Missiv Överförmyndarnämndens slutrapport internkontroll 2017

Transkript

1 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (2) Socialförvaltningen Utveckling och innovation ÖFNES/2016:109 Elin Lindh / / Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Missiv Överförmyndarnämndens slutrapport internkontroll 2017 Förslag till beslut 1. Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs godkänner förvaltningens rapport över genomförda kontroller utifrån internkontrollplan Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Nämnden är ansvarig för att internkontrollen är tillräcklig för att säkra ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet som uppfyller lagar, föreskrifter och andra regler och riktlinjer. Internkontrollen ska också säkra tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. För att följa upp att internkontrollen fungerar görs kontroller enligt internkontrollplan. Nämndens internkontrollplan 2017 har omfattat nio kontrollmoment. Av dem var fem specifika för nämndens verksamhet och fyra var gemensamma för alla nämnder i Eskilstuna kommun. en var fördelade över områdena handläggning, klagomålshantering och medarbetare. Uppföljning har skett inom områdena årsräkningar, handläggning av anmälan/ansökan, ställföreträdares lämplighet, ekonomistyrning, kontinuitetsplanering och arbete mot korruption, mutor och jäv. Uppföljningen har visat att fyra kontrollmoment fungerar medan det fanns avvikelser i fem kontrollmoment. Ansvarig chef för de kontrollerade momenten har tagit del av resultatet av kontrollen och tagit fram åtgärder vid avvikelse. Fullständig rapport över genomförda kontroller med resultat och åtgärder bifogas. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Internkontrollens syfte är att säkra både att verksamheten är ändamålsenlig för medborgarnas bästa och att säkra kostnadseffektivitet. Att följa upp att internkontrollen fungerar genom internkontrollplanen är viktigt för att säkra hållbar utveckling och en effektiv organisation. Kontrollerna har visat att det finns avvikelser inom både arbetet för hållbar utveckling och en effektiv organisation. Åtgärder är framtagna för detta. Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Eskilstuna kommun (2) Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Eskilstuna kommun Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun Revisor Lennart Ceder, Strängnäs kommun SOCIALFÖRVALTNINGEN Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef Eskilstuna den stolta Fristaden

3 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (7) Socialförvaltningen Enheten för utveckling och innovation ÖFNES/2016:109 Elin Lindh Slutrapport Internkontroll 2017 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs ÖFNES/2016:109

4 1 Sammanfattning Under 2017 har nio kontrollmoment följts upp genom nämndens internkontrollplan. Av dem var fem specifika för nämndens verksamhet och fyra var gemensamma för hela Eskilstuna kommun. Uppföljning har skett inom områdena årsräkningar, handläggning av anmälan/ansökan, ställföreträdares lämplighet, ekonomistyrning, kontinuitetsplanering och arbete mot korruption, mutor och jäv. Uppföljningen har visat att fyra kontrollmoment fungerar medan det fanns avvikelser i fem kontrollmoment. Åtgärder har tagits fram för samtliga avvikelser och redovisas i rapporten. 2 (7) Förvaltningen har under året också följt upp åtgärder utifrån resultat av kontroller enligt 2016 års internkontrollplan. Under 2016 kontrollerades hur rutinen för hantering av klagomål på ställföreträdare fungerade. Kontrollen visade på avvikelser och utifrån det uppdaterades rutinen och medarbetarna fick information om det. Rutinen bedöms fungera bra. Vid uppföljning under 2016 var en avvikelse att information om hur man överklagar beslut inte alltid skickas med vid expediering av beslutet. Genomgång har gjorts med medarbetare att det ska diarieföras att besvärshänvisning har skickats med. Det bedöms nu fungera. Under 2017 har överförmyndarkontoret tagit fram rutiner för introduktion på avdelningsnivå av nya medarbetare. Introduktionsprogram på avdelningsnivå finns nu för överförmyndarkontoret och åtgärderna för avvikelsen i kontrollmomentet från 2016 om introduktion av nya medarbetare är därmed genomförda. 2 Kontrollområde och moment 2.1 Förordnande av god man kontrollmoment Att förordnande av god man för ensamkommande barn sker inom föreskriven tid Information om tid för att förordna god man har tagits ut månadsvis från verksamhetssystemet Wärna. Resultatet har presenterats för nämnden via styrkort månadsvis. Under 2017 har tolv nyanlända ensamkommande barn fått en god man förordnad genom nämndens verksamhet. Av de tolv har två barn fått god man förordnad inom 7 dagar. Övriga har tagit längre tid och den genomsnittliga tiden att förordna god man är 15 dagar. Kommentar från avdelningschef överförmyndarkontoret, Anders Hagander Orsaken till att nämnden inte klarar sitt åtagande är den process av åtagande och medgivande som krävs innan ett formellt beslut om förordnande av god man. Handläggare kommer att jobba med uppföljning och påminnelse med hjälp av bevakningslistor för att försöka förkorta tiden.

5 2.2 Ställföreträdares lämplighet 3 (7) Kontroll att ställföreträdare inte har personliga skulder eller har begått brott. Att kontroll skett mot belastningsregister och kronofogdemyndigheten Information togs fram ur verksamhetssystemet WÄRNA om vilka som fått sitt första förordnande som god man under Totalt var det 49 personer. Sedan kontrollerades om det under 2016 hade tagits in nya uppgifter om personerna har skulder hos kronofogdemyndigheten eller finns i polisens brottsregister. Kontrollen genomfördes i maj av administrativ assistent Janeth Wohldén. Ingen avvikelse. Information hade inhämtats för alla kontrollerade ställföreträdare. En person hade under perioden blivit aktuell hos kronofogden. Åtgärder utifrån det hade vidtagits enligt rutin. 2.2 Årsräkningar Att listan över utskick med anmodan att lämna in årsräkning är korrekt. Att påminnelse har skickats ut till de som inte inkommit med årsräkning. Att vitesprocess har inletts Genomgång gjordes av lista för utskick samt stickprover på aktnummer för att se om utskicken var korrekta, dels gällande skyldighet att lämna redovisa årsräkning och redogörelse samt att datum var korrekt. För att se om påminnelse gått ut granskades först de som lämnat in årsräkning i tid samt de som inte gjort det. Detta jämfördes med en lista på de påminnelser som gått ut. Efter att tiden för påminnelse gått ut kontrollerades om förslag till vitesföreläggande tagits upp av nämnden och om beslut fattats. Kontrollen genomfördes i maj av ekonom Daniel Vikström. Ingen Ev sidoobservation Processen för vitesföreläggande har inletts i de ärenden där årsräkning inte kommit in. Systematiken i hur man säkerställer att beslut tas om vitesförelägganden skulle kunna förbättras. Komentar från avdelningschef Anders Hagander Rutin för granskning av årsräkningar kommer att kompletteras med kontrollpunkt och sammanställning av ärenden där årsräkning inte har kommit in.

6 4 (7) 2.3 Handläggning av ansökan och anmälan kontrollmoment Att anmälningar och ansökningar handläggs inom utlovad tid Kontroll har gjorts för både ansökan och anmälan. En lista över ärenden där handläggning pågått mer än 120 dagar togs ut ur verksamhetssystemet Wärna och från den valdes 12 ärenden som granskades. Granskningen gjordes med avseende på om det fanns dokumentation som styrker att överförmyndaren varit aktiv för att handlägga ärendet och hitta ställföreträdare eller för att få underlag för att kunna avsluta ärendet. Av de kontrollerade ärendena hade två aktualiserats genom anmälan och tio genom ansökan. Kontrollen utfördes i november av ekonomiadministratör Karle Slewa och utvecklare Elin Lindh I fyra av 12 granskade ärenden saknas det dokumentation som styrker att handläggare varit aktiv för att driva ärendet framåt. Kommentar från avdelningschef Anders Hagander I två av de granskade ärendena beror avvikelsen på att handläggare inte har journalfört de förfrågningar till tänkbara ställföreträdare som gjorts. Handläggare har varit aktiv för att driva ärendena framåt men det saknas dokumentation som styrker det. I två av ärendena har inga försök gjorts för att hitta ställföreträdare under två respektive tre månader. Orsaken till det är att annan handläggning har prioriterats högre. Alla handläggare har påmints om rutinen att alla förfrågningar som görs ska journalföras. 2.4 Processkvalitet Kontinuitetsplanering - finns handlingsplaner som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott. et var gemensamt för hela Eskilstuna kommun och genomfördes genom en centralt administrerad enkät. Enkäten skickades ut per förvaltning. För att kunna säkerställa svar för överförmyndarnämndens verksamhet har frågorna därför också skickats separat till avdelningschefen för överförmyndarkontoret och socialförvaltningens kvalitetschef av internkontrollsamordnare på förvaltningen. Överförmyndarkontoret har svarat att det inte finns en kontinuitetsplan för IT på förvaltningsnivå. Orsaken är att man inte kände till att det ska finnas en förvaltningsövergripande kontinuitetsplan.

7 5 (7) Förvaltningen planerar att ha upprättat en förvaltningsövergripande kontinuitetsplan senare än under Anledningen är att man fokuserat på att få till kontinuitetsplaner på enhetsnivå. Kommentar från kvalitetschef Joakim Danielsson Kontinuitetsplan för hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre ITavbrott kommer att tas fram under våren Förvaltningens IT-strateg kommer att leda arbetet. Det pågår också arbete i PLG IT att ta fram stödmaterial och utbildning till förvaltningarna utifrån att det var flera förvaltningar som inte hade kontinuitetsplaner. Arbetet på förvaltningen kommer ta stöd från det. 2.3 Ekonomi Mervärdesskatt Kontroll av hur förvaltningar och bolag säkerställer momshantering. et var gemensamt för hela Eskilstuna kommun och genomfördes genom en enkät som skickades ut till ekonomichefen på förvaltningen. Ingen Inköp Att attest överensstämmer med delegation Kontrollen genomfördes genom att man tittade i Proceedo vilka som i normalfallet har registrerad behörighet att attestera fakturor. Det jämfördes med om det stämmer med delegationsordningen. Det kontrollerades också om det inför semesterperioden fanns underskrivna underlag för de som under semesterperioden har delegation från sin chef att attestera. Kontrollen genomfördes i juni av IT-strateg Kjell Monéus Ingen

8 Bidragshantering 6 (7) Kontroll av rutin för ansökan av bidrag et var gemensamt för hela Eskilstuna kommun och genomfördes genom en enkät som skickades ut till ekonomichefen på förvaltningen. Enkäten skickades ut i september av konsult och uppdrag. Socialförvaltningen svarade inte på det utskicket men samma frågor som enkäten innehöll skickades igen i november till ekonomichefen för socialförvaltningen. Ekonomichefen lämnade ett muntligt svar till internkontrollsamordnare i januari 2018 att socialförvaltningen saknar rutiner för ansökan om statsbidrag. Kompletterade frågor har efter det skickats till chefen för överförmyndarkontoret och ekonomichefen av internkontrollsamordnare. 1. Finns det rutiner för de statsbidrag som är tillämpliga för överförmyndarnämnden? 2. Om Nej eller arbetet har påbörjats: När beräknas rutinerna vara klara? 3. Hur sker uppdatering av vilka bidrag som är relevanta för verksamheten att söka? 4. Finns det en utpekad funktion som ansvarar för hanteringen av statsbidrag? 5. Är dessa funktioner kända hos de som hanterar statsbidrag? 6. Tillämpas rutinerna vid statsbidragsansökning? 7. Tillämpas dualitetsprincipen (att två personer måste handlägga en transaktion)? 8. Hur hanteras avvikelser? 9. Hur säkrar ni redovisning, periodisering och ev återbetalning? Kontrollen visade på avvikelse eftersom det saknas skriftlig rutin för ansökan om statsbidrag. Det finns skriftliga rutiner för återsökning av medel från migrationsverket men de följs inte fullt ut vilket lett till brister i redovisning. Ev sidoobservation Möjligheten till återsökning av medel från migrationsverket tas bort från och med januari Fokus för rutin och kontrollfunktion bör därför riktas mot de statsbidrag som betalas ut automatiskt när en ensamkommande barn anvisas till Eskilstuna eller Strängnäs. Behov finns också att se över hur man ska hantera situationer som uppstår när en annan anvisningskommun placerar ett barn i ett boende i Eskilstuna eller Strängnäs. Kommentar från ekonomichef Mattias Anglemark och avdelningschef Anders Hagander Ett arbete kommer att inledas för att få ordning på hela processen för statsbidragen som rör överförmyndarnämnden. Det kommer också att göras en översyn av ekonomiprocessen i stort för överförmyndarverksamheten. Avdelningschef är ansvarig och arbetet genomförs med stöd av ekonomienheten. Rutin för statsbidrag beräknas vara klar Medarbetare Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan Kontrollpunkt utvisande om värdebaserade samtal om risker för oegentligheter och otillbörlig påverkan skett på varje enhet.

9 7 (7) et var gemensamt för hela Eskilstuna kommun och genomfördes genom en enkät som skickades ut till alla chefer på socialförvaltningen. Det är därför inte möjligt att särskilja de chefer som är kopplade till överförmyndarnämndens verksamhet. På socialförvaltningen svarade 21 av 27 chefer på enkäten. Av dem var det sex chefer som svarade att inte alla deras medarbetare kände till kommunens riktlinjer gällande mutor, korruption och jäv. 13 chefer hade inte fört en arbetsplatsdiskussion kring riktlinjer mot korruption, mutor och jäv under Mindre än hälften av cheferna svarade att det görs en årlig inventering av risker kring korruption, mutor och Jäv inom deras ansvarsområde. Två av cheferna hade medarbetare som inte fyllt i blanketten om bisyssla. Chefen för överförmyndarkontoret har inte genomfört en arbetsplatsdiskussion kring riktlinjer mot korruption, mutor och jäv under Kommentar från HR-chef Lena-Marie Adérn Förvaltningsledningen har gått igenom resultatet. Under våren 2018 kommer kommunens riktlinjer gällande muta, korruption och jäv tas upp som ett tema på ledningsforum med förvaltningen alla chefer. Utbildningsmaterialet kommer att gås igenom och alla enhetschefer får i uppdrag att ta upp det för diskussion med sina medarbetare på APT.