Införande av inköpscentral samt revidering av servicenämnden reglemente

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2019:133 Gunnar Ekdahl (7) Kommunstyrelsen Införande av inköpscentral samt revidering av servicenämnden reglemente Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. En inköpscentral inrättas inom servicenämndens ansvarsområde och i serviceförvaltningen från och med den 1 juni Inköpscentralens huvudsakliga uppdrag består i att genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde samt upphandling av kommunkoncernövergripande ramavtal. 2. Reviderat reglemente för servicenämnden antas och träder ikraft den 1 juni Sammanfattning För att förbättra villkoren och effektivisera inköp och upphandling föreslås att en inköpscentral inrättas för att genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde och genomföra upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal samt, att såsom ombud, genomföra upphandlingar på uppdrag av bolag inom kommunkoncernen och genomföra upphandlingar på uppdrag av kommun som deltar i upphandlingssamverkan avseende extern vård. Inköpscentralen inrättas i servicenämnden och placeras i upphandlingsenheten på serviceförvaltningen. Inköpscentralen finansieras enligt den modell som gäller för övriga verksamheter inom serviceförvaltningen. Detta utökade ansvar innebär att servicenämndens reglemente behöver revideras vilket ingår i förslaget. Ärendebeskrivning

2 Eskilstuna kommun (7) Ska Eskilstuna kommun inrätta en inköpscentral? Socialnämnden meddelade under 2018 att Eskilstuna avser att lämna den upphandlingssamverkan som Vårdförbundet Sörmland driver avseende upphandling av extern vård. Socialnämnden avser framöver att genomföra upphandlingar av extern vård i egen regi. Samtidigt önskar socialnämnden en fortsatt upphandlingssamverkan med övriga Sörmlandskommuner inom detta område. En sådan upphandlingssamverkan behöver formaliseras. Ett inrättande av en inköpscentral skulle ge denna upphandlingssamverkan ett formellt ramverk. Att dessa upphandlingar genomförs för fler kommuner via inköpscentralen kan också bidra till förbättrade villkor för inköpen samt en effektivare administration. Vidare kan inköpscentralen bidra till att skapa och bibehålla kompetens inom detta upphandlingsområde. Redan idag samordnas vissa upphandlingar för hela kommunkoncernen. Denna samordning leder dock till en hel del administration för deltagande parter. Administrationen är en oundviklig följd av att samordningen sker via gemensamma upphandlingar där enskilda upphandlande myndigheter deltar. Ett inrättande av en inköpscentral skulle minska denna administration bland annat då avtal endast skulle behöva tecknas av inköpscentralen och inte som idag där respektive deltagande part tecknar sitt eget avtal. Ibland bistår kommunen de kommunala bolagen med upphandlingstjänster. Dessa tjänster kan vara upphandlingspliktiga. Ett inrättande av en inköpscentral löser denna köp- och säljproblematik då tjänster från en inköpscentral inte är upphandlingspliktiga. Vilka argument finns då mot att inrätta en inköpscentral? En farhåga som kan lyftas fram är att inköpscentralens verksamhet tränger undan ordinarie upphandlingsverksamhet och tar resurser från denna. Denna farhåga är relevant och har beaktats i detta förslag. Såsom framgår av förslag till beslut föreslås inköpscentralen få ett begränsat uppdrag som huvudsakligen består i att genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde samt upphandling av kommunkoncernövergripande ramavtal. Med det resurstillskott som beskrivs under rubriken Finansiering bedöms inköpscentralens föreslagna uppdrag kunna hanteras inom befintlig organisation. Med beaktande av ovanstående förordar Kommunledningskontoret att en inköpscentral inrättas i Eskilstuna kommun. Vilket uppdrag ska inköpscentralen ha? En inköpscentral är enligt definitionen i LOU 1 en upphandlande myndighet som stadigvarande tillhandahåller centraliserad inköpsverksamhet i form av; Anskaffning av varor eller tjänster som är avsedda för upphandlande myndigheter, eller tilldelning av kontrakt eller ingående av ramavtal om varor, tjänster eller byggentreprenader som är avsedda för upphandlande myndigheter. 1 Se 1 kap 14 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

3 Eskilstuna kommun (7) En inköpscentral kan i huvudsak agera på två olika sätt, antigen som grossist eller som mellanhand. Vid grossistverksamhet handlar inköpscentralen företrädesvis upp varor i eget namn för vidareförsäljning till upphandlande myndigheter. Mellanhandsrollen kan utföras på två sätt. Antigen självständigt, där inköpscentralen tecknar ramavtal i eget namn som andra upphandlande myndigheter sedermera kan avropa från. Alternativt osjälvständigt, där inköpscentralen på uppdrag av en eller fler upphandlande myndigheter agerar ombud för genomförande av den aktuella upphandlingen. När en inköpscentral agerar som grossist eller som självständig mellanhand ansvarar inköpscentralen för att skyldigheterna i upphandlingslagarna efterföljs. Detta innebär att inköpscentralen blir motpart vid en eventuell domstolsprövning då en leverantör ansökt om överprövning eller väckt talan om LOU-skadestånd. De enskilda upphandlande myndigheterna som anskaffar från en inköpscentral är dock själva ansvariga för de delar de själva genomföra, exempelvis att avrop från ramavtal genomförs korrekt. När en inköpscentral agerar som ombud för en eller flera upphandlande myndigheter ansvarar de upphandlande myndigheterna för att skyldigheterna i upphandlingslagarna efterföljs. Detta innebär följaktligen att de upphandlande myndigheterna blir motpart vid en eventuell domstolsprövning då en leverantör ansökt om överprövning eller väckt talan om LOU-skadestånd. Kommunens LOU-försäkring täcker det utökade ansvaret som uppkommer när inköpscentralen agerar grossist eller självständig mellanhand. Kommunledningskontoret föreslår att inköpscentralen i huvudsak får två huvuduppdrag och två biuppdrag. Huvuduppdragen utgörs av: - genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde - genomföra upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal Biuppdragen utgörs av: - Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av bolag inom kommunkoncernen - Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av kommun som deltar i upphandlingssamverkan avseende extern vård Nedan beskrivs innehållet i respektive uppdrag. Genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde Inköpscentralens uppdrag i denna del utförs som självständig mellanhand. Socialförvaltningen är drivande i vilka upphandlingar som ska genomföras samt vilka krav som ska ställas. Samverkan ska dock ske med deltagande kommuner för

4 Eskilstuna kommun (7) att så långt som möjligt bidra till ett gynnsamt utfall för samtliga parter. I fall oenighet uppstår bland samverkande parter har socialnämnden eller om socialnämnden så bestämmer socialförvaltningen sista ordet avseende behovsbeskrivning och kravformulering. Socialförvaltningen avser följa upp de upphandlande ramavtalen. Efter överenskommelse kan inköpscentralen bistå vid denna uppföljning. Resultatet av uppföljningen kan också delas med deltagande kommuner. Genomföra upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal Inköpscentralens uppdrag i denna del utförs som självständig mellanhand. I nuläget finns det inte fastställt vilka ramavtal som ska upphandlas kommunkoncernövergripande. För att inköpscentralens uppdrag i denna del ska klarläggas behöver det fastställs vilka ramavtal som inköpscentralen ska hantera. Då samverkansbehovet kan förändras över tid behöver det utses ett forum som ska behandla denna fråga. Inköpsrådet är ett forum där representanter för upphandlingsfunktionerna inom kommunen och de kommunala bolagen regelbundet möts. Kommunledningskontoret föreslår att inköpsrådet får i uppdrag att fastställa vilka ramavtal som ska upphandlas kommunkoncernövergripande. Om oenighet avseende detta uppstår i inköpsrådet, hänskjuts frågan till kommundirektören för bindande avgörande. Inköpscentralen ska driva upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal. Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av bolag inom kommunkoncernen Inköpscentralens uppdrag i denna del utförs som ombud för de bolag i kommunkoncernen som önskar upphandlingsrelaterad hjälp. Dessa uppdrag kan dock endast utföras om det finns tillgängliga resurser hos inköpscentralen när behovet av hjälp och stöd uppstår. Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av kommun som deltar i upphandlingssamverkan avseende extern vård Inköpscentralens uppdrag i denna del utförs som ombud för de kommuner som deltar i upphandlingssamverkan avseende extern vård. För att begränsa inköpscentralens uppdrag gäller detta uppdrag endast upphandlingar av sådan vård som Vårdförbundet Sörmland tidigare upphandlade, exempelvis upphandlingar av HVB-boenden. Vidare kan dessa uppdrag endast utföras om det finns tillgängliga resurser hos inköpscentralen när behovet av hjälp och stöd uppstår. Organisatorisk placering

5 Eskilstuna kommun (7) Upphandlingslagstiftningen ställer inga krav på driftsform för en inköpscentral utan verksamheten kan bedrivas i en rad olika former, från aktiebolag till gemensam nämnd eller i förvaltning. I lagstiftningen finns inte heller något krav på att hålla en inköpscentrals verksamhet åtskild från ordinarie upphandlingsverksamhet. Detta talar för att inköpscentralen inrättas i befintlig organisationsstruktur. Kommunens upphandlingsenhet är idag placerad i servicenämnden och har bland annat i uppdrag att bistå andra nämnder vid upphandlingar, samt initiera, genomföra och samordna kommunövergripande upphandlingar. En majoritet av de kommunkoncernövergripande upphandlingarna genomförs idag av upphandlingsenheten. Av de dedikerade upphandlingsfunktioner som finns inom kommunkoncernen har upphandlingsenheten flest anställda. Kommunledningskontoret föreslår att inköpscentralen inrättas i servicenämnden och placeras i upphandlingsenheten på serviceförvaltningen. Detta är en naturlig placering av den aktuella verksamheten och möjliggör att inköpscentralen och den ordinarie upphandlingsverksamheten kan dela på resurser och kompetens. Finansiering Finansiering av inköpscentralen Enligt förslaget ovan inrättas inköpscentralen i servicenämnden och placeras i upphandlingsenheten på serviceförvaltningen. Serviceförvaltningen är intäktsfinansierad och får sina intäkter på tre olika sätt. Dessa är: Basöverenskommelser vilka beslutas och finansieras av kommunledningskontoret Årsöverenskommelser dessa beslutas och finansieras på olika sätt. En årsöverenskommelse kan exempelvis tecknas med en enskild förvaltning och finansieras med en fast kostnad. Tilläggstjänster dessa beslutas och finansieras på olika sätt. En tilläggstjänst kan exempelvis avse utförandet av ett visst uppdrag eller projekt åt en enskild förvaltning och finansieras löpande med ett fastställt timpris. Kommunledningskontoret föreslår att inköpscentralen finansieras enligt den modell som gäller för övriga verksamheter inom serviceförvaltningen. Nedan beskrivs finansieringsmodellen för respektive uppdrag som inköpscentralen ska utföra. Genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde Detta uppdrag finansieras av socialförvaltning genom en årsöverenskommelse med en fast kostnad eller som en tilläggstjänst med löpande timdebitering och fastställt timpris. Genomföra upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal Detta uppdrag finansieras av kommunledningskontoret inom ramen för befintlig basöverenskommelse avseende den ordinarie upphandlingsverksamheten.

6 Eskilstuna kommun (7) Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av bolag inom kommunkoncernen Detta uppdrag finansieras av respektive bolag som önskar nyttja inköpscentralens tjänster. Uppdragen utförs som en tilläggstjänst med löpande timdebitering och fastställt timpris. Såsom ombud genomföra upphandlingar på uppdrag av kommun som deltar i upphandlingssamverkan avseende extern vård Detta uppdrag finansieras av respektive kommun som önskar nyttja inköpscentralens tjänster. Uppdragen utförs som en tilläggstjänst med löpande timdebitering och fastställt timpris. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Riktlinje för upphandling och inköp Kommunledningskontoret avser att påbörja arbetet med en revidering av riktlinjen för upphandling och inköp under I revideringsarbetet kommer inrättandet av inköpscentralen beaktas. Reviderat reglemente för servicenämnden Inrättandet av en inköpscentral hos servicenämnden innebär att servicenämnden får ett utökat ansvar i relation till nuvarande ordning. Detta innebär att servicenämndens reglemente behöver revideras. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till reviderat reglemente, vilket föreslås träda ikraft den 1 juni KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tommy Malm Kommundirektör Nabil Mouchi t.f. Ekonomidirektör Beslutet skickas till: Servicenämnden

7 Eskilstuna kommun (7)

8 Kommunstyrelsen 1 (3) STYRDOKUMENT Reglemente för servicenämnden Beslutad när Beslutad av Diarienummer Ersätter Gäller för 2019-xx-xx Kommunfullmäktige KSKF/2019:133 Reglemente för servicenämnden, antaget av kommunfullmäktige , 202, KSKF/2018:386 Servicenämnden Gäller fr o m Gäller t o m Dokumentansvarig Uppföljning Tillsvidare Administrativa direktören, kommunledningskontoret Årligen Inledning Utöver det gemensamma reglementet för Eskilstuna kommuns nämnder gäller detta reglemente för servicenämnden. Om kommunfullmäktige fattar beslut som avviker från vad som anges i detta reglemente ska kommunfullmäktiges beslut gälla istället för reglementet i den delen. Verksamhetsområde 1 Uppgifter

9 Eskilstuna kommun 2 (3) Servicenämnden är en utförar- och produktionsnämnd. I detta ligger att servicenämnden ansvarar för att tillhandahålla och utföra tjänster åt andra nämnder i enlighet med vad som anges i detta reglemente, i övriga beslut av kommunfullmäktige samt enligt överenskommelser med beställande nämnder. Servicenämndens verksamhet finansieras genom ersättning från beställarnämnderna. Servicenämnden ska bistå andra nämnder vid upphandlingar, samt initiera, genomföra och samordna kommunövergripande upphandlingar. Servicenämnden ska driva en inköpscentral för upphandlingssamverkan. Inköpscentralens huvudsakliga uppdrag består i att genomföra upphandlingar av extern vård inom socialnämndens ansvarsområde samt upphandling av kommunkoncernövergripande ramavtal. Följande funktioner och tjänster ska samordnas, tillhandahållas och utföras av servicenämnden: 1. Kommunens måltidsverksamhet 2. Kontaktcentret Eskilstuna Direkt 3. Kommunens konsumentvägledning 4. Kommunens omlastningscentral 5. Kommunens tolkförmedling 6. Kommunens rekryteringsenhet 7. Kommunens företagshälsovård 8. Kommunens löne- och pensionsadministration 9. Kommunens inkassoverksamhet 10. Anskaffning av kommunens fordon, med undantag för fordon för park- och markanläggningsverksamhet, samt förvaltning av kommunens samtliga fordon 11. Drift och förvaltning av kommunens IT-tjänster. 12. Kommunens posthantering 2 Delegation från kommunfullmäktige Servicenämnden ska besluta i ärenden om: 1. Tilldelning i samordnad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling och lagen om upphandling av koncessioner, som inte ska beslutas av någon annan enligt lag, författning eller annat beslut. 2. Tilldelning i upphandling som handhas av Inköpscentralen enligt lagen om offentlig upphandling och lagen om upphandling av

10 Eskilstuna kommun 3 (3) koncessioner, som inte ska beslutas av någon annan enligt lag, författning eller annat beslut