildning inom neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och demenssjukdomar samt erbjuda ställföreträdare till ensamkommande barn utbildning i psykisk ohälsa och suicidprevention. P ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till 1 Utfall 216 Mål 217 Mål ÅRIGT ÅTAGANDE :16 13

23 24:23 Nämnden ska under 218 aktivt arbeta för att få idéer om nya sätt att rekrytera ställföreträdare i samarbete med andra funktioner i kommunen. Nämnden kommer att bjuda in till minst en workshop för att idégenerera. Metoder inom konceptet för Modiga idéer ska användas. P71. Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv. Utfall 216 Mål 217 Mål % 95% 1-ÅRIGA ÅTAGANDEN Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. (KS, alla nämnder och bolag) För att säkerställa att kommunen levererar jämställd service, ger ett jämställt bemötande och har en jämställd resursfördelning ska alla nämnder och bolag år 219 ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas ur jämställdhetsperspektiv. (KS, alla nämnder och bolag) P jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats Utfall 216 Mål 217 Mål 218 1% 1% P uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 1 % Utfall 216 Mål 217 Mål 218 5% 5% Tillgodose behovet av IT stöd FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P ska minst 6 % av ärenden komma in via e-tjänst - inom utvalda viktiga områden Utfall 216 Mål 217 Mål % 45% 1-ÅRIGA ÅTAGANDEN Vid utgången av 218 ska 5 % av gode män för ensamkommande barn använda e-tjänsten för redovisning och arvodesbegäran. För gode män enligt föräldrabalken 11:4 samt förvaltare är målet att 1 % använder e-tjänsten för redovisning av årsräkning och redogörelser för 217. För redovisning av årsräkningar och redogörelser för 218 är målet 5 % :16 14

24 24:24 Samtliga nämnder och bolag ska delta i arbetet med att omsätta det gemensamma programmet för "digital förnyelse" till handlingsplaner med årliga aktiviteter. Aktiviteterna ska stärka kommunens attraktivitet, våra tjänsters kvalitet och organisationens effektivitet. (KS, alla nämnder och bolag.) Kommunikation FYRAÅRIGA PROCESSMÅL P upplever 7 % nytta av internportalen Utfall 216 Utfall 217 Mål % 73 % 8 % P får 9 % svar på e-post inom 2 dagar Utfall 216 Utfall 217 Mål % 75 % P får 8 % kontakt med handläggare via telefon Utfall 216 Utfall 217 Mål % 75 % P uppfattar 9% ett gott bemötande vid telefonkontakt Utfall 216 Utfall 217 Mål % 8 % P uppger 9 % att det är lätt att hitta på eskilstuna.se Utfall 216 Utfall 217 Mål % 6 % 1-ÅRIGA ÅTAGANDEN Under 218 kommer nämnden genomföra aktiviteter som ökar möjligheterna att enkelt och snabbt få svar på frågor som gäller nämndens verksamhetsområde. Under 218 kommer ytterligare digitala tjänster införas :16 15

25 24:25 7. Attraktiv arbetsgivare PROCESSOMRÅDE Medarbetare HUVUDPROCESS Tillgodose behovet av kompetensförsörjning Överförmyndarnämnden beslutade under 217 om en plan för kompetensförsörjning. Under 218 ska samtlig nyanställda medarbetare deltagit i grundutbildning för överförmyndare och handläggare. Övriga medarbetare ska genom externa och interna utbildningsinsatser fördjupat sina kunskaper inom nämndens ansvarsområde. FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P85. Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till Utfall 216 Utfall 217 Mål ,7 81, 82, P86. Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår 219 till max 5,9 procent Utfall 216 Utfall 217 Mål 218 3,5 % 1,6 % 3, % P87. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka Utfall 216 Mål 217 Mål 218 P88. Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. Utfall 216 Utfall 217 Mål ,4 % 82 % 85 % 1-ÅRIGT ÅTAGANDE Samtliga förvaltningar ansvarar för att samordning och stöd i rehabiliteringsarbetet överförs till HR-enheten på Konsult och uppdrag enligt implementationsplanen, dock senast den 31 mars 218. (KS, alla nämnder.) 8. Stabil ekonomi PROCESSOMRÅDE Ekonomi HUVUDPROCESS :16 16

26 24:26 Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning Prognos 217 helår Prognosen för helåret 217 är en ekonomi i balans. I delårsbokslut 2 redovisar nämnden ett överskott på 1 6 tkr. Det beror framför allt på att arvoden till gode män och förvaltare inte betalats i den takt som planerats. Ekonomiska förutsättningar för år 218 För 218 har överförmyndarnämndens nettoanslag höjts med 6,3 % inklusive löneökningar, höjt PO-påslag samt inflationsuppräkning. Av det ökade budgetutrymmet har 1,5 % använts till att öka anslaget för arvoden till gode män och förvaltare enligt Föräldrabalken, vilket motsvarar höjningen av prisbasbeloppet från 44 8 kr 217 till 45 5 kr 218. Från och med den 1 juli 217 gäller ett nytt statligt ersättningssystem till kommunerna för mottagande av ensamkommande barn i. För de barn som anvisas till Eskilstuna och Strängnäs från det datumet erhåller kommunerna ett schablonbelopp på 52 kronor kr/barn. Detta ska täcka överförmyndarnämndens kostnader för arvoden till god man och tolkkostnader samt socialnämndens rese- och utredningskostnader. För de barn som anvisats innan 1 juli 217 och inte fått beslut om sin asylansökan den 31 december 217 kommer staten från och med den 1 januari 218 inte att ersätta kommunerna för kostnader för arvoden till de gode männen och tolkar. Den 1 december fanns det i Eskilstuna 122 barn födda år 2 eller senare som inte fått besked om asylansökan. I Strängnäs fanns det 3 barn som inte fått besked på sin ansökan. Preliminär budget 218 exklusive äskade budgetförstärkningar Totalt (tkr) Eskilstuna (tkr) Strängnäs (tkr) Drift av kontoret Ensamkommande barn EJ PUT Ensamkommande barn PUT Uppdragstagare Arvode förtroendevalda TOTALT FYRAÅRIGT PROCESSMÅL P89. Nämnder och bolag ska ha en ekonomi i balans. Utfall 216 Mål 217 Mål P uppgår avtalstroheten till minst 75 % Utfall 216 Mål 217 Mål ,% 74,% 1-ÅRIGT ÅTAGANDE :16 17

27 24:27 Utarbeta förslag och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 15 miljoner kronor inför årsplan 22. (KS, samtliga nämnder och bolag) :16 18

28 24:28

29 24:29 Risk Kategori Bedömning befintliga åtgärder Förebyggande åtgärder idag Riskvärde Sannolik-het Konsekvens Hantering Åtgärder (Kontrollåtgärder) Hantering Uppföljning (Kontrollmoment) Risk att vi inte klarar av att leva upp till förordning (EU) 216/679 om skydd för fysiska personer med Regelefterlevnad avseende på behandling av personuppgifter (GDPR, General Data Protection Regulation) Att förmynderskap inte handläggs på ett korrekt sätt och tillräckligt snabbt vilket gör att barnets tillgångar inte förvaltas för barnets bästa utan barnet kan lida skada. Att huvudmännen inte får sina behov och intressen tillgodosedda p.g.a. lång handläggningstid att förordna ställföreträdare Risk att huvudman är utsatt för oegentligheter från sin ställföreträdare under längre tid än nödvändigt för att det tar lång tid innan årsräkningen granskas och eventuella felaktigheter upptäcks. Att fördjupad granskning inte görs vilket gör att man inte upptäcker fel och huvudmannen lider skada. Att gode män för ensamkommande barn inte fullgör sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare vilket leder till att barnets behov vad gäller asylprocessen, skola, vård, berikande fritid, och ekonomi inte tillgodoses vilket är negativt för barnet. Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att stf inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt Att ställföreträdare inte har tillräcklig kompetens för att förstå huvudmannens behov eller kompetens att tillvarata huvudmannens intressen vilket leder till att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt. Människa Människa Människa Människa Människa Människa Människa Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Saknas Förmynderskap handläggs av särskilda handläggare. Utbildning Rutiner för hur handläggning ska genomföras. Rutiner för att begära förlängd tid för yttrande vid behov. Chef följer regelbundet upp de ärenden som är under uppbyggnad. Tiden för handläggning följs månadsvis via styrkort och rapporteras till nämnden. Riktlinjer och rutiner för hur granskning av årsräkning ska gå till. Mål att alla årsräkningar ska vara granskade senast 31 augusti. Prioriteringsordning bland kontorets arbetsuppgifter där årsräkningar är högt prioriterade. Tiden för granskning av årsräkningar och redogörelser följs månadsvis via styrkort och rapporteras till nämnden. Riktlinjer som förtydligar när fördjupad granskning ska göras Information/Utbildning om vad uppdraget som god man för ensamkommande barn innebär. Granskning av redogörelse som ska lämnas in kvartalsvis. Klagomålshantering. Rekommendation till nya ställföreträdare att besöka sin huvudman minst en gång/månad.ställföreträdaren är skyldig att årligen lämna en redogörelse för vad hen gjort i sitt uppdrag. Denna kontrolleras av handläggare. Chef ska gå utbildning. Samtlig personal ska därefter får information om den nya lagstiftningen. Översyn av behov av eventuella åtgärder Åtagande i VP att utveckla processen för handlägging av förmynderskapsärenden Åtagande I VP om handläggningstid. Redovisning månadsvis av handläggningstid via styrkort Åtagande om granskning av årsräkningar i VP Redovisning av granskningstider för årsräkningar via styrkort Rutin kommer att uppdateras Policy/riktlinjer för beslut till nämndens sammanträde i januari 218 Utbildning av ställföreträdare. Ställföreträdarnas kompetens ska registreras i modul i Wärna Åtagande i VP om utbildning Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen. Kontroll att fördjupad granskning har gjorts enligt riktlinje Kontroll att gode män lämnat redovisning av sitt uppdrag och att redovisningen innehåller det som uppdraget innefattar.

30 24:3 Att ensamkommande flyktingbarn inte får en tillförodnad god man tillräckligt snabbt vilket leder till att barnens behov och intressen inte tillvaratas Människa Måttligt effektiva åtgärder på plats Rutiner för handläggning av ärende. Samverkan mellan socialnämnden och överförmyndarnämnden för att snabbare få de uppgifter som krävs för att påbörja processen att tillsätta god man. Tiden att förordna god man följs månadsvis via styrkort och rapporteras till nämnden Åtagande I VP om tid för förordnande av god man för ensamkommande barn. Redovisning av tid för förordnande via styrkort Risk att ställföreträdare inte blir entledigade inom rimlig tid p.g.a. lång handläggningstid vilket kan leda till att huvudmannens intressen skadas Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta Risk att ställföreträdare inte säkerställer att huvudmannens tillgångar är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger en skälig avkastning Människa Människa Människa Måttligt effektiva åtgärder på plats Mycket effektiva åtgärder på plats Rutiner för entledigande av ställföreträdare Rekrytering och utbildning av ställföreträdare för att säkerställa tillgång vid behov att ersätta entledigad ställföreträdare Utbildning av ställföreträdare. Granskning av årsräkningar Utbildning av ställföreträdare Granskning av årsräkningar Rutin att ställföreträdare ska ha nämndens godkännande för placeringar Åtagande i VP om rekrytering och utbildning Rapport av tid för entledigande kommer att ges under Åtagande om granskning av årsräkningar i VP Redovisning av granskningstider för årsräkningar via styrkort Åtagande om granskning av årsräkningar i VP Redovisning av granskningstider för årsräkningar via styrkort Anskaffning - Mutor och jävssituationer Förtroende Kommunens riktlinjer för anskaffning och inköps. Kontroll av anskaffning/inköp görs mot kommunens avtal Anvisningar för genomförandet av kontrollmomenten utarbetas under våren 218 och går ut till respektive nämnd och bolagsstyrelse via internkontrollsamordnarna. Att ställföreträdare som inte är lämpliga p.g.a. de finns i Kronofogdens register eller har begått brott som skulle kunna innebära risker för hur de sköter sitt uppdrag som ställföreträdare förordnas. Det kan leda till att huvudmannen lider skada. Människa Mycket effektiva åtgärder på plats Rutiner för kontroll av att gode män inte förkommer i belastningsregistret och inte är registrerade hos kronofogden. Kontroll görs inför första uppdraget och sedan vart tredje år Kontroll av att ställföreträdare kontrollerats mot kronofogdens register och brottsregistret vart tredje år. Förutsättningen för att ta kreditupplysningar ska utredas. Att det inte finns ställföreträdare som kan åta sig uppdrag vilket leder till att personer lider skada. Att ställföreträdare inte får arvode och övriga ersättningar inom rimlig tid pga lång handläggningstid vilket leder till missnöje och risk för att uppdraget utförs sämre eller att man begär sig entledigad. Det kan i sin tur leda till att huvudmannens intressen inte tillvaratas Människa Förtroende Att huvudmän, ställföreträdare och anhöriga inte kan lämna synpunkter, få svar på frågor samt framföra önskemål för att de inte kommer i kontakt Förtroende med överförmyndarkontoret vilket leder till att huvudmän kan bli lidande och ställföreträdare blir mindre motiverade att ta uppdrag. Risk för oordning i akterna vilket gör att handläggning inte sker på ett korrekt och rättssäkert sätt. Regelefterlevnad Risk att ansökan uteblir eller att det inte finns kunskap om att söka bidrag. Det kan leda till att Människa kommunens medborgare inte får del av de tjänster som dessa medel avser. Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Måttligt effektiva åtgärder på plats Information om hur man blir ställföreträdare. Åttagande i vp Åtagande i VP om nya sätt att rekrytera ställföreträdare Rutiner för handläggning Prioriteringsordning för ärenden Uppföljning av handläggningstider och tider för granskning av årsräkningar Telefontider till handläggare och expedition. Möjlighet till att boka möten med handläggare både i Eskilstuna och Strängnäs. Information ges om det. Finns viss vägledning i rutiner för handläggning Åtagande om granskning av årsräkningar i VP Åtagande i VP om tillgänglighet och bemötande Uppdatering av rutiner för akthantering Kontroll av hantering av statliga bidrag.

31 24:31 Risk att vi begränsar tillgänglighet till service samt inte blir tillräckligt effektivitet om vi saknar digitala tjänster. Risken är att känslig information lämnas ut ur våra system vilket kan leda till skada för individer. Ändamålsenl ig och Måttligt effektiva effektiv åtgärder på plats verksamhet Människa Måttligt effektiva åtgärder på plats Åtagande i VP om digitala tjänster Kontroll av it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer.