Servicenämndens Affärsplan 2019

Transkript

1 Servicenämnden (2) Serviceförvaltningen Ledningsstab Sanna Almqvist SEN/2019:7 Servicenämnden Servicenämndens Affärsplan 2019 Förslag till beslut 1. Affärsplan för 2019 antas. 2. Investeringsbudget för 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar om totalt kronor antas. Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen har sammanställt en affärsplan och investeringsbudget för 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar. Jörgen Axelsson Förvaltningschef Bilaga 1: Affärsplan för serviceförvaltningen 2019 Bilaga 2: Investeringsbudget för serviceförvaltningen 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Eskilstuna kommun (2) Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret/ekonomi Vi gör Eskilstuna tillsammans

3 Affärsplan 2019 Fas: Affärsplan 2019 Rapportperiod: Organisation: Servicenämnden Förutsättningar Servicenämndens (SEN) affärsplan motsvarar de andra nämndernas verksamhetsplaner. Benämningen affärsplan kommer av att våra verksamheter ska bedrivas på affärsmässiga grunder. Det innebär att vi ska bidra till ett effektivt nyttjande av kommunkoncernens resurser. Eftersom SEN verkar i stödprocesserna kopplas åtagandena till de strategiska målen. Affärsplanen visar förvaltningens långsiktiga mål och riktning för verksamheten under Utifrån affärsplanen kommer förvaltningens enheter att arbeta fram lokala affärsplaner. Inledning Den tidigare benämnda förvaltningen Konsult och uppdrag har haft ett mycket händelserikt år. Beslut är taget om att inrätta en servicenämnd den 1 januari 2019 och i samband med det bilda den nya serviceförvaltningen. Den nybildade Serviceförvaltningen har fått uppdraget att driva den sammanhållna måltidsverksamheten, även detta från 1 januari Båda dessa händelser har under 2018 medfört stora arbetsinsatser i form av utredningar, projekt och förberedelser. Inför 2019 sätter vi vårt största fokus på att fullfölja arbetet och driftsätta en ny nämnd och en samlad måltidsverksamhet, men vi fokuserar också på fortsatt arbete för att förenkla och effektivisera vår verksamhet i det inre arbetet, samtidigt som vi i samråd med uppdragsgivare och kunder söker lösningar som ger ännu mer anpassade, kvalitativa och tydliga tjänster. Det finns ett behov av viss modellvård inför 2019, vilket bör ske i öppen dialog med alla inblandade parter och med målet att sätta tydliga, övergripande och enkla överenskommelser för vad som gäller avseende vår verksamhet. Kan vi få till det finns det administrativ tid att vinna. Vi lägger hellre den tiden på att tillsammans med våra kunder titta på hur vi på bästa sätt kan stödja dem nu och framåt. I allt det som pågår på ett större plan får vi inte tappa fokus på medarbetaren. Under året har ett stort jobb gjorts för att få ner sjuktalen, vilket vi lyckats med. Vi vill även fortsatt ha ett väldigt starkt fokus på medarbetaren. Trivsel, bemötande och vi-känsla är avgörande faktorer för att få en harmonisk verksamhet och nöjda kunder. Det är trots allt mellan våra medarbetare och kunder våra viktigaste goda hållbara möten sker. Jörgen Axelsson, Förvaltningschef Ord från Utvecklingsrådet Utvecklingsrådet leds av kommundirektören tillsammans med chefer från kommunens förvaltningar. Rådets uppdrag är att följa och ta initiativ i utvecklingen av :49 1

4 Serviceförvaltningen (SEF) och det ska även vara ett stöd till ledningen. Rådet ska säkra att mål för SEF uppnås. Serviceförvaltningen står inför stora och spännande utmaningar. Från 1 januari 2019 får förvaltningen en egen nämnd, och ansvarar också för en sammanhållen måltidsverksamhet. Driftsansvaret för måltidsverksamheten innebär att SEF blir mer än dubbelt så stora som tidigare Konsult och uppdrag. En förändring i denna riktning är en tydlig signal om att SEF driver en bra verksamhet och har organisationens förtroende. De driver fortsatt på arbetet med kunden i fokus, och har utvecklat dialogen med kunderna i positiv riktning under året som gått. En stor och viktig utmaning för den kommande serviceförvaltningen under 2019 blir att säkra en effektiv inre styrning samt att kunna hitta och påvisa effektiviseringar ännu tydligare. Detta gäller både i egen verksamheten men också i form av förslag på förändringar i andra sammanhang som leder till minskad administration. Ett sådant exempel är den pågående utredningen om ett utökat samarbete mellan 4M:s serviceorganisationer. Uppdraget att bidra till minskade administrativa kostnader till förmån för kärnverksamheterna kvarstår, och här har kommande serviceförvaltning ett stort ansvar. Pär Eriksson, kommundirektör, KLK Deltagare i Utvecklingsrådet Lena Lundberg, administrativ direktör, KLK Mehmed Hasanbegovic, Förvaltningschef, SF Marianne Hagman, förvaltningschef, SBF Johan Lindström, förvaltningschef, VOF Verksamheten Serviceförvaltningen bildas 1 januari 2019 och tillhör servicenämnden. Förvaltningen är kommunens serviceorganisation som inrymmer måltidsverksamhet samt verksamheter inom stödprocesserna HR, ekonomi, kvalitet, kommunikation och IT. Inom verksamheten finns ca 700 medarbetare. Målbilden för Serviceförvaltningen är: Våra kunder betraktar oss som en kompetent, modern och affärsmässig partner Serviceförvaltningens verksamhetsidé är att arbeta proaktivt med att utveckla och leverera tydliga tjänster till överenskommen kvalitet för verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern. Det vi levererar ska alltid främja kommuninvånarna. Affärsmodell :49 2

5 Serviceförvaltningens affärsmodell beskriver vilka typer av tjänster som kan levereras. En stor del ingår i bas-överenskommelser som beslutas och finansieras centralt i koncernen och dessa tjänster löper under mer än ett år. Övriga kallas tilläggstjänster vilka kan bestå av långa eller korta uppdrag och projekt. Behov av löpande tjänster som uppstår under året, eller som ska utföras inom ett år, kallas årsöverenskommelser. Dessa kan beslutas och finansieras på olika sätt. - Basöverenskommelser - Årsöverenskommelser - Tilläggstjänster Kunder Med begreppet kund menar SEF den som beställer, finansierar eller nyttjar de tjänster eller varor som vi tillhandahåller. Förvaltningen riktar sig mot kommunkoncernen och allmänheten. För att bidra till ett ökat värde för invånarna i Eskilstuna kommun, arbetar SEF med kundorienterad planering och utveckling. Som stöd i det arbetet finns ett marknadskontor med ett övergripande ansvar för att ta tillvara på kundens upplevelser och behov. Det strategiska kundarbetet styrs i marknadsplanen och mynnar ut i kundplaner. Långsiktiga mål För att nå målbilden och kommunens strategiska mål har serviceförvaltningen (SEF) formulerat långsiktiga mål som förvaltningen strävar efter på några års sikt. Dessa har brutits ner till de åtaganden som beskrivs för 2019 och som därmed ska bidra till att de långsiktiga målen nås. Med siktet framåt är SEF en hållbar organisation som i ännu större utsträckning fångar upp förändrade behov och förutsättningar, som arbetar proaktivt tillsammans med kunden för ett effektivt resursnyttjande. Det är lätt att komma i kontakt med SEF och det är tydligt vilka tjänster som erbjuds, kunden vet vad den betalar för och hur SEF tar betalt. Eftersom SEF arbetar koncernövergripande och har i uppdrag att synliggöra synergier och andra effektiviseringar, är arbetet fokuserat på att få ut mesta möjliga av kommunens gemensamma resurser. Ett viktigt arbete för effektivisering är SEF:s stöd i kommunkoncernens digitalisering som sker genom verksamhetsutveckling med fokus på digitala lösningar, vilket innefattar såväl interna processer som tjänster till övriga förvaltningar. SEF har ett utvecklat kvalitetsarbete där planering grundas i uppföljning och analys av verksamhet och nyckeltal. SEF:s huvudprocesser finns kartlagda och rutinbeskrivna, samtliga följs upp på ett likvärdigt sätt. Förvaltningen använder Modiga idéer för att åstadkomma ständiga förbättringar. SEF har ingen arbetsrelaterad ohälsa utan en hållbar kompetensförsörjning. Förvaltningen består av engagerade medarbetare som bidrar till en hållbar miljö och arbetsmiljö. Arbetssätt och lokaler är anpassade efter arbetet som utförs och :49 3

6 flexibla att ändras i takt med förändrade behov. SEF har stabila prognoser och prismodeller är harmoniserade, förankrade och lätta att kommunicera. Hållbar utveckling Attraktiv stad och landsbygd Öka kundnöjdhet Förvaltningen arbetar på olika nivåer för att det vi levererar ska främja kärnverksamheter och invånare. Införa samlad måltidsorganisation Under 2019 kommer tidigare Konsult och uppdrag tillsammans med måltidsorganisationen bilda en ny förvaltning. Fler jobb Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) I samverkan med näringslivet utveckla kommunkoncernens företagsservice för att uppnå goda hållbara möten med näringsliv, föreningsliv och akademi oavsett om mötet sker i en digital lösning eller genom ett fysiskt möte. (KS, alla nämnder och bolag) Språkhöjande och integrationsstärkande verksamheter ska etableras. Målsättningen är att främst utveckla språket så att de med behov kan tillgodogöra sig de insatser som finns och därmed påbörja sin väg mot egen försörjning. (AVN, alla nämnder) :49 4

7 Social uthållighet Utifrån olika stadsdelars förutsättningar och behov ska alla nämnder samt Eskilstuna kommunfastigheter AB arbeta samlat med främjande och förebyggande trygghetsinsatser. (KS, alla nämnder, KFAST) Alla nämnder och bolag ska gemensamt arbeta för att Eskilstuna ska vara en kommun fri från våld för alla flickor och pojkar, kvinnor och män. Jämställdhetsperspektivet ska vara synligt i alla mål, i budgeten och i andra styrdokument. Individbaserad statistik ska redovisas och analyseras efter kön. (KS, alla nämnder och bolag) Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap genom stärkta skolresultat, ökad trygghet, trivsamma utemiljöer, höjd kompetens och fler i jobb. Nämnder och bolag förväntas att göra prioriteringar inom ram för att förstärka den statliga satsningen. (KS, alla nämnder och bolag) Ekologisk uthållighet Alla medarbetare ska få information om miljöpolicy, mål och handlingsplan Ingår som en del i miljöarbetet för diplomering, är ett av miljömålen för Effektiv organisation Kvalitet Utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete En struktur och medföljande verktyg utvecklas för förvaltningen. Det ska stödja arbetet för att kontrollera, säkra, beskriva och utveckla verksamheter och organisation. Driftsätta nämndorganisation Vid årsskiftet 2019 ingår tidigare Konsult och uppdrag och måltidsorganisationen i en ny förvaltning, då införs också en servicenämnd för förvaltningen. Under början av året ska det utvecklas en ärendeprocess samt rutiner och arbetssätt för det :49 5

8 En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingsplaner, tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutvecklingen på såväl kommunövergripande som förvaltnings och bolagsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Alla nämnder ska verka för att minst 80 procent av de som kontaktar kommunen via telefon ska få svar på sin fråga inom två minuter och via mail inom två dagar. (KS, alla nämnder) Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrering. (KS, alla nämnder och bolag) Som ett steg i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild om tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska utmynna i en handlingsplan på enhetsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Attraktiv arbetsgivare Sänka sjukfrånvaron Arbete kommer att ske på förvaltningen för att förebygga sjukfrånvaro och främja frisknärvaro. Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. (KS, alla nämnder och bolag) Stabil ekonomi Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför (KS, alla nämnder och bolag) :49 6

9 Servicenämnden Serviceförvaltningen Ledningsstab SEN/2019:7 Bilaga 2 Sanna Almqvist (1) Servicenämnden Investeringsbudget för servicenämnden 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar Investeringsäskande avseende IT beror på behov av att uppgradera infrastrukturen, behov av ökad funktionalitet i infrastrukturen, samt att möta behovet av volymökningar och nya tjänster. Investeringsbudget servicenämnden 2019 Infrastruktur IT efter styrning från kommunledningskontoret, samt övriga immateriella tillgångar IT kr Immateriella tillgångar, investeringar ingående i projekt beställda av kommunledningskontoret kr Inventarier och övriga immateriella tillgångar Servicenämnden kr Summa kr Finansiering Finansiering av kapitalkostnaderna med anledning av gjord investering sker enligt servicenämndens prismodell via bas- och årsöverenskommelser samt tilläggstjänster. Vi gör Eskilstuna tillsammans