Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse och slutrapport internkontrollplan för 2018

Transkript

1 Socialnämnden Socialförvaltningen Enheten för utveckling och innovation Maja Sejdic, Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse och slutrapport internkontrollplan för 2018 Förslag till beslut 1. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse och slutrapport internkontrollplan för 2018 godkänns och översändes till kommunstyrelsen i Eskilstuna respektive Strängnäs kommun. 2. Nämnden ansöker om att få behålla överskottet på tkr. Ärendet Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse redogör för överförmyndarkontorets utveckling under 2018 och följer upp av nämnden och kommunfullmäktige beslutade mål och åtaganden. I egenskap av värdkommun är det Eskilstuna kommuns anvisning och styrsystem som används som ramverk för den gemensamma nämndens verksamhetsberättelse. Huvuddelen av överförmyndarnämndens arbete ligger inom processen Att värna demokrati, de tre delprocesserna Att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna och äldre och processen Att tillgodose behovet av processkvalitet. Nämnden har tjugo åtaganden för Av dem har sju uppnått målnivån, sex är pågående och sju har inte påbörjats. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan 2018 omfattar och hanterar tjugoen risker. Slutrapport för planen finns med i ärendet. Planen omfattar sjutton kontrollåtgärder och åtta kontrollmoment. Tre kontrollmoment har genomförts utan avvikelse under året, fyra kontrollmoment har visat på avvikelse och ett har inte genomförts. Av sjutton kontrollåtgärder är fyra slutförda och åtta har påbörjats under året. För fem kontrollåtgärder har inget arbete utförts. Under 2018 har överförmyndarkontoret haft två chefsbyten och många av kontorets handläggare är nyanställda. Engagemang och tid har lagts på att säkra det löpande arbetet i kärnverksamheten varpå utvecklingsarbetet och de åtaganden som beslutats

2 Eskilstuna kommun (2) om av nämnden och kommunfullmäktige inte har kunnat prioriteras i den omfattning som önskats. Överförmyndarnämnden redovisar ett överskott på tkr för 2018, inklusive överfört överskott med tkr från tidigare år. Nämnden ansöker om att få behålla överskottet; dels för att täcka kostnader för eventuella arvoden som ännu inte utbetalats, dels för kostnaden för den överenskommelse som slutits med Eskilstuna gode man förening under våren. SOCIALFÖRVALTNINGEN Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef Lina Simola Avdelningschef

3 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse 2018 Fas: Verksamhetsberättelse 2018 Organisation: Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

4 Sammanfattning Överförmyndarnämnden har tjugo åtaganden för Av dem har sju uppnått målnivån, sex är pågående och sju har ännu inte påbörjats. Överförmyndarnämnden är en myndighet med uppdrag att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare samt att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser. Utöver det ska nämnden yttra sig till tingsrätten samt genomföra utredningar på anmodan av tingsrätten. Nämnden ska även rekrytera gode män och förvaltare samt erbjuda dem utbildning. Huvuddelen av nämndens arbete ligger inom processen Att värna demokrati, de tre delprocesserna Att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna och äldre och processen Att tillgodose behovet av processkvalitet. Nämnden har under 2018: - Infört en e-tjänst för inlämning av årsräkningar. - Genomfört grundutbildningar för uppdraget som ställföreträdare och utbildningar om upprättande av årsräkning. - Fortsatt arbetet med översyn av rutiner inom nämndens verksamhet. - Förbättrat service och tillgänglighet. - Genomfört informationsinsatser kring ställföreträdarskap. - Fört diskussioner med intresseföreningarna kring vidareutbildning och andra former av samarbete. - Arbetat med att utveckla en överenskommelse (inom ramen för IOP) med Eskilstuna gode man förening kring ökat stöd för ställföreträdare med uppdrag i Strängnäs och Eskilstuna. - Aktivt deltagit i det pågående gemensamma forskningsprojektet med Mälardalens högskola om huvudmännens förväntningar på gode män och förvaltare. - Medverkat i Riksförbundet frivilliga samhällsarbetaresprojekt Min rätt - din roll genom anordnandet av ett gemensamt seminarium i Eskilstuna. - Gjort en översyn av och uppdaterat gällande delegationsordning. - Funnits tillgängliga för allmänheten inför nämndsammanträden. Allteftersom befolkningen i Eskilstuna och Strängnäs kommun ökar är det fler som har behov av ställföreträdare. Det visar sig bland annat i ett ökat antal ansökningar och anmälningar om behov av god man och förvaltare samt fler årsräkningar och redogörelser. Under året har granskningsprocessen utvecklats och målet att uppnå granskning av samtliga i tid inkomna och kompletta årsräkningar senast 31 augusti har uppnåtts. Överförmyndarkontoret har under 2018 haft 11,75 årsarbetare exklusive chef. Utöver det har fem sommarvikarier varit anställda under en tvåmånadersperiod med uppdrag att granska inkomna årsräkningar. För att förstärka uppföljningen av verksamheten har en ny teamledartjänst tillsatts. Syftet är att teamledaren genom en förbättrad uppföljning av handläggningsförfarandet på kontoret en bidra till en effektivare ärendehantering och måluppfyllelse samt en hållbar arbetsmiljö. Åtgärden förväntas även bidra till en mer enhetlig rättstillämpning på kontoret. Överförmyndarnämnden redovisar ett överskott på tkr för 2018.

5 Styrkort 2018 Måluppfyllelse Trend Utfall jandecember 2018 Mål 2018 Handläggningstid för anmälningar, utredningar och yttranden enligt Föräldrabalken (dagar) Andel granskade årsräkningar och redovisningar (procent) Tid för granskning av sluträkningar (dagar) Tid för att förordna god man för ensamkommande barn (arbetsdagar) 19 7 Hållbar utveckling 1. Attraktiv stad och landsbygd Processområde: Demokrati Processens syfte är att skapa förutsättningar för och främja trygghet, engagemang och delaktighet bland Eskilstuna och Strängnäs kommuninvånare. Processen ska ge kommuninvånare och deras valda representanter information, insyn och inflytande över kommunernas gemensamma angelägenheter. Öppenhet, insyn och delaktighet skapas i dialogen med kommuninvånare och stärks också därigenom. Den kommunala organisationen ska vara tillgänglig för kommuninvånare och ge förtroendevalda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag. Delaktighet och jämlikt inflytande Bedömning Trend 2016 års medborgarundersökning visade på jämförelsevis låga värden för kommuninvånares möjlighet att utöva inflytande och påverka varför det varit angeläget att arbeta med utveckling av detta. Överförmyndarnämnden har ingått ett samarbete med Mälardalens högskola för att öka kunskapen kring huvudmäns förväntningar på gode män och förvaltare och skapa förutsättningar för dem att utöva inflytande och vara delaktiga.

6 P1. Invånare som är nöjda med möjligheten till inflytande Eskilstuna kommuns värde för möjligheten till inflytande är 43 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är något högre än föregående år. Strängnäs kommuns värde för möjlighet till inflytande är 37 vilket är något lägre än föregående år. Notera att värdet som rapporteras ovan är ett genomsnittsvärde för de två kommunerna. Nämndens samverkan med föreningen för gode män och förvaltare samt den förstudie som genomförts i samarbete med Mälardalens högskola under året syftar till att skapa förutsättningar för dialog och möjlighet till inflytande för nämndens huvudmän och kommunens invånare. P ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling Eskilstuna kommuns värde för delaktighet är 48 i Kommunens Kvalitet i Korthet, en undersökning som genomförs årligen av Sveriges kommuner och landsting. Värdet är detsamma som föregående år men har minskat kraftigt sen undersökningen som genomfördes Strängnäs kommuns värde för delaktighet är 78 vilket är detsamma som föregående år. Notera att värdet som rapporteras ovan är ett genomsnittsvärde för de två kommunerna. Nämndens samverkan med föreningen för gode män och förvaltare samt den förstudie som genomförts i samarbete med Mälardalens högskola under året syftar till att skapa förutsättningar för nämndens huvudmän och kommunens invånare att vara delaktiga i nämndens utvecklingsarbete. Verkställa de lokala handlingsplanerna i prioriterade stadsdelar i samverkan mellan kommunkoncernens verksamhet och civilsamhället. Arbetet hålls samman av trygghetskoordinator och ska främja trivsel och delaktighet samt förebygga social oro. Status Färdiggrad Nämnden avvaktar initiativ från kommunens trygghetskoordinator. Under 2018 genomförs i samarbete med Mälardalens högskola ett försök med brukarundersökning bland vuxna huvudmän. Resultatet av brukarundersökningen ska användas för att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten. Status Färdiggrad En förstudie om huvudmännens förväntningar och upplevelser har genomförts under En initial rapport har lämnats till överförmyndarnämnden och Mälardalens högskola har sökt finansiering för vidare forskning.

7 Tydlig ärende- och beslutsprocess Bedömning Trend P ska Nöjd politikerindex förbättras till Under februari 2018 fick alla förtroendevalda i Eskilstuna kommun besvara en enkät kring upplevd service, information och tillgänglighet. Resultatet för nämnden visar att nämndens förtroendevalda är mycket nöjda med förvaltningens service, information och tillgänglighet. Det samlade värdet uppgår till 88 och är ett jämförelsevis högt värde i kommunen. Nämnden fick inte möjligheten att delta i mätningen som gjordes under hösten 2016 varför det inte går att göra någon bedömning kring trenden. Trygghet Bedömning Trend P ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i Eskilstuna kommuns värde för trygghet är 41 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är oförändrat sen föregående år och något lägre än 2015 då värdet var 42. Strängnäs kommuns värde för trygghet är 54 vilket är något högre än föregående år men dock inte lika högt som 2016 då värdet var 57. Notera att värdet som redovisas ovan är ett genomsnittsvärde för de två kommunerna. 4. Social uthållighet Processområde: Vård och sociala tjänster Syftet med överförmyndarnämndens verksamhet är att skapa förutsättningar för trygghet och rättssäkerhet för unga och vuxna huvudmän. Nämnden utgår från Barnkonventionens och FN:s deklaration om mänskliga rättigheter.

8 Huvuddelen av överförmyndarnämndens uppdrag och verksamhet ligger inom området social uthållighet och de tre delprocesserna Att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre. Nämndens uppdrag är att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av ställföreträdare samt föreslå en lämplig person. Nämnden ska även utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att uppmärksamma kommuninvånare som inte till fullo förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. För att stärka den sociala uthålligheten tillämpar nämnden verktyg för dialog, delaktighet och inflytande såväl som verktyg för kontroll och insyn. Nämnden har något färre ställföreträdarskap 31 december 2018 jämfört med den 31 december Det är en utveckling som till helt avgörande delar kan härröras till att antalet ensamkommande barn med god man har minskat i Eskilstuna och Strängnäs kommun. Nämnden har inlett en samverkan med Mälardalens högskola kring en studie om huvudmäns förväntningar på och upplevelser av ställföreträdarskapet. Studien väntas bidra till ökad kvalitet inom överförmyndarkontorets verksamhet samt leda till ökad kunskap och förståelse för nämndens huvudmän och ställföreträdare. Barn och unga Bedömning Trend Överförmyndarnämnden förordnar god man för ensamkommande barn som anvisas till Eskilstuna och Strängnäs kommun samt till barn som andra kommuner placerat i kommunerna. Tingsrätten förordnar i vissa fall förmyndare för barn. Nämnden bevakar sedan hur gode män och förmyndare förvaltar barnets ekonomiska tillgångar samt hur gode män för ensamkommande barn utför sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare. Ensamkommande barn får en god man inom 7 arbetsdagar. Status Färdiggrad Under perioden fram till och med 31 december har Migrationsverket anvisat sammanlagt 14 barn till Eskilstuna kommun och Strängnäs. Handläggningstiden är nedåtgående och medeltiden för förordnande var 3,5 dagar under perioden juni till och med augusti. För helåret är handläggningstiden 19 dagar. Under 2018 kommer nämnden att se över och vid behov uppdatera riktlinjer och rutiner för förmynderskap. Status Färdiggrad Riktlinjer och rutiner för förmynderskap har ej uppdaterats under 2018.

9 Vuxna Bedömning Trend Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Överförmyndarnämnden lämnar förslag på ställföreträdare, god man eller förvaltare, samt erbjuder dem utbildning för uppdraget. Det är nämnden som sedan granskar att ställföreträdare sköter sina uppdrag på sådant sätt att huvudmannens intressen tas tillvara. Överförmyndarnämndens verksamhet har således stor betydelse för att alla kommuninvånare ska få rätt till ekonomisk, rättslig och social trygghet. Anmälningar, utredningar och yttranden till tingsrätten handläggs inom 4 månader. Status Färdiggrad Handläggningstid för anmälningar, utredningar och yttranden enligt föräldrabalken var 119 dagar. Det visar ett ackumulerat resultat för 2018 på 100%. Processområde: Demokrati Trygghet Bedömning Trend Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ställföreträdare till de huvudmän som har behov av nämnda insatser i syfte att öka huvudmannens upplevelse av trygghet. Det kan handla om behov av stöd och hjälp i mötet med andra myndigheter samt att få den omsorg som behövs. P ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i Eskilstuna kommuns värde för trygghet är 41 i medborgarundersökningen som genomfördes under hösten Värdet är oförändrat sen föregående år och något lägre än 2015 då värdet var 42. Strängnäs kommuns värde för trygghet är 54 vilket är något högre än föregående år men dock inte lika högt som 2016 då värdet var 57. Notera att värdet som redovisas ovan är ett genomsnittsvärde för de två kommunerna.

10 Nämnden utövar tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att skapa trygghet för kommuninvånare som inte till fullo förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. Under 2018 genomför nämnden en utbildning för ställföreträdare om HBTQ-frågor. Status Färdiggrad Överförmyndarnämnden är representerat och deltar aktivt i verksamhetsövergripande nätverk inom området. Under 2018 har det dock, på grund av personalomsättning, sommarsemester och prioritering av kärnverksamheten inte varit möjligt att initiera och genomföra en sådan utbildning på ett strukturerat och systematiskt sätt. Effektiv organisation 6. Kvalitet Processområde: Processkvalitet Processens syfte är att skapa förutsättningar för och säkra ett rättssäkert och hållbart handläggningsförfarande som når upp till de krav som ställs. För att överförmyndarnämnden ska kunna uppfylla lagstadgade åtaganden arbetar överförmyndarkontoret efter en vägledning för prioritering av ärenden. Vägledningen ska vara stöd för handläggarna på överförmyndarkontoret i hur de ska prioritera handläggning av olika ärendetyper. I vägledningen fastställs att vissa ärenden som behöver hanteras skyndsamt prioriteras till föremål för andra som till följd därav kommer att ta längre tid. Inga ärenden kan dock prioriteras bort då nämndens verksamhet är lagstyrd. Kvalitetsutveckling Bedömning Trend Överförmyndarnämnden bedriver ett långsiktigt arbete inom ramen för området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utvecklar och kompletterar det nu befintliga kvalitetsledningssystemet. Uppföljning vid avvikelser samt av enkäter till nämndens huvudmän och ställföreträdare skapar en grund för nämndens fortsatta utvecklingsarbete. Kommunens riktlinjer för internkontroll har börjat implementerats och arbetet med riskanalys har genomförts.

11 En e-tjänst för lämning av årsräkningar har införts och verksamhetens service och tillgänglighet förbättras. Verksamheten har utvecklat sina rutiner för granskning av årsräkningar och ser över samtliga rutiner som berör arbetet inom överförmyndarnämnden. P71. Andel av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur ett jämställdhetsperspektiv. 95% Överförmyndarnämnden har påbörjat ett arbete för att ta fram en handlingsplan för jämställdhet. Arbetet har dock stannat upp och nämnden har sedermera beslutat att nedprioritera det till förmån för andra åtagande. Arbetet väntas återupptas P ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till Överförmyndarkontoret har inte lämnat in någon modig idé under Överförmyndarkontoret arbetar dock lokalt med förändrings- och förbättringsförslag som kan förverkligas utan att de lämnats in som modiga idéer. Nämnden ska under 2018 aktivt arbeta för att få idéer om nya sätt att rekrytera ställföreträdare i samarbete med andra funktioner i kommunen. Nämnden kommer att bjuda in till minst en workshop för att idégenerera. Metoder inom konceptet för Modiga idéer ska användas. Status Färdiggrad Nämnden har samarbetat med socialnämnden kring samrekrytering. Samannonsering har genomförts vid flera tillfällen under året. P jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats. Överförmyndarnämnden är ännu inte aktuell för detta. Diplomering kan tidigast ske under P uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 %. 50% Överförmyndarkontoret har inte lämnat in någon modig idé under Överförmyndarkontoret arbetar dock lokalt med förändrings- och förbättringsförslag som kan förverkligas utan att de lämnats in som modiga idéer.

12 P4. Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sin verksamhet Under hösten 2017 genomförde nämnden en undersökning bland nämndens ställföreträdare. Syftet med undersökningen var att undersöka hur nämndens ställföreträdare upplever överförmyndarkontorets tillgänglighet och bemötande. Resultatet visar att nämnden ställföreträdare är nöjda med överförmyndarkontoret. Det samlade värdet uppgår till 65. Kompletta årsräkningar som har lämnats in i tid ska vara granskade senast 31 augusti. Status Färdiggrad Inför sommarperioden rekryterade överförmyndarkontoret fem kvalificerade sommarvikarier för granskning av årsräkningar. Denna förstärkning har bidragit till att kontoret klarat av sitt åtagande beträffande i tid inkomna och kompletta årsräkningar. Till och med den sista augusti hade kontoret tagit emot årsräkningar, varav 832 hade kommit in i tid. Samtliga i tid inkomna årsräkningar var färdiggranskade alternativt föremål för begäran om komplettering den 31 augusti Kompletta sluträkningar är granskade inom 30 dagar. Status Färdiggrad Det ackumulerade resultatet för året är att 27 % av samtliga inlämnade sluträkningar granskats inom trettio dagar. Överförmyndarkontoret har prioriterat att granska samtliga årsräkningar varför granskning av slutgranskningar inte har kunnat göras inom utsatt tid. Nämnden ska under 2018 besluta om en policy om antalet huvudmän per ställföreträdare. Status Färdiggrad Nämnden har under våren antagit en policy för hur många huvudmän en ställföreträdare får ha. Nämnden har utöver detta beslutat om en ändring i delegationsordning vad avser beslut om förordnande. Överförmyndarkontoret tillämpar riktlinjen. Blivande ställföreträdare ska ha en godkänd utbildning för uppdraget. Nämnden kommer därför att tillhandahålla grundutbildning för den som vill åta sig förordnande som god man/förvaltare. Status Färdiggrad

13 Avtal har tecknats med leverantör av webbutbildning för den som är intresserad av att bli god man eller förvaltare. Avtalet gäller från och med den 3 april. Nämnden har arbetat med att utveckla en överenskommelse (inom ramen för IOP) med Eskilstuna gode man förening kring ökat stöd för ställföreträdare med uppdrag i Strängnäs och Eskilstuna. I detta stöd ingår utbildning för blivande ställföreträdare. Nämnden erbjuder, i samverkan med god man-föreningarna, ställföreträdare utbildning för uppdraget. Under 2018 inom neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och demenssjukdomar samt att ställföreträdare till ensamkommande barn erbjuds utbildning i psykisk ohälsa och suicidprevention. Status Färdiggrad Föreningarna har genomfört utbildningar under Kommunikation Bedömning Trend P upplever 70 % nytta av internportalen. 80% 60% 80% av överförmyndarkontorets medarbetare uppger i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten 2018 att de upplever nytta av internportalen i sitt arbete. P får 95 % svar på e-post inom 2 dagar. 44% 100% Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten 2017 framgår att 44% av nämndens ställföreträdare instämmer delvis eller helt i att de får svar på e-post inom två dagar. P uppfattar 90 % ett gott bemötande vid telefonkontakt. 75% 90% Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten framgår att 75% av nämndens ställföreträdare delvis eller helt instämmer i att de upplever att de får ett gott bemötande vid kontakt med överförmyndarkontoret.

14 P uppger 98 % att det är lätt att hitta på eskilstuna.se. 48% 90% Av den undersökning bland ställföreträdare som genomfördes under hösten framgår att 48% av nämndens ställföreträdare instämmer delvis eller helt i att det är lätt att hitta information om överförmyndarnämnden på kommunens hemsida. Under 2018 kommer nämnden genomföra aktiviteter som ökar möjligheten att enkelt och snabbt få svar på frågor som gäller nämndens verksamhetsområde. Status Färdiggrad Särskilda aktiviteter som ökar möjligheten att snabbt och enkelt få svar på frågor har ej genomförts. Däremot har telefontiderna setts över och ökad tillgänglighet per telefon har införts under Tillgodose behovet av IT stöd Bedömning Trend P ska minst 60 % av ärenden komma in via e-tjänst - inom utvalda viktiga områden. 45% Nämnden har infört en e-tjänst för årsräkningar i syfte att bidra till effektivisering av administrationen för överförmyndarkontoret. Till följd av tekniska fel med programvaran endast ett fåtal årsräkningar kunnat skickas in digitalt. Vid utgången av 2018 ska 50 % av gode män för ensamkommande barn använda e-tjänsten för redovisning och arvodesbegäran. För gode män enligt föräldrabalken samt förvaltare är målet att 10 % använder e-tjänsten för redovisning av årsräkning och redogörelser för För redovisning av årsräkningar och redogörelser för 2018 är målet 50 %. Status Färdiggrad Under perioden har det förekommit tekniska problem med den programvara nämnden använder vilket försvårat inskickandet av digitala årsräkningar. Det har inneburit att endast ett fåtal årsräkningar kunnat skickas in digitalt. Systemet är i full drift sedan juni 2018.

15 Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. Status Färdiggrad Överförmyndarnämnden har ett jämställdhetsombud men arbetet har inte kunnat prioriteras på grund av prioritering av kärnverksamhet. Samtliga nämnder och bolag ska delta i arbetet med att omsätta det gemensamma programmet för "digital förnyelse" till handlingsplaner med årliga aktiviteter. Aktiviteterna ska stärka kommunens attraktivitet, våra tjänsters kvalitet och organisationens effektivitet. Status Färdiggrad Någon handlingsplan kopplad till digital förnyelse är ej påbörjad. Nämnden ser ett behov att se över sina nuvarande arbetssätt för att matcha med digitala verktyg och tekniska lösningar. För att säkerställa att kommunen levererar jämställd service, ger ett jämställt bemötande och har en jämställd resursfördelning ska alla nämnder och bolag år 2019 ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas ur jämställdhetsperspektiv. Status Färdiggrad Handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas ur jämställdhetsperspektiv är ej framtagen. 7. Attraktiv arbetsgivare Processområde: Medarbetare Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet och det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överförmyndarkontoret har fjorton medarbetare inklusive chef, varav fyra är visstidsanställda. För att skapa förutsättningar för en enhetlig rättstillämpning och stärka uppföljningen i verksamheten har en teamledartjänst tillsatts. Trots en hög arbetsbelastning är sjukfrånvaron jämförelsevis låg.

16 Sjukfrånvaro, medelvärdet senaste 12 månader År: 2018 Tillsvidareanställda: Tillsvidare Period sjukfrånvaro_löpande år: December Totalt i % Kvinnor Dec 2018 Män Dec 2018 Totalt Dec 2018 Kvinnor Dec 2017 Män Dec 2017 Totalt Dec 2017 Förändring totalt 4.5% 0.0% 3.7% 2.1% 2.0% 2.1% 1.6% Tillgodose behovet av kompetensförsörjning Bedömning Trend Utmaningen för nämnden är att rekrytera medarbetare med erfarenhet av yrket. För att säkerställa verksamhetens behov av kompetens på kort såväl som lång sikt har överförmyndarnämndens beslutat om en kompetensförsörjningsplan. Planen har tre fokusområden vilka är arbetsmiljö, systematiskt kompetensarbete och attraktiv arbetsgivare. Dessa tre områden har i sin tur ett antal aktiviteter kopplade till sig. P85. Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till ,5 82,0 Överförmyndarkontorets värde för hållbart medarbetarengagemang var 78,1 i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten Det är en minskning sedan föregående år då värdet var 74,5. P86. Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår 2019 till max 5,9 %. 3,7% 2,2% 6,3% Sjukfrånvaron för överförmyndarkontorets medarbetare har ökat något sedan föregående år men är fortsättningsvis låg. P87. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka. 40,0% Överförmyndarverksamheten har en hög andel medarbetare som är födda utanför Norden. Nämnden för dock inget register över var medarbetarna är födda.

17 P88. Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. 81,8% 81,7% 90% av överförmyndarkontorets medarbetare uppger i medarbetarundersökningen som genomfördes under hösten 2018 att de är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun. Samtliga förvaltningar ansvarar för att samordning och stöd i rehabiliteringsarbetet överförs till HR-enheten på Konsult och uppdrag enligt implementationsplanen, dock senast den 31 mars Status Färdiggrad Överförmyndarnämnden följer implementationsplanen. 8. Stabil ekonomi Processområde: Ekonomi Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning Bedömning Trend Årets resultat för överförmyndarnämnden uppvisar en positiv budget avvikelse på tkr jämför med årsbudget inklusive överfört överskott med tkr från tidigare år. Det ekonomiska utfallet varierar där bland annat drift kontoret redovisar en positiv budgetavvikelse på sammantaget 771 tkr, den positiva budgetavvikelsen beror till stor del på vakanser inom verksamheten och utbetalt beviljat bidrag från Arbetsmarknadsstyrelse. Medan arvoden till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på tkr för perioden. Den negativa budgetavvikelsen beror på minskade ersättning från migrationsverket utifrån det nya ersättningssystemet. För arvoden till gode män och förvaltare redovisar Strängnäs ett överskott på 384,0 tkr och Eskilstuna redovisar plus 189 tkr. P89. Nämnder och bolag ska ha en ekonomi i balans. 1 1 Överförmyndarnämnden redovisar ett överskott på tkr.

18 P uppgår avtalstroheten till minst 75 %. 36% 74,0% Överförmyndarnämnden arbetar systematiskt och proaktivt med upphandling i enlighet med LOU och interna riktlinjer varvid avtalstrohet bör utvecklas positivt framöver. Utarbeta förslag och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför årsplan Status Färdiggrad Överförmyndarnämnden redovisar återigen ett överskott och har en ekonomi i balans. Överförmyndarnämnden kommer att fortsätta att utveckla effektiviteten i verksamheten utan att rättssäkerheten påverkas.

19 Ekonomisk redovisning 2018 Resultaträkning År: 2018 Period: December Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Projekt: Drift + driftprojekt Enhet: Mnkr Konto Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse 2018 Försäljningsintäkter 11,0 4,2 9,4-5,2 Bidrag 14,5-0,1 0,6 0,0 Kommun- /nämndersättning 11,1 11,9 11,9-0,6 Summa INTÄKTER 36,6 16,0 21,9-5,9 Personalkostnader -13,5-8,5-9,9 1,4 Uppdragstagare och -19,2-5,9-9,2 3,3 beredskapsarbetare Lokalkostnader -0,5-0,6-0,5-0,1 Köp av verksamhet 0,0 Lämnade bidrag -0,1-0,1-0,1 0,0 Material -0,1-0,1-0,1 0,0 Tjänster -1,8-1,2-2,1 0,9 Preliminärbokförda 0,0 0,0 kostnader Kapitalkostnader -0,1-0,1-0,1 0,0 Summa -35,3-16,3-21,9 5,5 KOSTNADER Finansiella kostnader 0,0 0,0 Summa 0,0 0,0 FINANSNETTO Summa ÅRETS 1,3-0,3 0,0-0,3 RESULTAT Över/underskott 1,5 1,5 Summa RR inklusive semesterlöneskuld 1,3 1,2 0,0 1, 2 Investeringsredovisning År: 2018 Period: December Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Projekt: Investeringsprojekt Enhet: Mnkr Investeringsprojekt Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse 2018 Inventarier 0,0 0,0 0,0 Summa 0,0 0,0 0,0 Investeringsprojekt

20 Driftredovisning per huvudprocess År: 2018 Period: December Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Projekt: Drift Enhet: Mnkr Verksamhetsprocess Skapa möjligheter till insyn, inflytande och dialog Skapa förutsättningar för förtroendevalda att fatta beslut Finans, skatter och kommun/nämndersättning Nettokostnader Nettokostnader Budget Avvikelse ,5-12,0-11,5-0,5-0,3-0,2-0,4 0,1 11,1 13,4 11,9 1,5 Summa 1,3 1,2 0,0 1,2 Riktade stadsbidrag År: 2018 Period: December Ansvar: F16 Överförmyndarnämnden Enhet: Mnkr Bidragsgivare Bidrag Ändamål Beviljat belopp Migrationsverket Anvisningsschablon á kr - asyl ensamkommande barn 60% till ÖFNES och 40% till SN De kommuner som tar emot ensamkommande barn får statlig ersättning för till exempel skola, vård och boende. 0,4 Migrationsverket God man - asyl ensamkommande barn Kommunen har ansvaret att utse god man för ensamkommande bar. För detta utbetalas en schablonersättning. 1,0 1,4

21 Statistik ur Wärna per 31 december 2018 Antalet ställföreträdarskap Summa Kvinnor Män Totalt Eskilstuna Strängnäs Antal ställföreträdare totalt Aktiv 1531 Fördelning på olika kategorier av ställföreträdarskap Antal Eskilstuna Strängnäs Totalt Har PUT Ej PUT Totalt Har PUT Ej PUT Under utredning God man FB 11: God man FB 11: Legalt förmynderskap FB 10: God man FB 11: Förvaltare FB 11: God man för ensamkommande barn Medförmyndare FB 10: Medförmyndare FB 10:8 och FB 12: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h. FB 6:9) Förordnad förmyndare FB 10: God man FB 11: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h FB 6:8a) God man FB 11:4 & Förvaltare FB 11: Legalt förmynderskap FB 10:2 & God man FB 11: Legalt förmyndarskap FB 10:2 & Medförmyndare FB 10: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h FB 6:8) Antalet registrerade förmynderskap Antalet inkomna ärenden fördelat på förmynderskap, godmanskap, förvaltarskap, godmanskap ensamkommande barn per 31 december 2018 Antal Eskilstuna Strängnäs Under utredning God man FB 11: God man FB 11: Legalt förmynderskap FB 10: God man FB 11: Förvaltare FB 11: God man för ensamkommande barn Medförmyndare FB 10: Medförmyndare FB 10:8 och FB 12: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h. FB 6:9) Förordnad förmyndare FB 10: God man FB 11: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h FB 6:8a) God man FB 11:4 & Förvaltare FB 11: Legalt förmynderskap FB 10:2 & God man FB 11: Legalt förmyndarskap FB 10:2 & Medförmyndare FB 10: Förmyndare FB 10:3 (vårdn.h FB 6:8) Totalt Antal ärenden fördelat på ålder Antal 0-17 år år år år 484 Totalt 2055 Antalet uppdrag per ställföreträdare fördelat på Antal Akter Kvinnlig Manlig (1-1) (2-3) (4-5) (6-9) (10-14) (15-18) (19-29) (30>)

22 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, Bilaga 1 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs slutrapport internkontrollplan 2018 Fas: Slutrapport Internkontrollplan 2018 Rapportperiod: Organisation: Överförmyndarnämnden SAMMANFATTNING Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan 2018 hanterar 21 risker. Planen omfattar 17 kontrollåtgärder, varav 12 hanteras via nämndens verksamhetsplan, och åtta kontrollmoment. Fyra av de åtta kontrollmomenten är gemensamma för hela Eskilstuna kommunkoncern. Tre kontrollmoment har genomförts utan avvikelse, fyra kontrollmoment har visat på avvikelse och ett har inte genomförts. De kontrollåtgärder som hanteras genom nämndens verksamhetsplan redovisas i verksamhetsberättelsen. Av övriga fem kontrollåtgärder har tre påbörjats under året men ingen har slutförts. För två kontrollåtgärder har inget arbete utförts. Under 2018 har överförmyndarkontoret haft flera chefsbyten och många nyanställda. Fokus har legat på att säkra det löpande arbetet i kärnverksamhet varpå utvecklings- och kvalitetsarbete inte har kunnat prioriteras i den omfattning som är önskvärt. Under 2018 har arbetet med intern styrning och kontroll anpassats efter den nya riktlinje som Eskilstuna kommun fattade beslut om hösten Målet är att den interna styrningen och kontrollen tydligare ska integreras i verksamhetsplaneringen och uppföljningen och att riskhanteringen ska stärkas. Överförmyndarnämnden har arbetat aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Det återstår arbete för att genomföra åtgärder och man har också bedömt att det finns ett behov av att arbeta mer systematiskt med egenkontroller. Ett annat område som behöver stärkas är uppföljning av beslutade åtgärder. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning och kontroll. Nämnden kommer att fortsätta utveckla den ytterligare under 2019 då det ska vara helt integrerat i årshjulsarbetet. REDOVISNING Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att ställföreträdare inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt :37 1

23 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Policy/riktlinjer för beslut till nämndens sammanträde i januari 2018 Kommentar: Policy har inte tagits fram under 2018 på grund av att annat arbete har varit prioriterat. Inriktningspolicy kan tas fram, men frekvensen för träffar är högst individuellt. Att ställföreträdare förordnas som inte är lämpliga p.g.a. de finns i Kronofogdens register eller har begått brott som skulle kunna innebära risker för hur de sköter sitt uppdrag som ställföreträdare. Det kan leda till att huvudmannen lider skada. 1 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Förutsättningen för att ta kreditupplysningar ska utredas. Kommentar: Kontoret har utökad behörighet i Populus varigenom upplysning om ev. betalningsförelägganden från Kronofogden kan fås. KONTROLLMOMENT Kontroll av att ställföreträdare kontrollerats mot kronofogdens register och brottsregistret vart tredje år. Metod Genomgång tillsammans med administratör som sköter kontroll av begäran om registerutdrag. De listor som använts har granskats och stickprov har gjorts på att utdrag har kommit in. Bedömning Resultat: De som blev ställföreträdare 2014 och som skulle kontrolleras 2017 var enligt utdrag ur verksamhetssystemet Wärna 58 st. Kontrollen visar att begäran om registerutdrag har skickats till kronofogdemyndigheten och polisen för alla personer på listan. Det gjordes stickprov på att utdrag kommit in för 10 personer. Ingen avvikelse. Det kontrollerades också om de som kontrollerats under 2011 hade kontrollerats igen under Enligt utdrag ur Wärna var det 15 ställföreträdare. Begäran om registerutdrag hade skickats till berörda myndigheter för alla 15. Det gjordes stickprov på att utdrag kommit in för 5 personer. Ingen avvikelse. Sidoobservation 1: Listan med personer som ska kontrolleras innehåller personnummer. Listan med personnummer sparas på server G i kommunens nätverk :37 2

24 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, Sidoobservation 2: Listan som används för att veta vilka ställföreträdare man ska begära utdrag för utgår från att man registrerat år för när registerutdrag hämtades in. Det är inte obligatoriskt att ange det i Wärna. Har man glömt att ange eller uppdatera det kommer ställföreträdaren inte med på listan med personer som ska kontrolleras. Det finns därför en risk att man missar att kontrollera ställföreträdare. Förslag är att göra det obligatoriskt i Wärna att lägga till datum för registerkontroll. En genomgång för att säkra upp att det finns år för registerkontroll registrerat på alla ställföreträdare borde dessutom göras som en engångsinsats. Åtgärd: Att personuppgifter sparas på server G kommer att åtgärdas före 25 maj, då den nya dataskyddsförordningen träder ikraft. Att göra det obligatoriskt i Wärna att lägga till datum för registerkontroll är med största sannolikhet inte ekonomiskt eller tekniskt försvarbart. I samband med den nya dataskyddsförordningen krävs emellertid ändrade rutiner för att inhämta samtycke. Det blir därför nödvändigt att se över rutinerna för kontroll av de personer som finns föreslagna på den ansökan som lämnats till Tingsrätten. En engångsinsats för att säkerställa att samtliga nu aktuella ställföreträdare är kontrollerade kommer att genomföras och att datum för kontroll finns dokumenterat i Wärna. Risk för oordning i akterna vilket gör att handläggning inte sker på ett korrekt och rättssäkert sätt. 2 3 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Uppdatering av rutiner för akthantering Kommentar: Det har genomförts förändringar i arbetssätt med akthantering under 2018 för att säkra en korrekt och rättssäker hantering och det har lett till en bättre hantering av akterna från handläggarna. Det finns behov av fortsatt arbete med rutiner och det saknas rutiner för att säkerställa säkerhet och sekretess. Att fördjupad granskning inte görs vilket gör att man inte upptäcker fel och huvudmannen lider skada. 2 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Rutin kommer att uppdateras Kommentar: Rutin för fördjupad granskning finns ej. Behov finns att utarbeta rutin för vad fördjupad granskning innebär :37 3

25 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, KONTROLLMOMENT Kontroll att fördjupad granskning har gjorts enligt riktlinje Metod När ny rutin har tagits fram ska stickprov göras att rutinen har följts. Bedömning Resultat: Kontrollen visar att ingen fördjupad granskning har gjorts under 2018 för årsräkningar som gäller Enligt rutin ska fördjupad granskning genomföras * av ställföreträdare som under föregående år fick sitt första ärende * när anmärkning riktats mot föregående årsräkning * vid större fel och avvikelse i årsräkningen * när ställföreträdare förkommer i kronofogdens register * efter särskilt beslut i nämnden Att det inte har gjorts någon fördjupad granskning ses därför som en avvikelse Åtgärd: En rutin ska tas fram där det framgår hur många ställföreträdare som ska genomgå fördjupad granskning hur man tar fram vilka ställföreträdare som ska granskas att ovanstående utmynnar i ett rullande schema där varje ställföreträdare genomgår fördjupad granskning var 3:e år hur ställföreträdare ska förberedas sig inför en fördjupad granskning En kontakt med systemägaren ska tas för att diskutera en teknisk lösning för att förenkla hanteringen av ärenden för fördjupad granskning. Fördjupad granskning ingår i 2019 års internkontrollplan. Att gode män för ensamkommande barn inte fullgör sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare vilket leder till att barnets behov vad gäller asylprocessen, skola, vård, berikande fritid, och ekonomi inte tillgodoses vilket är negativt för barnet. 2 4 KONTROLLMOMENT Kontroll att gode män lämnat redovisning av sitt uppdrag och att redovisningen innehåller det som uppdraget innefattar. Metod Stickprov på redovisningens innehåll och hur den har granskats. Bedömning Resultat: Kontrollen omfattade stickprov på var tionde god man för ensamkommande barn. Totalt kontrollerades redogörelse för 16 barn, tre från Strängnäs kommun och 13 från Eskilstuna kommun. Alla gode män hade lämnat in redogörelse för kvartal ett och redogörelsen innehöll :37 4

26 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, beskrivning av genomförda aktiviteter som kan förväntas. Enligt instruktion till gode män ska redogörelsen lämnas till överförmyndarkontoret senast 10 april. Fyra redogörelser var inlämnade senare (två stycken 11/4, en 24/4 och en var inlämnad 12/6) Risk att ställföreträdare inte blir entledigade inom rimlig tid p.g.a. lång handläggningstid vilket kan leda till att huvudmannens intressen skadas 2 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om rekrytering och utbildning Kommentar: Status och kommentar finns i delårsrapport för verksamhetsplan KONTROLLMOMENT Rapport av tid för entledigande kommer att ges under 2018 Metod Rapport sammanställs av överförmyndarkontoret. Bedömning Ej genomfört Kommentar: Under hösten 2018 upprättdes en lista på gamla ärenden och förfrågningar. Ett massutskick per brev gjordes också till ställföreträdare. Arbetet avstannade i mitten av oktober. En rapportering kräver manuell hantering, men avsikten är att rapportera till nämnden under våren Risken är att organisationen inte har anpassat sina arbetssätt och rutiner utifrån den nya dataskyddsförordningen. 3 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Chef ska gå utbildning. Samtlig personal ska därefter få information om den nya lagstiftningen. Översyn av behov av eventuella åtgärder Kommentar: Överförmyndarkontoret beslutade i september om en handlingsplan rörande genomförandet av dataskyddsförordningen. Arbetet med att gradvis anpassa verksamheten till dataskyddsförordningen har pågått sedan våren 2018 och fortgår under Det finns behov av mer kunskap och information kring GDPR på kontoret :37 5

27 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, KONTROLLMOMENT Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen. Metod Kontrollmomentet genomfördes av kommunstrateg informationssäkerhet och omfattade dokumentkontroll i LEX, intervju med ansvarig på förvaltningen och en enkät till alla medarbetare Bedömning Resultat: Del 1) undersöka vilka faktiska diarieförda handlingar det finns inom respektive nämnd och bolagsstyrelser. Överförmyndarnämnden saknar diarieförd konsekvensbedömning. Övriga fyra handlingar som kontrollerats finns diarieförda Del 2) Intervju med respektive kontaktansvarig för att få en statusuppdatering av dataskyddsarbetet inom nämnden. Intervjufrågor Vad har fokusarbetet varit gällande GDPR sedan25 maj? Vilka utmaningar har ni? Vad är särskilt tillfredsställande gällande GDPR-arbetet Överförmyndarnämnden svarade: 1. Vi har jobbat intensivt med att upprätta registerförteckningen vilket är klart nu. Man har fått även perspektivet att tänka utifrån GDPR i de vardagliga arbetsuppgifterna. 2. Det största utmaningen för mig var och är fortfarande att jag får inget stöd från min närmaste chef p.g.a. kontoret har haft konstant byte av chefer sedan mars. Min nya chef börjar den 25 november 2018 och jag hoppas att vi kan komma ingång med resterande frågor som har stor betydelse för att komma ikapp med handlingsplanen mm. 3) Det var mycket bra med de genomgångarna som kommunledningskontoret arrangerade vilket har lett till att vi har kommit så här långt Del 3) med hjälp av enkät undersöka hur övriga medarbetare upplever dataskyddsarbetet. 15 medarbetare inom överförmyndarnämndens verksamhet har svarat på enkäten. Av dem är det 93% som har märkt av Eskilstuna kommuns arbete med personuppgiftshantering 47 % som inte känner till vem man vänder sig till i dataskyddsfrågor som rör överförmyndarnämnden 53% som inte känner till några policy/riktlinjer/styrdokument för hur man som medarbetare inom nämnden ska förhålla sig till dataskyddet? Åtgärd: Del 1: Nämnden avser att under 2019 ta fram en konsekvensbedömning. Denna ska utföras av avdelningen för utveckling och innovation under 2019 och ansvaret för framtida arbete kring detta kommer ligga på personuppgiftsombud som kommer att rekryteras under året. Arbetet kommer att utgå från registerförteckningen över IT system där personuppgiftsbehandlingar sker. Del 2: Arbetet med dataskyddsförordningen kommer att prioriteras under Fokus kommer att ligga på att säkerställa organisationen kring detta samt kommunikationen ute i verksamhet så att det är lätt att göra rätt. Arbetet kommer att hållas ihop av avdelningen för utveckling och innovation, där en tillfällig ansvarig håller ihop arbetet till dess att ett personuppgiftombud är rekryterat under Under 2019 så kommer det att beslutas hur arbetet ska bedrivas, när saker ska göras och vem som ska utföra detta. Del 3: Svårt att säga om resultatet är bra eller dåligt då inga målnivåer är satta. Det man kan säga är att nämnden behöver göra ett arbete för att förtydliga organisation samt ansvar kring GDPR-frågor :37 6

28 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, under Risk för otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer inträffar i samband med exempelvis "enkla" upphandlingar, inköp, myndighetsbeslut, etableringar, byggnationer och rekryteringar. Detta kan leda till minskat förtroende för kommunen samt ekonomiska förluster. 0 0 KONTROLLMOMENT Kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer. Metod Kontrollen genomfördes i december av konsult på KPMG som kommunledningskontoret upphandlat. Kontrollen genomfördes inom tre områden: Direktupphandlingar till ett värde under kr, sponsring och föreningsbidrag och etablering av företag/organisationer. Bedömning KPMG har intervjuat nyckelpersoner på barn- och utbildningsförvaltningen, IT-enheten på konsult och uppdrag, kultur- och fritidsförvaltningen, kommunledningskontoret, Eskilstuna Strängnäs energi och miljö och kommunfastigheter. KPMG har också granskat dokumentation i utvalda ärenden kopplat till direktupphandling och sponsring och föreningsbidrag. Överförmyndarnämndens verksamhet har inte omfattats av kontrollen. Resultat: Inom överförmyndarnämndens verksamhet genomförs direktupphandlingar, men sponsring och föreningsbidrag och etablering av verksamhet som kontrollmomentet också följt upp är inte något som överförmyndarnämnden hanterar. Överförmyndarnämnden ingick inte i granskningen som KPMG gjorde utan det är direktupphandlingar genomförda på barn- och utbildningsförvaltningen och konsult och uppdrag IT som har följts upp. KPMG har följt upp dessa frågor i de kontrollerade verksamheterna: Är riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv kända i er verksamhet? Finns rutiner för att nyanställda får nödvändig information om riktlinjen och dess tillämpningar? Görs riskvärderingar ur perspektivet korruption, mutor och jäv? Finns det rutiner för direktupphandling som är känd av berörda medarbetare? Förs intern dialog utifrån identifierade risker avseende korruption, mutor och jäv? Finns det erfarenhet av politiska inspel som inte följer den ordinarie politiska processen vid genomförande av direktupphandlingar/etableringar/bidrag? Hur har dessa inspel hanterats i så fall? KPMG konstaterar att rutinen för direktupphandling som upphandlingsenheten tagit fram och som används i kommunen inte innehåller någon del för att säkra att risken för mutor, jäv och korruption :37 7

29 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, beaktas i direktupphandlingsförfarandet. Således bedömer KPMG att den aktuella rutinen bör kompletteras med skrivningar rörande risk för korruption, mutor och jäv samt hur dessa risker ska minimeras. Sammanfattningsvis gör KPMG dock bedömningen att den kommunövergripande rutinen för direktupphandling utgör en ändamålsenlig rutin och riktlinje i direktupphandlingsförfarandet. Dock är bedömningen att den interna kontrollen och styrningen behöver stärkas i syfte att säkerställa en god efterlevnad av beslutad riktlinje. KPMG rekommenderar också att riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv är en del av utbildningen för beställare på förvaltningarna. Åtgärd: Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv har gjorts kända för alla chefer genom en presentation och genomgång med övningar på ledningsforum under Varje chef har utifrån det fått i uppdrag att ta tillbaka det till egen verksamhet för att informera om på APT. Detta har genomförts i varierande utsträckning och behöver fortgå 2019 innan samtliga medarbetare tagit del av genomgången. En rutin finns för introduktion av nyanställda. Enligt den rutinen går man igenom riktlinjer mot korruption, mutor och jäv på förvaltningens introduktionsdag som hålls av HR två gånger per år. En revidering av introduktionsplan behöver ske för att säkerställa att det ingår i ordinarie introduktionsperiod. Rutiner för upphandling är främst kända av medarbetare som återkommande arbetar med detta, och en tydlig rutin finns internt i förvaltningen. Det går inte att säga att den är generellt känd av var medarbetare som normalt inte sysslar med upphandling men det är tydligt att den ska användas vid behov. Arbetet internt med att lyfta frågan i dialog har inte varit prioriterat, och kunskaperna i frågan är därför till viss del spridda. Sedan tidigare finns inte erfarenheter av politisk påverkan på upphandlingar. Socialförvaltningen behöver framåt till viss del revidera arbetet genom tydliggörande vid introduktion, och genom att lyfta upp frågan på agendan på ett tydligare sätt internt. Förvaltningen kommer att följa den rekommendation som KPMG har kring att göra riktlinjerna mot korruption, mutor och jäv till en del av utbildningen för beställare. Den nya inköpssamordnaren som förvaltningen har tillsammans med AVF kommer att få ett uppdrag att införliva riktlinjerna i vår beställarutbildning. Risken är att känslig information lämnas ut ur våra system vilket kan leda till skada för individer. 0 0 KONTROLLMOMENT Kontroll av it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer. Metod Kontrollmomentet har genomförts av informationssäkerhetssamordare på kommunledningskontoret. Vid kontrollen har hon utgått ifrån it-riktlinjens verksamhetsförstudie och den tekniska förstudien och omformat kraven till kontrollfrågor. Upphandlingar som rör ett IT-verktyg, IT-tjänst eller en digital produkt mellan mars och fram t.o.m har ingått i kontrollen. Totalt var det 10 upphandlingar som kunde kontrolleras. Ingen upphandling Bedömning :37 8

30 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, inom överförmyndarnämnden ingår i kontrollen. Resultat: Majoriteten av upphandlingar saknar dokumentation. Ett fåtal upphandlingar har dokumentation av behovsanalys, business case, kartläggning, kalkyl över ekonomiska konsekvenser och/eller personuppgiftsbiträdesavtal. Denna internkontroll kan konstatera att anskaffningsprocessen som beskrivs i riktlinje KSKF/2017/655 inte följs. Vid insamling av svar, kan det också konstateras att det saknas en tydlig process och ansvar. Avsaknaden av ansvaret innebär bl.a. att det är otydligt vem som håller ihop dokumentationen och vem som ansvarar för att analyserna görs. Andra utmaningar är att anskaffningsprocessen är svår att förhålla sig till beroende på storleken på det som ska köpas respektive upphandlas. Det råder också otydlighet vid avrop på befintliga avtal om anskaffningsprocessen behöver följas. Den dokumentation som anskaffningsprocessen ställer krav på saknar idag förutsättningar vilket gör det svårt för att medarbetarna att följa riktlinjen. Under internkontrollens tidsgång har särskild person anställts på upphandlingsenheten för att särskilt följa upp dokumentationen vid upphandlingar. Denna interkontroll rekommenderar att det ska finnas kommungemensamt beslut som beslutar hur, vem och vad som ska dokumenteras vid inköp och upphandling, samt var dess dokumentation ska lagras respektive diarieföras. Skapa förutsättningar för medarbetare att göra rätt genom att det ska finnas standardiserade mallar och instruktioner, att kartlägga vilka kompetenser som behövs vid inköp och upphandling, samt vilket ansvar det innebär att vara beställare. Kravställning av ett IT-verktyg, tjänst eller digitalprodukt är komplex och kräver goda kunskaper för att upphandla samt analysera korrekt. Det finns behov att likrikta arbetet av IT-verktyg, tjänst eller digitalprodukt för att säkerställa att kvalitén och säkerheten uppfylls vid inköp och upphandling. Denna internkontrollpunkt rekommenderar att funktionerna för detta ska centraliseras. Åtgärd: Åtgärd ej nödvändig. Ingen upphandling har skett under 2018, och vid framtida upphandlingar så kommer upphandlingsenheten att få driva dessa och vi avser att använda de mallar som anges i riktlinje KSKF/2017/655. Risk att ansökan uteblir eller att det inte finns kunskap om att söka bidrag. Det kan leda till att kommunens medborgare inte får del av de tjänster som dessa medel avser. 1 2 KONTROLLMOMENT Kontroll av hanteringen av statliga bidrag Metod Kontrollen var kommungemensam och ansvarig för genomförande var kommunstrateg ekonomi. Kontrollen genomfördes med en enkät till ekonomicheferna på respektive förvaltning. Kommunövergripande rutin gällande ansökningar om statliga bidrag har legat till grund för frågorna i enkäten. Bedömning Resultat: Överförmyndarnämnden saknar fastställd rutin för ansökningar om statliga bidrag. Det finns ett utkast till rutin men rutinen är inte godkänd och kommunicerad. Beslut att söka eller inte söka statliga bidrag fattas inte alltid av nämnden eller enligt :37 9

31 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, delegationsrätt från nämnden utan bara i vissa fall. Det saknas motivering varför man inte ansökt om statsbidrag i beslut att inte ansöka om statsbidrag. Uppföljning av statsbidrag sker inte alltid i samband med delårsuppföljning och årsbokslut utan bara i vissa fall. Rapportering om sökta och mottagna statsbidrag görs inte alltid i samband med delårsrapport och verksamhetsberättelse utan bara i vissa fall. Arbetet med att bevaka vilka statliga bidrag som finns att söka kan förbättras. Åtgärd: Rutinen för ansökningar om statliga bidrag ska tas upp för beslut i förvaltningsledningen i februari. Implementeringen kommer att startas upp omgående efter beslut. ER SOM HANTERAS GENOM VERKSAMHETSPLANEN Följande risker hanteras genom nämndens verksamhetsplan. Uppdaterad status och eventuella kommentarer finns i verksamhetsberättelsen. Att ensamkommande flyktingbarn inte får en tillförordnad god man tillräckligt snabbt vilket leder till att barnens behov och intressen inte tillvaratas 3 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande I VP om tid för förordnande av god man för ensamkommande barn. Redovisning av tid för förordnande via styrkort Att det inte finns ställföreträdare som kan åta sig uppdrag vilket leder till att personer lider skada. 3 3 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om nya sätt att rekrytera ställföreträdare Att huvudmännen inte får sina behov och intressen tillgodosedda p.g.a. lång handläggningstid att förordna ställföreträdare :37 10

32 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande I VP om handläggningstid. Risk att vi begränsar tillgänglighet till service samt inte blir tillräckligt effektivitet om vi saknar digitala tjänster. 0 0 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om digitala tjänster Att förmynderskap inte handläggs på ett korrekt sätt och tillräckligt snabbt vilket gör att barnets tillgångar inte förvaltas för barnets bästa utan barnet kan lida skada. 3 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP att utveckla processen för handläggning av förmynderskapsärenden. Att ställföreträdare inte får arvode och övriga ersättningar inom rimlig tid pga lång handläggningstid vilket leder till missnöje och risk för att uppdraget utförs sämre eller att man begär sig entledigad. Det kan i sin tur leda till att huvudmannens intressen inte tillvaratas 3 3 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om granskning av årsräkningar :37 11

33 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta 2 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande om granskning av årsräkningar i VP. Redovisning av granskningstider för årsräkningar via styrkort Risk att ställföreträdare inte säkerställer att huvudmannens tillgångar är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger en skälig avkastning 2 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande om granskning av årsräkningar i VP. Risk att huvudman är utsatt för oegentligheter från sin ställföreträdare under längre tid än nödvändigt för att det tar lång tid innan årsräkningen granskas och eventuella felaktigheter upptäcks. 3 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande att årsräkningar som lämnats in i tid ska vara granskade senast 31 augusti :37 12

34 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (13) Socialförvaltningen, Enheten för utveckling och ÖFNES/2019:25 innovation Elin Lindh, Att huvudmän, ställföreträdare och anhöriga inte kan lämna synpunkter, få svar på frågor samt framföra önskemål för att de inte kommer i kontakt med överförmyndarkontoret vilket leder till att huvudmän kan bli lidande och ställföreträdare blir mindre motiverade att ta uppdrag. 3 3 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om tillgänglighet och bemötande. Att ställföreträdare inte har tillräcklig kompetens för att förstå huvudmannens behov eller kompetens att tillvarata huvudmannens intressen vilket leder till att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt. 2 4 KONTROLLÅTGÄRD Titel Status Färdiggrad Åtagande i VP om utbildning :37 13

35 Datum 1 (4) Dokumentansvarig Annica Hagberg Sä kerhetsbokslut 2018 Socialnämnden och Överförmyndarnämnden

36 Datum 2 (4) Allmänt Under 2018 har Socialförvaltningen haft en omorganisation som skapade möjlighet att se över förvaltningens fördelning i de olika områdena. Under samma period flyttade myndighetsutövning till ett nytt hus på Smedjegatan. Utredning barn och familj, Utredning ungdom och familj, Utredning unga vuxna samt Familjerätten flyttade in under april 2018 till Myndighetshuset där Familjehemsenheten redan var placerade. Det återstår nu att Mottagningsenheten och Vuxen och beroende ska flytta in i samma hus när ombyggnationen är klar. Förvaltningen har stärkt säkerheten i besöksytan i huset genom att ha infört en ordningsvakt. Det har haft en lugn och bra effekt på besökarna. Socialnämnden och överförmyndarnämnden har satsat på en säkerhetssamordnar tjänst på 100% som en utökning av säkerhetssamordnarrollen med start 1 juni Säkerhetssamordningen har bland annat varit en bra grund till de systematiska skyddsronderna som har genomförts på alla verksamheter. Det är en åtgärd som är planerad i föregående säkerhetsbokslut. Nämnderna har även investerat i personlarm för alla medarbetare som möter på brukare. Med hjälp av de nya larmen kommer information om medarbetaren samt lokalisering via GPS signalen direkt till Securitas när det larmas. Med hjälp av rumspositionering på alla besöksrum kan även information om vilket rum i huset larmet har utlösts. Nämnderna har under tidigare del på året upptäck behovet av en fungerande krispärm. Då tog nämnderna in en före detta chef på räddningstjänst för att uppdatera krispärmen med rutiner, checklistor och en fungerande krisplan som revideras regelbundet av nuvarande säkerhetssamordnare. Säkerhetsorganisation Den enda förändringen som har hänt under 2018 är tillägg av säkerhetssamordnar tjänsten. Som det står i föregående säkerhetsbokslut så har nämnden det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetet. Säkerhetsarbetet ingår i de mål nämnden årligen formulerar och utförandet sker inom ramen för delegationsordningen. Socialförvaltningen består av 15 enheter och förvalatar ca 400 lägenheter som hyrs ut med kommunkontrakt. Alla verksamheter inom nämndens ansvarsområde har egna säkerhetsorganisationer där verksamhetscheferna har ett ansvar för ett förebyggande systematiskt brandskydds- och

37 Datum 3 (4) säkerhetsarbete. Det har under tidigare år genomförts olika på olika enheter men under 2018 har nämnderna satsat på att ha enhetliga och mer noggrann genomförande av skyddsronder på alla enheter. Enhetschefer har tillsammans med säkerhetssamordnare samverkat med fackliga representanter och skyddsombud på respektive enhet i genomförandet. Resultatet har visat mycket tydligare åtgärdsplaner för ett förebyggande brand och säkerhetsarbete. Det som återstår att införa är ett skyddsombud på varje enhet och anpassade krisplaner för de olika verksamheterna. Riskanalysarbete Personalens säkerhet har varit ett stort fokus i samband med det nya myndighetshuset. Det är större risk och större konsekvenser vid hot och våld situationer nu när flera enheter sitter i samma hus på Socialförvaltningen. Det har förvaltningen jobbat hårt på att förebygga genom tydliga rutiner för möten med besökare. Det finns även särskilda rutiner för möten som betraktas ha en högre risk som ska bokas i ett specifikt besöksrum och noggrann planering med ordningsvakt innan mötet. Förvaltningen jobbar på att utöka säkerheten på Kungsgatan 68 som också har flera enheter placerade. Familjerätten har placerats om från Värjan till Smedjegatan utifrån att säkerheten på Smedjegatans besöksyta är mycket säkrare för personal och samtidigt minska rörligheten av besökare på våning 5 där Socialförvaltningen och överförmyndarkontoret sitter på Värjan för att ge övrig personal som sitter på våningen en bättre trygghet. Under 2018 har förvaltningens samverkansgrupp börjat boka in regelbundna möten en gång per månad tillsammans med representanter från facken för att följa upp åtgärder som berör förvaltningens personal. Risk och sårbarhets analys har också hunnit påbörja i slutet av året då enhetschefer tillsammans med säkerhetssamordnare arbetat utifrån FORSA metoden. Skadeförebyggande arbete Rutiner: Gemensamma rutiner för löpande genomförande och uppföljning av det systematiska brandskydds arbete (SBA) har förbättrats. Uppdatering av krispärm har genomförts. Gamla personlarm har bytts ut mot nyare modell med koppling till rumspositionering och larmmottagare. Inom alla verksamhetslokaler i förvaltningen genomförs regelbundna interna brandövningar. Utbildning:

38 Datum 4 (4) Utbildning för hantering av personlarm till personal som har fått egna personlarm. Brandskydds- och säkerhetsombud utbildas fortlöpande i Brandskydd på arbetsplatsen samt Systematiskt brandskyddsarbete på arbetsplatsen (SBA). Brandskydd på arbetsplatsen ingår som ett obligatoriskt moment för alla anställda. Alla i ledningsgruppen som inte tidigare har genomgång stabsmetodikutbildningen har fått delta på utbildningen. Ledningsgruppen har även fått repetitionsutbildning i stabsmetodik då de tillsammans fick utgå från den egna krisorganisationen. Installationer: Installation av passersystem med förstärkt säkerhet har installerats på Myndighetshuset. Passersystemet på Kungsgatan 68 bör förbättras. Skadeutfall Se bifogat Bilaga 1 och Bilaga 2 från systemet LISA för Socialförvaltningen. Överförmyndarkontoret har haft endast en anmälan under 2018 och är därför inte med i statistiken. Planerade åtgärder År 2019: Öka säkerhet i arkivet som finns i Källaren på Värjan (Alva Myrdals Gata 5). Öka personal säkerheten på Kungsgatan 68 genom säkrare passersystem. Undersöka och planera för inrymnings larm och inrymning rutiner på myndighetshuset (Smedjegatan). År 2020: Fortsatt revidering av säkerhetsrutiner och krisplaner utifrån verksamheternas anpassningar. Genomförande av inrymningslarm om det kvarstår. År 2021: Fortsatt revidering av säkerhetsrutiner och krisplaner utifrån verksamheternas anpassningar. Underlag: Noor Al-Shawi, Säkerhetssamordnare Säkerhetsbokslutet skickas via e-post till säkerhetschef Annica Hagberg annica.hagberg@eskilstuna.se