Missiv - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1 för 2019 inklusive uppföljning av internkontrollplan

Transkript

1 Överförmyndarnämnden (1) Socialförvaltningen Överförmyndarkontoret ÖFNES/:36 Lina Simola / / Överförmyndarnämnden Missiv - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1 för inklusive uppföljning av internkontrollplan Förslag till beslut Delårsrapport 1 för samt uppföljning av internkontrollplan godkänns och översändes till kommunstyrelserna i Eskilstuna respektive Strängnäs kommuner. Ärendebeskrivning Delårsrapport 1 för är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret i Eskilstuna kommun och ska lämnas till kommunstyrelserna i respektive kommun senast den 17 april. Överförmyndarnämnden har 20 åtaganden för. Av dem har 16 påbörjats under årets första månader och ett har ännu inte påbörjats. Överförmyndarnämnden är en nämnd med ett viktigt men begränsat uppdrag inom Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Detta medför att tre åtaganden som nämnden fått från kommunfullmäktige inte berör nämndens arbete. Nämnden har under årets första månader inlett arbete med en handlingsplan för granskning och arvodering som medfört att arbetet med granskningar startats mycket tidigare. I handlingsplanen finns individuella mål för varje handläggare för att följa upp att arbetet fortlöper enligt planering. Ett nytt IOP-avtal har ingåtts med Eskilstuna God mans och Förvaltarförening. Tillgänglighet och service har ökats genom denna insats. En fördjupad grundutbildning för ställföreträdare har genomförts under årets första månader och en andra omgång har nu inletts. Nämndens resultat för första kvartalet uppvisar ett underskott på kronor. Underskottet beror i första hand på utbetalning av arvoden till ställföreträdare i Eskilstuna. Detta underskott ligger på kronor. Medan Strängnäs har ett överskott på kronor. Uppföljning av internkontrollplan för ligger som bilaga till delårsrapport 1. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen i Eskilstuna och Kommunstyrelsen i Strängnäs SOCIALFÖRVALTNINGEN Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef Lina Simola Avdelningschef Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Delårsrapport :08 1

3 Sammanfattning Överförmyndarnämnden har 20 åtaganden för. Av dem har 16 påbörjats under årets första månader och ett har ännu inte påbörjats. Överförmyndarnämnden är en nämnd med ett viktigt men begränsat uppdrag inom Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Detta medför att tre åtaganden som nämnden fått från kommunfullmäktige inte berör nämndens arbete. Överförmyndarnämnden är en myndighet med uppdrag att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare samt att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser. Utöver det ska nämnden yttra sig till tingsrätten samt genomföra utredningar på anmodan av tingsrätten. Nämnden ska även rekrytera gode män och förvaltare samt erbjuda dem utbildning. Huvuddelen av nämndens arbete ligger inom processen Värna demokrati, de tre delprocesserna Ge vård och stöd till barn och unga, vuxna och äldre samt processen Tillgodose behovet av processkvalitet. Processerna ger det stöd den enskilde behöver för att utifrån sina egna förutsättningar och behov kunna leva ett så självständigt, aktivt och meningsfullt liv som möjligt. I takt med att befolkningen i såväl Eskilstuna som Strängnäs ökar är det också fler som har behov av god man eller förvaltare. Det visar sig bland annat i ett ökat antal ansökningar och anmälningar om behov av god man och förvaltare samt fler årsräkningar och redogörelser. Nämnden har något färre aktiva ställföreträdarskap den sista mars jämfört med den sista mars Minskningen kan hänvisas till gode män för ensamkommande barn. Nämnden har under årets första månader inlett arbete med en handlingsplan för granskning och arvodering som medfört att arbetet med granskningar startats mycket tidigare. I handlingsplanen finns individuella mål för varje handläggare för att följa upp att arbetet fortlöper enligt planering. En granskningsrutin för e-wärna tas fram och handläggare är på gång med granskningar i systemet. Vidare tankar kring digitalisering inom kontorets verksamhet finns. Eskilstuna god mansförening startades i februari upp en jourtelefon för råd och stöd till ställföreträdare. Insatsen är en del av ett nytt IOP-avtal som ingåtts med Eskilstuna God mans och Förvaltarförening. Tillgänglighet och service har ökats genom denna insats. En fördjupad grundutbildning för ställföreträdare har genomförts under årets första månader och en andra omgång har nu inletts. Deltagarna kommer att få genomgå en utvärdering av denna kurs men det har upplevts vara uppskattat av ställföreträdarna. Överförmyndarkontoret har påbörjat arbete med att utreda vad barnets bästa betyder för verksamheten inför att Barnkonventionen den första januari 2020 inför som lag. Överförmyndarverksamheten har den sista mars 15 medarbetare inklusive chef, varav två är allmänna visstidsanställningar med uppdrag granskning och arvodering. Sjukfrånvaron är låg och insatser för att minska arbetstakten har gjorts i form av utökade personalresurser och förändringar i arbets- och ansvarsfördelningen. Under årets första månader har kontoret satsat på friskvård och arbetsglädje genom att införa två hälsoinspiratörer. Dessa har pausgympa med personalen varje dag och planerar in friskvårdsaktiviteter senare under våren. Nämndens resultat för första kvartalet uppvisar ett underskott på kronor. Underskottet beror i första hand på utbetalning av arvoden till ställföreträdare i Eskilstuna. Detta underskott ligger på kronor. Medan Strängnäs har ett överskott på kronor :08 2

4 Måluppfyllelse Trend pos-neg Utfall jan-mars Mål Handläggningstid för anmälningar, utredningar och yttranden enligt Föräldrabalken (dagar) Andel granskade årsräkningar och redovisningar (procent) Tid för granskning av sluträkningar (dagar) Tid för att förordna god man för ensamkommande barn (arbetsdagar) 13 7 Hållbar utveckling Överförmyndarnämnden är en nämnd med ett viktigt men begränsat uppdrag inom Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Detta medför att inte alla åtaganden som nämnden fått från kommunfullmäktiga berör nämndens arbete. Delårsrapporten ska specifikt beskriva arbete i prioriterade stadsdelar men detta är inget som nämnden arbetar med varför ingen vidare beskrivning kring detta kommer att ges. 1. Attraktiv stad och landsbygd Demokrati Processens syfte är att skapa förutsättningar för och främja trygghet, engagemang, delaktighet och medskapande bland Eskilstuna och Strängnäs kommuninvånare. Processen ska ge kommuninvånare och deras valda representanter information, insyn och inflytande över kommunernas gemensamma angelägenheter. Öppenhet, insyn och delaktighet skapas i dialogen med kommuninvånare och stärks också därigenom. Den kommunala organisationen ska vara tillgänglig för kommuninvånare och ge förtroendevalda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag. Delaktighet och jämlikt inflytande Bedömning Trend Överförmyndarnämnden har ingått ett samarbete med Mälardalens högskola för att öka kunskapen kring huvudmäns förväntningar på gode män och förvaltare och skapa förutsättningar för dem att utöva inflytande och vara delaktiga. Förstudien för detta arbete är i sitt slutskede och resultatet av denna kommer att presenteras under. Nämnden träffar också invånare genom olika föreningar och liknande för att informera om verksamheten och samla in deras tankar och idéer. I samband med dessa träffar är nämnden och kontoret lyhörda för synpunkter från deltagarna. Fyraårigt processmål P1. Invånare som är nöjda med möjligheten till inflytande Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend :08 3

5 Eskilstuna kommuns värde för möjligheten till inflytande är 43 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är något högre än föregående år. Strängnäs kommuns värde för möjlighet till inflytande är 37 vilket är något lägre än föregående år. Notera att värdena som rapporteras är genomsnittsvärden för de två kommunerna. Fyraårigt processmål P2. ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Eskilstuna kommuns värde för delaktighet är 48 i Kommunens Kvalitet i Korthet, en undersökning som genomförs årligen av Sveriges kommuner och landsting. Värdet är detsamma som föregående år men har minskat kraftigt sen den undersökning som genomfördes Strängnäs kommuns värde för delaktighet är 78 vilket är detsamma som föregående år. 1-årigt åtagande Nämnden ska under utveckla samarbetet mellan Eskilstuna och Strängnäs kommun i fråga om nämndens uppdrag och verksamhet. Nämnden ska skapa förutsättningar för och ytterligare stärka Strängnäs kommuns möjlighet till dialog och delaktighet. Vid möte mellan Strängnäs frivilliga samhällsarbetareförening och avdelningschef samt nämndordförande framkom kritik kring långa handläggningstider för årsräkningar samt synpunkter på tillgänglighet hos kontorets handläggare. Med anledning av detta har planering, på kontoret, påbörjats för att återupprätta handläggares närvaro i Strängnäs för ställföreträdare. Tydlig ärende- och beslutsprocess Bedömning Trend Fyraårigt processmål P3. ska Nöjd politikerindex förbättras till 72 Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Under februari 2018 fick alla förtroendevalda i Eskilstuna kommun besvara en enkät kring upplevd service, information och tillgänglighet. Resultatet för nämnden visar att nämndens förtroendevalda är mycket nöjda med förvaltningens service, information och tillgänglighet. Det samlade värdet uppgår till 88 och är ett jämförelsevis högt värde i kommunen. Nämnden fick inte möjligheten att delta i den tidigare mätningen som gjordes under hösten 2016 varför det inte går att göra någon bedömning kring trenden :08 4

6 Trygghet Fyraårigt processmål P5. ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i. Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Eskilstuna kommuns värde för trygghet är 41 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är oförändrat sen föregående år och något lägre än 2015 då värdet var 42. Strängnäs kommuns värde för trygghet är 54 vilket är något högre än föregående år men dock inte lika högt som 2016 då värdet var Fler jobb Näringsliv och arbete 1-årigt åtagande Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden berörs inte av åtagandet. 1-årigt åtagande I samverkan med näringslivet utveckla kommunkoncernens företagsservice för att uppnå goda hållbara möten med näringsliv, föreningsliv och akademi oavsett om mötet sker i en digital lösning eller genom ett fysiskt möte. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden berörs inte av åtagandet. 1-årigt åtagande Språkhöjande och integrationsstärkande verksamheter ska etableras. Målsättningen är att främst utveckla språket så att de med behov kan tillgodogöra sig de insatser som finns och därmed påbörja sin väg mot egen försörjning. (AVN, alla nämnder) Nämnden berörs inte av åtagandet. 4. Social uthållighet Vård och sociala tjänster Syftet med överförmyndarnämndens verksamhet är att skapa förutsättningar för trygghet och rättssäkerhet för unga och vuxna huvudmän. Nämnden utgår från Barnkonventionens och FN:s deklaration om mänskliga rättigheter :08 5

7 Huvuddelen av överförmyndarnämndens uppdrag och verksamhet ligger inom området social uthållighet och de tre delprocesserna Att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre. Nämndens uppdrag är att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av ställföreträdare samt föreslå en lämplig person. Nämnden ska även utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att uppmärksamma kommuninvånare som inte till fullo förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. För att stärka den sociala uthålligheten tillämpar nämnden verktyg för dialog, delaktighet och inflytande såväl som verktyg för kontroll och insyn. Nämnden har något färre ställföreträdarskap 31 mars jämfört med den 31 mars Det är en utveckling som till helt avgörande delar kan härröras till att antalet ensamkommande barn med god man har minskat i Eskilstuna och Strängnäs kommun. Nämnden har under årets första månader inlett arbete med en handlingsplan för granskning och arvodering som medfört att arbetet med granskningar startats mycket tidigare. I handlingsplanen finns individuella mål för varje handläggare för att följa upp att arbetet fortlöper enligt planering. En fördjupad grundutbildning för ställföreträdare har genomförts under årets första månader och en andra omgång har nu inletts. Deltagarna kommer att få genomgå en utvärdering av denna kurs men det har upplevts vara uppskattat av ställföreträdarna. Eskilstuna god mansförening startades i februari upp en jourtelefon för råd och stöd till ställföreträdare. Insatsen är en del av det nya IOP-avtalet och tillgänglighet och service har ökats genom denna insats. Barn och unga Bedömning Trend Överförmyndarnämnden förordnar god man för ensamkommande barn som anvisas till Eskilstuna och Strängnäs kommuner samt till barn som andra kommuner placerat i kommunerna. Tingsrätten förordnar i vissa fall förmyndare för barn. Nämnden bevakar sedan hur gode män och förmyndare förvaltar barnets ekonomiska tillgångar samt hur gode män för ensamkommande barn utför sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare. 1-årigt åtagande Nämnden ska under och inför det att Barnkonventionen införs som lag utreda vad barnets bästa betyder för överförmyndarkontorets verksamhet. Nämnden ska också utse ett ombud till förvaltningens barnrättsnätverk. Överförmyndarkontoret har en representant i socialförvaltningens nätverk kring barnrättsfrågor. Kontoret har genomfört en workshop kring barnrätt med ledning av barnrättsombudet där alla Barnkonventionens artiklar gicks igenom. Kontoret valde sedan ut de fem artiklar som främst berör nämndens verksamhet. Nästa steg kommer bli att se hur de påverkar det vardagliga arbetet :08 6

8 1-årigt åtagande Nämnden ska under se över och vid behov utveckla gällande rutiner och riktlinjer för förmyndarskap. En handläggare på kontoret har i uppdrag att titta närmare på förmynderskapsärenden och ta fram en rutin för dessa. Kontoret har även köpt in en nyutgiven bok om barnens rätt. Boken heter Barnets egendom: en vägledning om förvaltning av barns egendom och ska användas som kompetensutveckling för handläggare och som vägledning i framskrivande av rutin. Fokus kommer också att behöva ligga på att öka kompetens och kunskap inom barnrättsärenden för att uppnå målet för arbetet. Vuxna Bedömning Trend Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan Tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Överförmyndarnämnden lämnar förslag på ställföreträdare, god man eller förvaltare, samt erbjuder dem utbildning för uppdraget. Det är nämnden som sedan granskar att ställföreträdare sköter sina uppdrag på sådant sätt att huvudmannens intressen tas tillvara. Överförmyndarnämndens verksamhet har således stor betydelse för att alla kommuninvånare ska få rätt till ekonomisk, rättslig och social trygghet. Demokrati Trygghet Bedömning Trend Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ställföreträdare till de huvudmän som har behov av nämnda insatser i syfte att öka huvudmannens upplevelse av trygghet. Det kan handla om behov av stöd och hjälp i mötet med andra myndigheter samt att få den omsorg som behövs. Fyraårigt processmål P5. ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i. Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Eskilstuna kommuns värde för trygghet är 41 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är oförändrat sen föregående år och något lägre än 2015 då värdet var 42. Strängnäs kommuns värde för trygghet är 54 vilket är något högre än föregående år men dock inte lika högt som 2016 då värdet var :08 7

9 1-årigt åtagande Utifrån olika stadsdelars förutsättningar och behov ska alla nämnder samt Eskilstuna kommunfastigheter AB arbeta samlat med främjande och förebyggande trygghetsinsatser. (KS, alla nämnder, KFAST) Se nästa åtagande. 1-årigt åtagande Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap genom stärkta skolresultat, ökad trygghet, trivsamma utemiljöer, höjd kompetens och fler i jobb. Nämnder och bolag förväntas att göra prioriteringar inom ram för att förstärka den statliga satsningen. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden ska under se över möjliga tillvägagångssätt för att nå ut med information om nämndens uppdrag och verksamhet så att de som är i behov av en ställföreträdare får kunskap om hur de ska gå tillväga för att tillvarata sin rätt. Överförmyndarkontoret har varit på Anhörigcentrum i februari och ska senare i vår träffa Habiliteringen för att sprida information om arbetet. Fortsatt arbete behövs dock för att se över eventuella andra tillvägagångssätt för att nå ut med information. 1-årigt åtagande Alla nämnder och bolag ska gemensamt arbeta för att Eskilstuna ska vara en kommun fri från våld för alla flickor och pojkar, kvinnor och män. Jämställdhetsperspektivet ska vara synligt i alla mål, i budgeten och i andra styrdokument. Individbaserad statistik ska redovisas och analyseras efter kön. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden har som utgångspunkt att såväl huvudmän som ställföreträdare, oavsett kön ska behandlas likvärdigt och få samma möjligheter. Kontoret har en representant i socialförvaltningens jämställdhetsnätverk. Inga specifika jämställdhetsinsatser har genomförts under årets första månader. Under planeras dock ett värdegrundarbete göras på kontoret. Samtlig statistik inom verksamheten kan tas fram könsuppdelad för att upptäcka eventuella skillnader och kunna arbeta med justeringar därefter. 1-årigt åtagande Nämnden har inlett ett forskningssamarbete med Mälardalens högskola och ska under fortsatt vara delaktiga i det. Förstudien om huvudmännens förväntningar och upplevelser om gode män/förvaltare i Eskilstuna och Strängnäs är i sin slutfas och rapporten skrivs fram för att kunna presenteras senare i vår. Förstudien ingår i ett större forskningsprojekt där ambitionen är att söka medel från stora anslagsgivare för fortsatt forskning. Resultatet kommer att spridas dels genom en rapport och dels genom en spridningskonferens före eller efter sommaren :08 8

10 Effektiv organisation 6. Kvalitet Processkvalitet Kvalitetsutveckling Bedömning Trend Processens syfte är att skapa förutsättningar för och säkra en rättssäker och hållbar myndighetsutövning som når upp till de krav som ställs. Överförmyndarnämnden bedriver ett långsiktigt arbete inom ramen för området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utveckling och utvecklar och kompletterar det nu befintliga kvalitetsledningssystemet. Uppföljning vid avvikelser samt i form av enkäter till nämndens huvudmän och ställföreträdare skapar en grund för nämndens fortsatta utvecklingsarbete. För att säkra kvaliteten inom kontoret har årets första månader präglats av kvalitetsutveckling. För att kunna ha en enhetlig rättstillämpning har kontoret bland annat haft kontinuerliga handläggarträffar där ärenden kan diskuteras gemensamt samt en genomgång av rättsdatabasen Infosoc. Arbete med att se över ärendeprocesserna och rutinerna har inletts och plan finns för att ta fram en handbok för handläggarrutiner. Fyraårigt processmål P71. Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv. Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Jämställdhetsplanen för överförmyndarkontoret är ännu inte påbörjad utan kommer att tas fram senare i år. Fyraårigt processmål P72. ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till 700 Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Överförmyndarkontoret har inte lämnat in någon modig idé under. Överförmyndarkontoret arbetar dock lokalt med förändrings- och förbättringsförslag som kan förverkligas utan att de lämnats in som modiga idéer. Fyraårigt processmål P74. jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend :08 9

11 Miljödiplomering ska genomföras inom hela socialförvaltningen under. Arbetet är nu i planeringsstadiet. Fyraårigt processmål P75. uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 % Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Överförmyndarkontoret arbetar lokalt med förändrings- och förbättringsförslag som förverkligas utan att de lämnas in som modiga idéer. Det är dock svårt att mäta procentsats kring detta arbete. Fyraårigt processmål P4. Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sina verksamheter Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Under hösten 2017 genomförde nämnden en undersökning bland sina ställföreträdare. Syftet med undersökningen var att undersöka hur ställföreträdarna upplever överförmyndarkontorets tillgänglighet och bemötande. Resultatet visar att ställföreträdarna är nöjda med överförmyndarkontoret. Det samlade NKI-värdet uppgår till 65. Ingen undersökning har genomförts under 2018 eller. 1-årigt åtagande Nämnden ska tillse att 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar är granskade senast den 30 juni. Samtliga kompletta och i tid inkomna årsräkningar ska vara granskade senast 1 oktober. En handlingsplan för granskning av årsräkningar har tagits fram. I denna har alla handläggare individuella målsättningar för granskningar som följs upp. I slutet av mars har drygt 20 procent av alla inlämnade årsräkningar granskats. Detta kan jämföras med samma period förra året då endast fem procent hade granskats. 1-årigt åtagande Nämnden ska under utveckla möjliga rekryteringsförfaranden av gode män och förvaltare. Nämnden ska också se över hur överförmyndarkontoret ska organisera sig för att säkerställa en hållbar process; införandet av en förvaltarenhet ska utredas som ett möjligt tillvägagångssätt. Diskussion inom överförmyndarkontoret pågår kring om det går att nå ut till andra grupper av möjliga ställföreträdare. Fokus kommer under året att vara på att se över arbetssätt och hitta nya lösningar. Det är även viktigt att behålla ställföreträdare och där har det identifierats ett behov av att visa uppskattning för det arbete som de gör. Det är också av vikt att visa på utveckling inom verksamheten med exempelvis snabbare handläggningstider samt ökad tillgänglighet och service :08 10

12 1-årigt åtagande Nämnden ska under se över överförmyndarkontorets matchningsförfarande. Nämnden ska eftersträva och i möjligaste mån tillse att huvudmän som är i behov av språkhöjande och integrationsstärkande insatser tilldelas en ställföreträdare som har förutsättningar och kunskap att stötta huvudmannen i det. Åtagandet är inte påbörjat. Arbete planeras till hösten. 1-årigt åtagande Nämnden ska under i samverkan med intresseföreningar erbjuda ställföreträdare utbildning och/eller andra former av stödinsatser. I detta har nämnden det treåriga IOP-avtal (Idéburet offentligt partnerskap) som skrevs under i januari med Eskilstuna god man och Förvaltarförening. Inom avtalet regleras att föreningen ska hålla grundutbildning för gode män i form av studiecirklar vid fyra tillfällen per år. Föreningen har också stödverksamhet dit samtliga gode män kan vända sig för råd och stöd en gång per vecka. Varje dag har de en jourverksamhet dit ställföreträdare kan vända sig med diverse frågor både dagtid, kvällstid och helger. Utbildningarna och stödet gäller samtliga ställföreträdare med uppdrag i Eskilstuna eller Strängnäs. Kommunikation Fyraårigt processmål P79. upplever 70 % nytta av internportalen Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend 80 % 80 % 70 % 80 procent av överförmyndarkontorets medarbetare uppger i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten 2018 att de upplever nytta av internportalen i sitt arbete. Fyraårigt processmål P80. får 95 % svar på e-post inom 2 dagar Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten 2017 framgår att 44 procent av nämndens ställföreträdare instämmer delvis eller helt i att de får svar på e-post inom två dagar. Ingen undersökning har genomförts sedan dess. Fyraårigt processmål P82. uppfattar 90 procent ett gott bemötande vid telefonkontakt Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten 2017 framgår att 75 procent av nämndens ställföreträdare instämmer delvis eller helt i att de upplever att de får ett gott bemötande vid kontakt med överförmyndarkontoret. Ingen undersökning har genomförts sedan dess :08 11

13 Fyraårigt processmål P83. uppger 98 procent att det är lätt att hitta på eskilstuna.se Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten 2017 framgår att 48 procent av nämndens ställföreträdare instämmer delvis eller helt i att det är lätt att hitta information om överförmyndarnämnden på kommunens hemsida. Ingen undersökning har genomförts sedan dess. Tillgodose behovet av IT stöd Fyraårigt processmål P84. ska minst 60 % av ärenden komma in via e-tjänst - inom utvalda viktiga områden Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Nämnden införde 2018 en e-tjänst för årsräkningar i syfte att bidra till effektivisering av administrationen för överförmyndarkontoret. Än så länge är det relativt få ärenden som inkommer via e-tjänsten men det väntas bli fler. De är dock svårt att mäta procentsats för detta i nuläget. Planering finns för att se över möjligheterna med fler e-tjänster under. Tillgodose behovet av säkerhet 1-årigt åtagande En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingslaner, tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutvecklingen på såväl kommunövergripande som förvaltnings och bolagsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden ser digital utveckling som en möjlighet och ska under se över möjliga digitala lösningar. Nämnden har idag en e-tjänst, e-wärna, dit ställföreträdare kan lämna sin årsräkning elektroniskt. Möjlighet finns för ställföreträdare att löpande föra räkenskaper och att bifoga underlag. Under ska nämnden ta fram en granskningsrutin kopplat till detta. Utbildning kring e-tjänsten för ställföreträdare planeras till hösten. Nämnden ser behov av fortsatt utveckling av e-tjänster och digitalisering av överförmyndarkontorets verksamhet och arbetar under med en plan för digitalisering inom överförmyndarkontoret :08 12

14 1-årigt åtagande Alla nämnder ska verka för att minst 80 procent av de som kontaktar kommunen via telefon ska få svar på sin fråga inom två minuter och via mail inom två dagar. (KS, alla nämnder) Nämnden ska under se över överförmyndarkontorets befintliga telefontider och möjligheten att utöka och/eller på annat sätt ändra dem. Nämnden ska också se över möjligheten att utöka tillgängligheten via e-post. Vid telefontid sitter nu fler handläggare än tidigare och svarar för att öka tillgängligheten. Jourtelefonen som finns hos Eskilstuna god man-förening startade i början av februari och har hittills haft i genomsnitt tre samtal per dag kring råd och stöd för ställföreträdare. Denna jourtelefon är även tillgänglig på kväller och helger varför tillgängligheten har ökat ordentligt. Test för att utöka tillgängligheten via e-post har genomförts och ska under våren utvärderas. 1-årigt åtagande Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrering. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden ska under ta fram en handlingsplan för hur överförmyndarkontoret ska utvecklas ur ett jämställdhetsperspektiv. Överförmyndarnämnden har idag inget uppdrag inom arbetet med Modellkommunprojektet. Kontoret har ett jämställdhetsombud som deltar i socialförvaltningens nätverk och arbete inom området. Jämställdhetsplanen är ännu inte påbörjad utan kommer att tas fram senare i år. 1-årigt åtagande Som ett steg i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild om tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska utmynna i en handlingsplan på enhetsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden har inlett en översyn och utveckling av sina processer och ska under arbeta vidare med den. Nämnden ska genomföra en gapanalys av sina processer med bakgrund i nämndens uppdrag och de krav lagstiftningen ställer. Överförmyndarnämnden avvaktar tydligare direktiv kopplat till åtagandet. Arbetet med att se över verksamhetens ärendeprocesser och rutiner är inlett och kommer att fortgå under året :08 13

15 7. Attraktiv arbetsgivare Medarbetare Antal månadsanställda År: Period: Mars Organisation: Överförmyndarnämnden Sysselsättningsgrupp: Månadsanställda Avtal: 01 AB Antal anställda: Fasta rapporter Kvinnor Mar Män Mar Totalt Mar Kvinnor Dec 2018 Män Dec 2018 Totalt Dec 2018 Förändring totalt antal Förändring i % Totalt, % antal Tillsvidare, % antal Visstid, antal % Överförmyndarkontoret har ökat antalet tillsvidareanställda med två medarbetare första kvartalet jämfört med december Sjukfrånvaro, medelvärdet senaste 12 månader År: Organisation: Överförmyndarnämnden Avtal: 01 AB Tillsvidareanställda: Tillsvidare Period sjukfrånvaro_löpande år: Februari Kvinnor Feb Män Feb Totalt Feb Kvinnor Dec 2018 Män Dec 2018 Totalt Dec 2018 Förändring totalt, antal Totalt % 4.5 % 3.8 % 4.8 % 4.0 % -0.2 % Sjukfrånvaron ligger på fortsatt låga nivåer på överförmyndarkontoret. Tillgodose behovet av kompetensförsörjning Bedömning Trend Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet och det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överförmyndarkontoret har fjorton medarbetare inklusive chef. För att skapa förutsättningar för en enhetlig rättstillämpning och stärka uppföljningen i verksamheten har en teamledartjänst tillsatts. Trots en hög arbetsbelastning är sjukfrånvaron jämförelsevis låg. Många i personalgruppen är nyanställda varpå obalans i kunskaper finns. Utmaningen för nämnden är att rekrytera medarbetare med erfarenhet av yrket. För att säkerställa verksamhetens behov av kompetens på kort såväl som lång sikt har överförmyndarnämndens beslutat om en :08 14

16 kompetensförsörjningsplan. Planen har tre fokusområden vilka är arbetsmiljö, systematiskt kompetensarbete och attraktiv arbetsgivare. Dessa tre områden har i sin tur ett antal aktiviteter kopplade till sig. Under årets första månader har kontoret satsat på friskvård och arbetsglädje genom att införa två hälsoinspiratörer. Dessa har pausgympa med personalen varje dag och planerar in friskvårdsaktiviteter senare under våren. Fyraårigt processmål P85. Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till 83 Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend 78,1 78,1 83,0 Överförmyndarkontorets värde för hållbart medarbetarengagemang var 78,1 i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten Det är en ökning sedan föregående år då värdet var 74,5. Fyraårigt processmål P86. Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår till max 5,9 procent Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend 3.8 % 4,0 % Fyraårigt processmål P87. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka Överförmyndarverksamheten har en mångfald inom arbetsgruppen men för inget register över var medarbetarna är födda. Fyraårigt processmål P88. Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend 90,0 % 90,0 % 82,0 % 90 procent av överförmyndarkontorets medarbetare uppger i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten 2018 att de är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun. 1-årigt åtagande Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden ska under skapa förutsättningar för dialog och utbyte av kunskap och erfarenheter så att nämndens och överförmyndarkontorets medarbetare får möjligheten att komma till tals och göra sig hörda. Arbete med att skapa möjligheter för dialog med medarbetare pågår inom överförmyndarkontoret. Det är prioriterat att medarbetare upplever sig delaktiga i verksamhetens utveckling och har ett aktivt medarbetarskap. Avdelningschef arbetar bland annat med veckovisa "infofika" där medarbetare får information om vad nämnden står i just nu samt möjlighet att :08 15

17 komma med egna idéer och tankar. Syftet med detta är också att medarbetare ska få en mer sammanhållen bild av kontorets arbete samt helhetssyn. 8. Stabil ekonomi Ekonomi Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning Bedömning Trend Nämndens resultat för första kvartalet uppvisar ett underskott på kronor. Underskottet beror i första hand på utbetalning av arvoden till ställföreträdare i Eskilstuna. Detta underskott ligger på kronor. Medan Strängnäs har ett överskott på kronor. Arvoden till gode män och förvaltare beror på hur många som begär arvode och för hur många huvudmän som kommunen ska betala arvode. Fyraårigt processmål P89. Nämnder och bolag ska ha en ekonomi i balans. Utfall -mar Utfall 2018 Mål Bedömning Trend Överförmyndarnämnden redovisar ett överskott för första kvartalet. Fyraårigt processmål P90. uppgår avtalstroheten till minst 75 % Nämnden har mycket advokatkostnader och dylikt som inte finns inom ram varför avtalstroheten för verksamheten blir låg och missvisande. 1-årigt åtagande Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför (KS, alla nämnder och bolag) Nämnden har en ekonomi i balans och ska under fortsättningsvis sträva efter det. Nämnden har vid delår 1 en ekonomi i balans. Ekonomisk redovisning Nämndens resultat för första kvartalet uppvisar ett underskott på kronor. Underskottet beror i första hand på utbetalning av arvoden till ställföreträdare i Eskilstuna. Detta underskott ligger på kronor. Medan Strängnäs har ett överskott på kronor. Arvoden till gode män och förvaltare beror på hur många som begär arvode och för hur många huvudmän som kommunen ska betala arvode :08 16

18 En handlingsplan för granskning och arvodering av årsräkningar under har upprättats. Denna konstruktion innebär att granskning och arvodering har skett i snabbare takt under första kvartalet. Antal granskade och arvoderade ärenden har ökat från 53 ärenden (5,4 procent) till 231 (22 procent) jämfört med samma period förra året. Arvoden till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar ett överskott på kronor för Strängnäs. Medan Eskilstuna har ett underskott på kronor. Kostnaden för nämnden visar ett underskott om kronor vilket beror på att utbetalning har skett till Eskilstuna God Man och Förvaltarföreningen enligt IOP avtal. Dessa underskott ska täckas genom disposition av tidigare års överskott. Nämnden bar med sig ett överskott från 2018 på 1,2 miljoner kronor. Vi strävar för en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett ansvarsfullt och långsiktigt sätt. Delar av överskottet har överförmyndarnämnen använt till att ingå avtal kring Idéburet offentligt partnerskap (IOP) med God Man och Förvaltarföreningen gällande ökat stöd till ställföreträdare. Nämnden kommer även att ta in sommarvikarer som förstärkning för granskning och arvodering under sommaren. Det är svårt att förutspå kostnaderna, eftersom de faktorer som påverkar det ekonomiska utfallet ligger utanför vad nämnden kan påverka. Överförmyndarkontorets kostnader beräknas hålla sig inom budgetramen. Resultaträkning År: Period: Mars Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Projekt: Drift + driftprojekt Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) ska ändras Utfall ack - mar 2018 ok Utfall ack - Mar Budget ack - Mar Avvikelse - Mar Prognos helår Avvikelse Prognos mars helår INTÄKTE 4,3 4,2 4,7-0,5 18,8 0,0 R Varav 0,7 0,8 1,0-0,2 4,2 0,0 försäljnings intäkter Bidrag 0,6 0,3 0,6-0,3 2,3 0,0 Kommune 3,0 3,0 3,0 0,0 12,3 0,0 rsättning/n ämndersätt ning/skolp eng KOSTNA -2,8-4,6-4,7 0,1-18,8 0,0 DER Varav -1,7-2,4-2,5 0,0-10,1 0,0 personalko stnader Lokalkostn ader -0,1-0,2-0,2 0,0-0,8 0, :08 17

19 ÅRETS RESULTA T Summa resultat 1,5-0,4-0,1-0,4 0,0 0,0 1,5-0,4-0,0-0,4 0,0 0,0 Riktade statsbidrag Det nya ersättningssystemet är baserat på schabloner vilket innebär att ersättningen betalas ut automatiskt till anvisningskommunen för de anvisade asylsökande ensamkommande barnen. Hittills har nämnden erhållit kronor. Nämnden avser att skicka förfrågan kring överenskommelser för kostnader för gode män till ensamkommande barn gällande omkostnadsersättning och arvodering. Förfrågan kommer att skickas till elva kommuner i Sverige som fått schablonersättningar för ensamkommande barn som sedan flyttat till Eskilstuna. Detta medför att Eskilstuna har kostnader men inte fått in schablonersättningen. Bidrag och ändamål Utfall kvartal 1, mnkr Prognos helår, mnkr Schablonersättning för nya 0,1 anvisningar Summa 0,1 Driftredovisning per huvudprocess År: Period: Mars Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Projekt: Drift + driftprojekt Mått VP - Ansvar: Grp 18 vp resultaträkning delår Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Verksamhetsprocess Utfall ack - Mar 2018 Utfall ack - Mar Budget ack - Mar Avvikelse - Mar Prognos helår Avvikelse Prognos mars helår Skapa möjligheter till -1,4-3,5-3,0-0,5-11,9 0,0 insyn, inflytande och dialog Skapa förutsättningar för -0,1-0,1-0,1-1,0-0,4 0,0 förtroendevalda att fatta beslut Förvaltningsgemensamt -0,1 0,0 0,0 (att fördelas i RS) Finans, skatter och 3,0 3,0 3,0 0,0 12,3 0,0 kommun/nämndersättning Summa 1,5-0,4-0,1-0,4 0,0 0, :08 18

20 Överförmyndarnämnden (2) Överförmyndarkontoret Lina Simola Intern styrning och kontroll Fas: Uppföljning Internkontrollplan Rapportperiod: Organisation: Överförmyndarnämnden Sammanfattning Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan hanterar tio risker. Planen omfattar tre kontrollåtgärder och sju kontrollmoment. Inga kontrollmoment har genomförts under årets första tre månader varför dessa tagits bort från redovisningen. Av de tre kontrollåtgärder har två påbörjats under året men ingen har slutförts. För en kontrollåtgärd har inget arbete ännu utförts. Överförmyndarnämnden har arbetat aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning och kontroll. Tillgodose behovet av IT stöd RISK FÖR INEFFEKTIV HANDLÄGGNING OCH ATT ARVODEN INTE BETALAS UT EFTERSOM DET SAKNAS RUTINER FÖR HUR GRANSKNING AV REDOVISNINGSHANDLINGAR I E-WÄRNA SKA GÖRAS. DET SAKNAS OCKSÅ KOPPLING MELLAN E-WÄRNA OCH ARVODERINGSUTBETALNING Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollåtgärd Titel Rutiner för granskning i e-wärna ska tas fram och implementeras i handläggningen. Färdiggrad Delår 1: Kunskapsutveckling kring granskning och arvodering har genomförts under årets första månader och de nya kunskaperna ska under året omsättas i granskningsarbetet i stort. Handläggarna har påbörjat utbildning i hur granskning i e-wärna sker och detta kommer sedan att utmynna i en granskningsrutin för e-wärna :05 1

21 Överförmyndarnämnden (2) Överförmyndarkontoret Lina Simola Kvalitetsutveckling RISK: ATT FÖRMYNDERSKAP INTE HANDLÄGGS PÅ ETT KORREKT SÄTT OCH TILLRÄCKLIGT SNABBT VILKET GÖR ATT BARNETS TILLGÅNGAR INTE FÖRVALTAS FÖR BARNETS BÄSTA UTAN BARNET KAN LIDA SKADA. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollåtgärd Titel Processen för handläggning av förmynderskapsärenden ska utvecklas och implementeras på överförmyndarkontoret Färdiggrad Delår 1: En handläggare på kontoret har i uppdrag att titta närmare på förmynderskapsärenden och ta fram en rutin för dessa. Kontoret har även köpt in en nyutgiven bok om barnens rätt. Boken heter Barnets egendom: en vägledning om förvaltning av barns egendom och ska användas som kompetensutveckling för handläggare och som vägledning i framskrivande av rutin. Fokus kommer också att behöva ligga på att öka kompetens och kunskap inom barnrättsärenden för att uppnå målet för arbetet. RISK: ATT STÄLLFÖRETRÄDAREN INTE TRÄFFAR HUVUDMANNEN I TILLRÄCKLIG OMFATTNING VILKET LEDER TILL ATT STF INTE HAR TILLRÄCKLIG KUNSKAP OCH INFORMATION OM HUVUDMANNEN SOM KAN GÖRA ATT HUVUDMANNENS INTRESSEN INTE TILLVARATAS PÅ BÄSTA SÄTT Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollåtgärd Titel Policy/riktlinjer för hur ofta ställföreträdare ska träffa huvudmannen ska tas fram och beslutas av nämnden Färdiggrad Delår 1: Inriktningspolicy ska tas fram med fokus på en miniminivå eftersom frekvensen för träffar är högst individuellt :05 2